В РФ прием наличных денег в коммерческой деятельности требует использования ККТ. Но нормы закона периодически меняются.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Как в 2019 году ИП и ООО регистрируется кассовый аппарат в ФНС? Использование наличных расчетов в коммерческой деятельности в большинстве случае требует наличия ККТ.
Легальным использование приобретенной техники становится только после регистрации техники в налоговой службе.
Регистрационный процесс и раньше вызывал немало вопросов, а введение онлайн-касс еще более усугубило ситуацию. Как же правильно зарегистрировать кассовую технику для ИП и ООО в 2019 году?
Важные моменты
В законе об использовании кассовой техники сказано, что все юрлица и индивидуальные предприниматели должны использовать ККТ, если за наличный расчет реализуют товары (любую продукцию, работы, ).
Если бизнес не относится к обозначенным законом исключениям, то кассовая техника обязательна для любой организационно-правовой формы.
Но недостаточно просто иметь ККМ. Надлежащее использование кассовой техники предполагает регистрацию в ФНС .
Порядок не предполагает особой сложности, но потребуется подготовить определенную документацию и соблюсти некоторые требования к кассовому аппарату.
Кроме того надлежит учесть нововведения, касающиеся введения онлайн-касс. К 1.07.2018 абсолютно все организации и предприниматели обязаны заменить старые ККМ на онлайн .
Как же в 2019 году регистрировать кассовый аппарат? Есть ли отличия для ИП и ООО? Возможно ли применять старую технику или лучше сразу приобрести новую модель?
Что это такое
ККМ расшифровывается как контрольно-кассовый механизм. С его помощью государство контролирует оборот наличных средств, а также полноту и своевременность по учету выручки.
Регистрация кассовой техники подразумевает . В процессе регистрации аппарату присваивается индивидуальный номер, фиксируемый в Книге учета ККМ.
За счет этого всякое кассовое устройство, используемое на российской территории, можно с легкостью идентифицировать.
С какой целью это делается
Основная задача контрольно-кассовой техники это фиксация на бумаге все свершаемых операций по реализации продукта деятельности. Еще одна цель, не менее важная, это регистрация и сохранение всех операций.
На основании сведений, сохраненных ККМ, рассчитывается величина прибыли в целях налогообложения при расчете для ИП и для ООО.
Приобретенный кассовый аппарат изначально находится в нерабочем состоянии. В нем отключена фискальная память, что не позволяет регистрировать осуществляемые операции, потому необходима фискализация.
Обязательно при регистрации выполняется визуальная проверка ККМ, наличие номеров, пломбы, исправность работы (через пробное введение суммы).
По итогам проверки заполняется механизма. Применение незарегистрированной кассовой техники запрещено законом.
Отсутствие официальной регистрации аппарата приравнивается к работе без ККМ. Это чревато солидными штрафами.
Законодательная база
Фактически сервис интегрирован в личный кабинет налогоплательщика . Регистрация происходит в несколько этапов.
Алгоритм действий будет следующим:
Понадобится ввести название и параметры доступа к серверу ОФД (адрес и порт сервера должны быть указаны на его сайте) и присвоенный регистрационный номер.
По завершении регистрации кассой будет распечатан контрольный чек «Отчет о регистрации». При этом операция о ККМ отобразится в личном кабинете на сайте оператора фискальных данных.
Завершающий этап таков:
Вернуться на сайт ФНС В раздел «Учет ККТ» Нажать на регистрационный номер указанного аппарата Колонка РНМ Нажать «Завершить регистрацию» И ввести информацию с контрольного чека (номер, дата и время получения, фискальный признак из поля ФП) Нажать «Подписать и отправить» После чего статус ККМ измениться на «Ожидается отчет о регистрации ФН» После изменения статуса на «ККТ зарегистрирована» Будет предоставлена регистрационная карточка ККТ в электронной форме. По желанию налогоплательщик может получить и бумажный вариант карточки, обратившись в налоговые органы Для общества с ограниченной ответственностью
ООО обязаны регистрировать ККМ по адресу нахождения, то есть по месту эксплуатации. Для регистрации кассового аппарата следует обращаться в налоговую инспекцию по месту регистрации юрлица.
Для обособленных подразделений регистрация осуществляется по соответствующему месту учета.
С введением онлайн-касс возникла ситуация, в которой организации с наличием филиалов, недостаточно понимают принцип использования новой техники.
Дело в том, что кассовый чек теперь можно отправлять в электронной форме на указанный клиентом адрес.
По этой причине есть мнение, что можно зарегистрировать одну онлайн-кассу в головном офисе. С ее помощью можно отправлять чеки клиентам из филиалов.
Такой вариант законным не является. На чеке указан адрес нахождения кассы. Клиент должен получить чек с адресом, где реально была сделана покупка. То есть новая касса потребуется для каждого филиала.
Для индивидуального предпринимателя
Для ИП ситуация складывается несколько иным образом. Дело в том, что предприниматели могут регистрировать кассовую технику по месту своего проживания.
Но при этом ИП вправе вести свою деятельность по всей территории России. То есть адрес ведения бизнеса может и не совпадать с адресом регистрации.
В заявлении указывается:
- наименование ООО или Ф.И.О. ИП;
- адрес и место установки аппарата (адрес сайта при интернет-расчетах);
- название модели ККТ;
- название модели и заводской номер фискального накопителя;
- сведения о применении ККТ (только при оказании услуг, без передачи фискальных документов в электронной форме, при расчетах через Интернет, при ведении деятельности банковского агента и т. д.).
По своему усмотрению ФНС может устанавливать дополнительные сведения для обязательного указания.
Нюансы на ЕНВД
До введения онлайн-касс плательщики ЕНВД освобождались от использования кассовых аппаратов. Вместо кассового чека они могли выдавать документ об оплате, если покупатель таковой требовал.
С 1.07.2018 все налогоплательщики на переходят на новые ККМ на общих основаниях. Вместе с тем остаются категории лиц, которые могут не использовать кассовые аппараты. Это:
Организации и Индивидуальные предприниматели, использующие в своей деятельности наличный расчет либо оплату банковскими картами, в обязательном порядке должны использовать кассовые аппараты.
Регистрация кассового аппарата в налоговой инспекции
В законодательстве прописан порядок регистрации и список необходимых документов. Но периодически, организациям предъявляют дополнительные требования. Для того, чтобы документы были собраны в надлежащем виде, лучше обратиться в налоговые органы, чтобы уточнить все нюансы, а так же узнать график посещения.
Порядок оформления ООО и ИП - имеет различия, но пакет документов для них одинаковый.
В том случает, если фактический адрес использования ККТ юрлица не совпадает с юридическим, придется зарегистрировать обособленное подразделение (ссылка на статью «Как открыть обособленное подразделение в 2016 году»).
Если, вы планируете использовать ККТ в филиале, регистрировать ее необходимо в регионе нахождения филиала. Сотрудник, занимающийся регистрацией, должен иметь нотариально заверенную доверенность, подписанную руководителем организации и отмеченную печатью.
Аналогичным образом, даже если ККТ проходит регистрацию по месту нахождения, оформление происходит либо самим руководителем организации, либо лицом на которое должна быть выписана доверенность.
Необходимый пакет документов для регистрации кассового аппарата - ООО и ИП
Ниже приведем, максимально полный пакет документов, которые могут потребоваться в ИФНС.
Очень удобно, приобретать ККТ в Центрах технического обслуживания, поскольку в таком случае часть документов они обязаны предоставить сами.
При заключении договора с ЦТО, вам будут предоставлены следующие документы, с которыми в последствии вы сможете обратиться в налоговую службу для регистрации ККТ:
- Договор между организацией и ЦТО, гарантирующий техническое обслуживание вашей техники. (Вам предоставят 2экз. В налоговую потребуется предьявить оригинал);
- Паспорт Кассового аппарата и ЭКЛЗ (электронно-контрольная лента защищенная);
- Журнал КМ-4 и Журнал КМ-8 (Журнал ведется кассиром-операционистом, в нем фиксируются поломки и вызовы мастера для ремонта ККТ) Журналы необходимо прошить и пронумеровать, если они не пронумерованы;
- Марки-пломбы с доп. листом к паспорту;
- Сам кассовый аппарат (его необходимо взять с собой, при постановке на регистрацию).
Кроме того, необходимо самостоятельно подготовить следующие документы:
- Свидетельство ОГРН, ЕГРН либо ИНН
- Приказ, составленный в вашем отделе кадров, о принятии на должности: главного бухгалтера, директора и кассира-операциониста.
- Заявление о регистрации кассового аппарата
- Печать организации
- Договор аренды помещения, как юридического, так и фактического положения организации
- Для ИП, дополнительно необходимо предоставить свидетельство о регистрации, как индивидуального предпринимателя.
- В случае, если ваша организация была открыта ранее, могут попросить предоставить справку об отсутствии задолженности. (Можно использовать последний баланс, который сдавался в ИНФС, с подписью вашего инспектора.)
После проверки собранного вами пакета документов, вас пригласят в Налоговую инспекцию для фиксализации ККТ. Этот процесс проходит в налоговой службе, с участием мастера из вашего центра технического обслуживания.
При этом посещении, необходимо иметь на руках заявление, с просьбой поставить вашу ККТ на учет, а так же техпасорт вашего аппарата и журнал КМ-8. Чтобы не получить отказ налоговой в регистрации ККТ, обязательна явка в назначенное время.
Регистрация подержанного кассового аппарата
По закону, разрешается использовать бывшую в употреблении кассовую технику. Приобрести ее можно в Центре технического обслуживания. Таким образом, можно значительно быстрее пройти регистрацию в налоговой службе. Если же приобретать аппарат у третьих лиц, необходимо будет снять ККТ с учета, т.к. она была оформлена на другого владельца и только после этого, начать оформлять документы для налоговой. Для снятия с учета кассовой техники, следует собрать следующий пакет документов:
- заявление по форме КНД 1110021;
- Кассовый аппарат;
- крайний Z-отчет;
- Сведения об отсутствии задолженности.
После снятия аппарата с учета, его следует отправить В ЦТО, приложив документы к нему.
Последующие действия аналогичны регистрации нового аппарата.
Приобретая ККТ в ЦТО, с вами также будет заключен договор о техническом обслуживании, и будет подготовлен пакет документов, упомянутый выше.
Важно! Эксплуатируется ККТ, согласно закону 7 лет, с момента ее регистрации.
Сроки регистрации кассового аппарата в налоговой
После предварительного осмотра ККТ, инспектором, данные о кассовом аппарате вписываются в книгу учета, которая ведется в налоговой инспекции. В паспорт кассового аппарата, вносится отметка об успешной процедуре регистрации, после чего заявитель получает обратно весь пакет документов, а также талон учета, карточку регистрации техники и заверенный журнал кассира-операциониста.
При последовательном исполнении всех требований, процедура регистрации обычно занимает не более 5ти рабочих дней, хотя по факту может затянуться и на две недели.
Регистрация ККТ, в данный момент, осуществляется бесплатно.
Стоимость регистрации кассового аппарата для ООО
Некоторые организации, чтоб ускорить процесс пользуются услугами, по срочному оформлению ККТ. Такие компании зарегистрируют ваш кассовый аппарат за 1-2 рабочих дня. Ориентировочная стоимость 1500-2500 рублей. Зависит от того, будет ли участвовать заказчик в процедуре регистрации, или сторонняя фирма самостоятельно будет обращаться в ИНФС. В случае регистрации нескольких кассовых аппаратов, стоимость может быть опущена вполовину.
Может ли ООО не регистрировать кассовый аппарат?
Использовать незарегистрированную ККТ - нельзя. Но, существуют категории организация, которые могут отказаться от использования кассовых машин. (Все организации получающие прибыль наличными деньгами, такие как интернет-магазины, или ООО и ИП занимающиеся розничными продажами в густонаселенных регионах, - обязаны регистрировать ККТ).
Кроме того, ООО и ИП, занимающиеся продажей алкогольной продукции в отдаленных районах, в которых могут быть проблемы с электроэнергией, имеют право отказаться от использования ККМ, при условии отчетности по ЕНВД.
Фирмы, осуществляющие свою деятельность по упрощенке (упрощенный режим налогообложения), или организации которые были зарегистрированы до 2014 года, тоже могут отказаться от ККТ. Однако это возможно только при условии, что они предоставляют услуги населению, которые не связаны с розничной торговлей.
Следовательно, решать использовать ККТ или нет, могут не только налоговые органы, но и налогоплательщики, в случае если законно предусмотрен такой выбор.
Подытожим. Существуют две категории организаций, которые вправе отказаться от регистрации ККТ - это предприниматели, ведущие розничную торговлю в проблемных регионах и те, кто при оплате используют исключительно безналичный расчет.
Штрафы за отсутствие кассового аппарата
В случае использования незарегистрированной ККТ, на владельца предприятия и кассира будет наложен весьма ощутимый штраф. Организаторы рискуют быть оштрафованы на сумму от 30 до 40 тыс. руб., а кассиры от 3 до 4 тыс.руб.
Регистрация ККТ - это обязательная процедура, сопровождающаяся заключением договора с ЦТО, а так же последующей подачей пакета документов в налоговую службу.
Организации могут отказать в регистрации при использовании техники, не внесенной в госреестр или, если был предоставлен неполный пакет документов.
19 октября 2016 года ФНС открыла возможность регистрации ККТ. Наш партнёр в Санкт-Петербурге ЦТО «Велес» зарегистрировал онлайн-кассу Viki Mini для универсама «ГOCTи» на Петергофском шоссе.
Рассмотрим на этом примере, как на самом деле происходит регистрация кассы на сайте налоговой.
Что нужно для регистрации
Для того чтобы успешно зарегистрировать ККТ на сайте налоговой онлайн, нужно иметь на руках:
- Онлайн-кассу с подключённым фискальным накопителем.
- Договор с Оператором фискальных данных.
- КЭП или КСКПЭП.
Вам нужно знать номера ККТ и фискального накопителя — их можно посмотреть в паспортах устройств или на чеке диагностики на кассе. Проверьте, чтобы у вас был доступ к личному кабинету на сайте ОФД и налоговой. А также подготовьте информацию о магазине, ИНН юридического лица или ИП.
Если вы хотите работать автономно, то при регистрации на сайте ФНС отметьте автономный режим - именно в этом случае вам не нужно иметь подписанный договор с ОФД на руках. Если начинаете работать сразу с ОФД, то во время регистрации ККТ в налоговой вам нужно будет указать данные оператора.
Заранее получите ключ КЭП и заключите договор с ОФД. За ключом КЭП придется съездить или дождаться доставку. Договор с ОФД можно заключить по интернету, но нужно будет оплатить счет, что тоже может вызвать задержку.
Дримкас-Ф + Яндекс ОФД
КЭП, фискальный накопитель
и год ОФД в комплектеСовместно с Яндекс ОФД разработано решение для упрощенной регистрации в ФНС онлайн-кассы Дримкас-Ф. Договор с ОФД подписываете при покупке ККТ, постановка на учет в налоговой - прямо на кассе.
Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП)
Квалифицированная электронная подпись нужна, чтобы отправленные по интернету документы имели юридическую силу. Электронный документ, подписанный КЭП, равнозначен обычному бумажному документу с подписью и печатью.
Чтобы зарегистрировать кассу без визита в налоговую, придется купить такую электронную подпись. Подпись может выдать только аккредитованный удостоверяющий центр. Список - на сайте Минкомсвязи.
Подпись - это уникальный электронный сертификат. Этот сертификат записывают на специальную защищенную флешку - ключ КЭП. За ключом квалифицированной электронной подписи придется съездить или отправить курьера. Некоторые удостоверяющие центры пришлют ключ вместе со специалистом, который сразу настроит ваш компьютер для работы с электронным документооборотом.
Договор и регистрация в ОФД
Обязательное условие для работы по правилам 54-ФЗ — это договор с оператором фискальных данных. С 1 февраля 2017 года регистрация кассовой техники возможна только при наличии договора с ОФД.
Мы рассматриваем ситуацию, в которой магазин начнет передавать данные оператору сразу после регистрации. Поэтому перед началом регистрации в ФНС, регистрируем ККТ на сайте ОФД.
Для операторов фискальных данных существует отдельный реестр на сайте Федеральной налоговой службы. Выбирайте любого из них, заключайте договор и регистрируйте ККТ на сайте ОФД, следуя инструкциям оператора.
Личный кабинет на сайте ФНС
Для работы с личным кабинетом, индивидуальному предпринимателю нужна УЭП — усиленная электронная подпись. Юридическим лицам нужен квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи — КСКПЭП. Обе подписи можно получить в удостоверяющих центрах, аккредитованных МинКомСвязи РФ.
В зависимости от организационной формы предприятия, вам нужно получить доступ к личному кабинету юридического лица или индивидуального предпринимателя . Кабинет предпринимателя отличается от кабинета юрлица, но процесс регистрации ККТ идентичен. Мы рассмотрим регистрацию на примере Общества с ограниченной ответственностью.
Регистрация в ФНС
Получение доступа в личный кабинет сопряжено с рядом сложностей, поэтому прямо на сайте ФНС можно пройти проверку на выполнение условий входа.
К ключевым условиям относится использование браузера Internet Explorer, наличие всех необходимых сертификатов и драйверов для электронного ключа, а также доступность сетевых портов 80 и 443 на прием и передачу событий. Для доступа по портам в некоторых случаях нужно отключать брандмауэр на компьютере и роутере.
В Личном кабинете необходимо перейти в раздел «Контрольно-кассовая техника».
В заявлении нужно указать:
- данные владельца ККТ,
- адрес установки ККТ,
- модель и заводской номер ККТ,
- сведения о сфере применения ККТ,
- модель и заводской номер ФН,
- реквизиты ОФД, с которым заключён договор на обслуживание; если касса работает без подключения к ОФД, нужно указать признак автономного режима.
Перепроверьте данные и нажмите «Подписать и отправить». В случае успеха появляется информация о добавлении запроса:
После проверки актуальности информации в заявлении, в разделе «Информация о документах, направленных в налоговый орган» ИФНС присваивает Регистрационный номер ККТ.
Регистрация на кассе
После подачи заявления на сайте ФНС, нужно провести операцию регистрации на кассе. Для этого зайдите в пункт меню «Настройка» → «ОФД» → «Регистрация».
В этом разделе необходимо ввести:
- Наименование организации-пользователя или ФИО индивидуального предпринимателя-пользователя (они должны совпадать с реквизитами юридического лица, введенными при настройке реквизитов пользователя);
- Место (адрес) осуществления расчётов;
- Регистрационный номер ККТ.
Укажите систему налогообложения предприятия и выберите вашего оператора фискальных данных из списка.
После того как заполните все поля — нажимайте клавишу «Регистрация». На экране появится сообщение, а касса распечатает отчёт.
Завершение регистрации на сайте ФНС
После выполнения регистрации на кассе, номер документа, фискальный признак и точную дату-время операции из отчёта необходимо добавить в личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.
По закону, в случае успешной обработки данных, электронная карточка регистрации появляется в течение 5 рабочих дней. Сейчас это происходит почти мгновенно. Карточку можно распечатать или сохранить в электронном виде.
ККТ считается зарегистрированной после того, как на сайте появляется дата регистрации в НО и срок окончания действия ФН. Вы также можете навести курсор на прямоугольный значок индикатора и увидеть текущий статус ККТ.
После этого ваша касса начнёт передавать фискальные данные на серверы ОФД, а чеки на абонентский номер или электронную почту покупателя:
Посетите , чтобы найти ответы на самые популярные вопросы о ККТ Viki и ККТ Viki Print для работы по правилам 54-ФЗ.
С 1 февраля 2017 года организация (ИП), обязанная применять кассовую технику, может зарегистрировать в налоговом органе только (Письмо ФНС от 02.02.2017 N ЕД-4-20/1850@). То есть электронную ККТ, которая в автоматическом режиме передает сведения о расчетах налогоплательщика налоговикам через оператора фискальных данных. Список таких операторов размещен на сайте ФНС России .
Постановка на учет кассового аппарата в налоговой может происходить двумя способами. Заявление о регистрации ККТ можно (ч. 1 ст. 4.2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ):
- представить на бумаге в любую налоговую инспекцию;
- направить в электронном виде через сервис Личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.
Второй вариант, естественно, проще. Как вы понимаете, возить никакой кассовый аппарат в этом случае в ИФНС не надо (Письмо Минфина от 02.12.2016 N 03-01-15/71646). Достаточно подать заявление.
Постановка на учет ККМ в налоговой через Интернет
Если у вас уже заключен договор с оператором фискальных данных и подключен Личный кабинет налогоплательщика , то в нем вы выбираете вкладку «Контрольно-кассовая техника», а затем у вас на странице появится ссылка «Заявление о регистрации (перерегистрации) контрольно-кассовой техники».
После перехода по ней в появившихся полях надо будет указать вся обязательные сведения об онлайн-кассе: адрес установки (применения) ККТ, наименование места установки ККТ, модель ККТ и др. На основании этих данных впоследствии будет сформировано ваше заявление, которое нужно будет подписать квалифицированной электронной подписью. Не забудьте предварительно просмотреть его итоговый вариант и проверить указанные в нем сведения.
После отправки заявления вы получите из налоговой инспекции регистрационный номер. Сообщить его вам должны не позднее следующего рабочего дня. Тогда же в реестре ваших ККТ в Личном кабинете появится и регистрируемый аппарат.
Регистрационный номер нужно будет ввести в вашу онлайн-ККТ (как это сделать, должно быть указано в инструкции к ККТ) и сформировать отчет о регистрации. Из этого отчета вам понадобится фискальный признак, дата и время. Их надо будет указать в Личном кабинете. На этом постановка на учет ККТ в налоговой завершена.
