Многие предприниматели, которые ведут свою деятельность на законных основаниях, вынуждены сталкиваться с понятием среднесписочной численности сотрудников. Для тех, кто не имеет специальных программ вроде 1С, вопрос, как посчитать среднесписочную численность работников за год, остается актуальным.
Как считать среднесписочную численность за месяц на примере
- Подсчет сотрудников на полной занятости.
- Подсчет сотрудников с неполной занятостью.
- Итоговый расчет и округление.
На начало месяца в организации трудилось 50 сотрудников на полном рабочем дне.
20 мая 5 работников уволились.
Также в организации трудились 10 работников на неполном рабочем дне (4 часа в день).
Шаг 1 - считаем численность на полном графике
Исходя из наших условий, получается, что 50 сотрудников отработали полный месяц, а 5 работали 20 дней.
Формула проста:
- Общая сумма всех значений списочной численности на каждый день / Количество дней в месяце по календарю
Применим формулу и получим следующий расчет:
- (50*31 + 5*20) / 31 = 55,22
Это и есть среднесписочная численность сотрудников на месяц с полной занятостью.
Шаг 2 - подсчет с неполной занятостью
Определимся с формулой:
- Общая сумма отработанных часов / Продолжительность рабочего дня / Количество рабочих по производственному календарю
Параметр «Продолжительность рабочего дня» считается как количество часов в рабочей недели, разделенное на количество дней. Например:
- часов / 5 = 8;
- 36 часов/ 5 = 7,2;
- 32 часов / 5 = 6,4 и так далее.
Фактически, среднесписочная численность равна сумме полностью отработанных дней такими работниками.
Предположим, что в марте было 22 рабочих дня, и наши 5 работников трудились по 4 часа. Рабочий день в компании восьмичасовой.
Применим формулу:
- (5*4*22) / 8 / 22 = 2,5
Что получается верно, если учесть, что наших сотрудников пятеро, а работают они половину рабочего дня.
Шаг 3 - суммируем показатели и округляем среднесписочную численность
В итоге производим суммирование показателей из шага 1 и 2:
- 55,22 + 2,5 = 57,72
А после производим округление:
- 57,72 = 58 — это и есть конечная среднесписочная численность.
Стоит заметить, что округление среднесписочной численности производится до целого числа по арифметическим правилам. Также важно производить округление именно на последнем этапе. В противном случае мы можем получить искаженные данные.
В нашем случае, если бы мы округлили сразу, на 1 и 2 шаге, то мы бы получили значение на 1 человека меньше.
Как считать среднесписочную численность работников за год
Если у нас уже есть все показатели по месяцам, то подсчитать численность за год не составит труда. Считается она по формуле для вычисления средней арифметической. Для этого нужно обратиться к формуле:
- (Среднесп. численость Месяца 1 + Среднесп. численость Месяца 2 + …. + Среднесп. численость Месяца 12) / 12
Пример . Имеем следующую картину по месяцам:
- Январь — 66
- Февраль — 65
- Март —
- Апрель — 69
- Май —
- Июнь — 76
- Июль — 69
- Август — 80
- Сентябрь — 81
- Октябрь — 79
- Ноябрь —
- Декабрь —
Считаем среднесписочную численность по году:
(66+65+70+69+70+76+69+80+81+79+77+70) / 12 = 72,66
Округляем и получаем 73 .
Аналогично показатель считается и для квартала. Только делить, естественно, нужно на 3.
Кого считать?
Сотрудники, имеющие полную занятость в сфере деятельности, а точнее, их количество берется из показателей списочной численности. Данный показатель берут из формы по учету явки на работу наемных сотрудников. Главным основанием для включения в списочную численность служит приказ руководства о приеме на работу, который базируется на подписании трудового договора.
Считают только тех работников, которые пришли фактически, те, кто не пришел на работу по какой-либо причине, кто оформлен на работу по сезону или просто временно, а еще лица, заменяющие отсутствующих людей.
Кто не подлежит учету
- Совместители внешней категории.
- Принятые на основании гражданско-правовых договоров.
- Те лица, которые подают заявление, желая уволиться.
- Лица, оказывающие адвокатские услуги.
- Лица, находящиеся на обучении в неоплачиваемом отпуске.
- Сотрудницы, вышедшие в отпуск, связанный с беременностью и родами.
- Отпускники, осуществившие усыновление новорожденного.
- Учредители, которым не начисляется заработная плата, и т.д.
Необходимость показателя
Необходимо знать, какие типы сотрудников учитываются при расчете, а какие – нет.
Данные по среднесписочному учету вносятся в множество ведомостей, рассматриваются для определения права на льготы, наконец, подаются в ФНС. Это первый отчет, который подается в новом году.
Кроме того, при поиске сумм налогов по большинству систем обложения налогами, частному предпринимателю также придется столкнуться с этим показателем.
Составные формулы
Существует определенная формула, которая диктуется Росстатом.
Считается среднесписочная численность работников за годкак суммовое значение найденного показателя численностей за составляющие его месяцы, разделенная на количество, то есть 12 месяцев в году.
Характерно, что даже если предприятие не выполняло деятельность круглый год, чтобы посчитать этот показатель, необходимо будет показатели всех проработанных месяцев просуммировать и разделить на 12.
Периодичные данные по численности, например, за полгода или квартал, могут использоваться для предоставления отчетности в Фонды.
Поскольку находимый показатель будет оказывать влияние на корректность рассчитываемых к уплате налогов, необходима уверенность в правильности ведомого учета по сотрудникам.
Итак, мы рассмотрели основные положения, связанные с тем, как считается среднесписочная численность работников. Стоит учитывать, что определение этой численности по сотрудникам, проработавшим неполный день, производят по отдельной формуле, а не обычным суммированием показателей, как в случае со списочным показателем численности полноценно занятых сотрудников.
Очень важно совершать все расчеты правильно, поскольку за ошибки или несвоевременную подачу отчета по численности грозит штраф ответственному лицу, а также административная ответственность руководителю предприятия.
Среднесписочная численность (ССЧ) персонала – расчетная величина за определяемый период для налогового и статистического учета. Законодательство РФ обязывает ИП и руководителей компаний к ежегодной подаче данных о среднестатистическом числе сотрудников в налоговые органы. Обязательство зафиксировано в ст. 5 п. 7 закона №268-ФЗ от 30.12.2006 года.
Учетные показатели численности сотрудников указывают при оформлении разной документации:
- подтверждении правомерности льгот при налогоисчислении организации (используется труд людей с ограниченными возможностями);
- отображении основных коэффициентов деятельности предприятия;
- (штат, начисления заработной платы и пр.);
- фиксировании обязательных взносов (пенсионный, страхования и другие фонды).
Сведения о среднесписочной численности работников предоставляются в различные инстанции и требуют тщательного расчета.
Расчет среднесписочной численности работников
Ежегодные данные о среднестатистическом числе персонала предоставляются не позднее 20 января отчетного года. То есть налоговая инстанция получает отчет по среднестатистической численности работников за 2016 год не позднее 20 января 2017 года. Возможна корректировка сроков, когда компанию зарегистрировали недавно или провели реорганизацию. Полное описание сроков подачи и корректировки указываются в ст. 80 п. 5 НК РФ.
Среднесписочная численность работников и формула расчета не представляет сложности. Происходит годовое суммирование ежемесячной списочной штатной численности и делится на 12.
Расчет производят по формуле:
ССЧ (месяц) = Σ ССЧ (день)/ К (день)
Σ ССЧ (день) – сумма среднестатистической численности персонала за все календарные дни отчетного месяца;
К (день) – количество дней в учетном месяце.
Выводится ежегодная формула расчета ССЧ:
ССЧ (год) = Σ ССЧ (месяц)/12
Σ ССЧ (месяц) – суммарный ежемесячный объем ССЧ за прошедший год.
Формула квартального расчета выглядит так:
ССЧ (кварт.) = Σ ССЧ (месс. кварт.)/3,
Σ ССЧ (месс. кварт.) – суммарное среднесписочное число работников за квартал.
Все расчеты самостоятельно проводит руководитель или бухгалтер компании, а результат представляется ФНС (форма КНД1110018).
Когда проводят расчет, обязательно учитывают, что число персонала в выходной или праздничный период приравнивается к показателю предыдущего дня (независимо от числа последующих выходных).
Расчет за месяц производят с учетом следующих сотрудников:
- фактически присутствующие на рабочем месте и тех, что не работали из-за ;
- отсутствующие по делам предприятия (командировки или др.) с сохранением заработной платы;
- отсутствующие на основании предъявленного (весь период);
- прогульщики;
- персонал, что работает на предприятии неполное рабочее время или работа которого оплачивается в размере ½ ставки;
- расчет среднесписочной численности работников за месяц делается с учетом всех отсутствовавших без сохранения з/п и по согласию администрации;
- участники забастовок разного характера;
- совмещающие работу и личное образование сотрудники (в специализированных учреждениях);
- часть штата, отсутствие которой обусловливается отпускным периодом в соответствии с заключенным трудовым соглашением;
- находящиеся во внеурочное время отгулах;
- вахтовые смены трудящихся.
Трудящийся часть установленного рабочего времени персонал учитывается прямо пропорционально сумме отработанных ими часов.
Расчет трудящихся менее установленных рабочих часов работников
Порядок учета отличается от общепринятого и проходит в два этапа:
- Расчет общего количества человек/день происходит путем деления общей суммы человек/час за месяц на установленное определенное время труда отдельного предприятия – 8 часов:
К (чел. дн.) = Σ К (чел. ч.)/ Т (раб.)
- К (чел. дн.) – итоговый показатель отработанных сотрудником человеко-дней;
- Σ К (чел. ч.) – суммарный месячный объем человек/час;
- Т (раб.) – нормированные трудовые часы;
- Вычисляют средний месячный коэффициент сотрудников с частичной занятостью в переводе на полную. Делится количество человек/день на количество трудовых дней за отчетный период:
ССЧ (неполн.) = К (чел. дн.)/ К (раб. дн.)
- ССЧ (неполн.) – СЧ работающих в частичном объеме за отчетный период;
- К (чел. дн.) – показатель, полученный в предыдущих расчетах;
- К (раб. дн.) – сумма рабочих дней (по календарю) за учетный срок.
- Персонал с частичной занятостью на основании существующего законодательства РФ (инвалиды) указывается в расчетах среднестатистического числа как цельная единица;
- Ведущие деятельность на предприятии лишь часть нормированного рабочего периода по указу руководства работники вносятся в расчеты как цельная единица.
В ССЧ не учитывают персонал следующих категорий:
- Рабочая деятельность обусловливается гражданско-правовым соглашением.
- Сфера юридической защиты.
- Военнообязанные сотрудники.
- Владельцы предприятия, коим не начисляется зарплата.
- Не подписавшие трудовое соглашение члены кооператива.
- Переведенные в иную организацию без сохранения зарплаты сотрудники.
- Персонал, наем которого произвели на основании спецдоговора с госслужбами.
- Направленные фирмой для получения или повышения степени образования с последующей выплатой стипендии лица.
- Совмещающие деятельность в нескольких организациях лица.
Все это учитывается перед расчетом среднесписочной численности работников за год.
Ответственность за несвоевременную подачу данных по ССЧ
Формулы выведения среднестатистического числа не сложные, но учитываются все нюансы.
Отчетность по ССЧ передается в налоговую инстанцию по месту регистрации ИП или предприятия до 20 января текущего года.
Непредставление или несвоевременная подача необходимой документации карается штрафом в размере от 200 р.
Одним из отчетов для налоговой службы, которую должен подавать руководитель предприятия, являются сведения о среднесписочной численности работников. Такой отчет содержит данные на специальном бланке . Сведения необходимы для подтверждения возможности ООО или ИП работать по упрощенным системам налогообложения, а также для анализа страховых взносов работодателей, .
Что такое среднесписочная численность работников?
Само название «среднесписочная численность работников» означает средний показатель количества персонала определенной структурной единицы за отрезок времени (месяц, квартал, год). Данное понятие не включает:
- сотрудниц, которые находятся в отпуске по беременности;
- рабочих, которые в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка из роддома;
- лиц, проходящих обучение в образовательных учреждениях, находящихся на курсах повышения квалификации, в дополнительном отпуске без сохранения оплаты труда;
- лиц, которые поступают в образовательные учреждения или проходят подготовительные курсы без сохранения зарплаты;
- внешних совместителей;
- сотрудников, работающих по гражданско-правовому договору;
- работников, которых перевели по контракту в другую страну;
- работников, что перешли по переводу в другую компанию;
- владельцев организации, если они не относятся к числу наемного персонала и не получают оплату за труд;
- сотрудников, которые написали заявление на увольнение по собственному желанию и перестали являться на работу.
Персонал, который был направлен в командировку, находится в отгуле или на больничном, учитывается при расчете среднесписочной численности.
Среднесписочная численность работников определяется на основе значений количества персонала, который указывался на даты, входящие в расчетный период. Для составления данного отчета каждый сотрудник учитывается один раз, при этом каждый календарный день фиксируются как работающие, так и отсутствующие по определенной причине работники.
Как найти среднесписочную численность работников - формула
Среднесписочная численность работников ИП или ООО вычисляется методом суммирования количества персонала за каждый календарный день, включая праздничные дни, выходные. В итоге полученное число делится на количество календарных дней в месяце. Такие данные стоит учитывать перед тем, .
Алгоритм расчета
Формула расчета среднесписочной численности работников:
, где
- Сдн – сумма списочных чисел за все дни месяца;
- Кдн – число календарных дней в месяце.
Если в месяце встречаются праздничные дни, для расчета берется численность предпраздничного дня.
Так как за день списочным числом считается сумма явившихся и неявившихся на работу, то такой же расчет можно получить по другой формуле:
И первая, и вторая формулы дадут одинаковый результат. Все расчеты основаны на календарном фонде времени (человеко-дни). При использовании данных формул необходимо учитывать следующее:
- если сотрудник провел на своем месте неполный день, он в отчете фиксируется не целой единицей за время работы, а пропорционально отработанному периоду (исключением из этого правила можно назвать лиц, которые работают по сокращенному графику, установленному законодательством Российской Федерации, например, инвалиды);
- лица, которых организация привлекла по условиям отдельного договора (к примеру, военные), фиксируются при расчете как целая единица согласно дням, проведенным на рабочем месте.
Пример расчета
Рассмотрим расчет среднесписочной численности работников ООО «Омега» за март 2016 года. Основной штат состоит из 20-ти человек. 16 сотрудников работали весь месяц полностью без пропусков.
Менеджер по закупкам Билоус Ю.П. был на больничном с 03.03 по 10.03, но его включают в расчет как целую единицу, так как сотрудники, которые не пришли на работу по причине болезни, все равно фиксируются в среднесписочной численности.
Кравченко Е.О. в компании является внешним совместителем, поэтому его в расчет не берут. Булатецкая С.Н. находится в декретном отпуске, поэтому ее также не фиксируют при расчете. Титова Е.С. не пропустила ни одного рабочего дня, но она работала по 4 часа ежедневно, поэтому в расчете будет указанна пропорционально отработанному времени.
В марте 31 день. Среднесписочная численность ООО «Омега» составит: 16+1+20/31+4х31/8/31=18,2 человека. Данная формула важна и для составления .
Каких сотрудников учитывают при составлении среднесписочной численности?
При определении среднесписочной численности персонала целыми единицами считаются:
- сотрудники, которые фактически провели рабочее время на своем месте;
- лица, не работавшие по причине простоя производства;
- лица, которые находились в командировках в России и других странах, если организация продолжала выплачивать им зарплату;
- работники, которые были на больничном и вовремя сдали лист нетрудоспособности;
- лица, находящиеся в отпуске (ежегодном или дополнительном);
- лица, работающие неполный рабочий день;
- сотрудники, которые провели время в учебном отпуске с сохранением заработной платы;
- работники, которые 0,5 ставки находились в отпуске согласно указаниям администрации;
- лица, которые принимали участие в забастовке или взяли отгул по личным обстоятельствам;
- лица, работающие вахтовым методом (если график указан в трудовом договоре);
- лица, которые по закону имеют право работать неполный день;
- работники, которые были в отпуске с дальнейшим увольнением (при этом получили ).
Совет : индивидуальные предприниматели, которые не имеют наемных работников, не должны рассчитывать среднесписочную численность работников.
Сроки сдачи отчетности
Сведения необходимо предоставлять раз в год до 20 января текущего года. Другими словами, такой отчет за 2016 год нужно подать в налоговую инспекцию до 20 января 2017 года по месту регистрации ООО или ИП. Требования относятся ко всем предприятиям, независимо от формы собственности. Исключением являются только компании, которые были зарегистрированы недавно. В таком случае сдать отчет нужно до 20-го числа месяца, который следует за месяцем создания организации.
Если предприятие работало неполный год, человеко-дни за все отработанные месяцы суммируются и все равно делятся на 12 (число месяцев в году).
Этот принцип нужно использовать компаниям, которые отработали неполный месяц. В таком случае человеко-дни за все отработанное время прибавляются и делятся на календарную длительность текущего месяца.
Совет : если компания временно приостановила свою деятельность, это не освобождает ее от необходимости составления среднесписочной численности и сдачи отчета в налоговую службу.
Среднесписочная численность при открытии ООО
Среднесписочная численность персонала при открытии ООО необходима для ведения учета и налогообложения, оплаты . Основная цель заполнения данного бланка заключается в определении способа сдачи отчетности. К примеру, компании со среднесписочной численностью более 100 человек должны подавать декларации в электронном виде. Если этот показатель меньше 100 рабочих, то возможна подача и в электронном, и бумажном виде.
Также среднесписочная численность ООО является основой для работы по упрощенной системе налогообложения или для применения единого налога на вмененный доход.
Если при открытии ООО вовремя не предоставить информацию в налоговую инспекцию о среднесписочной численности сотрудников (до 20-го числа месяца, который следует за месяцем открытия ООО), на компанию будет наложен штраф в размере 200 рублей. Также придется заплатить и руководителю, ведь ответственность за своевременную подачу бланка ложится на его плечи (от 300 до 500 рублей).
Бывают случаи, когда в момент открытия и функционирования ООО в составе организации только один генеральный директор. Даже если он находится в неоплаченном отпуске, сдавать бланк о среднесписочной численности персонала все равно нужно. Для любого ООО данное требование обязательно.
Сохраните статью в 2 клика:
Формула расчета среднесписочной численности работников проста. Компании, которые применяют автоматизированные системы учета сотрудников, используют программы для определения данного показателя. Главное – своевременно сдать бланк в налоговую службу, иначе на компанию и руководителя будет наложен штраф (в пределах 200-700 рублей).
Вконтакте
Порядок расчета численности работников определен законодательно и установлен в Постановлении Росстата от 20.11.2006 N 69 (далее - Постановление).
Списочная численность
Полный перечень работников, которые учитываются в списочном составе, содержит п. 88 Постановления. Представим его ниже, а пока предложим запомнить несколько правил расчета списочной численности:
1. В списочную численность включаются все работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Проще говоря, те, с которыми заключен трудовой договор (как срочный, так и бессрочный) и которые выполняли постоянную, временную или сезонную работу один день и более.
2. При расчете показателя учитываются собственники организаций, работавшие и получавшие заработную плату в своей фирме.
3. В списочной численности работников за каждый календарный месяц учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на рабочем месте по каким-либо причинам (например, заболевшие или совершившие прогул).
4. Списочная численность за каждый день должна совпадать с данными табеля учета рабочего времени работников.
Фрагмент документа. Пункт 88 Постановления Росстата от 20.11.2006 N 69.
Работники, которые не включаются в списочный состав, перечислены в п. 89 Постановления. Их не так много, поэтому советуем всех запомнить:
- внешние совместители;
- выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера;
- работающие по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы) и учитываемые в среднесписочной численности работников;
- переведенные на работу в другую организацию без сохранения заработной платы, а также направленные на работу за границу;
- направленные на обучение с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих организаций;
- подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации. Такие работники исключаются из списочной численности с первого дня невыхода на работу;
- собственники организации, не получающие заработную плату;
- адвокаты;
- военнослужащие.
- надомники,
- внутренние совместители,
- работники, оформленные в одной организации на две, полторы или менее одной ставки,
- лица, принятые на работу на неполный рабочий день, неполную рабочую неделю или на половину ставки.
Среднесписочная численность
Само название показателя говорит нам о том, что среднесписочная численность - это средняя списочная численность работников за какой-то период времени. Как правило, за месяц, квартал и год. Квартальный и годовой расчет будет опираться на месячный. Далее мы на примерах покажем все расчеты. Но прежде обращаем ваше внимание на важный момент. В среднесписочную численность включают не всех работников из списочного состава (п. 89 Постановления). В нее не войдут:
- женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам;
- лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родительного дома, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;
- работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы;
- работники, поступающие в образовательные учреждения и находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов.
- Приказ о приеме на работу (форма N Т-1),
- Приказ о переводе работников на другую работу (форма N Т-5),
- Приказ о предоставлении отпуска (форма N Т-6),
- Приказ о расторжении трудового договора (форма N Т-8),
- Приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9),
- Личная карточка работника (форма N Т-2),
- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12),
- Табель учета рабочего времени (форма N Т-13),
- Расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49).
Перейдем к расчетам
Среднесписочная численность работников за месяц равна сумме списочной численности за каждый календарный день месяца, деленной на количество календарных дней в месяце.
Имейте в виду: в расчете учитываются праздничные (нерабочие) и выходные дни. Численность работников за эти дни равна списочной численности за предыдущий рабочий день. Причем если выходные или праздничные дни составляют несколько дней, то списочная численность работников за каждый этот день будет одинаковой и равной численности списочного состава за рабочий день, предшествующий выходным или праздникам. Такое условие содержится в п. 87 Постановления.
Пример 1. В ООО "Кадры плюс" по трудовым договорам работают 25 человек. Установленный график работы - 40-часовая пятидневная рабочая неделя. Списочная численность на 30 ноября - 25 человек.
С 3 по 16 декабря включительно работник Иванов ушел в очередной ежегодный оплачиваемый отпуск.
5 декабря бухгалтер Петрова ушла в отпуск по беременности и родам. Для замещения этой должности с 10 декабря на основании срочного трудового договора был принят работник Сидоров.
С 10 по 14 декабря включительно в компанию для прохождения производственной практики был направлен студент Кузнецов. Трудовой договор с ним не заключали.
18, 19 и 20 декабря на работу по трудовому договору были приняты 3 человека (Алексеева, Бортякова и Викулов) с испытательным сроком два месяца.
24 декабря водитель Горбачев подал заявление об уходе и со следующего дня не вышел на работу.
Выходными и праздничными днями в декабре были 1, 2, 8, 9, 15, 16, 22, 23, 30, 31 числа. Поэтому в эти дни списочная численность работников будет равна списочному составу за предыдущие рабочие дни. То есть этот показатель на 1 и 2 декабря будет равен списочной численности за 30 ноября, 8 и 9 декабря - за 7 декабря и так далее.
Из перечисленных выше работников в списочный состав за декабрь войдут:
- Иванов - с 1 по 31 декабря,
- Петрова - с 1 по 31 декабря,
- Сидоров - с 10 по 31 декабря,
- Алексеева - с 18 по 31 декабря,
- Бортякова - с 19 по 31 декабря,
- Викулов - с 20 по 31 декабря,
- Горбачев - с 1 по 24 декабря.
В среднесписочной численности не учитывается бухгалтер Петрова (с 5 декабря). А студент Кузнецов вообще не включается в списочную численность, так как он не занимает никакой должности в фирме.
Для наглядности составим таблицу, в которой определен списочный состав работников за декабрь 2007 г.:
Списочная численность работников ООО "Кадры плюс" в декабре 2007 года
|
Число месяца |
Списочная |
Из них не включаются |
Включаются |
Рассчитаем среднесписочную численность за декабрь:
802 чел.-дн. : 31 дн. = 25,87 чел.
В целых единицах она составит 26 человек.
Правила расчета среднесписочной численности за квартал, год или другой период таковы: необходимо сложить среднесписочную численность работников за каждый месяц периода и разделить на количество месяцев. Допустим, если требуется узнать показатель за квартал, то делить нужно на 3, если за год, - на 12. При этом показатель, полученный за месяц, не следует округлять до целых единиц. Округлению подлежит только конечный результат среднесписочной численности за расчетный период.
Четыре нюанса при расчете среднесписочной численности работников
Нюанс 1. Если организация неполный месяц осуществляла предпринимательскую деятельность, то рассчитывать среднесписочную численность работников за этот период она должна следующим образом. Сумму работников списочного состава за все дни работы нужно поделить (как ни странно) на общее количество календарных дней в месяце (п. 90.8 Постановления). Подобная ситуация может возникнуть у вновь образованной фирмы (не с начала месяца) или у организации с сезонным характером работы. Если такой организации требуется рассчитать показатель за квартал или за год, то независимо от продолжительности работы в периоде необходимо складывать среднесписочную численность за месяцы работы и делить на полное количество месяцев в периоде. Например, если фирма, образованная в ноябре 2007 г., хочет рассчитать показатель за весь 2007 г., то она должна сложить среднесписочную численность работников за ноябрь и декабрь и полученное значение разделить на 12.
Пример 2. Вновь образованное ООО "Любава" начало осуществлять деятельность с 25 октября 2007 г. На эту дату списочная численность работников составляла 4 человека. 30 октября еще с тремя людьми были заключены трудовые договора. До конца 2007 г. никакого движения кадров не происходило.
График работы - 40-часовая пятидневная рабочая неделя.
Рассчитаем среднесписочную численность работников компании за 2007 г.
1. Списочный состав работников за октябрь приведен в таблице 2:
Списочная численность работников ООО "Любава" в октябре 2007 года
|
Число месяца |
Списочная численность, |
В том числе включаются в |
2. Определим среднесписочную численность работников по месяцам.
За октябрь она равна 1,1 чел. (34 чел.-дн. : 31 дн.).
Поскольку в последующих месяцах списочный состав работников за каждый день не менялся, то среднесписочная численность за ноябрь составит 7 чел. (210 чел.-дн. : 30 дн.) и за декабрь также 7 чел. (217 чел.-дн. : 31 дн.).
3. Рассчитаем среднесписочную численность работников за 2007 г.:
(1,1 чел. + 7 чел. + 7 чел.) : 12 мес. = 1,26 чел.
В целых единицах она составит 1 чел.
Нюанс 2. Если организация образовалась в результате реорганизации или ликвидации компании либо на базе обособленных или несамостоятельных подразделений, то при расчете среднесписочной численности работников она должна учитывать данные своих предшественников.
Нюанс 3. Организации, которые временно приостановили работу по причинам производственно-экономического характера, определяют среднесписочную численность по общим правилам.
Нюанс 4. Если работники организации по собственной инициативе переведены на неполный рабочий день (неполную рабочую неделю) или работают на половину ставки (оклада), нужно помнить следующее. В списочной численности такие лица учитываются за каждый календарный день как целые единицы, в то время как в среднесписочной - пропорционально отработанному времени (п. п. 88 и 90.3 Постановления). Алгоритм расчета приведен в примере 3.
Учтите: если сокращенный (неполный) рабочий день (рабочая неделя) предоставлен работникам в соответствии с законодательством или по инициативе работодателя, то их следует учитывать как целые единицы за каждый день. К таким категориям работников относят несовершеннолетних, лиц, занятых на работах с вредными условиями труда, женщин, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка или которые работают в сельской местности, инвалидов I и II групп.
Пример 3. В компании "Люкс" установлена 5-дневная 40-часовая рабочая неделя. Списочный состав - 2 человека, которые по собственной инициативе трудятся неполное рабочее время. Так, в декабре Лебедева работала 13 дней по 5 часов в день, Санина - 17 дней по 7 часов. В декабре 2007 г. 21 рабочий день.
Необходимо определить среднесписочную численность работников за декабрь.
1. Определяем общее количество человеко-дней, отработанных данными лицами (в нашем случае - Лебедевой и Саниной).
Для этого общее число отработанных человеко-часов в нужном месяце (в декабре) делим на продолжительность рабочего дня. Количество отработанных человеко-часов Лебедевой составляет 65 чел.-ч (13 дн. x 5 ч), а Саниной - 119 чел.-ч (17 дн. x 7 ч). Чтобы определить продолжительность рабочего дня, нужно количество рабочих часов в неделю разделить на число рабочих часов в день. В нашем случае она будет равна 8 часам (40 ч: 5 ч). Общее количество человеко-дней составит 23 чел.-дн. ((65 чел.-ч + 119 чел.-ч) : 8 ч).
2. Следующим действием мы рассчитываем среднюю численность не полностью занятых работников за месяц в пересчете на полную занятость. Для этого делим полученный результат на число рабочих дней в месяце (в декабре их 21). Получаем 1,1 чел. (23 чел.-дн. : 21 дн.).
3. Для определения среднесписочной численности работников за месяц следует сложить предыдущий показатель и среднесписочную численность остальных работников. То есть необходимо вести раздельный учет таких сотрудников.
В нашем случае в компании числится всего 2 работника с неполным рабочим временем, поэтому среднесписочная численность за декабрь будет равна 1,1 чел. В целых единицах - 1 чел.
Средняя численность
Для расчета этого показателя нам осталось определить среднюю численность внешних совместителей и лиц, выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера.
Алгоритм расчета средней численности внешних совместителей такой же, как и при расчете среднесписочной численности работников, трудящихся неполное рабочее время.
А средняя численность лиц, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, определяется по общим правилам расчета среднесписочной численности работников. Но свои особенности все же существуют. Так, если сотрудник, состоящий в списочном составе фирмы, заключил с ней договор гражданско-правового характера, он учитывается только в списочной численности и только один раз (как целая единица). Также в среднюю численность работающих по гражданско-правовым договорам не включаются индивидуальные предприниматели.
Таким образом, сложив все три показателя, мы сможем определить среднюю численность работников. Заметим: ее нужно округлять до целых единиц.
Необходимы в расчетах налогов. От нее зависит, каким способом компания представит отчетность в налоговую. Например, если вы — индивидуальный предприниматель или организация, в которой официально трудятся больше 100 человек, вы не можете сдавать декларации на бумаге и применять «упрощенку» или единый налог на вмененный доход.
У формы отчетности РСВ-1 иное ограничение: ее нельзя сдавать на бумажном носителе, если в компании среднесписочная численность превышает 25 человек включительно.
Само значение ССЧ может быть регламентировано. Так, у ИПшников на патенте среднесписочная численность не может превышать 15 человек, вне зависимости от вида их деятельности.
Бухгалтер встречается с терминами «среднесписочная численность», «средняя численность», «количество застрахованных лиц» в отчетах по сотрудникам. Давайте разберемся с основными понятиями, затем рассмотрим особенности указания численности в различных отчетах.
Итак, ССЧ и среднюю численность (СЧ) можно рассчитать по правилам, отраженным в Указаниях, утвержденных Приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428.
Средняя численность — более широкое понятие. Она включает в себя:
- среднесписочную численность работников;
- среднюю численность тех, кто работает по внешнему совместительству;
- среднюю численность работников, работавших по договорам ГПХ .
Чаще всего используется и вызывает большое количество вопросов расчет ССЧ за конкретный период времени. Чтобы рассчитать среднесписочную численность за период в несколько месяцев, сначала считается среднее арифметическое от суммы ежемесячных ССЧ. Чтобы рассчитать среднесписочную численность за конкретный месяц, нужно:
- Посчитать за все календарные дни месяца в отдельности количество работников на «полном рабочем дне». В это количество не входят лица, не подлежащие включению в среднесписочную численность (п. 80 Указаний), и внешние совместители. Зато здесь учитываются как фактически находящиеся на работе сотрудники, так и отсутствующие на работе по различным причинам (отпускники, командированные, находящиеся на больничном). В выходные и праздничные дни численность работников такая же, как и в последний рабочий день до этого.
- Сложить результат за каждый отдельный день месяца и поделить на количество дней в месяце.
- Добавить среднюю численность работников, работающих согласно договору по неполному графику (расчет выполняется отдельно, см. ниже).
- Полученный результат нужно округлить.
Если предприятие не проработало полный месяц, за который рассчитывается ССЧ, то суммируется количество работников только за рабочие дни, и эта сумма делится на общее количество дней в этом месяце.
Для расчета ССЧ не считаются работники, находящиеся в отпуске по беременности и родам, а также по уходу за ребенком, и работники, находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы в связи с обучением в образовательных учреждениях или поступлением в них, в тех случаях, когда такой отпуск предоставлен в соответствии с законом.
Расчет средней численности работников с неполным рабочим днем выполняется так:
1. Определяется сумма отработанных дней по каждому работнику отдельно:
Сумма = Кол-во отработанных человеко-часов в месяце / Длительность рабочего дня
При этом за дни отпуска, болезни, неявок (приходящихся на рабочие дни) в число отработанных человеко-часов условно включены часы по предыдущему рабочему дню.
2. Определяется за отчетный месяц средняя численность работников, которые заняты не полностью:
ССЧнеполн = Кол-во отработанных человеко-дней / Кол-во рабочих дней по календарю в отчетном месяце.
Полученный результат участвует в расчете ССЧ за месяц: суммируется со средней численностью работающих полный рабочий день, затем округляется до целого числа.
СЧ работников (включая граждан иных государств), работавших и оказывавших услуги согласно договорам ГПХ, за месяц исчисляется по методу определения ССЧ. Эти работники не учитываются в ССЧ, но учитываются в средней численности. Подобные работники учитываются как целые единицы за каждый календарный день, пока действует договор, вне зависимости от сроков выплаты им зарплаты (вознаграждения). Для выходного или праздничного (нерабочего) дня принимается численность работников за последний предшествующий ему рабочий день.
СЧ работников, которые используют внешнее совместительство, считается согласно порядку определения СЧ лиц, работавших неполное рабочее время.
ССЧ в отчете по форме ССЧ
Этот отчет совсем простой, содержит только общее значение ССЧ, рассчитанное в соответствии с Указаниями .
ССЧ в отчете 4-ФСС
С начала 2016 года в форме 4-ФСС на титульном листе в поле «Среднесписочная численность работников» указывается ССЧ, которую нужно рассчитывать согласно вышеупомянутым Указаниям. В поле «из них женщин» — ССЧ, рассчитанная только по женщинам. При этом те, кто находится в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком в этом списке не учитываются. Эта схема отличается от той, что применялась в 2015 году.
Количество застрахованных и ССЧ в отчете РСВ-1
В отчете РСВ-1 на титульном листе есть два поля, касающиеся численности сотрудников:
- Количество застрахованных лиц, на которых представлены сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и/или страховом стаже
Тут нужно указать общее количество застрахованных лиц в соответствии с количеством работников, указаны в разделе №6 (он заполняется на каждого).
- Среднесписочная численность
Здесь указывается ССЧ работников компании или ИП. Расчет производится по общим правилам, в соответствии с Указаниями .
Численность в отчетах в органы статистики
В отчетах по формам П-4, П-5 и других статистических отчетах показатели численности заполняются одинаково, в соответствии с данными Указаниями . Собственно, эти указания и предназначались изначально для заполнения этих форм.
Расчет СЧ или ССЧ — не единственное, что нужно для правильной отчетности. С онлайн-сервисом Контур.Бухгалтерия отчитаться будет намного проще. Ведите учет в Бухгалтерии, рассчитывайте зарплату, отправляйте отчетность и избавьтесь от рутины. Сервис подходит для совместной работы бухгалтера и директора.