Правила и порядок предоставления отпусков четко регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. Но встречаются ситуации, когда нормы законодательства не совсем четко разъясняют, положен или нет работнику отдых. Ежегодный очередной отпуск может использовать сотрудник уже начиная со второго года своей трудовой деятельности в определенной организации. В некоторых случаях он может использовать и отпуск авансом.
Что говорит ТК?
Самый главный нормативно-правовой акт России – Конституция РФ, а точнее пункт 5 статьи 37, гласит о том, что каждый человек, который трудится на основании договора, имеет полное право на оплачиваемый ежегодный отпуск. Дублирует это право и статья 122 Трудового кодекса Российской Федерации, которая возлагает на работодателей соответствующие обязанности. Но, вместе с тем, ТК России устанавливает некоторые ограничения, которые касаются сотрудников, не отработавших в организации или компании одного года.
В каких случаях дни отдыха можно взять заранее?
Нормы законодательства разрешают использовать отпуск за текущий год только тем, кто непрерывно проработал в данном учреждении шесть месяцев. Однако, если будет достигнуто соглашение сторон, то работнику может быть предоставлен отпуск и до истечения данного срока. Следует обратить внимание, что пойти в отпуск в первый год своей трудовой деятельности могут следующие категории лиц:
- женщина перед тем, как уйти в отпуск по беременности и родам или сразу по выходу из него;
- работники, которым не исполнилось восемнадцать лет;
- сотрудники, которые усыновили ребенка, не достигшего трехмесячного возраста;
- лица, работающие по совместительству с учетом того, чтобы отпуск на двух должностях совпадал;
- сотрудники, имеющие двух и более детей, чей возраст меньше 14 лет;
- работники, воспитывающие несовершеннолетнего ребенка-инвалида;
- супруг или супруга военнослужащего, чтобы отпуск совпадал с отпуском мужа/жены.
Также предоставление авансового отпуска может осуществляться и для других категорий работников, что отражается в коллективном договоре конкретной организации.
Если же работник трудится на одном месте более одного года, то работодатель обязан предоставить ему очередной отпуск за следующий год в любое время, согласовав предварительно график всех трудящихся в организации.
Сотрудники бюджетной сферы не могут быть лишены права на отпуск авансом, так же как и трудящиеся в любой организации. Им предоставляется возможность «отгулять» отпуск заранее, с учетом ограничений, перечисленных в трудовом кодексе. Трудовое законодательство постоянно претерпевает изменения, которые, в первую очередь, затрагивают работников бюджетных учреждений.
Необходимо напомнить, что руководители организаций в бюджетной сфере обязаны предоставить своим подчиненным ежегодный и оплачиваемый отпуск размером не менее 28 календарных дней. За этот период начисляется трудовой стаж.
Какой отпуск нельзя взять авансом?
Трудовой кодекс России предполагает, что оплачиваемый работодателем отпуск нужно сперва заработать. Когда перед бухгалтером или кадровиком встает вопрос о том, можно ли давать сотруднику возможность отдохнуть авансом, необходимо учесть ряд очень важных моментов.
Существует несколько видов отпусков, которые не предоставляются заранее.
Итак, авансовое предоставление возможно только для стандартного ежегодного отпуска . Все остальные виды отпусков должны предоставляться строго по назначению и в предусмотренное нормами законодательства время. Нельзя взять заранее отпуск по уходу за детьми, отпуск для сдачи сессии при заочном обучении.
Вид отпуска. Можно ли взять авансом:
- Ежегодный оплачиваемый — да
- Учебный отпуск — нет
- Отпуск по беременности и родам — нет
Как оформить отпуск авансом в 2017 году
Процедура подготовки документов для авансового отпуска практически ничем не отличается от оформления стандартного отпуска. Основным отличием здесь является текст заявления, которое пишется сотрудником. Если при уходе в обычный отпуск работник ссылается в заявлении на заранее составленный и утвержденный руководством график, то при написании заявления на отпуск авансом, необходимо указывать причину, по которой возникла такая необходимость.
Далее работодатель изучает заявление и выясняет, действительно ли отпуск так необходим сотруднику. После того, как будет получено согласие начальника, представители отдела кадров готовят приказ о предоставлении сотруднику отпуска, а также о его оплате. Работник проходит процедуру ознакомления с приказом и получает положенные ему отпускные.
Нужно учитывать тот факт, что сотрудник, который отработал в организации менее полугода, не имеет права требовать отпуск авансом (за исключением отдельных категорий граждан, о которых говорилось выше). Но в случае необходимости он может достичь договоренности по этому вопросу со своим руководителем.
Очень часто начальство идет на уступки и разрешает новоиспеченным работникам взять отпуск за неотработанное время. Хотя решение данной проблемы является сугубо индивидуальным, так как не все руководители идет на такой шаг и не рискуют потом задаваться проблемой возврата отпуска, выданного авансом.
Таким образом, если начальник дал согласие на получение отпуска заранее, сотруднику нужно правильно составить заявление. Типовой образец выглядит примерно так:
Директору ООО “——“
И.И. Иванову
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне очередной оплачиваемый отпуск в период с 10.01.2017 по 30.01.2017
25.12.2016
Менеджер отдела продаж
ООО ——- Петров А.А.
Руководитель предприятия должен написать на данном заявлении резолюции произвольного характера, например, «включить в приказ» или «приобщить в дело».
Если женщина, устроившаяся на новое место, не отработала полгода и уже планирует , то она имеет право на получение ежегодного отпуска авансом до отпуска по беременности. Для этого ей необходимо написать стандартное заявление на отпуск, пример которого приведен немного выше.
Приказ, в котором будет указано на предоставление сотруднику отпуска авансом, имеет типовое строение и,как правило, разрабатывается в каждой организации с учетом ее особенностей.
Общим примером приказа может служить следующий вариант:
ООО «Созвездие»
26.12.2016 № 126
В связи с поступлением заявления от П.П. Петрова от 25.12.2016
Приказываю:
1. Предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск П.П. Петрову, менеджеру отдела продаж ООО «Созвездие» в период с 10.01.2017 по 30.01.2017.
2. Бухгалтерии произвести соответствующие начисления.
3. Приказ довести до заинтересованных лиц.
Директор ООО «Созвездие» И. Иванов
Что касается отметок о начислении отпуска авансом в графике отпусков, здесь ситуация в различных сферах деятельности расходится. Например, в коммерческих организациях в графике проставляется фактическое количество израсходованных дней в том или ином месяце. Если сотрудник «отгулял» не весь отпуск заранее, то на следующий год в графике отмечается конкретное количество дней, которые ему положены. А вот в бюджетной сфере у кадровиков могут возникнуть сложности.
Очень часто руководство требует писать в графике отпусков «28 дней» и в текущем, и в следующем году, не беря в учет, что в случае увольнения сотрудника до следующего отпуска, расходы понесет учреждение. Именно поэтому руководители многих предприятий крайне неохотно идут навстречу сотрудникам, требующим отпуск авансом, так как могут впоследствии столкнуться с рядом финансовых проблем.
Например: Васильев устроился на работу в компанию в марте 2016 и был включен в график отпусков на декабрь 2016 года. Но его не устроил тот факт, что он будет вынужден отдыхать в зимнее время года. По договоренности с руководством Васильев использовал отпуск авансом в количестве 20 дней в августе 2016 года. На следующий год у него осталось 8 неиспользованных дней и он опять не захотел идти в отпуск в декабре. И тут уже начальник отказал ему в переносе отпуска на более раннее и теплое время в связи с отсутствием веских оснований для такого переноса. В сентябре 2016 года Васильев уволился из организации по собственному желанию.
Что было бы, если бы он перед этим отгулял отпуск авансом? Предприятие оплатило бы ему время, которое он не отработал. Как удержать излишне выплаченные отпускные – этот вопрос волновал бы кадровиков и бухгалтера организации в данном случае.
Сотрудники кадровых подразделений часто переживают из-за того, понесут ли они ответственность в случае увольнения работника до того, как он отработал свой авансовый отпуск. В этом случае беспокоиться не о чем, так как решение о предоставлении отпуска работникам принимает руководитель организации, поэтому он и несет материальную ответственность при любых внеплановых ситуациях. Удержание при увольнении сотрудника ни коим образом не коснется кадровика.
Финансовые вопросы
Пример: руководитель ООО «Бонус» Андреев подписал себе отпуск авансом. Данный отпуск ничем не предусмотрен и не регламентирован, в график не включен. Бухгалтер задается правомерным вопросом: за счет каких средств отразить расходы на выплату отпускных по финансовым и налоговым учетам?
В данной ситуации выданные авансом отпускные следует отражать по дебету зарплатных счетов, не учитывая резерв на выплату отпускных.
Начисление отпускных авансом осуществляется точно также, как и при начислении стандартных отпускных.
Удержание денег с сотрудника, который отгулял отпуск за неотработанные дни, производится далеко не всегда и не всеми работодателями. Избежать такого удержания можно, подписав с сотрудником соглашение о прощении ему долга. Таким образом, руководитель отказывается от права требовать от уволенного сотрудника возврата отпускных.
Если же работодатель не намерен прощать долг бывшему сотруднику, то бухгалтерии придется немного потрудиться. Исчисление задолженности будет осуществляться в несколько этапов:
- Определение количества неотработанных дней отпуска.
- Выяснение сведений о среднем заработке за день.
- Расчет авансовой суммы отпускных.
Получить долг от увольняющегося сотрудника можно потребовав от него сделать это в добровольном порядке или обратившись в судебные органы.
Судебная практика
Если изучить обзоры судебной практики Российской Федерации, то наши суды практически всегда отказывают работодателю в иске о возврате отпускных, выданных сотруднику за неотработанное время. Такие выплаты не являются материальным ущербом, излишне насчитанной зарплатой из-за счетной ошибки.
Алгоритм взыскания таких задолженностей не регламентирован трудовым законодательством. Нередко это приводит к тому, что недобросовестные сотрудники предприятий могут заранее спланировать получение отпускных авансом с последующим увольнением. Поэтому работодатель должен хорошо подумать о том, нужно ли давать работнику отпуск авансом.
Начиная со второго рабочего года очередные отпуска предоставляются работникам независимо от того, сколько фактически отработано месяцев периода, за который предоставляется отпуск. В случае увольнения работника, получившего отпуск авансом, бухгалтер может столкнуться с проблемой удержания и учета для целей налогообложения сумм излишне выплаченных отпускных.
Трудовой кодекс допускает отпуск авансом
Конституция РФ гарантирует работникам, которые трудятся в организациях по трудовым договорам, предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). Для работодателя такая обязанность установлена в ст. 122 Трудового кодекса РФ.
В Трудовом кодексе есть одно ограничение. Оно относится к первому году работы физического лица в организации. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает у работника только по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. Но по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до окончания этого срока. Обратите внимание: в первый год работы пойти в отпуск досрочно имеют право:
— женщины - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
Работники в возрасте до 18 лет;
Работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев.
Со второго года работы работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск в любое время года (согласно графику отпусков) независимо от того, отработал сотрудник рабочий год полностью или нет. Напомним, что рабочий год для каждого сотрудника определяется индивидуально с даты его трудоустройства в организацию.
Кроме того, ТК РФ не предусматривает предоставление отпуска пропорционально отработанному времени. Поэтому ситуация, когда отпуск предоставляется авансом, не только допустима, но и весьма распространена.
Если говорить о совместителях, Трудовой кодекс прямо предусматривает возможность предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска авансом. Дело в том, что работодатель должен отправить в отпуск совместителя в то же время, когда он берет отпуск по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, отпуск предоставляется авансом (ст. 286 ТК РФ). При этом специалисты Федеральной службы по труду и занятости в своих разъяснениях указывают: даже если совместитель попросит предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск не одновременно с ежегодным отпуском по основному месту работы, то у организации нет достаточных оснований для удовлетворения такого заявления. Это связано с тем, что в данной ситуации работник не сможет полноценно отдохнуть, поскольку, находясь в отпуске по основному месту работы, он будет работать по совместительству, и наоборот (письмо Роструда от 08.05.2009 № 1248-6-1).
Если работнику предоставили отпуск авансом и после этого он увольняется, выходит, что он получил сумму отпускных в большем размере. Отпускные за неотработанные дни отпуска признаются задолженностью работника перед работодателем.
К сожалению, в Трудовом кодексе не сказано, как рассчитать дни отпуска, которые работник отгулял авансом. Поэтому можно воспользоваться методикой расчета, приведенной в п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.30 № 169. Этот документ до сих пор действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.
Итак, сначала нужно определить количество месяцев, отработанных сотрудником в рабочем году, в счет которого был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. Обратите внимание: в расчет включаются только полностью отработанные месяцы. Если месяц отработан не полностью, нужно действовать так. Остаток до 14 календарных дней включительно из подсчета исключается, а остаток от 15 календарных дней и больше округляется до полного месяца.
Пример 1
Менеджер ООО «Сегмент» Д.Ю. Петров 31 марта 2010 г. увольняется по собственному желанию. В феврале 2010 г. работник находился 28 календарных дней в ежегодном оплачиваемом отпуске. Рабочий год для предоставления отпуска - с 13 ноября 2009 г. по 12 ноября 2010 г.
Получается, что в рабочем году сотрудник отработал 4 месяца и 18 дней. Для расчета суммы удержаний количество отработанных месяцев по правилам округления будет равно 5.
Далее следует определить количество дней отпуска за отработанные месяцы исходя из расчета 2,33 дня за один месяц (28 дн. : 12 мес.) (письма Роструда от 26.07.2006 № 1133-6 и от 23.06.2006 №944-6). Умножением полученного количества дней на средний дневной заработок определяется сумма отпускных, причитающаяся работнику за отработанные месяцы.
Излишне уплаченная сумма определяется как разность фактически выплаченных отпускных и суммы отпускных за отработанные месяцы.
При определении количества календарных дней неиспользованного отпуска, подлежащих оплате при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, округление их законодательством не предусмотрено.
Поэтому, если в организации принимается решение об округлении, например, до целых дней, это надо делать не по правилам арифметики, а в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17)
Переплату можно удержать из заработной платы
Работодатель имеет право удержать задолженность работника из его заработной платы. Это позволяет сделать ст. 137 ТК РФ. В ней сказано, что удержание из заработной платы работника для погашения задолженности перед работодателем может производиться в том числе для возврата излишне полученных отпускных за неотработанные дни отпуска. Однако работодатель не всегда может воспользоваться данной нормой Кодекса. Удержание невозможно, если работник увольняется по одному из следующих оснований:
Отказ работника перейти на другую работу, когда такой перевод необходим ему в соответствии с медицинским заключением или у работодателя нет соответствующей работы (п. 8 ст. 77 ТК РФ);
Ликвидация организации или сокращение численности или штата (п. 1 и 2 ст. 81 ТК РФ);
Смена собственника организации (в отношении руководителя, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 ст. 81 ТК РФ);
Призыв в армию (п. 1 ст. 83 ТК РФ);
Восстановление работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ);
Неспособность к работе по медицинскому заключению (п. 5 ст. 83 ТК РФ);
Смерть работника (п. 6 ст. 83 ТК РФ);
Чрезвычайные обстоятельства - война, катастрофа и т.п. (п. 7 ст. 83 ТК РФ).
Работодатель имеет право взыскать из заработной платы работника не более 20% суммы причитающихся ему выплат (ст. 138 ТК РФ). На этом этапе возникает вопрос: нужно ли для определения максимальной суммы удержания заработную плату уменьшать на НДФЛ, начисленный с причитающихся работнику выплат? На этот счет существуют две позиции.
Сторонники первой позиции считают, что заработная плата должна быть уменьшена на сумму НДФЛ. Такая точка зрения основана на положениях ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве». В ней сказано, что размер удержаний из заработной платы и иных видов доходов должника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.
Однако в ст. 138 ТК РФ речь идет именно о заработной плате, причитающейся работнику, и ничего не сказано о том, что размер удержания определяется за минусом НДФЛ. А применять нормы Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ в данной ситуации некорректно. Ведь этот закон предназначается для определения условий и порядка принудительного исполнения судебных актов. Так считают сторонники второй позиции.
Нужно ли корректировать налоги и страховые взносы?
В момент выплаты отпускных налоговый агент обязан был удержать НДФЛ из доходов работника. Если сумма отпускных признается излишне выданной, получается, что работодатель удержал из дохода работника и НДФЛ в большей сумме. Поэтому при удержании излишне выплаченных отпускных необходимо вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ. Для этого работник должен написать заявление о возврате (п. 1 ст. 231 НК РФ). Аналогичной позиции придерживаются и специалисты Минфина России (письмо от 14.01.2009 № 03-04-05-01/5).
Тем не менее, если отпуск, предоставленный авансом, и увольнение работника приходятся на один налоговый период, бухгалтер может скорректировать НДФЛ в момент расчета с работником. Для этого необходимо исчислить налог после того, как из заработной платы будут удержаны излишне выплаченные отпускные.
С суммы отпускных компания должна была начислить не только НДФЛ, но и страховые взносы во внебюджетные фонды. Нужно ли их пересчитывать, если часть отпускных оказалась излишне выданной. На наш взгляд, в данном случае перерасчет делать не надо. Просто в периоде увольнения страховые взносы будут начисляться на сумму дохода работника с учетом удержанных сумм.
Кроме того, компании не придется подавать и уточненные расчеты во внебюджетные фонды. Дело в том, что такие расчеты нужно представить только в том случае, когда бухгалтер обнаружит в уже сданной отчетности ошибки, приводящие к занижению базы для начисления взносов (п. 1. ст. 17 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Но в нашем случае в периоде начисления взносов на сумму отпускных компания не допустила ошибки. Значит, и уточненные расчеты сдавать не надо.
Заметим, что аналогичным образом рассуждали специалисты Минфина России при рассмотрении вопроса о корректировке ЕСН и взносов в Пенсионный фонд при удержании из доходов работника излишне выданных отпускных (письмо Минфина России от 06.03.2007 № 03-04-06-02/38). Такой же позиции придерживались и налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 29.05.2008 № 21-18/461).
Что касается налога на прибыль, сумму удержанных отпускных необходимо включить в состав внереализационных доходов (письмо УФНС России по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467). При этом никакие уточненные декларации компания не должна представлять в налоговые органы. Ведь, как уже отмечалось, никакой ошибки допущено не было (ст. 54 НК РФ).
Внимание
При отражении в бухучете возврата излишне полученных сумм за отпуск на указанную сумму сторнируется дебет счетов учета затрат на производство и кредит счета учета расчетов с персоналом по оплате труда. Сумма средств, поступивших в кассу организации от увольняемого сотрудника, отражается по дебету счета учета кассы в корреспонденции с кредитом счета учета расчетов с персоналом по оплате труда (письмо Минфина России от 20.10.2004 № 07-05-13/10)
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете удержание излишне выплаченных сумм отпускных отражается сторнировочными записями. Такой порядок Минфин России предложил в письме от 20.10.2004 № 07-05-13/10.
Пример 2
Продолжим пример 1. Допустим, сумма излишне выплаченных отпускных составила 4000 руб. Заработная плата за март 2010 г. - 25 000 руб. Излишне полученные отпускные удержаны из заработной платы. В организации принято решение, что максимальный размер удержаний из заработной платы работников определяется без учета НДФЛ. Максимальная сумма удержания составила 5000 руб. (25 000 руб. х 20%). Поэтому вся задолженность работника может быть удержана из его заработной платы.
В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:
- 25 000 руб. - начислена заработная плата за март 2010 г.;
Дебет 70 Кредит 68
- 2730 руб. [(25 000 руб. - 4000 руб.) х 13%] - удержан НДФЛ;
Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 70
- 4000 руб. - сторно на сумму отпускных за неотработанные дни отпуска;
Дебет 70 Кредит 50
- 18 270 руб. (25 000 руб. – 4000 руб. – 2730 руб.) - выплачена заработная плата с учетом удержанных сумм;
Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 69-1
- 609 руб. [(25 000 руб. – 4000 руб.) х х 2,9%] - начислены взносы в ФСС России;
Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 69-2
- 4200 руб. [(25 000 руб. – 4000 руб.) х 20%] - начислены взносы в ПФР;
Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 69-3-1
- 231 руб. [(25 000 руб. – 4000 руб.) х х 1,1%] - начислены взносы в ФФОМС;
Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 69-3-2
- 420 руб. [(25 000 руб. – 4000 руб.) х х 2,0%] - начислены взносы в ТФОМС;
Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 69-4
- начислены взносы в ФСС России по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Взыскание через суд
Если работодатель не сможет полностью удержать задолженность из заработной платы сотрудника и при этом работник откажется добровольно ее погасить, организация может обратиться в суд. В данной ситуации неотработанные суммы отпускных будут расцениваться как необоснованное обогащение работника. А такие суммы подлежат возврату на основании ст. 1102 ГК РФ.
Заметим, что в ст. 1109 ГК РФ установлено, что заработная плата и приравненные к ней платежи, предоставленные физическому лицу в качестве средств к существованию, не подлежат возврату. Однако отпускные не являются заработной платой. Ею признается вознаграждение за труд (ст. 129 ТК РФ). Аналогичной точки зрения придерживается и Роструд (письмо от 24.12.2007 № 5277-6-1).
Пример 3
Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что сумма излишне полученных отпускных составила 10 000 руб., а удержать из заработной платы удалось только 5000 руб. При этом работник отказался добровольно погашать остаток задолженность перед работодателем в размере 5000 руб. Руководство организации приняло решение взыскать сумму излишне полученных отпускных в судебном порядке.
В бухгалтерском учете сделана проводка:
Дебет 76 Кредит 70
- 5000 руб. - отражена задолженность по излишне выплаченным отпускным.
В налоговом учете излишне выплаченные суммы отпускных, которые не были возвращены работодателю, нельзя признать расходом. Дело в том, что этот расход не является обоснованным (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой позиции придерживаются налоговые органы (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).
Однако из разъяснений Минфина России, содержащихся в письме от 10.12.2009 № 03-03-06/1/799, можно сделать вывод, что корректировать расходы на сумму излишне выплаченных отпускных не нужно.
В тот момент, когда компания вернет излишне выплаченные отпускные, они будут включены в состав внереализационных доходов (письмо УФНС России по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467).
Внимание
Минфин России в письме от 10.12.2009 № 03-03-06/1/799 разъяснил, что образовавшаяся задолженность по заработной плате за неотработанные дни отпуска, по которой истек срок исковой давности, не может быть принята к учету в целях налогообложения прибыли
Вопрос:
Рабочий год работника начинается с 14 января по 14 января. Работник уже отгулял отпуск полный за период с 14 января 2015 года по 14 января 2016 года. Может ли работник взять отпуск за будущий год, если новый рабочий год с 14 января 2016 года по 14 января 2017 года еще не начался. Судя по статье 122 нет запретов предоставления отпуска авансом. Или может ли взять несколько календарных дней в счет будущего отпуска.
Ответ:
Трудовой Кодекс Российской Федерации не содержит норм, запрещающих предоставление оплачиваемого отпуска авансом. Эксперты по трудовому праву придерживаются точки зрения, что предоставление работнику оплачиваемого отпуска авансом является правом, а не обязанностью работодателя. Ниже в ответе будут приведены выдержки из консультаций экспертов по данному вопросу (консультации см. в приложении к ответу).
Согласно ст.122 Трудового Кодекса РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.
ст. 122, «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 13.07.2015) {КонсультантПлюс}
Как видно из данной нормы, законодатель не ставит в зависимость отработки полного рабочего года для того, чтобы получить оплачиваемый отпуск. Другими словами, не исключается возможность предоставления в одном календарном году двух отпусков за разные рабочие годы.
Вместе с тем отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. Исходя из этого можно сделать вывод, что, если у работника наступило право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска за следующий рабочий год, оснований для отказа в предоставлении отпуска не имеется. А если не наступило такое право, то считаем, что обязанности работодателя предоставлять отпуск за следующий рабочий год, право на который в настоящее время не наступило, не имеется.
{Вопрос: У работника жена находится в отпуске по беременности и родам. В связи с этим он написал заявление с просьбой о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска. Может ли работодатель отказать в предоставлении такого отпуска, если в 2014 г. работник уже использовал свой отпуск? (Консультация эксперта, 2014) {КонсультантПлюс}}
Так как работница уже использовала ежегодный оплачиваемый отпуск в текущем рабочем году в январе, право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска перед беременностью и родами ею утрачено. Обязанности по предоставлению отпуска авансом у работодателя нет, однако он вправе предоставить такой отпуск.
{Вопрос: ...Работница принята на работу с 01.07.2013. Очередной отпуск ею использован полностью в январе 2014 г. Можно ли на основании справки о беременности предоставить ей отпуск за будущий период перед отпуском по беременности и родам в августе 2014 г.? (Консультация эксперта, 2014) {КонсультантПлюс}}
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.
Из указанных положений ТК РФ можно сделать вывод, что право работника на использование отпуска до начала рабочего года, за который он предоставляется, не предусмотрено.
Таким образом, если работница в рассматриваемой ситуации просит предоставить ей отпуск за следующий рабочий год (когда текущий рабочий год не закончился), то, на наш взгляд, в указанном требовании следует отказать.
{Вопрос: Работница, использовавшая ежегодный основной оплачиваемый отпуск за текущий рабочий год, обратилась к работодателю с требованием предоставить ей отпуск по беременности и родам, а перед ним - ежегодный оплачиваемый отпуск за следующий год. Обязан ли работодатель выполнить указанное требование? (Консультация эксперта, 2015) {КонсультантПлюс}}
Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, август 2015 г.
При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.
Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.сайт).
Четкого определения такому виду отдыха в законодательстве нет, но существует общепринятое его понимание, применяемое в организациях. Отпуск авансом – не отработанные дни, которые определяются вычитанием заслуженных дней отдыха из суммарно полученных, предоставляемые конкретному работнику до окончания его полного рабочего года.
Какой вид отпускного отгула может быть предоставлен по авансовой системе?
Такой вид отдыха предполагает получение работником не менее четырнадцати дней авансом, что определяется законодательно. Выдается такой отпуск руководителем по договоренности , обязательств по его предоставлению не имеется.
Важно! Дни отдыха, полученные авансом, обязательно должны быть использованы, просто денежная компенсация не допустима.
Категории сотрудников, которым нельзя отказать в предоставлении отпускных дней за следующий год
Как оформить?
Правильное оформление отпуска авансом требует составления двух документов:
- заявления от работника, с просьбой о предоставлении отдыха наперед;
- приказ руководителя компании, если он согласен.
Заявление на такой вид отпуска пишется так же, как и на обычный ежегодный плановый, только тут понадобится еще указать причину ухода на досрочный отдых и нужный период. Заявление будет выглядеть примерно так:
ООО «Автосервис»
Директору П.П. Селиванову
от ведущего бухгалтера К.А. Куровой
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне, Куровой Кристине Александровне, очередной отпуск с 12 августа 2017 года на восемнадцать дней. Причина досрочного отпуска – внезапный отъезд в другой город по семейным обстоятельствам.
Подпись: _________ Расшифровка подписи: К.А. Курова
При согласии с просьбой, указанной в заявлении сотрудника, руководителем издается соответствующий приказ
. Существует унифицированная форма приказа Т-6. Обычно она заполняется так:
ООО «Автосервис»
ПРИКАЗ №1 от 03.08.2017г.
В связи с поступлением заявления от К.А. Куровой от 02.08.2017г.
Приказываю:
- Предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск авансом Куровой К.А., ведущему бухгалтеру ООО «Автосервис», в период с 12.08.2017 по 30.08.2017, в связи с внезапным отъездом в другой город по семейным обстоятельствам.
- Бухгалтерии произвести соответствующие начисления.
- Приказ довести до заинтересованных лиц.
Директор ООО «Автосервис» П.П. Селиванов Подпись________
Справка! Окончательная форма приказа на предоставление отпуска авансом разрабатывается внутри каждой компании, с учетом ее внутрифирменных особенностей.
Как рассчитать выплату?
Отпускные по такому виду отдыха рассчитываются примерно так же, как и по плановому.
Курова К.А. попросила 18 дней отдыха авансом, поэтому расчет отпускных будет произведен только на этот период времени.
Порядок вычисления:
- Среднемесячная Зп = (Зп1+Зп2+…+Зп12)/12 = 306 000/12 = 25 500 руб.
- Среднедневная Зп = Среднемесячная зп/29,3 = 25 500/29,3 = 870 руб.
- Отпускные за 18 дн. (без вычета ПН) = Среднедневная зп×18 дней = 870×18 = 15 660 руб.
- Подоходный налог = 15 660×13% = 2 036 руб.
- Отпускные за 18 дней = 15 660-2 036 = 13 624 руб.
Пояснение:
- 29,3 – среднее количество дней в месяце.
- ПН – подоходный налог.
Исходя из расчетов, Курова К.А. получит 13 624 рубля за 18 дней своего отпуска.
Имеет ли право работодатель отказать в предоставлении?
Согласно ТК РФ, работодатель имеет право отказать в предоставлении такого отдыха своему сотруднику . Наказания за отказ никакого не предусмотрено.
Важно! Не подписать заявление наниматель может даже гражданам, относящимся к льготной категории, если они не предоставят все бумаги, утверждающие их принадлежность к одной из них.
Наилучшим выходом станет добросовестное поведение на рабочем месте и установление доверительных отношений с руководителем.
Взятие с последующим увольнением – варианты развития событий
Согласно статье 137 ТК РФ , дни отпуска, отгулянные наперед, перед увольнением могут быть удержаны
. Для этого делается соответствующий приказ руководителя.
Согласно статье 138 ТК РФ , удержать с заработной платны получится только 20% от суммы отпускных, оплаченных авансом.
Вернуть уплаченные отпускные не получится если:
- увольнение исходило от руководителя;
- трудовой договор расторгнут по соглашению сторон;
- работник попал под сокращение;
- нетрудоспособность сотрудника составила более 4 месяцев, кроме декретного отпуска;
- закончился срок действия трудового договора;
- призыв в армию;
- изменились условия труда, и работник решил уволиться, так как не согласен с ними;
- уход на заслуженную пенсию.
В ситуациях, когда работник сходил в отпуск авансом, а потом в скором времени решил расторгнуть трудовые отношения, станет для нанимателя особой проблемой. Ведь в таком случае, удерживать заранее выплаченные отпускные будет не из чего.
Существует два варианта развития событий:
Согласно ч. 4 статьи 137 ТК РФ , забрать излишне уплаченные денежные средства с сотрудника не получится.
Исключение возможно, если только:
- существуют у работника нарушения по ч. 3 статьи 155 или ч. 3 статьи 157 ТК РФ и вина признана;
- допущена ошибка в бухгалтерском счете;
- заработная плата выдана по причине незаконных действий работника, установленных в судебном порядке.
Исходя из судебной практики, шансы работодателя вернуть денежные средства, выплаченные согласно заявления и приказа об отпуске авансом, минимальны. Лучшее решение – договориться с работником без судебных тяжб.
Законодательство достаточно хорошо защищает работников и, довольно часто, при судебных разбирательствах становится на их сторону. Конечно, если только сотрудник не является нарушителем трудовой дисциплины.
Всем ведомо о том, что ежегодные отпуска всегда зарабатываются, а не даются просто так. Все календарные отпуска распределяются по времени, по каждому сотруднику и сводятся в одном графике. Но бывают случаи, когда требуется уйти на отдых раньше положенного срока, тогда не всегда становится понятным, предусматривает ли закон возможность взять отдых за неотработанные еще дни.
Оказывается, что статьей 122 Трудового Кодекса (далее – ТК РФ), определяется положение о предоставлении отпуск авансом только после того, как человек на предприятии проработает положенный срок. Для правильного оформления требуется знать, есть ли риски для работника либо
Как рассчитываются неотработанные дни, идущие в счет отпуска
Чтобы рассчитать удержания с работника, нужно сначала определить расчетный период – количество тех дней, которые были отгуляны подчиненным, но еще не отработаны.
Для этого просто берут стандартный период времени, который приходится на ежегодный отпуск по закону и разделить на количество месяцев в году: 28 / 12 = 2,33 дня.
Если же сотрудник, к примеру, отработал всего лишь 10 месяцев, то тогда расчет будет давать следующие результаты: 27 дней – (2,33 х 10 месяцев) = 3,7 дней.
На полученные дни нужно умножать сумму отпускных (1550 руб. х 3,7 дней = 5735 руб.), и будет получаться будущий долг работника (5735 руб.), который он может либо отработать, либо уплатить работодателю деньгами.
Удержания при предоставлении отпуска авансом
Право работодателя удержать с работника сумму задолженности из-за получившихся неотработанных рабочих дней по причине преждевременного ухода в отпуск, дается ст.137 ТК РФ, а также Правилам об очередных либо дополнительных отпусках, которые были утверждены НКТ СССР №169 от 30.04.30г, действующие до сих пор.
Несмотря на то, какова получилась сумма задолженности за рабочий год, общими Правилами нельзя удерживать с работника суммы в размерах больших, чем 20%. Это прописано в ст.138 ТК РФ. Когда не хватает денег, чтобы полностью покрыть долг работника перед предприятием, тогда возможный вариант выхода может быть договоренность между работодателем и работником.
Иногда работник может согласиться какое-то количество дней исполнять свои должностные обязанности, чтобы отгулянный отпуск был полностью отработан. И только после этого работодатель может дать свое согласие на его увольнение, подписать заявление. Тем не менее, работник может и отказать, не исполнить просьбу работодателя отработать дни, тогда подчиненному нужно либо оплатить деньгами свою задолженность, либо его к этому принудят через суд.
Судебное учреждение в данном случае иногда будет на стороне работодателя, и полученный отгулянный отпуск увольняющемуся сотруднику придется как-то компенсировать – отрабатывать или платить. Но иногда суд может решить дело в пользу работника.
Если уже совсем не получится никаким образом вернуть долг от работника, то тогда, чтобы не потерпеть ущерб из-за налогов, можно просто переждать время для списания должным образом долга.
Списывать нужно его как безнадежную задолженность, которая включена должна быть во внереализационные расходы. Об этом говорится в ст.391 и 392, а также подпункта 2 пункта 2 ст.265 НК РФ. Есть случаи, при которых никаким образом удерживать денежные суммы нельзя. К ним относятся увольнения следующего порядка:
- когда подчиненный отказался переводиться на другую работу по состоянию здоровья или по иным причинам, предусмотренным законом (п.8 ст.77 или ст.73 ТК РФ);
- в период ликвидации предприятия (п.1 ст.81 ТК РФ);
- в периоды сокращения штатов (п.2 ст.81 ТК РФ);
- когда меняется собственник предприятия, компании и приходится увольнять людей (п.4 ст.81 ТК РФ);
- предоставление беременной отдыха ;
- увольнение в связи со службой в армии (п.1 ст.83 ТК РФ) и другие случаи, описываемые в статьях трудового законодательства.
Взять оплачиваемый отпуск можно только после того, как будет отработано подчиненным 6 месяцев. Или же по предварительной договоренности с работодателем – можно идти в ежегодный отпуск раньше, даже если вы еще не отработали полгода.
Если работник собирается после отпуска увольняться, то с его выходного пособия, либо заработка будет удержана сумма отпускных. Но не во всех случаях это делается. Если работник не хочет платить, тогда должен отработать отгулянные дни, а затем увольняться.