В этой статье мы рассмотрим документ, который называется заявлением на возмещение расходов фсс. Мы внимательно рассмотрим этот вопрос и опишем многие нюансы, которые стоит соблюдать при заполнении бланка заявления на возмещение расходов фсс в 2015 году. В начале статьи мы сделаем некое введение в общую суть дела, чтобы даже обыватели могли усвоить, в чем, собственно, здесь дело и с чем его едят. В конце же статьи у вас будет возможность скачать образец и бланк формы заявления на возмещение расходов фсс. Итак, приступим к введению.
Возмещение расходов ФСС
Давайте сразу уберем все неясности в этой формулировке. Что за сокращение - ФСС? ФСС - это Фонд социального страхования Российской Федерации. Как происходит возмещение расходов? Обо всем по порядку.
Бывают такие ситуации, что расходы какой-либо компании на социальное страхование в итоге получаются больше, чем начисления по страховым взносам. Расходы на социальное страхование могут быть, к примеру, в виде оплаты лечения, выплаты отпускных, выдачи пособия на детей и прочее. Компания может сделать меньше то количество платежей, которое подлежит начислению в ФСС через больничные выплаты, которые, естественно, подсчитываются в соответствии со всеми законодательными рамками. Говоря простым языком, денежные средства здесь будут перечисляться, начиная лишь с 4 больничного дня работника. Первый, второй, третий день больничного компания должна оплачивать самостоятельно. Совсем другая ситуация возникает, если заболевает не сотрудник, а его родственник. В этом случае, ФСС оплачивает больничный сотруднику уже с первого дня.
Сразу предупредим, что это все относится только к ОМС (Обязательное медицинское страхование), то есть только при этом виде страхования выплаты по больничным дням, декретным дням идут в зачет страховых перечислений Фонда Социального Страхования Российской Федерации. В этом случае, «не работают» пенсионные накопления, страховка от несчастных случаев и прочее.
Подводя итог всему вышесказанному, добавим, что в том случае, когда перечисленные средства не могут покрыть сумму выплачиваемых пособий, компания в праве «попросить» нужную сумму денег в Фонде социального страхования для оплаты «больничных» дней. Делать это нужно в отделе ФСС, который находится строго по месту регистрации.
После того, как представители компании собрали и подали необходимое количество документов, Фонд Социального Страхования обязан перечислить деньги не позднее, чем через десять дней, начиная с момента подачи. В общих чертах, процесс возмещения расходов ФСС выглядит так. Естественно, следует упомянуть и об ответных мерах Фонда социального страхования РФ - их сотрудники имеют право проверить всю законность ваших требований и выехать на «ревизию» в вашу компанию.
Иногда, чтобы удостовериться в законности возмещений, сотрудники просят предоставить представителей компании дополнительные бумаги
Когда происходит выездная «ревизия», естественно, срок в десять дней не может быть соблюден. Выплата, при положительном результате может быть только после проверки ФСС.
Заявление на возмещение расходов ФСС
Но давайте вернемся к нашему основному вопросу статьи - как оформить заявление на возмещение ФСС? Итак, поговорим об этом документе. Сразу оговоримся, что точных указаний по написанию заявления нет, есть только рекомендации и бланк, который прилагается на официальном сайте. Такой же бланк заявления на возмещение расходов ФСС вы можете скачать в конце нашей статьи.
Из-за того, что нет каких-либо стандартов, работники Фонда социального страхования РФ принимают заявление, написанные в свободной форме. Единственное важное условие - наличие корректных данных и реквизитов компании. Ознакомиться с данным, которые должны обязательно присутствовать в заявлении на возмещение расходов ФСС можно, открыв приказ Министерства Соцразвития РФ, который был выпущен в 2009 году. Итак, какие это данные:
- Прежде всего название и адрес страхователя
- Номер регистрации
- Конкретная цифра требуемой выплаты денежных средств
- Дата создания заявления
- Печати и подписи всех необходимых сотрудников
Также хочется добавить, что в заявлении на возмещение расходов ФСС нужно четко и доступно прописывать тот факт, что организация требует возмещения денежных средств. В противном случае, без четкой формулировки, сроки перечисления могут затянуться на неопределенный срок. Четкая формулировка цели заявления нужна для того, чтобы в Фонде социального страхования вас поняли правильно и не отнесли вас, скажем, к компании, которая просит денежные средства на социальные выплаты.
Будьте предельно внимательны и бдительны, когда будете заполнять поле с расходами компании. В этих графах вы пишите только те денежные цифры, которые не смогли оплатить как взносы. То есть это будут те суммы, на возмещение которых вы надеетесь. Очень часто происходит, что по не знанию, люди прописывают там все пособия, и сотрудники Фонда социального Страхования просят создать заявление на возмещение расходов ФСС по — новой. А это, как вы уже догадались, большая потеря времени.
Через какое время организации перечислят нужную сумму?
Теперь, по логике нашего повествования, мы должны перейти именно к моменту перечисления денежных средств по заявлению на возмещение расходов ФСС. Определимся с конкретными сроками выплат. Как мы уже упоминали, выплаты Фонда социального страхования должны пройти не позднее, чем через десять дней с момента подачи заявления. Это если без «ревизий».
Если проверка все-таки назначается, то срок выплаты по заявлению на возмещение расходов становится гораздо больше - аж три месяца. Будьте внимательны, ведь для того, чтобы назначить камеральную «ревизию» в вашей компании Фонду социального страхования не нужно какого-либо приказа или распоряжения. Грубо говоря, если в первые десять дней деньги в вашу организацию не поступили, то ждите проверки со стороны ФСС. Как вариант, вы можете набрать номер телефона ФСС и узнать о статусе ваших выплат сразу же, без недомолвок и туманностей.
Нередко, работа многих граждан тесно связано с поездками. Одни сотрудники вынуждены посещать другие города или страны для встречи с партнерами, в обязанности других работников входит посещение различного рода структур, к примеру, налоговой инспекции.
Нередко, специфический рабочий режим вынуждает сотрудников возвращаться домой в позднее время.
Для большинства организаций, собственное транспортное средство, посредством которого персонал может выполнять свои обязанности роскошь. В таких случаях, работодатель компенсирует сотрудникам стоимость проезда.
Какие затраты подлежат возврату
Компенсация стоимости проезда представляет собой денежные выплаты, которые предусмотрены уставом компании с целью возмещения работникам финансовых затрат, связанных с выполнением их трудовых обязательств.
Подобные обязательства руководителей регламентированы не только внутренним уставом компании, но и установленным на территории РФ Трудовым Кодексом, регулирующим права и обязанности, как работников, так и руководителей.
Использование личного транспортного средства сотрудника в рабочих целях
В соответствии с установленными нормами, работник вправе требовать компенсацию за использование личного транспорта в рабочих целях.
Обязательство работодателя выплачивать компенсацию имеет юридическую силу лишь в том случае, если сотрудник заранее оговорил условия эксплуатации личного авто и получил его согласие.
Для справки. Договоренность между работодателем и сотрудником должна быть закреплена соответствующим договором (). Документ должен содержать в себе данные о сумме компенсации и особенностях выплаты, так как Законодательная база не регулирует финансовый вопрос.
Работодатель, в свою очередь должен возместить работнику следующие виды расходов:
- использование машины;
- износ средства передвижения.
Аренда авто у сотрудника
Установленными нормами предусмотрена возможность аренды организацией личного транспортного средства работника. Как показывает практика, такой вид договоренности схож с предыдущим, так в основном автомобилем управляет его владелец.
В таком случае, работодатель обязывается компенсировать следующие виды расходов разъездного характера:
- аренда имущества;
- растраты на ГСМ и технический осмотр авто;
- ремонт средства передвижения;
- содержание машины.
Как и в ранее описанном случае, работодатель и работник должны заключить договор, содержащий условия аренды и соответствующих выплат.
Видео: Компенсации ГСМ
Приобретенные проездные билеты на общественном транспорте
На многих предприятиях можно выделить категорию сотрудников, которые по рабочим причинам регулярно пользуются общественным транспортом.
В таких случаях, работодатель должен возмещать стоимость проезда, осуществленного в служебных целях.
Компенсации стоимости проезда включает в себя следующие пункты:
- цена проездного билета на любой тип общественного транспорта;
- растраты на оформление проездных услуг;
- растраты на приобретение постельных принадлежностей, к примеру, при поездке в поезде.
Стоит обратить внимание на тот факт, что сумма компенсации, а также перечень сотрудников, претендующих на выплаты, должен быть закреплен трудовым договором или нормативными актами.
Использование такси в рабочих целях
Нередко для рабочих целей у сотрудников возникает необходимость воспользоваться услугами такси. Как правило, услуга актуальна при маршруте отель – офис клиента – отель – аэропорт.
В том случае, если такой вид расходов целесообразен, работодатель должен их возместить работнику. Стоит отметить, что подобные растраты должны быть предусмотрены трудовым договором или нормативными актами.
Дополнительные траты
Трудовой кодекс предусматривает компенсацию работникам дополнительных расходов. В данном случае речь идет в основном о заграничных командировках.
Работодатель должен компенсировать следующие растраты :
- расходы на оформление заграничного паспорта;
- растраты на получение медицинского страхования;
- уплата консульских и аэродромных комиссий;
- оплата комиссий на право выезда или транзита транспортного средства;
- суточные денежные средства;
- оплата проживания в жилом помещении.
Таким образом, трудовой кодекс РФ защищает интересы работников, обязывая работодателей компенсировать затраченные денежные средства на проезд в рабочих целях.
Стоит отметить, что государственные нормы не регулируют маршрут сотрудника. Начальство вправе выбрать тип проезда до назначенного места на свое усмотрение. К примеру, вместо авиаперелета указать проезд на автобусе.
Оформление возмещения транспортных расходов сотруднику
Для возмещения транспортных расходов, сотрудники необходимо написать заявление на имя руководителя, в котором он просит вернуть затраченные средства.
Документ пишется в свободной форме, но он должен содержать в себе следующие пункты:
- ФИО сотрудника;
- дата поездки
- адрес пункта назначения;
- сумма затраченных денежных средств;
- приложения (к примеру, квитанции, билеты и прочее).
Подтверждение
Для получения компенсации проезда в рабочих целях, работнику нужно предоставить руководителю не только соответствующее заявление, но и подтверждение расходов.
К документации, фиксирующей расходы сотрудников можно отнести следующее:
- билеты, подтверждающие проезд до места командировки и обратно (железнодорожные, транспортные и прочие билеты);
- посадочные талоны при авиаперелетах;
- справка с железнодорожного вокзала, подтверждающая отсутствие прямого поезда (при проезде окружным путем);
- справка с железнодорожного вокзала, подтверждающая отсутствие ежедневного рейса (необходима при переносе сроков командировки).
Оплата проезда в режиме онлайн
Интернет не только позволяет гражданам сэкономить временной ресурс при покупке билетов на любой вид транспорта, но и вызывает некоторые трудности. Нередко сотрудники организации задаются вопросом о том, как предоставить подтверждение приобретения билетов в режиме онлайн.
На самом деле процедура предельно проста. Сегодня каждое банковское учреждение располагает интернет — банкингом. Каждый клиент банка является обладателем личного кабинета, для оперативного осуществления финансовых операций.
Для подтверждения факта покупки билетов через Интернет, сотруднику достаточно распечатать квитанцию из личного кабинета или обратиться с этой просьбой к работникам банковской структуры.
Расходы на личном авто сотрудника
Что касается аренды авто у сотрудника или использования им в трудовых целях личного транспорта, прямого подтверждения расходов не требуется. Это связано с тем, что руководство и работник заранее в договоре фиксируют сумму оплаты такого вида проезда.
Работнику достаточно косвенно подтвердить проезд в место командировки, предоставив руководителю приказ об отправлении его в другой город или в иной пункт назначения в рабочих целях.
Компенсации при отсутствии подтверждающей документации
В том случае, если работник по завершении командировки не может предоставить подтверждающих документов, начальство вправке поступить следующим образом:
- отказаться возмещать проездные расходы;
- возместить лишь часть расходов, на свое усмотрение.
Сотруднику, при отсутствии документов необходимо написать заявление на имя руководителя в произвольной форме.
Документ должен содержать следующие данные:
- ФИО сотрудника;
- дата и время отъезда в рабочих целях;
- используемый вид транспортного средства;
- цену приобретенных билетов;
- причину потери документов, подтверждающих покупку билетов.
В свою очередь, начальство, ознакомившись с заявлением должно сделать отметку, указав сумму компенсации или отказ возвращать затраченные денежные средства . По завершении, работник должен приложить заявление к авансовому отчету и передать в бухгалтерский отдел.
Стоит отметить, что руководитель государственных структур, даже при утере сотрудником подтверждающих расходы документов не может отказать в компенсации.
В соответствии с установленными нормами, запрещено ставить работников в худшее положение, чем установлено в Законодательной базе.
Таким образом, расчет компенсации будет происходить с учетом минимальной стоимости проезда:
- железнодорожные средства передвижения – плацкартный вагон;
- водное транспортное средство – каюта X группы, в случае речного транспорта – каюта III категории;
- автомобильное средство передвижения – автобус общего типа.
С частными организациями дела обстоят иначе. Выплата компенсации напрямую зависит от внутреннего регламента компании, в котором руководство предусмотрело пути урегулирования вопрос возмещения стоимости проезда сотрудников.
Таким образом, Трудовой Кодекс РФ предусматривает право сотрудников, как государственных, так и частных предприятий, получать компенсацию в денежной форме за проезд в рабочих целях.
Руководитель должен обеспечить возмещение растрат работника, а он, в свою очередь, должен документально подтвердить факт растрат разъездного характера, связанных с выполнением трудовых обязанностей.
Все работодатели обязаны направлять в Фонд социального страхования взносы на соц. расходы. В некоторых случаях реальные затраты на эти нужды значительно превышают размер начисленных средств. Тогда компании нужно обратиться в госорган по месту регистрации с просьбой покрыть образовавшуюся разницу. Возмещение расходов ФСС в 2017 году не зависит от выбранной системы налогообложения и доступно в любой период. Организации достаточно собрать все необходимые документы и обратиться с ними в уполномоченную структуру.
Первое, что потребуется компании, — надлежащим образом заполненная заявка. Чтобы получить ее образец, можно обратиться в государственный орган. Если у вас нет времени на посещение территориальной структуры, не беда: форма заявления в ФСС на возмещение 2017 не имеет четко обозначенной структуры, поэтому ее можно составить самостоятельно, самое главное – учесть все требования Фонда.
Для получения возмещения необходимы и другие документы.
Расчет произведенных взносов, представленный в виде заполненной формы 4-ФСС
Этот бланк содержит суммы перечисленных в фонд платежей, а также подтверждает их обоснованность. Его форма четко определена законом, ее можно скачать в интернете. При заполнении этого документа не должно быть никаких ошибок: они могут стать причиной отказа. Для возврата средств из ФСС нужно указать в бланке следующие данные:
- регистрационный номер страхователя в Фонде;
- код ОКВЭД;
- информацию о произведенных социальных выплатах;
- сведения о наличии или отсутствии задолженности перед органом;
- дату составления документа;
- подписи уполномоченных лиц компании.
Форму 4-ФСС не обязательно оформлять в конце отчетного периода. Ее можно заполнить в другое удобное время, например, в последний день месяца.
Документы, подтверждающие обоснованность выплаты организацией социальных взносов
Например, если компания перечислила пособие своей беременной работнице, то ей нужно предоставить в ФСС для возмещения расходов копию листка нетрудоспособности девушки. Не обязательно направлять в госорган оригинал: достаточно ксерокопии, заверенной в соответствии с требованиями Правительства РФ. Проследите за тем, чтобы документ содержал наименование поликлиники (больницы), наименование организации-работодателя, дату выдачи больничного, личные сведения беременной.
Если компания делает сотрудникам денежные перечисления по причине их большого трудового стажа, то обоснованность выплат подтвердят их трудовые книжки.
Подготовьте все документы для возмещения больничного в ФСС и смело обращайтесь в территориальный орган фонда за полагающейся вам компенсацией. Не забудьте о том, что сотрудник, предоставляющий документы в госорган, должен иметь при себе доверенность от организации, составленную в простой письменной форме, заверенную подписью гендиректора и печатью.
Справка-расчет
С 2017 года вступают в силу новые изменения законодательства, согласно которым для пособий, которые выплачиваются после первого января нового года, необходимо представлять также и справку-расчет. Такая справка должна будет включать в себя сведения о размере задолженности страхователя, размере страховых взносов, которые начислены к уплате, размере списанной задолженности и другие данные согласно п. 2 (1) Приказа Минздравсоцразвития России от 04.12.2009 N 951н.
Какие расходы подлежат возмещению?
Организации, действующие на территории России, обязаны перечислять в Фонд социального страхования взносы. Если они несут расходы на социальные выплаты, то могут уменьшить на них свою налоговую нагрузку.
Возмещение ФСС полагается компании в следующих случаях:
- если она выплачивает пособия по больничным листкам;
- если она делает своим сотрудницам выплаты по беременности и родам;
- если она переводит им пособия по уходу за ребенком;
- если она платит сотрудникам из-за инвалидности, полученной во время трудового процесса.
Это не полный перечень случаев, в которых организация имеет право уменьшить размер уплачиваемых в ФСС взносов. Если сумма фактически выданных средств превышает размер начисленных взносов, разница может быть возвращена из бюджета.
Как грамотно составить документы
Первое, что нужно для обращения в госорган, — заявление на возмещение расходов ФСС. Образец поможет вам оформить его правильно. В нем обязательно должно содержаться наименование компании, ИНН, КПП, регистрационный номер в ФСС, адрес организации.
Не забудьте приложить все документы, подтверждающие обоснованность произведенных платежей. Проверьте, чтобы они содержали все необходимые реквизиты.
Если все будет оформлено корректно, то Фонд удовлетворит вашу заявку и перечислит вам требуемую сумму.
Заявление на возмещение расходов ФСС 2017 (бланк + образец)
Вы узнаете как учесть расходы на подписку, если они оплачены банковской картой работника. Образцы документов, которые нужно составить.
В законодательстве нет запрета на приобретение сотрудниками товаров, работ, услуг, предназначенных для компании, с последующим возмещением им понесенных расходов. Расходы на подписку, которая необходима бухгалтерии для работы, не исключение. Оплатив подписку личной картой, бухгалтер вправе написать заявление директору с просьбой возместить расходы.
Поскольку предварительно подотчетных денег в кассе сотрудники в этом случае не получают, авансовый отчет составлять не нужно. Чтобы возместить расходы, компании достаточно письменного заявления или служебной записки с приложением документов, подтверждающих расходы.
Как составить заявление: образец
Унифицированной формы заявления о возмещении расходов нет, поэтому сотрудник может его составить в произвольном виде. В заявлении нужно детально описать цели, для которых были произведены расходы, стоимость подписки. К заявлению также необходимо приложить документ, подтверждающий оплату расходов. Это может быть выписка с карточного счета плательщика.
Вот образец такого заявления:
Генеральному директору
ООО «Метеор» Иванову И.И.
от главного бухгалтера
Петровой Анны Олеговны
ЗАЯВЛЕНИЕ
о возмещении служебных расходов
В связи с производственной необходимостью бухгалтерии, частыми изменениями в законодательстве и в целях безошибочного расчета налогов мною была приобретена годовая подписка на практический журнал «Главбух» на 2016 год стоимостью 16 764 руб. (Шестнадцать тысяч семьсот шестьдесят четыре рубля) 00 копеек.
Журнал был оплачен мною из собственных денежных средств. Прошу возместить понесенные расходы.
Прилагаю выписку с моего личного карточного счета, подтверждающую осуществленные расходы.
Приказ директора о возмещении расходов
Два варианта, как оформить возмещение денег. Можно оформить приказ директора о возмещении средств работнику. А можно попросить директора просто написать свое разрешение непосредственно на заявлении работника. Если вы решили издать отдельный приказ, вот его образец.
Общество с ограниченной ответственностью «Метеор»
Приказ
о возмещении расходов на подписку
1. В целях производственной необходимости и минимизации налоговых рисков приказываю возместить главному бухгалтеру Петровой Анне Олеговне произведенные расходы по приобретению подписки на журнал «Главбух» на 2016 год в размере 16 764 руб. (Шестнадцати тысяч семьсот шестьдесят четырех рублей) 00 копеек.
2. Главному бухгалтеру Петровой А.О. перечислить указанную сумму на личный карточный счет (выдать из кассы) не позднее 20 декабря 2015 года.
Генеральный директор Иванов /И.И. Иванов/
С приказом ознакомлена:
Главный бухгалтер Петрова
/Петрова А.О./
18.12.2015
Учет расходов на подписку
Порядок отражения расходов на подписку в бухгалтерском учете проиллюстрирует пример.
Пример
В декабре 2015 года главный бухгалтер А.О. Петрова оформила годовую подписку на журнал "Главбух". Стоимость подписки 16 764 руб. Подписка была оплачена с личной банковской карты Петровой. Впоследствии указанные расходы были компенсированы Петровой организацией.
Операции по приобретению подписки были отражены следующими записями:
Дебет 60 Кредит 71
- 16 764 руб. - отражены средства, перечисленные издательству, в оплату подписки;
Дебет 71 Кредит 51
- 16 764 руб. - оплачены расходы на подписку, оплаченные подотчетным лицом;
Дебет 26 (44) Кредит 60
- 1397 руб. (16 764 руб. : 12 мес.) - учтены расходы на подписку в текущих затратах организации.
Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, инспекторы не против признания таких затрат в налоговом учете и освобождения их от НДФЛ.
Но для этого они требуют представить заявление работника и приказ о возмещении расходов. В некоторых инспекциях считают эти два документа достаточными.
Но в других запрашивают еще и общий приказ по компании о порядке возмещения таких расходов (см. образец). Поэтому, чтобы проверяющие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ, а также не сняли расходы по налогу на прибыль и вычеты НДС со стоимости приобретенных товаров, такой приказ безопаснее иметь в компании.
Он к тому же позволит избежать ситуации, когда излишне инициативные сотрудники приобретают товары, в которых компания на самом деле не нуждается.
Унифицированной формы приказа нет, поэтому содержание свободное. Но в нем стоит предусмотреть возможность того, что сотрудники приобретают товары (работы, услуги) за свой счет, а компания им компенсирует расходы.
При этом можно перечислить конкретные ситуации, когда сотрудники вправе покупать товары в пользу компании, предварительно не получив деньги под отчет.
Обязательно также регламентировать порядок возмещения затрат: в течение какого срока сотрудник должен написать заявление о возмещении расходов и какие подтверждающие документы приложить к заявлению, в какой срок ему обязаны компенсировать затраты и т. д.
В приказе можно зафиксировать максимальную сумму покупок, которую сотрудник может осуществить за счет собственных средств с последующим возмещением расходов.
С приказом сотрудников необходимо ознакомить под роспись.
Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ПРИКАЗ № 139
О порядке возмещения расходов, осуществленных сотрудниками за свой счет в интересах ООО «Компания»
В связи с необходимостью регламентировать порядок возмещения сотрудникам расходов, осуществленных ими за счет собственных средств в интересах ООО «Компания»,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить, что сотрудники службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» вправе приобретать товары (работы, услуги) в интересах компании за счет собственных средств с последующим возмещением им расходов.
2. Приобретение товаров (работ, услуг) за счет собственных средств сотрудников осуществляется, только если это необходимо в целях своевременного обеспечения производственной деятельности ООО «Компания» приобретаемыми товарами (работами, услугами) и при этом сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет.
3. Представить заявление с просьбой компенсировать осуществленные в интересах компании расходы и документы, подтверждающие стоимость покупки, сотрудник обязан в течение 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг). Заявление о возмещении расходов визирует руководитель службы административно-хозяйственного обеспечения.
4. Установить, что максимальная сумма разового приобретения товаров (работ, услуг) в интересах компании за счет собственных средств сотрудников не должна превышать 50 000 (пятидесяти тысяч) рублей.
5. Главному бухгалтеру Петровой А. П. обеспечить выплату компенсации сотрудникам в течение 10 рабочих дней со дня представления соответствующего заявления и подтверждающих документов.
6. Инспектору по кадрам Смирновой В.В. ознакомить сотрудников службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» с настоящим приказом.
Генеральный директор ООО «Компания» Иванов (Иванов И.И.)
С приказом ознакомлены:
Руководитель службы АХО Хаванов (Хаванов И.В.)