Kuidas kirjutada ametlikku kirja. Atribuudi "adressaat" atribuudid. Kirjaliku kõne kultuur: üldised omadused

Ärikiri on ärilise kirjavahetuse tööriist, mis mängib olulist rolli vastastikku kasulike ja sõbralike suhete lõpetamisel või säilitamisel partnerite, tarnijate, klientide, töötajatega. Hästi kirjutatud ärikiri võimaldab luua organisatsioonist positiivse kuvandi. Meie veebisaidil on erinevat tüüpi ärikirjade kirjutamise ja vormindamise näidised.

ärikirjade näidised

Tänukiri

Tänukiri on ärikiri, mis sisaldab mingil põhjusel tänusõnu: professionaalse töö, kvaliteetsete teenuste vms eest. Tänukirja võib adresseerida organisatsioonile tervikuna või konkreetsele isikule. See võib olla vastuskiri algatuskirjale: õnnitluskiri, kutsekiri või koostaja omal algatusel kirjutatud algatuskiri. Kuidas kirjutada tänukirja Tänukiri

Tänukiri õpetajale

Tänukiri õpetajale on ärikiri, millega avaldatakse lasteaiaõpetajale tänu tema hoolsa töö eest laste kasvatamisel koolieelse lasteasutuse direktori või laste vanemate nimel. Kuidas kirjutada tänukirja õpetajale Tänukirjal lasteaiaõpetajale on sama vorm kui tavalisel ärikirjal ja see koosneb järgmistest struktuurielementidest: Dokumendi päis. Sisaldab kasvataja ametikohta, perekonnanime ja initsiaale ...

Tänukiri arstile

Tänukiri arstile on ärikiri, millega avaldatakse tänu arstile paranemisel osutatud abi eest. Patsiendi või patsiendi lähedaste nimel kirjutatakse tänukiri. Kuidas kirjutada tänukirja arstile Tänukirjal arstile on sama vorm kui ärikirjal: Kirja pealkiri on arsti või tervishoiuasutuse peaarsti täisnimi daatiivses käändes (kirjutatakse vastavalt vajadusele). Apellatsioon - arsti nimi, kellele see on esitatud ...

Tänukiri koostöö eest

Tänukiri koostöö eest on ärikiri, millega väljendatakse organisatsiooni juhi nimel tänu oma partnerile kaupade kvaliteetse ja õigeaegse kohaletoimetamise, tehtud tööde, osutatud teenuste eest. Kuidas kirjutada tänukirja koostöö eest. Tänukirjal koostöö eest on samad andmed, mis ärikirjal: Kirja päis. Kirjutatakse organisatsiooni töötaja ametikoht, perekonnanimi ja initsiaalid, kellele on adresseeritud tänusõnad ...

Tänukiri organisatsioonilt

Organisatsiooni tänukiri on ärikiri, milles avaldatakse tänu eduka läbirääkimise, kohtumise ja ajakulu, külalislahkuse eest komandeeringus jne. Kuidas kirjutada organisatsioonile tänukirja Ettevõtte tänukirjal on ärikirja andmed: Dokumendi päis - selle organisatsiooni ametniku täisnimi, kellele tänu avaldatakse. Apellatsioon - selle organisatsiooni ametniku täisnimi, kellele tänusõnad on suunatud ....

Tänukiri vanematele

Tänukiri lapsevanematele on ärikiri, millega avaldatakse tänu kooli või lasteaia lõpetanute vanematele oma laste hea kasvatustöö, aktiivse osalemise eest rühma, klassi ja õppeasutuse elus, kooli, lasteaia abistamise eest. , jne. Tänukiri vormistatakse direktori, klassijuhataja, kasvataja või õppealajuhataja nimel. Kuidas kirjutada tänukirja vanematele Tänukiri koolilõpetajate vanematele koosneb järgmistest struktuurilistest ...

Tänukiri töötajale

Tänukiri töötajale on ärikiri, millega väljendatakse töötajale tänu tema tehtud töö, panuse eest ettevõtte arengusse, kohusetundliku töösse suhtumise jms eest. Organisatsiooni juhi nimel koostatakse tänukiri mõne olulise sündmuse auks: aastapäev, tööpüha jne. Kuidas kirjutada tänukirja töötajale Tänukirjal töötajale on sama vorm ja struktuur nagu tavalisel ärikirjal: Dokumendi päis. AT...

Tänukiri õpilasele

Tänukiri õpilasele või üliõpilasele on ärikiri, millega avaldatakse tänu üliõpilasele õppeedukuse, aktiivse ühiskondliku tegevuse, spordielus osalemise jms eest. Tänukiri vormistatakse kooli direktori, ülikooli rektori nimel. Kuidas kirjutada tänukirja õpilasele, õpilasele Tänu õpilasele, õpilasele kirjutatakse mis tahes kujul. Tänukirja tekst sisaldab tänusõnu õpilasele, õpilasele. Allpool kirja teksti all on ...

Tänukiri õpetajale

Tänukiri õpetajale on ärikiri, millega avaldatakse õppeasutuse direktori või õpilaslaste vanemate nimel tänu õpetajale, klassijuhatajale laste kasvatus- ja kasvatustöö eest. Kuidas kirjutada tänukirja õpetajale Tänukirjal õpetajale on ärikirja andmed: Dokumendi päis - see näitab õpetaja nime, kellele tänusõnad saadetakse. Tänukirja valikuline struktuurielement...

Ärikirjade tüübid

Kirjalik lubadus, kirjalik tõotus

Garantiikiri on mitteäriline ärikiri, mis sisaldab kinnitust (garantii) teatud toimingute sooritamise või teatud tingimuste täitmise kohta: saadud toodete, tehtud tööde või osutatud teenuste eest tasumise tingimused ja fakt, kvaliteedi tagamine, jne. Ehk siis garantiikiri on viis tagada tehingu poole kohustuse täitmine. Vastuseks pretensioonikirjale võidakse koostada garantiikiri. Kuidas kirjutada garantiikirja Garantii vorm ...

Garantiikiri juriidilise aadressi andmiseks

Garantiikiri juriidilise aadressi andmise kohta on ärikiri, mis sisaldab kinnitust olemasoleva ettevõttega üürilepingu sõlmimise fakti või mitteeluruumi omaniku kavatsuse kohta see üürile anda pärast ettevõtte riiklikku registreerimist. uus juriidiline isik. Teisisõnu tagab see õiguse sõlmida edaspidi üürileping. See kiri esitatakse registreerimisasutusele ja koostatakse üürniku taotlusel. Kuidas kirjutada garantiikirja...

Töötamise garantiikiri

Töötamise garantiikiri on ärikiri, mis sisaldab tööandja ja töötaja vahelise töölepingu sõlmimise garantiid. Kõige sagedamini tuleb see FMS-ile esitada, kui töötaja kolib teise riiki. Kuidas koostada töötamise garantiikirja? Töötamise garantiikirja vorm sisaldab järgmisi andmeid: dokumendi number ja kuupäev; kirja saaja - organisatsiooni nimi ja ametniku täisnimi, kellele see on adresseeritud, või tekst: ...

Makse garantiikiri

Maksegarantiikiri on ärikiri, mis kinnitab saadud toodete, osutatud teenuste või tehtud tööde eest tasumise tingimusi ja fakti. Makse garantiikiri võib olla vastus nõudekirjale. Kuidas koostada garantiikirja võla tasumise kohta Garantiikirja vorm sisaldab järgmisi andmeid: dokumendi number ja kuupäev; kirja saaja - organisatsiooni nimi ja ametniku täisnimi, kellele see on adresseeritud; Dokumendi pealkiri -...

Ärikirja koostamine

Enne ärikirja kirjutamist mõelge läbi, millist lõpptulemust soovite saavutada: suurendada müüki, kiirendada makseprotsessi, pakkuda koostööd, esitada pretensioone, õnnitleda, kutsuda ja palju muud. Koostage sellega kooskõlas ärikiri, püüdes oma eesmärki võimalikult palju rõhutada.

Ärikirja vormindamine

Ärikirja registreerimine toimub ettevõtte kirjaplangil, millele peaks olema märgitud organisatsiooni nimi, asukoha aadress, kontaktnumbrid, võimalusel e-post, veebisait, logo.

Ärikiri tuleb trükkida veeristega: vasak veeris peab olema vähemalt 3 cm (dokumentide esitamiseks), parem - vähemalt 1,5 cm.

Ärikirja päis peaks sisaldama saaja ettevõtte nime, märkides ära saaja täisnime ja ametikoha (üleval paremas nurgas).

Ärikirja päise all vasakus ülanurgas on märgitud kirjutamise kuupäev ja registreerimisnumber (väljaminev). Kui ärikiri on vastuskiri, siis tuleb märkida, millisele dokumendile see kiri vastab.

Vajadusel märgitakse pärast dokumendi kuupäeva ja numbrit selle pealkiri.

Ärikiri peaks sisaldama pöördumist kirja saajale.

Ärikirja lõpus peab olema saatja allkiri (täisnimi, ametikoht, allkiri).

Ametliku ärikirjavahetuse jaoks kasutatakse Times New Romani tavaliselt 12-punktilise kirjasuuruse ja ühe vahega.

Ärikirjad koostatakse partneritega suheldes peaaegu igal juhul. Valmis näited ja selliste dokumentide koostamise reeglid leiate artiklist.

Ärikirja võib määratleda kui dokumenti, mis saadetakse kogu ettevõtte nimel teisele ettevõttele, üksikettevõtjale või eraisikule (näiteks investorile). Tegelikult on igasugune ettevõtte kirjavahetus ärikirjad. Nende eesmärk on väga erinev:

koostöö kohta.
koostöö, läbirääkimised.
Meeldetuletus lepingust tulenevate kohustuste täitmise vajadusest.
Oma seisukoha selgitamine, vastus varem saadetud kirjale ja palju muud.

Tavaliselt vormistatakse dokument ettevõtte kirjaplangile, lubatud on saata tavapostiga või e-postiga. Kui aga partner on erilise tähtsusega, on parem printida see kvaliteetsele paksule paberile ning anda üle isiklikult või kulleriga. Kirja ülesehitus meenutab tüüpilist äridokumenti – saate seda nii skemaatiliselt kujutada.

Millele koostamisel tähelepanu pöörata

Selliste kirjade jaoks puuduvad konkreetsed reeglid ja näidised, mistõttu nende struktuur, maht ja kujundus sõltuvad suuresti konkreetsest juhtumist. Näiteks teavituskiri on üsna lühike (3–4 lõiku), samas kui töötaja soovitus või äriettepanek võib võtta rohkem kui ühe lehekülje.

Siiski on mõned üldised reeglid, millele peaksite paberi koostamisel tähelepanu pöörama:

Dokumendil endal ei ole juriidilist jõudu, kuid see on koostatud vastavalt kõikidele registreerimisreeglitele. Selle ülesehitus, esitlusstiil peavad vastama kaasaegse dokumendihalduse üldtunnustatud põhimõtetele.
Ettepanekud on üles ehitatud loogiliselt, selges järjekorras. Puuduvad ehitud, keerulised, emotsionaalsed ja veelgi enam kõnekeelsed pöörded. Toon on neutraalne.
Esitlus viiakse alati läbi ainult 1 inimeselt - kas ainsuses, kui tekst on kirjutatud otse peast, või mitmuses, kui see on koostatud kogu ettevõtte nimel.
Räägitakse välja koostamise konkreetne eesmärk ja adressaadi eeldatav tegevus (saada vastus, kaaluda töötaja kandidatuuri, nõustuda läbirääkimistega, saata dokument jne).
Paber ei kajasta mitte juhi või teiste töötajate individuaalseid huve, vaid ettevõtte kui meeskonna eesmärke. Kui on vaja luua isiklik kontakt, siis on soovitav teha seda teisiti ja mitte positsioneerida end ettevõtte esindajana.

TOP 5 õigekirjaviga

Vead võib jagada kahte suurde rühma - ühed on seotud kirjutamisega nagu tekstiga (loogika, sõnavara ja muude keelenormide rikkumine), teised - õige ärietiketi rikkumisega:

Õigekirja-, kirjavahemärgivead ei ole lubatud - kirja teksti tuleks alati enne saatmist vähemalt 1-2 korda kontrollida.
Esitluse äristiili rikkumine, emotsionaalsete fraaside olemasolu, liigne viisakus või vastupidi rangus.
Eitav toon – isegi ähvardused tuleb kirjutada ilma asjatute sõnadeta – näiteks: "Jätame endale õiguse pöörduda kohtusse 30 päeva jooksul alates selle kirja kättesaamisest."
Liiga suur või vastupidi liiga väike maht. Tavaliselt mahub kogu tekst 1-2 leheküljele. See aga ei tähenda, et sa ei pea kogu olulist infot oma partnerini tooma. Rakendustesse saab üle kanda mahuandmeid, diagramme, dokumentide vorme.
Vestluskaaslaselt valikuõiguse äravõtmine. Näiteks ei tohiks te kirjutada: "Palun kaaluge ja kinnitage lepingu lõplik versioon."

Tüüpilised mustrifraasid

Ärikõnele iseloomulike tüüpfraaside kasutamine tekstis on täiesti normaalne ja isegi soovitav nähtus. Allpool on loetelu kõige tavalisematest klišeedest, mida erinevates olukordades kasutatakse.

olukord	fraas
märkama	Teavita / Juhi teie tähelepanu / Teavita / Teavita
põhjuse selgitus	Alusel / Kooskõlas / Seoses / Eesmärgil / Põhjusel / Toetamiseks / Järelevalve
nõuda	Palun tegutsege / Palun teavitage, suunake, tehke, kinnitage ...
kinnitust	Kinnitage / kinnitage / nõustuge oma tingimustega / ärge vaidlustage ...
lause	Soovita / Paku / Kutsu / Küsi
	Me garanteerime
keeldumine	Oleme sunnitud põhjusega keelduma / lükkame teie pakkumise tagasi, kuna ...
järeldus	Palume siiralt / Loodame koostööle, mõistmisele, abile / Palume vabandada, suunata, teha ...

Ettevõtja peab pidama aktiivset kirjavahetust nii ametnikega (näiteks riigiorganite esindajad) kui ka “poolametlikega” - partneritega, töövõtjatega, vabakutselise tellimusega seotud spetsialistidega jne. Kirjaliku suhtlemise oskus areneb üsna kiiresti, kuid alguses võid teha palju vigu ja jätta adressaatidele mitte just kõige meeldivama mulje. Selles artiklis räägime nii tavaliste ärikirjade (paberkandjal) kui ka elektrooniliste sõnumite kirjutamise funktsioonidest.

Kirjaplank ja küljendus

Kasutage kindlasti oma ettevõtte kirjaplanki. See jätab alati mulje ja suurendab "vestluskaaslaste" lojaalsust. Ankeetide liik, nende täitmise normid ja kujunduselemendid tuleb fikseerida organisatsiooni tellimuses (või bürootöö juhendis). Ärikirjade vormide põhinõuded leiate GOST 2003 "Nõuded paberimajandusele".

Ettevõtte põhiteave on soovitav vormile "pigistada":

nimi (ja lühendatud nimi);
tegelikud ja postiaadressid;
E-posti aadress;
Kontakttelefonid;
Veebilehe aadress.

See ei ole kohustuslike andmete loetelu, vaid ainult soovituslik loetelu. Saate vastavalt soovile lisada või eemaldada.

Kirja kirjutamise üldnõuded on järgmised:

minimaalne taane - 10 mm paremal ja 20 mm vasakul, üleval ja all;
kui täht on kirjutatud kahele või enamale lehele, peab igaüks neist olema ülevalt keskelt nummerdatud;
iga taotlus on eraldi nummerdatud;
vasakus ülanurgas on märgitud kirja väljuv number (ärge unustage seda dokumendi registreerimise logis parandada);
paremas ülanurgas on märgitud organisatsiooni nimi, adressaadi ametikoht ja tema perekonnanimi koos initsiaalidega;
alumises vasakus nurgas - teie ametikoht, perekonnanimi koos initsiaalide ja allkirjaga;
kindlasti märkige alla kirja kirjutamise kuupäev.

Kuid GOST 2003 võimaldab kasutada vorme mitte ainult nurga, vaid ka detailide pikisuunalise paigutusega (kui need on märgitud keskel). Nurgeline paigutus tundub tuttavam ja hõlpsamini loetav, seega on parem valida see valik.

Kirjutamise üldreeglid

Ärikirja klassikaline tekstistruktuur sisaldab kolme elementi:

sissejuhatav osa (lühidalt kirja kirjutamise põhjused, selle eesmärk);
sisu (olukorra kirjeldus, lahenduste pakkumine, järelduste ja soovituste esitamine);
kokkuvõtlik osa (lühikokkuvõte, milles on selgelt märgitud, mida adressaadilt ootate).

Peaksite alati aru saama kirja kirjutamise eesmärgist. Kas soovite pakkuda koostööd? Kas esitada pretensioon? Kas kutsuda esitlusele või muule üritusele? Kirjutage ainult sellest ja ärge laske end häirida pikkadest argumentidest ja oletustest, mis ei ole juhtumiga seotud.

Igal ärikirjal peaks olema üks konkreetne eesmärk. Kui puudutate selles mitut teemat, peaksid need olema omavahel tihedalt seotud. Kui teil on vaja sama organisatsiooniga ühendust võtta mitmel erineval teemal, on parem kirjutada igaühe jaoks eraldi kiri.

Kirjakeel

Ärikirjavahetuse stiil on "kerge" ametlik äri. Fraase on võimalik ja vajalik standardiseerida, kasutada mõningaid klišeesid ja klišeesid, kuid seda kõike ei soovita viia kuiva bürokraatia alla. "Elav" keel tajutakse alati lihtsalt ja soodsalt. Loomulikult peab äriline kirjalik kõne vastama etiketi normidele (mida arutatakse allpool), kuid küsimuse olemus tuleks selgelt ja lühidalt välja tuua.

Mõned praktilised nõuanded:

kasutage lihtsaid sõnu: "nutikaid" termineid tajutakse halvasti ja need põhjustavad sageli ärritust inimeses, kes on sunnitud neid lugema ja dešifreerima;
kasutada sagedamini tegusõnu ja harvemini omadussõnu;
ärge ajage oma mõtteid mööda puud laiali - ainult spetsiifika ja ainult etteantud teema raames, ilma paljude detailide ja ebaoluliste detailideta;
väldi pikki väiteid, võimalusel ära kasuta osa- ja osalauseid;
kirjuta konkreetselt: mitmesugused “selle kohta”, “nad/ta” on vastuvõetamatud;
vältida loogilisi ebakõlasid ja järske üleminekuid ühest semantilisest plokist teise;
kontrolli kõike kõrvaga kirjutatut: kõnevigu esineb peaaegu igas muutmata tekstis.

Üks peamisi ärikirjade kirjutamise reegleid ütleb: sõnum peab olema kirjaoskaja ja stiililiselt kontrollitud.

Adressaadi poole pöördumise tunnused

Reeglina pöördutakse adressaadi poole üks kord, kirja alguses. Seda saab teha kolmel viisil.

Kui pöördute isiku poole esimest korda (või kui teie ja adressaadi vahel on tekkinud puhtalt ametlik suhe), peaksite kasutama aadressi, mis viitab teatud kaugusele. Näide: "Kallis härra Ivanov!".
Kui pöördute inimese poole, kellega olete pikka aega loonud usaldusliku ärisuhte, on parem kutsuda teda ees- ja isanime järgi. Näide: "kallis Jekaterina Leonidovna!".
Kollektiivselt pöördudes kasutage standardlauset "Austatud härrad!".

Viimases osas tuleb kasutada nn lõpufraasi. Siin on rohkem valikuid:

"Lugupidamisega", "Lugupidamisega";
"Parimate soovidega";
“Koostöö jätkumise lootusega”;
"Meil on alati hea meel teid teenindada";
jne.

Ühesõnaga, viimase fraasi valik on maitse asi.

ärikirjutamise eetika

Ka ärikirjas peituv looritatud põlgus ei jää märkamata. Loomulikult ei saa te sellisel juhul enam loota positiivsele või vähemalt ühtlasele suhtumisele endasse. Järeldus on ilmne: ärge andke emotsioonidele järele ja hoidke end sees isegi siis, kui adressaat teid tõeliselt vihale ajab. Pöörake alati tähelepanu sõnumi toonile.

Erilist tähelepanu tuleks pöörata keeldumist sisaldavale kirjale. On äärmiselt ebamõistlik alustada sellist sõnumit ühel või teisel kujul kategoorilise "ei"-ga – see tekitab inimeses tunde, et ta on lihtsalt saadetud. Proovige kõigepealt anda veenvaid (mitte väljamõeldud) selgitusi. Olles lühidalt ära toonud keeldumise põhjused, tuleks sujuvalt üle minna selle väljaütlemise juurde. Sel juhul saab kasutada järgmisi väljendeid:

"Kahjuks ei näe me võimalust teie taotlust rahuldada";
„Teie taotlust ei saa rahuldada järgmistel põhjustel…”;
"Väga kahju, aga me peame teie pakkumisest keelduma."

Ideaalis tuleks isegi enne keeldumise põhjendamist - kirja alguses - korrata lühidalt adressaadi taotlust. Ta mõistab, et olete tema palve või ettepaneku hoolikalt läbi lugenud, ja hindab seda kindlasti. Võib-olla teete tulevikus taas koostööd – milleks negatiivset kohe edastada ja inimest liigse karmusega eemale peletada?

Ärge kunagi minge teise äärmusse. Meelitamine ja arvukad kinnitused siira suhtumise kohta on ilmsed märgid ebasiirusest. Ebasiirus põhjustab alati tagasilükkamist.

Meilide koostamine

Paberkandjal sõnumid hakkavad juba vananema. Muidugi ei kao "paber" kirjavahetus kunagi täielikult, kuid mõne aasta pärast muutuvad klassikalistele blankettidele kirjutatud kirjad harulduseks. Üha enam peetakse läbirääkimisi elektrooniliselt. Kaasaegne ettevõtja saadab meili teel palju rohkem kirju kui tavapostiga.

E-postiga saadetavad ärikirjad järgivad samu üldreegleid. Nõuded keelele, stiilile ja toonile, etiketist kinnipidamine – kõik need kohustuslikud elemendid ei muutu. Siiski on elektroonilistel sõnumitel oma eripärad.

Veenduge, et teie sisselogimine oleks kindel või vähemalt piisav. [e-postiga kaitstud]- Hea, [e-postiga kaitstud]- halvasti.
Väga oluline on alati täita väli "Teema". Sellest reast sõltub, kas inimene avab sissetuleva sõnumi. Kui kirjutate inimesele, keda te ei tunne, peaksite proovima leida huvitava pealkirja. Kuid ärge üle pingutage - teemad vaimus "Kiireloomuline!!! Unikaalne pakkumine, avatud kohe!” põhjustada ainult soovi kiiresti klõpsata ülaosas olevale ostukorviikoonile. Pealkiri peaks koosnema 3-5 sõnast ja kajastama sõnumi sisu.
Kui te ei ole adressaadiga tuttav, kirjeldage lühidalt, kes te olete, kuidas te temast teada saite. Ilma selle kohustusliku sissejuhatuseta võidakse sõnum ekslikult rämpspostiks pidada ja see kohe kustutada.
Ärge keelake seadistustes tsiteerimist – lase eelnev kirjavahetus kuvada allpool, lõike all.
Ekraanilt lugemine on kahtlane nauding. Paberkirja saab kätte ja ainuüksi seetõttu võetakse seda teadvuseta tasandil tõsisemalt kui elektroonilist. Kaaluge seda.
Mida lühem on meilisõnum, seda kiiremini sellele vastatakse.
Kasutage ainult standardseid fonte.
Ärge kuritarvitage tekstivalikut – võite kõige olulisemate punktide puhul kasutada "paksus" kirjas, kuid erinevate värvide kasutamine on vastuvõetamatu.
Ei mingeid "korke". Mitte kunagi. Isegi subtiitrites. Sama kehtib ka kahekordsete kirjavahemärkide kohta.
Eraldage tekst lõikudeks, jättes nende vahele vahed (jätke lihtsalt tühi rida).
Saate e-kirjale lisada pilte või tekstifaile. Lisamaterjalid ja selgitused, kommentaarid, üksikasjalikud üksikasjalikud kirjeldused - kõik see peaks olema lisatud failides, kuid mitte kirja sisus.
Ärikirjavahetuses inimestega, kellega olete loonud usaldusliku suhte (räägime usaldusväärsetest partneritest, usaldusväärsetest vastaspooltest), võite aeg-ajalt kasutada emotikone. See "elustab" suhtlust - emotikonid ekraanil (isegi ärisõnumis) tajutakse üsna positiivselt. Loomulikult ei saa neid kasutada "paber" kirjades.
Kindlasti kirjutage alla. E-kirjades koosneb see tavaliselt 3-6 reast ning sisaldab saatja ees- ja perekonnanime, ametikohta, ettevõtte nime, veebisaidi aadressi ja kontakttelefoni.

Allkirja näide:

Lugupidamisega

Ivan Ivanov

[e-postiga kaitstud]

http://site.com.

Siin on teile ärikirja näidis.

Summeerida

Kuigi see on üsna lihtne, pole hästi kirjutatud ärikirjade näiteid nii palju. Ettevõtjad satuvad kujunduses regulaarselt segadusse, kasutavad ebaõigeid aadresse ja unustavad olulised nüansid.

Loetleme headele ärisõnumitele omased põhijooned:

objektiivsus;
lühidus (soovitav on, et kiri ei võtaks rohkem kui ühe lehe);
esitluse neutraalne toon;
arutlusvõime puudumine, narratiiv, liigne detailsus;
emotsionaalsete hinnangute puudumine;
selge loogiline seos tekstiosade ja üksikute fraaside vahel.

See on omamoodi kontrollnimekiri, mida saate alguses kontrollida. Pärast sadu kirjutatud ja saadetud ärisõnumeid kaob vajadus selle järele. Ärge ignoreerige ülaltoodud reegleid ja pidage meeles: ärikirjavahetuse "pumbatud" oskus suurendab oluliselt teie mainet ja vastavalt ettevõtte mainet.

Tänapäeval kasutavad peaaegu kõik aktiivselt Internetti. Kuid äriline kirjavahetus pole lakanud olemast aktuaalne ja oluline. See kanti lihtsalt üle muusse meediasse. Kuidas ärikirja koostada ja vormistada, räägib väljaanne.

Mida võib ärisõnum sisaldada?

Esiteks annab ärikirjavahetus võimaluse vahetada töötajate ja äripartneritega mistahes arvamusi või ettepanekuid. Kiri võib sisaldada taotlusi, pretensioone ja muid mõtteid ettevõtetevaheliste arusaamatuste kõrvaldamiseks. Üldiselt on ärikirjavahetus omamoodi ametlik kirjavahetus.

Erinevused teistest kirjadest

Peamised erinevused võib kokku võtta järgmiselt.

Esitlusstiil.
Alluvuse olemasolu.
Sõnavara ilma tugeva emotsiooniväljenduseta.
Kirjale kulub reeglina mitte rohkem kui üks lehekülg.
Kogu teksti font on sama (mitte väike ja mitte suur).
Tavaliselt koostatakse see organisatsiooni ametlikul kirjaplangil.

Ärikirjade tüübid

Kirjad, millele tuleb vastata:

Taotlus.
Petitsioon.
Nõue.
lause.
Apellatsioonkaebus.

Kirjad, mis ei vaja vastust:

Informatiivne.
Teavitamine.
Kaasas.
Garantii.
Hoiatus.
Meeldetuletus.

Kaubanduslikud kirjad. Tavaliselt on neid vaja lepingu kehtivuse ajal või lepingu sõlmimiseks:

Taotlus.
Vastus päringule.
Meeldetuletus.
Nõue.
Pakkumine. See on pakkumine lepingu sõlmimiseks või tehingu tegemiseks.
Hoiatus kohustuste täitmise vajaduse, lepingute lõpetamise jms eest.

Mitteärilised kirjad:

Kutse.
Teave millegi kohta.
Tänuavaldus.
Soovitused.
Taotlus.
Juhised.
Edastuskiri.
Kaastundeavaldus.
Õnnitlused igal juhul.
Kirjalik lubadus, kirjalik tõotus.
Kauba kättesaamise kinnitus, teenuste osutamine jne.

Ärikirjade klassifikatsioon struktuuri järgi:

Koostatud range mustri järgi.
Kirjutatud vabas vormis.

Tüübid olenevalt adressaadist:

Tavaline. Saadetud ühele adressaadile.
Kollektiivne. Saadetud ühele inimesele, aga mitmelt isikult.
Ringkiri. Saadetud mitmele adressaadile.

Kirja vorm on järgmine:

Saadetud tavalistes postiümbrikutes.
Üle antud isiklikult.
faksina saadetud.
Saadetud meili teel.

Nagu näete, saab ärisõnumit kujundada erineval viisil ja erinevate kavatsustega. Kuid väärib märkimist, et mõnel juhul tuleb see eetilistel põhjustel kirjutada käsitsi, mitte arvutisse trükkida. See kehtib õnnitluste ja kaastundeavalduste kohta.

Kirja osad

Hea ärikiri jaguneb alati mitmeks osaks. See on sissejuhatav, peamine ja viimane. Ja need on omavahel loogiliselt seotud.

Sissejuhatavas osas on reeglina teave kirja kirjutamiseni viinud asjaolude kohta. Põhitekst on sisu ise, sõnumi olemus. Viimases osas võtavad nad kokku tulemused, mis võivad väljendada keeldumist, nõusolekut, taotlust jne.

Kirjutamise põhimõtted

Iga ärisõnum tuleks kirjutada nii.

Erapooletult.
Adresseeritud (see tähendab, et mõeldud konkreetsele isikule).
Vaidles.
Usaldusväärselt.
Kõige täielikum.
Kogu tekstis sisalduv teave peab olema kirjutamise ajal ajakohane.

Stilistilised omadused

Ärikirja kirjutamise reeglid näevad ette, et tuleb kinni pidada rangest stiilist. On vaja kasutada ainult neid kõnevahendeid, mis on tüüpilised ametlikele dokumentidele. See tähendab, et ametlik äristiil on asjakohane. Keelel peavad olema järgmised omadused.

Ametlikkus.
Esitatud teabe täpsus.
Objektiivsus.
Struktureeritud.
Informatiivne, kuid sisutihe.

Asja olemus tuleks välja tuua lihtsate lühikeste lausetega, rõhuasetusega tegusõnadel. Pole vaja teksti üle koormata omadussõnadega, kasutada vähetuntud ja väga spetsiifilisi termineid, millest adressaat ei pruugi aru saada. See põhjustab ainult negatiivsust ja tagasilükkamist. Parem on püüda selgitada lihtsate, arusaadavate sõnadega, rohkem fakte ja spetsiifikat. Äristiil ei luba ebainformatiivsete ja “vesilike” tekstide esinemist.

Lõpuosa ei tohiks kokku võtta tarbetute ja pikkade kõnepööretega. Samuti ei tööta ebaloogilised ja ebajärjekindlad ettepanekud. Seetõttu on kõige parem välistada määr- ja osalaused. Iga lõik peaks sisaldama ainult ühte konkreetset mõtet. Pärast teksti lõpetamist on parem kontrollida seda mitu korda vigade suhtes, lugedes kirja ette.

Vorminõuded

Ärikirja reeglite kohaselt on parem see vormistada ettevõtte kirjaplangile. Sellel on järgmised põhinõuded.

Kui ettevõte on riigi omandis, peate vormi keskele sisestama Vene Föderatsiooni vapi.
Kiri tuleks asetada A4 formaadis lehele.
Vasakul jätke väli tühjaks (vähemalt 3 sentimeetrit). See on vajalik, sest mõne aja pärast esitatakse materjalid ülejäänud dokumentidega.
Kõige optimaalsem font on standardne "Times New Roman", suurus 12 ja reavahe 1,5-2. Kõige paremini saab sellest aru lugedes.
Kirja päises peate märkima organisatsiooni nime, selle tegeliku ja juriidilise aadressi, telefoninumbri ja e-posti aadressi.

Disaini omadused

Kui ärikirja kujundus võttis mitu lehekülge, peate nummerdama, alustades teisest. Selleks on soovitatav kasutada araabia numbreid. Numbrite kõrvale punkte ei pea panema.

Kiri tuleb jagada lõikudeks ja vajadusel alampealkirjadeks. Tekst ei tohiks välja näha pideva voona, kuna see on halvasti tajutav. Lõigud näitavad, kus teised mõtted lõppevad ja algavad.

Oluline on märkida, et kirjavead, kustutamised ja parandused on ärilises kirjavahetuses vastuvõetamatud. Nad annavad tunnistust vastase kirjaoskamatusest ja kergemeelsusest.

Kasutatud detailid

Kiri sisaldab tavaliselt järgmist teavet.

Ettevõtte täisnimi, mitte ainult lühend.
Telefoninumber, faksinumber, pangakonto ja e-post.
Adressaat. Veelgi enam, ettevõtte nime tuleks kasutada daatiivi käändes. Kui teil on vaja täpsustada perekonnanime ja ametikohta, on soovitatav kasutada daatiivi käänet. Kui saajal on tiitel või akadeemiline kraad, tuleb see märkida enne isiku nime.

Oluline on märkida, et iga atribuut tuleks kirjutada suure algustähega ja uuele reale.

Viited ärikirjas

Ametlik suhtlus peaks alati olema neutraalsel toonil. Apellatsioonid adressaadile peaksid olema samas vormis. Sellised fraasid nagu "Tere pärastlõunal" oleksid sobimatud. Kui soovite tere öelda, on parem kasutada ametlikku "Tere". Kuid kõige pädevamaks võimaluseks peetakse nime ja isanime järgi pöördumist. Ja pole vahet, kui kaua tutvus adressaadiga kestab. Kirjas ei saa te kasutada nime lühikest vormi (näiteks Petya, Anya ja nii edasi).

Inimestevahelise distantsi säilitamiseks, vanema või kõrgema positsiooniga inimese vastu austuse näitamiseks aitab pöördumine „teie poole”. Tasub aga tähele panna, et mõnes ettevõttes, vastupidi, on kombeks kasutada suheldes kasvõi kirjas sõna “sina”.

Väärib märkimist, et tiitlit "Lugupeetud härra" ei saa kasutada ilma selle isiku nime hilisema näitamiseta. Samuti tuleks vältida lühendeid "Mr", "Mrs". Kui peate pöörduma inimeste rühma, siis on lubatud nimesid mitte märkida. Seejärel võite lühidalt kirjutada: "Austatud härrad!" Reeglite kohaselt tuleks pärast nimelist pöördumist alati panna hüüumärk. Näiteks sarnane fraas ärikirjas näeks välja järgmine: "Kallis Aleksander Sergejevitš!"

Viimases osas saate kasutada erinevaid võimalusi. “Parimate soovidega”, “Austusega”, “Lootus koostööle” jne. Siin peaksid pöördumised olema ametlikud, kuid sõbralikud.

Viimase osa tegemine

Väga oluline on ka kirja õige lõpetamine. Viimases osas peate eelnevalt öeldu kokku võtma. Kuid ärge venitage järeldusi 10 lause jaoks. Tuleb meeles pidada, et äristiilis hinnatakse kokkuvõtlikkust ja lühidust. Parem on piirduda lihtsate fraasidega. Näiteks antakse mitu konstruktsiooni, mis sobivad ärikirjavahetuse lõpuosas. Ärikirjad tuleks täita võimalikult korrektselt ja viisakalt.

Täname abi või tähelepanu eest. "Las ma tänan teid..." "Aitäh!"
Adressaadi kindlus milleski. "Meile meeldiks teiega koostööd teha."
Lootuse väljendus tuleviku suhtes. "Loodame teist võimalikult kiiresti kuulda."
Taotlege midagi. "Oleksime tänulikud, kui teavitaksite tulemustest."
Vabandame võimalike ebamugavuste pärast. "Vabandame makseviivituse pärast."

Kuidas adressaadiga hüvasti jätta

Vaatamata sellele, et kirjavahetus on äriline, saab ärikirjas hüvasti jätta erineval viisil. Selleks kasutage nn lõpufraase.

Järgmised valikud on näited.

Lugupidamisega.
Lugupidamisega.
Parimate soovidega.
Soovin teile edu oma töös.
Loodame koostööd jätkata.
Meil oli hea meel olla abiks.

Võib olla muid võimalusi. Siin on lõpufraasi valik puhtalt maitse küsimus.

Allkirjastamine

Lehe allosas peab saatja panema oma allkirja. Kuid äärmiselt oluline on seda õigesti teha, et dokumendil oleks ametlik välimus.

Allkirja andmiseks on vaja märkida ametikoht, initsiaalid, perekonnanimi ja vastand. Lisaks saate määrata kontaktandmed (isiklik e-posti aadress või telefoninumber). See näitab vastuvõtjale valmisolekut suhelda ja koostööd teha.

Rikke omadused

Samuti on oluline teada, kuidas kirjutada ärikirja, kui peate millestki keelduma. Lõppude lõpuks ei jää isegi varjatud negatiivne või keeldumine märkamatuks ja sellel on ebameeldivad tagajärjed. Pärast seda ei saa loota positiivsele või vähemalt neutraalsele suhtumisele endasse. Kirja kirjutades ei pea emotsioonidele alistuma. Parem on hoida end piirides, isegi kui adressaat on väga tüütu. Keeldumiskirju tuleks alati mitu korda üle lugeda, pöörates erilist tähelepanu sõnumi toonile.

Sõnum ei tohiks alata kategoorilise "ei"-ga, ükskõik millises vormis see väljendub. Vastasel juhul jääb saajale mulje, et ta on ebahuvitav ega loe. Esiteks on parem anda välja mõtlemata veenvad selgitused. Kui keeldumise põhjused on põgusalt loetletud, saate sujuvalt edasi liikuda fakti väljaütlemise juurde. Samas on ärikirja etiketi järgi soovitav kasutada järgmist tüüpi sõnastust.

Kahjuks ei saa me teie soovi täita.
Meil on siiralt kahju, kuid peame teie pakkumisest keelduma.
Meil on väga kahju, kuid me ei saa teie taotlust rahuldada järgmistel põhjustel.

Ideaalis peaksite kirja alguses lühidalt märkima adressaadi soovi. Nii et ta mõistab, et nad on tema ettepanekuga tõesti tutvunud, ja kindlasti hindab ta seda.

Meili koostamise omadused

Tänapäeval tunnevad inimesed üha enam huvi selle vastu, kuidas ärikiri koostatakse, kui see on vaja e-postiga saata. Sellise kirjavahetuse puhul kehtivad kõik samad reeglid, mida mainiti varem. Siiski on elektroonilistel ärisõnumitel oma eripärad.

Sisselogimine peab olema kindel ja piisav. Näiteks, [e-postiga kaitstud] on halb variant [e-postiga kaitstud]- hea.

"Teema" väli on alati oluline täita. See teeb selgeks, millest sõnum räägib. Kui kiri on mõeldud võõrale, siis peaks pealkiri olema huvitav. Kuid on oluline mitte üle pingutada. Sellised teemad nagu "Ainulaadne pakkumine just praegu", "Kiireloomuline" põhjustavad ainult tagasilükkamist. Pealkiri peaks koosnema 3-5 sõnast, pannes neisse sõnumi olemuse.

Kui kirjavahetust peetakse võõra inimesega, siis kõigepealt peate talle rääkima, kuidas te temast teada saite ja millega ettevõte tegeleb. Ilma sellise sissejuhatuseta võidakse sõnum lugeda rämpspostiks ja koheselt kustutada.

Olulised punktid tekstis on kõige paremini esile tõstetud paksus kirjas. Sel juhul on erinevate värvide kasutamine vastuvõetamatu.

Ärimeilis ei tohi kasutada suurtähti. Isegi alapealkirjad ja teema pealkiri ei tohiks olla täissuurtähtedega. Sama kehtib ka kahekordsete kirjavahemärkide kohta.

Parem on jagada tekst lõikudeks, jättes nende vahele tühja rea.

Mida lühem on sõnum, seda kiiremini nad sellele reageerivad.

Allkiri on vajalik. Tavaliselt koosneb see e-kirjades mitmest reast, sisaldab saatja nime ja ametikohta, ettevõtte nime, telefoninumbrit ja veebilehe aadressi.

Kirjale saab lisada tekstifaile ja pilte. See on väga mugav, sest lisamaterjalid, kommentaarid, selgitused ja üksikasjalikud kirjeldused tõmbavad sisult tähelepanu kõrvale. Seetõttu on parem paigutada need mitte kirja teksti, vaid lisatud failidesse.

Kui ärikirjavahetus on kestnud juba pikemat aega ja tekkinud on soe usalduslik suhe, siis on meilis emotikonide kasutamine lubatud. Need aitavad veidi "elustada" ja suhtlemist hajutada. Kuid neid ei tohiks kuritarvitada ja paberkirjades on need üldiselt vastuvõetamatud.

Juhised kirja kirjutamiseks

Ärikirja kirjutamise võib jagada mitmeks etapiks.

1. Kõigepealt peate määrama adressaadi. Selleks tuleb vormi paremas ülanurgas kirjutada saaja initsiaalid, perekonnanimi ja ametikoht. Kui adressaat on organisatsioon, tuleb märkida selle juriidiline aadress.

2. Pöörduge adressaadi poole. See tuleks asetada vormi keskele madalamale. Milliseid fraase saab kasutada, on juba öeldud. Tavaliselt näeb üleskutse välja selline: "Kallis Igor Petrovitš!"

3. Eesmärgi avaldus. Allpool, uuele reale, peate kirjutama peamised mõtted, kogu sisu, mainides apellatsiooni põhjuseid. Kui a me räägime mõne probleemi kohta tasub pakkuda lahendusvariante. Kui see on koostööettepanek, siis peate selgitama, kuidas see juhtub. Kui kirjas kajastub kaebus, siis tasub küsida konkreetset tegevust. Ühesõnaga, tekstist saaja peab aru saama, mida ta täpselt temalt tahab.

4. Lõpuosa. Ja lõpuks, uuest reast, peate sisestama lõpufraasi ja allkirja.

Tänukiri

See näidis näitab, kuidas tänukiri välja näeb. Siiski on sellel näitel üks viga. Rea “Lippufirmale” asemele võiks lisada tervitusfraasi ja nende nimed, kellele kiri mõeldud oli.

Päring

See on äritaotluse näidiskiri. Puudusi selles pole. Järgiti kõiki ametliku kirja kirjutamise reegleid. Tekstist selgub, milline probleem on tekkinud ja mida tuleb selle lahendamiseks ette võtta. Sõnum sisaldab ka kõiki kontaktandmeid, tervitussõnumit, lõpufraasi ja allkirja.

Niisiis on väljaanne näidanud, kuidas kirjutada äripartneritele mõeldud kirju. Seda tuleks teha õigesti ja asjatundlikult, et mitte nägu kaotada. Sellest sõltub ju ettevõtte tulevik. Samuti on oluline vastata ärisõnumile õigeaegselt. Seda saab teha kolme kuni seitsme päeva jooksul alates kirja saamisest.

"Inimese jaoks antakse kõige raskem see, mida talle ei anta."
M. Žvanetski

Tõenäoliselt pidi igaüks vähemalt korra elus kokku puutuma tõsiasjaga, et oli kiireloomuline vajadus kirjutada ärikiri äriettevõtte juhile, partnerile, ametnikule või halvemal juhul eluasemebüroole. Kuid kui peate end ärimeheks, isegi algajaks või kavatsete isegi kaugemas tulevikus oma ettevõtte avada, peate õppima, kuidas asjatundlikult ärikirju kirjutada.

Mis vahe on lihtkirjal ja ärikirjal?

Esiteks emotsionaalsete komponentide puudumine ja loogika ülekaal ja pragmaatiline teie taotluse või ettepaneku ratsionaalne avaldus. Ärimees, ettevõtte omanik või suure ja isegi mitte väga suure ettevõtte juht, erinevalt lihtsalt "tarbijast", ei ole tõenäoliselt huvitatud teie emotsionaalsest ja inspireerivast kirjast talle palvega. koostööst, abi osutamine või muude sõbralike suhete loomine.

Esiteks peate mõistma, et ärikirja kirjutamine on see, kuidas te seda sisuliselt kirjutate! Paljud ütlevad nüüd ise, mis on sõnamäng, on selge, et ärikiri erineb muust selge arusaamise poolest: "Kellele", "Miks" ja "Miks". Lugesin palju kirju ja ettepanekuid ning kahjuks libises mõnel kirjal tähendus pidevalt käest ning kirja lõpus ei saanud üldse aru, mida autor küsida või pakkuda tahab.

Seetõttu, et kirja tähendus ja idee ei leviks läbi puu, peate enda jaoks vastama järgmistele küsimustele:

Kellele sa kirja kirjutad, kas tegid adressaadiga vea?
Miks sa kirja kirjutad, mida soovid pakkuda või küsida? Kas teie argumendid on selged, esitusstiil ja kas need on veenvad teie argumendid adressaadi poolt? Ja mis kasu ta saab koostööst sinuga?
Miks sa seda teed? Millist tulemust soovite saada? Milliste edasiste tegevustega kavatsete Adressaati "provotseerida"?

Ärikirjade jaoks on välja töötatud vastav GOST R 6.30-2003, mis kirjeldab põhinõudeid dokumentide sisule ja vormistamisele. Täpsemalt saate selle GOST-iga tutvuda, ostes selle äriraamatupoest, ja kasutada seda hiljem oma paberimajanduses.

Kuid ma tahaksin pöörata erilist tähelepanu mõnele olulisele punktile:

Ärikirja päis peaks sisaldama pöördumist adressaadile. See väljastatakse registreerimisnumbrist veidi allpool: paremas ülanurgas on märgitud ametikoht ja täisnimi. Adressaat. Allpool saate määrata kirja teema. Veelgi madalamal, keskel, koostatakse apellatsioonkaebus. Pöördumises tuleks austust väljendada üldtunnustatud sõnadega: “Kallis”, “Härra”, “Proua” (lühendid ei ole lubatud). Kork on tavaliselt paksus kirjas esile tõstetud.

Näiteks:

Ref. nr 01 20.04.2012

kohta Vh. Nr 01 - RiK 01.01.1930

Direktor

LLC "Sarved ja sõrad"

Bender O.I.

"Partii defektsete sarvede kohta,

üle antud 01.01.1930"

Kallis Ostap Ibrahimovitš!

Sissejuhatus. Sissejuhatuses on vaja lühidalt määratleda kirja olemus. Võite alustada traditsiooniliselt: "Ma juhin teie tähelepanu ...", "Ma palun teilt ...", "Praegu ..." jne. - kui kiri on kirjutatud esimeses isikus.

Kui pöördumine pärineb juriidiliselt isikult, siis jutustus pärineb kolmandalt isikult (Näiteks "Meie ettevõte pakub ...").

Veelgi enam, nii kirja sissejuhatuses kui ka järgmises tekstis tuleks asesõna sina ja kõik selle vormid (sina, sina, sinu) kirjutada suure algustähega.

Kirja kokkuvõttes võetakse kirjutatu tulemused kokku, sageli kirjutatakse palve või ettepanek. Näiteks: "Arvestades ülaltoodut, palun ma teilt ...".
Ärikirja põhitekst lõpeb traditsiooniliselt fraasiga: "Lugupidamisega ..." - kui oodatakse neutraalset aadressi. Kui olete Adressaadiga isiklikult tuttav, võite kirja lõpetada fraasiga - "Lugupidamisega ...".

Näiteks:

Lugupidamisega,

Maa-alune miljonär (allkiri) A.I. Koreiko

Ametikoht, täisnimi (trükitakse ees- ja isanimi ning seejärel perekonnanimi), pannakse allkiri omale pihku.

Ärikiri lõpeb teabega saatja kohta, mis peaks sisaldama tema täisnime. (soovitavalt täis) asukoht ja kontakttelefon. See on vajalik, kui lisateabe saamiseks on vaja ühendust võtta Adressaadi või tema esindajaga. Samuti võite märkida vastutava isiku (täisnimi) ja tema kontakttelefoni numbri. Muide, ärge unustage koos telefoninumbriga märkida suunakoodi. Ärge sundige Saajat kulutama aega selle teabe otsimisele.

Samuti tahan juhtida teie tähelepanu mõnele punktile, mis on seotud kirja enda esitlusega. Omal ajal kasutasin kirja esitlusel erinevaid võimalusi kuni enne kasutamist NLP, kuid sellest kõigest oli vähe praktilist kasu, kuna ärilise kirjutamise stiil ise on väga konservatiivne ja kirjad, mis ei sobi Selles stiilis nad lihtsalt ei läinud kaugemale "tollikontrollist", mida esindas ettevõtte sekretär. Seetõttu keeldusin katsetest ja hakkas kirjutama, nagu äristiil nõudis.

Pidage meeles, et teie kiri peaks sisaldama kolme põhiosa, need on sissejuhatus, põhjendus ja järeldus. Paljud kirja autorid asuvad kohe asja kallale, ilma vestluspartnerit selle asja käiku tutvustamata. Muidugi, kui kiri on piisavalt pikk, võib ärimees sissejuhatust lugeda või mitte, kuid hüppab otse asja juurde. Aga ta võib ka kirja algusesse tagasi pöörduda, kui see "olemus" teda huvitab. Kokkuvõtteks peate kirjutama, mida soovite saada. Kirjas ei tohiks olla topelttõlgendusi, kogu kirjas on ainult üks selge mõte. Selleks oleks tore meenutada Aristotelest, kes 300 aastat enne meie ajastut käsitles väidete loogikat ja sõnastas selle põhjal loogilised seadused:

Identiteediseadus - mõistet tuleb arutluse käigus kasutada samas tähenduses;
Vastuolu seadus - "ära räägi iseendaga vastu";
Välistatud keskmise seadus - "A" või "mitte-A" on tõsi, kolmandat pole.

Kirjutamisreeglite kohaselt peaks ärikirja põhiosa loogiliselt avaldama taotluse või ettepaneku sisu, muutes selle Adressaadile arusaadavaks. Kõik eelmised lõigud peaksid loogiliselt voolama järgmisesse. Vajadusel esitage konkreetsed faktid ja arvud. Ja ärge unustage, et "lühisus on Talendi õde". Pidage meeles, et liiga pikk tekst võib Saajat "väsitada", ta võib teie kirja edasi lükata ega saagi teada, mis on teie ainulaadse pakkumise mõte.

Ja alles pärast seda, kui arvate, et teie kiri on lõpuks kirjutatud, kontrollige kindlasti selle õigekirja ja kirjavahemärgid vead. Kontrollige uuesti selle loogilist järjestust ja kogu teksti loetavust (kõige parem on see ette lugeda).

Kui teete tahtmatult või kiirustades õigekirjavigu, on see piinlik. Kuidas saab veateateid levitava ettevõttega "äri ajada"? Ole ettevaatlik!

Kokkuvõtteks tahan öelda, et ka teie kirja tervitavad kõigepealt “riided”, erilist tähelepanu tuleb pöörata paberi kvaliteedile, millele kiri on trükitud, kujundusele, kas kiri kaotab oma kuju transportimise ajal, kas nad tahavad seda kätte võtta. Kui kõik on selles osas hästi, siis kallutab adressaati korralik, loogiliselt järjekindel, olemuselt paljastav, hästi kirjutatud ärikiri positiivseks otsus teie kasuks. Kirju kirjutama!