איך לארגן את היום שלך: טכניקות של גאוני פרודוקטיביות. תכנון זמן עבודה

ניהול זמן, תכנון זמן עבודה או ניהול זמן עבודה הוא מיומנות חשובה של איש עסקים. הצלחה נתפסת לרוב כביצועים גבוהים והשגת יעדים משמעותיים. אבל אל תשכח: זמן השהייה עם תשואה גדולה הוא קריטריון מפתח נוסף להצלחה.

מטרות של ניהול זמן

ניהול זמן עבודה יכול לפתור הרבה מטרות ויעדים, קצב החיים המודרני גורם לנו להתייחס לזמן בתשומת לב רבה, ומאמנים אופנתיים ומצליחים מפתחים המון שיטות שמכפיפות את הזמן לקצב העסקי של החיים. אבל מה מפתיע: רבים מחוקי כפיפות הזמן התגלו וגובשו באמצע המאה ה-20, חלקם עוד קודם לכן - לפני מאה או אפילו יותר שנים, כשהעסקים רק התחילו לטעון את עצמם ואת הקצב של החיים רק התחילו להאיץ.

חוק פרקינסון קובע: "העבודה ממלאת את הזמן המוקצב לה". הפרשה הזו היא אירונית, אבל נכונותה מוכחת על ידי חיים ישירים. בהתבונן בעצמו, באהוביו, ולאחר מכן בעבודתם של גופים ממשלתיים ומוסדות רשמיים, הבחין ההיסטוריון האנגלי שגם בחיי היומיום וגם בחיים הציבוריים, אדם מוכן לבזבז זמן על מעשים חסרי תועלת.

חוק פרקינסון נוסח על ידי ההיסטוריון סיריל נורת'קוט פרקינסון במאמר שפורסם במגזין הבריטי The Economist ב-1955.

אם אדם לא מגביל את עצמו למסגרות זמן, הוא יכול לעשות את העבודה שוב ושוב, לתקן משהו בלי סוף, לתקן, לחפש פגמים, כאילו שואף להביא את העניין לשלמות מוחלטת, לא לפעול לפי התוצאה, אלא לצלול לתוך התהליך.

אולם, קיום חוק זה אינו דוגמה. להיפך, המשימה של כל אדם מצליח היא להתגבר על האינרציה של כלל זה, להכפיף את החוק הזה לתוכניותיו ולעמדותיו.

מטרת ניהול הזמן היא לארגן את זמן העבודה, לתעדף, לשלוט בזמן ולבזבז אותו בצורה רציונלית.

עקרונות תכנון

תכנון תמיד מורכב מכמה רמות:

• אסטרטגי גלובלי (בתכנון למספר שנים, זו מטרת-על או מטרות-על שאדם מציב לעצמו)
• תכנון אסטרטגי לשנה או שישה חודשים (אותן המשימות הנפוצות שיקרבו אדם לאט אבל בטוח למטרה העיקרית שלו)
• תכנון טקטי לחודש ולשבוע,
• תכנון טקטי להיום.

לכל אחד מהם דרישות שונות, גם שיטות ניהול הזמן שונות באופן ניכר. הם מאוד אינדיבידואליים והם נוצרים במידה רבה על ידי הפרט באופן עצמאי.

אייזנהאואר מטריקס

גם תכנון היום הוא כמובן אינדיבידואלי, אך במקרה זה נצבר ניסיון רב בניהול זמן בתחום העסקי. העיקרון העיקרי של ניהול זמן יומיומימבוסס על מה שנקרא מטריצת אייזנהאואר.

הנשיא ה-36 של ארצות הברית, דווייט דיוויד אייזנהאואר, פיתח מטריצת עדיפות כדי לייעל את שעות העבודה העמוסות שלו. הוא הבין: את כל הדברים שאדם צריך לעשות ביום אפשר לחלק על תנאי לחשובים ולא חשובים, דחופים ולא דחופים. התוצאה היא הריבוע הבא עם 4 אזורים:

הדבר הקשה ביותר הוא לחלק את כל האחריות והדאגות ל-4 הקבוצות הללו: להבין אילו דברים באמת חשובים ואילו לא חשובים. לדברי מאמנים, דברים חשובים הם אלו שמקרבים אותנו למטרה המיועדת וקשורים לתכנון השנה.

הריבוע הראשון, באופן אידיאלי, צריך להיות פנוי, כי אם הוא עמוס, אז הוא אומר שדברים חשובים לא הושלמו בזמן ובאו צרות בזמן. עניינים לא חשובים ולא דחופים (ככלל, אלו רשתות חברתיות, שיחות טלפון חסרות מטרה, משחקי מחשב וכו'), באופן אידיאלי, ניתן גם לטאטא בבטחה הצידה ולהתרכז בדברים חשובים ולא דחופים, תופסים מקום מרכזי בתחום לוח יום העבודה. בעניינים דחופים וחסרי חשיבות, תוכל למצוא את הזמן שנותר או להאציל את ביצועם לעמיתים או כפופים.

עקרון פארטו

העיקרון החשוב השניתואם את מטריצת אייזנהאואר ונקרא על שמו של הסוציולוג וילפרדו פארטו. השם השני של העיקרון הוא עקרון 20/80, פארטו עוד במאה ה-19. ציין: "20% מהמאמץ נותן 80% מהתוצאה, ו-80% הנותרים מהמאמץ - רק 20% מהתוצאה". באמת קשה להתווכח עם זה: רוב המאמצים לא מניבים את התוצאות הרצויות. עם זאת, לקחת עובדה זו כמובן מאליו וליישם לא רק על התוצאות, אלא גם על הזמן המושקע, יתברר כיעיל מאוד. העיקר הוא למצוא את אותם 20% מהמידע החשוב ממכתב או משיחה עסקית שיביאו את ה-80% האלה מהתוצאה. במהלך היום, בין מעגל העניינים, בודדו את 20% מהתוכניות שלכם, שיישומה יביא ל-80% הצלחה.

תוצאה של חוק פארטו: בדרך כלל קשה ומייגע מדי להבין מה קורה, ולעתים קרובות זה לא הכרחי - כל מה שאתה צריך לעשות זה לדעת אם הרעיון שלך עובד או לא, ולשנות אותו כך שיעבוד, ואז לתחזק המצב עד שהרעיון יפסיק לעבוד.

עקרון נוסף של ניהול זמןמבוסס על הפיזיולוגיה האנושית ובהתחשב בקצב הביולוגי שלו. במהלך היום, גוף האדם מתפקד בצורה לא אחידה, עקומת הביוקצב נראית בערך כך:

כאשר מתכננים את יום העבודה, חשוב לקחת בחשבון את מועד הביצועים הגבוהים ולהקפיד להשאיר זמן למנוחה ולהזדמנויות להירגע ולהתנתק, זה יאפשר לכם להיפטר מההשפעות השליליות של לחץ היום.

עקרון רביעי תִכנוּןאולי נראה מנוגד לכל מה שתואר לעיל, אבל קיום זה יתרום לתחושה רכה ורגועה של חלוף הזמן, תחושה שהוא נתון לאדם. תוכנית לא יכולה לשלוט באדם: השונות והגמישות של התכנון היא אולי ההגדרה החשובה ביותר של ניהול זמן. עקרון זה מרמז על היכולת לשנות תוכניות בזמן, לבנות שרשראות חדשות של קשרים בין אירועים. בפועל, המשמעות היא תיקון עניינים חשובים ודחופים כעיקריים המהווים את עמוד השדרה של היום, השארת אזורי חיץ כביכול לשינויים אפשריים, נסיבות חדשות, עניינים דחופים בלתי צפויים.

במילה אחת, לא ניתן לערבב בין פרודוקטיביות ותעסוקה, תכנון יאפשר להימנע ממצבים של חוסר זמן ולקבוע נכון סדרי עדיפויות, שמהם תגדל הפריון של יום העבודה בצורה משמעותית.

10 כללים לתכנון זמן עבודה

למעשה, יכולים להיות כמה כללים שכל אדם יכול לבחור מתוך הרשימה למטה.

• כלל הפרטיות. בעבודה רצוי להיות לבד: לשם כך, לסגור את הדלתות, להגדיר שעות לא קבלה, להפעיל את המשיבון, לבקש שתיקה מהמזכירה. ניתן לקבוע את השעה לעבודה כזו בבוקר או לקראת סוף יום העבודה, כאשר מצב הרוח בעבודה במשרד מופחת.
• כלל בלוק עבודה. כל העבודה במשרד ניתנת לחלוקה מותנית לבלוקים: שיחות טלפון והתכתבות עסקית, פגישות ופגישות עם עמיתים, ניירת ועבודה עם ניירות. על ידי ביצוע עבודה עם בלוקים דומים, אנו חוסכים מאמץ, לא עוברים מסוג פעילות אחד לאחר.
• כלל החלקים הקטנים הוא הפרוסות הנכונות. משימה גדולה וקשה, משימה אסטרטגית לא ניתנת לביצוע ביישום יחיד של מאמצים, לכן, על ידי השלמה יומיומית ושיטתית של חלקים קטנים של פרויקט גדול, אנו מקרבים טקטית את המטרה הגלובלית.
• כלל האצלה. גם היכולת להאציל סמכויות היא חלק מניהול הזמן.
• כלל הרגולציה וכלל המועדים. קביעת מסגרת זמן ברורה לפגישה עסקית, פגישה או ראיון, כמו גם מסגרת לביצוע העבודה, פירושה הפרה מכוונת ופרודוקטיבית של חוק פרקינסון, מה שהופך אותו לעמית שלך.

וולטייר: הזמן די ארוך למי שמשתמש בו; מי שעובד ומי שחושב מרחיב את גבולותיו.

• כלל תעדוף. בהדרגה, ניתן לפתח את המיומנות, כשצצים מקרים ומצבים חדשים, להקצות מנטלית לכל אחד מהם מעמד ממטריצת אייזנהאואר: דחוף - לא דחוף, חשוב - לא חשוב. ואז סדרי העדיפויות יסתדרו אוטומטית.
• כלל התחשבנות השעה והביוריתמוסים. עדיף לתכנן עניינים חשובים ודחופים בבוקר. יישומם ייצור מצב של הצלחה במהלך יום העבודה. התכנון עדיף לעשות בערב: לפי פסיכולוגים ומאמנים, אז תת המודע עצמו בונה בצורה אופטימלית את לוח הזמנים ליום המחרת במהלך הלילה.

• כלל ניהול רישום: "חשוב על הנייר". הקלטות נחוצות: הם מארגנים את המוח, יוצרים תמונה חזותית בראש, עוזרים לשלוט בעצמם במהלך היום.
• כלל תוצאה. סיכום בסוף יום העבודה יכול ליצור תחושת הצלחה, פרודוקטיביות ולעזור בתיאום הפעולות והתוכניות שלך לימים הבאים.

שיטות תכנון זמן עבודה

השיטות העיקריות לניהול זמן הן ניהול רישומים, לוחות שנה, כרטיסי יום עבודה. במקרה זה, אחד או כמה עקרונות של ניהול זמן נלקחים כבסיס: נוצרת סכמה כללית, תבנית שניתן להתאים, המשמשת אדם ספציפי לשגרת יומו ושגרת החיים שלו.

אחת השיטות של המחבר מתוארת בספרה של טרייסי בריאן ונקראת "עזוב את הגועל, תאכל את הצפרדע!", היא מרמזת על חלוקת התוכניות לחובות צבעוניות חיוביות, נעימות ולא נעימות. אם תנתח בזהירות ובמודע את התוכניות של היום, אז בהחלט יהיו דברים שאתה לא רוצה לעשות (ניתן לקרוא להם על תנאי צפרדעים או קרפדות). הדברים האלה צריכים להיעשות מלכתחילה: עזוב את הגועל ובאופן מטפורי "תאכל את דבר הצפרדע הזה מלכתחילה".

בריאן טרייסי: לבסוף, התבוננות זו: אם אתה צריך "לאכול" צפרדע חיה, אתה לא צריך לשבת ולהסתכל עליה במשך זמן רב. הדרך להגיע לרמה גבוהה של מקצועיות ופרודוקטיביות טמונה ברכישת הרגל יציב של פתרון המשימות החשובות ביותר בבוקר, מבלי לבזבז זמן על בעיות אחרות. אתה צריך ללמוד איך "לאכול את הצפרדע" תחילה, מבלי להיכנס להיגיון ראשוני, לעתים קרובות בטלה.

בנוסף לטכניקה הזו, עוד עצה אחת: להנעים עוד יותר את טעם לוואי, אחרי הצפרדע, אפשר "לאכול קינוח-מעשה": לעשות משהו נעים, אהוב, להביא עונג ושמחה במקום העבודה.

שיטה מעניינת לתכנון יום עבודה הוצעה על ידי אלכסנדר ודמיטרי ציגלינס, נציגי בית הספר פרנקלין:

סרטון על הכנת מפה לאותו יום

בנג'מין פרנקלין, מחבר הפרשה הידועה "זמן זה כסף", ציין גם את הדברים הבאים: עושר תלוי בעיקר בשני דברים: חריצות ומתינות, במילים אחרות, אל תבזבז לא זמן ולא כסף והשתמש בשניהם בצורה הטובה ביותר. דרך אפשרית.

צורת התכנון המודרנית של היום היא תוכניות מיוחדות לסמארטפונים ומחשבי כף יד (מארגנים), המבוססות על יכולות לוח שנה או גיליון אלקטרוני, המאפשרות לשקף את התאריך, השעה, לציין את מסגרת הזמן לכל אירוע, להשאיר הערות ו הערות, וגם ליצור לא רק תוכניות טקטיות לאותו יום, אלא גם לראות את התנועה האסטרטגית לעבר המטרה העיקרית. הם ניידים, נוחים והכי חשוב יעילים בתנאי חיים מודרניים.

תוכניות לדוגמה

בשילוב מספר טכניקות ותוך התחשבות בכמה שיותר עקרונות וכללי ניהול זמן, ניתן ליצור תבנית תוכנית.

חשוב להבין את העיקר: רשימת מטלות היא לא תוכנית. היא תהפוך לתוכנית רק כאשר היא תוכל לעמוד בחוק של בריאן טרייסי: "תכנון קודם לעשות את הדבר הנכון ולמנוע את הרע".

אם תשקיעו כמה דקות, יהיה ברור אילו דברים ניתן לשלב לבלוקים, אילו דברים גלובליים מדי, אבל חשובים ולא דחופים (להיפך, יש לחלק אותם ל"פרוסות חלקות"), אילו דברים יכולים להיחשב "צפרדעים", שהדברים יהפכו לקינוח נעים וטעים. אתה יכול לתאר אותם בצורה של דיאגרמות או דיאגרמות, אתה יכול לצייר אותם בצבעים שונים.

אם אתה מתחיל להבין היטב אילו גורמים משפיעים על חייו של אדם, באופן כללי, אז אתה יכול למצוא הרבה מאוד מהם. לכל תחום בחייו של אדם ולכל תחום פעילותו, כמובן, יש מספר מוזרויות הטבועות בהם, ולפעמים מה שמתאים לאחד אינו ישים לחלוטין לאחר. אבל יש, למרות זאת, כמה עקרונות יסוד יעילים בהחלט בכל דבר. אחד מהעקרונות הללו, או ליתר דיוק, חוקים שיכולים להיחשב ערבים להצלחה בכל תחום, הוא היכולת לתכנן ולתעדף. מדוע זה כל כך חשוב, נגלה בשיעור ההדרכה לניהול זמן המוצג.

לאחר לימוד חומר זה, תלמדו מהו תכנון עסקי, ומהם תכונותיו, מדוע יש צורך וחשוב לערוך רשימות עבודה, מטלות אישיות ומשק בית על בסיס יומי. בנוסף, נשקול מספר שיטות ועקרונות תכנון יעילים, חלקם מיועדים לכל יום, וחלקם מיקוד מבטיח יותר – לשבוע, חודש, שנה ואפילו מספר שנים. קורס זה של ההדרכה המקוונת שלנו יהיה שימושי עבור אנשים מכל הגילאים והמקצועות, וניתן יהיה ליישם את המידע שהתקבל כדי להשיג את המטרות שלך מהיום הראשון.

מה זה תכנון. סוגי תכנון. תעדוף

תהליך התכנון

תכנון הוא תהליך של הקצאה מיטבית של משאבים הדרושים להשגת המטרות והיעדים, כמו גם מערך תהליכים הקשורים לקביעתם וליישומה. תכנון הוא חלק בלתי נפרד מניהול זמן (ניהול זמן) ובאמצעות יישום מיומן מגדיל מאוד את האפקטיביות שלו.

בפרשנות הפשוטה והפורמלית ביותר שלו, התכנון מאופיין בשלבים הבאים:

1. שלב הצבת יעדים (משימות)
2. שלב הכנת תוכנית להשגת המיועד
3. שלב עיצוב וריאנט
4. שלב זיהוי המשאבים הנדרשים וכן מקורותיהם
5. שלב קביעת מנהלים ותדרוך
6. שלב תיקון תוצאות התכנון בצורה פיזית (תוכנית, פרויקט, מפה וכו')

סוגי תכנון

תכנון, כפי שכבר צוין, ישים לחלוטין לכל תחום חיים, אך בהתאם לכך, עשויים להיות לו מאפיינים משלו, אשר, בתורם, מתבטאים בצורות ובתכנים שונים.

סוגי התכנון שונים:

מכורח הנסיבות

• תכנון הנחיות - מרמז על ביצוע חובה של המשימות שנקבעו, יש תמיד נמען ספציפי ומאופיין בפירוט מוגבר. כדוגמה, אנו יכולים למנות את הגדרת המשימות הקשורות לפתרון בעיות בעלות חשיבות ממלכתית/לאומית, עבודה במפעלים וכו'.
• תכנון אינדיקטיבי הוא ההפך מהראשון: הוא אינו מרמז על ביצוע חובה ומדויק, יש לו אופי מייעץ ומנחה יותר. סוג זה של תכנון נפוץ במערכת הפיתוח המקרו-כלכלי של מדינות שונות.

מסגרת זמן להשגת יעדים

• תכנון לטווח קצר (שוטף) - מחושב לתקופה של עד שנה ויכול להיות מורכב מתוכניות ליום, שבוע, חודש, רבעון, שישה חודשים. סוג התכנון הנפוץ ביותר. הוא משמש הן על ידי אנשים רגילים בתהליך חיי היומיום, והן על ידי מנהיגים של ארגונים שונים.
• תכנון לטווח בינוני - מחושב לתקופה של 1 עד 5 שנים. צורת תכנון זו נפוצה בפעילויות של סוכנויות ממשלתיות, חברות וארגונים, אך משמשת לעתים קרובות על ידי אנשים בעלי חשיבה אסטרטגית. בחלק מהמקרים ניתן לשלב אותו עם תכנון שוטף שבשילוב הוא תכנון מתגלגל.
• תכנון ארוך טווח (פרוספקטיבי) - מחושב, ככלל, למספר (5, 10, 20) שנים קדימה. לרוב, סוג זה של תכנון משמש במפעלים גדולים על מנת למלא משימות בעלות אופי חברתי, כלכלי, מדעי וטכנולוגי וכו'.

• תכנון אסטרטגי הוא לרוב לטווח ארוך. בעזרתו נקבעים הכיוונים העיקריים בפעילות הארגונים: הרחבת הפעילות, יצירת כיוונים חדשים, הנעת זרימת העבודה, לימוד השוק ופלחיו, לימוד הביקוש, מאפייני קהל היעד וכו'. נפוץ בפעילות של ארגונים.
• תכנון טקטי - לרוב זהה - לטווח ארוך. מטרתו העיקרית היא ליצור את התנאים הדרושים למימוש הזדמנויות שנמצאו באמצעות יישום תכנון אסטרטגי. ככלל, תכנון טקטי משמש בתכנון הפיתוח הכלכלי, החברתי והייצורי של ארגון. נפוץ בפעילות של ארגונים.
• תכנון לוח שנה מבצעי הוא השלב האחרון של התכנון האסטרטגי והטקטי. הוא משמש בעיקר ליישום תהליך השגת התוצאות שנקבעו. בעזרתו, כל האינדיקטורים מפורטים, ועבודת הארגון מאורגנת ישירות. תזמון תפעולי כרוך בקביעת הזמן להשלמת המשימות, הכנת יישום התהליך, ניהול רישומים, מעקב וניתוח התהליך. נפוץ בפעילות של ארגונים.
• תכנון עסקי - משמש להערכת היתכנות, רלוונטיות ואפקטיביות של פעילויות מתוכננות. עריכת תוכנית עסקית מתבצעת בקפידה רבה תוך התחשבות בכל מיני אינדיקטורים, הזדמנויות, הצעות וכו'. זה נפוץ בפעילות של ארגונים ובעבודה של אנשי עסקים.

בנוסף לסוגי התכנון הנחשבים, הלוקחים בחשבון את ההיבטים הראשוניים, ישנם גם אלו המתחשבים בשניים. הם, בתורם, שונים:

לפי מידת הכיסוי

• תכנון כללי - מכסה את כל פרטי ההקשר.
• תכנון חלקי - מכסה כמה פרטים של ההקשר.

על ידי תכנון חפצים

• תכנון יעדים – כרוך בהגדרת המטרות הנדרשות להשגה.
• תכנון קרן – כרוך בתכנון האמצעים הדרושים להשגת התוצאה (כספים, מידע, כוח אדם, ציוד וכו').
• תכנון תכנית - כרוך בפיתוח תוכניות הנחוצות להשגת התוצאה.
• תכנון פעולה – כרוך בקביעת הפעולות הדרושות להשגת התוצאה.

לפי עומק

• תכנון מצטבר - מתרחש תוך התחשבות בפרמטרים נפוצים.
• תכנון מפורט - לוקח בחשבון את כל הפרטים והמאפיינים.

תיאום תוכניות לאורך זמן

• תכנון רציף - מרמז על תהליך ארוך, המורכב מכמה שלבים קטנים יותר.
• תכנון סימולטני - מרמז על שלב קצר חד פעמי.

התחשבות בשינויים בנתונים

• תכנון קשיח - מרמז על שמירה חובה על הפרמטרים שצוינו.
• תכנון גמיש - מרמז על אפשרות של אי עמידה בפרמטרים שנקבעו והופעתם של חדשים.

בסדר

• תכנון מסודר – כרוך בביצוע רציף של תוכניות, בזו אחר זו.
• תכנון מתגלגל - מרמז על הארכת התכנית לתקופה הבאה לאחר סיומה בתקופה הנוכחית.
• תכנון יוצא דופן – מרמז על יישום התכנית ככל שעולה הצורך.

תעדוף

תעדוף הוא תהליך של קביעת סדרי עדיפויות - אינדיקטור לדומיננטיות של חשיבותו של פריט כזה או אחר בתוכנית על פני השאר. תעדוף חשוב מהסיבה שבין מספר רב של ניואנסים ומאפיינים שונים, יש גם כאלה שהם הכי פחות חשובים ובעלי השפעה מינימלית על תהליך השגת המטרה, וגם כאלה שמשחקים תפקיד דומיננטי בתהליך זה. . היכולת לתעדף יכולה להיקרא אינדיקטור נוסף לאפקטיביות ויעילות של כל תהליך תכנון, כי. הדגש על הנקודות המשמעותיות ביותר של התוכנית הוא לרוב מכריע בשאלה אם המטרה תושג או לא.

כפי שניתן לראות, תכנון כתהליך מאופיין במספר לא מבוטל של ניואנסים שונים. ניתן להשתמש בכל אחד מהסוגים בנפרד, ואולי בשילוב עם אחרים. הדבר העיקרי בעת הבחירה הוא לקחת בחשבון את כל התכונות של הפעילות שלך. אבל, לא משנה כמה סוגי תכנון קיימים, לא משנה כמה נתחשב בהם, לא משנה כמה דוגמאות נביא, כל זה לא יהיה בעל ערך אם לא נבין למה אנחנו צריכים לתכנן משהו בכלל, מה יתרונות שיש לזה איך זה יעזור לנו בחיים? אלו השאלות שננסה לענות עליהן בחלק הבא.

בשביל מה מתכננים?

בהתחשב בכך שההכשרות שלנו מוקדשות לשיטות להגברת התפוקה האישית, כאן ובהמשך בשיעור נשקול תכנון ביחס לפעילותו של אדם, ולא לארגונים, פירמות, מפעלים וכו'.

התכנון הוא הגורם שקובע במידה רבה לא רק אם אדם ישיג את מה שהוא רוצה, אלא גם מה הוא ישיג באופן כללי. העובדה היא שלתהליך התכנון עצמו אין השפעה אחת וממוקדת צר, אלא משפיע בצורה מורכבת, המשפיעה על אינדיקטורים אישיים רבים של אדם, על כיוון פעולותיו ואורח החיים בכלל. להלן נפרט רק כמה היבטים חיוביים של התכנון והיתרונות שהוא מספק.

מפרט המטרה

ברגע שאדם מתחיל לתכנן את פעילותו, החשיבה שלו מופעלת, היצירתיות מופעלת ופעילות המוח גוברת. אתה יכול לרצות משהו ו"כאילו" לדמיין אותו, תוך כדי מחשבה שאתה יודע בדיוק מה אתה רוצה. אבל ברגע שאתה מתיישב לתכנן תוכנית ומתחיל לחשוב עליה היטב, המטרה שלך מתחילה להפוך ממופשט לקונקרטי. בהדרגה, אתה מתחיל לדמיין את זה בפירוט, לקחת בחשבון את התכונות שלו, איכשהו לשנות את זה. יש פתגם שאומר שספינה שלא יודעת לאן היא הולכת לעולם לא תגיע ליעדה. כך גם אדם - אם הוא לא יודע מה בדיוק הוא רוצה, הוא לעולם לא ישיג את זה. התכנון מאפשר להבין ולהגשים מה אתה באמת רוצה ולמצוא מטרה ספציפית.

תוכנית פעולה ברורה

אפילו לדעת מה אנחנו רוצים, אולי לעולם לא נשיג את זה אם לא נדע מה אנחנו צריכים כדי להשיג את זה. המטרות שלנו אולי מגה-גלובליות, טובות ונפלאות, אבל הן יישארו רק תמונה של מה שאנחנו רוצים שיהיה לנו ומה לעשות. מצב עניינים זה מתוקן בעזרת תכנון. ראשית, זה מאפשר לך לקבוע את הצעדים הספציפיים שיש לנקוט על מנת להשיג את התוצאה הרצויה. שנית, זה עוזר לקבוע את המשאבים הדרושים לכך ואת המקורות שלהם. שלישית, זה מספק הזדמנות לקבוע מסגרת זמן. כך, על ידי תכנון מדויק, תדעו מה עליכם לעשות כדי ליישם אותה, את מי או מה לערב בכך, והכי חשוב, מתי אתם רוצים לעשות זאת. תכנון מזרז משמעותית את תהליך השגת המטרה, כי. הוא מדריך מעשי לפעולה.

פעולה, לא מחשבות על פעולה

עד שיש לנו תוכנית ליישם את מה שאנחנו רוצים, אנחנו חושבים כל הזמן על הנושא הזה. אנחנו חושבים כמה אנחנו רוצים את זה, כמה טוב זה היה אם היה לנו את זה, משקפים את הנושא של איך זה חסר עכשיו, אולי אפילו מדמיינים את עצמנו בתהליך של פעולה. אבל יש אבל אחד - חוץ מלחשוב, אנחנו לא עושים שום דבר אחר. וזה מצביע על כך שסביר להניח שכל זה יסתיים. חשוב להבין שכשאתה מתחיל לתכנן אתה כבר עושה את הצעד הראשון והגדול ביותר לקראת יישום התוכנית שלך. זה לבד כבר מקדם אותך בצורה משמעותית. ואז מתחילה תגובת שרשרת: לאחר עריכת תוכנית, אתה מתחיל לבצע פעולות ספציפיות, הפריט הראשון אחריו השני, השני אחריו השלישי, וכן הלאה. אם תצליחו להקנות לעצמכם את ההרגל לתכנן אפילו את הדברים הקטנים ביותר, מיד תשימו לב כיצד הרצונות שלכם מתחילים להפוך למציאות. כאן אפשר ליישם אמירה נוספת: "מים לא זורמים מתחת לאבן שוכבת". זזו מהמרכז המת - התחילו לפעול. תכנון יוצר את הפוטנציאל האנרגטי הדרוש להשגת המטרה.

יכולת תמרון

בלי לדעת בדיוק מה צריך לעשות כדי להשיג את התוצאות שנקבעו, אנחנו לא יכולים לקבוע או לתאם את הפעולות שלנו. אנחנו יכולים לדמיין בערך מה אנחנו צריכים לעשות, אבל אם פועלים ללא תוכנית, אנחנו מסתכנים להגיע למבוי סתום או אפילו להתרחק מהמטרה. כשיש לך תוכנית ומתחיל לפעול, אתה יכול, כביכול, לנהל את כל התהליך באינטרנט: זה לא מסתדר ככה, נסה את זה אחרת, דבר אחד לא עובד, תחשוב מה אתה יכול להחליף אותו עם. תוכנית ברורה תאפשר לך לבצע תמרונים בדרכך, במגוון שיטות ושיטות שונות. כתוצאה מכך, תהיה לך תוכנית מקיפה שתיקח בחשבון כל מיני ניואנסים ואפשרויות לפיתוח אירועים. יכולת התכנון היא היכולת להיות גמיש ומוכן לכל מצב.

אחוזי הצלחה גבוהים

ואולי, היתרון החשוב ביותר בתכנון הוא, אם לא ערבות של 100%, אבל עדיין הסתברות עצומה להצלחה. כמה אנשים אנחנו רואים שרוצים מעט מאוד, אבל, בלי תוכנית, לא משיגים כלום! ובניגוד אליהם, יש כמות גדולהדוגמאות לאנשים שיש להם מטרות פנטסטיות שנראות בלתי ניתנות להשגה, למרות כל מה שהם משיגים אותן ואפילו יותר. מה שמבדיל את הראשון מהשני הוא היכולת לתכנן ולתעדף. הגדירו את המטרות שלכם, התחילו להכין תכנית – לאחר זמן מה תראו שהגעתם ליעד, ואלפי צופים ללא תכנית נשארו במקומם. תכנון יוביל אותך בכל תחום!

אין ספק, עכשיו הפך לך הרבה יותר ברור מדוע אתה צריך לתכנן ולחשוב על כל השלבים שלך. התכנון נעשה על ידי אנשי עסקים ויזמים, ראשי תאגידי ענק, אנשי קריאייטיב, סופרים, שחקנים וכוכבי שואו עסקי, בכלל, כל אלו שנהוג לכנות אנשים מצליחים. תכנון הוא חלק מהחיים והעבודה של כל אדם שרוצה להגביר את התפוקה שלו ולהגיע לתוצאות רציניות. מסיבה זו, בנוסף לשבת ליד השולחן, לקחת עט ודף ולהתחיל לתכנן משהו, יש היום שיטות תכנון שפותחו במיוחד שהוכיחו את יעילותן יותר מפעם אחת. אנו נותנים סקירה קצרה של הפופולריים שבהם בסעיף הבא.

שיטות תכנון

תכנון ABC

התנאי המקדים לשיטה זו הוא ניסיון, שמראה בבירור שיחס המקרים החשובים והבלתי חשובים באחוזים הוא תמיד בערך זהה. כל משימות, בהתבסס על חשיבותן ביחס להשגת התוצאות שנקבעו, יש להקצות באמצעות ערכי אותיות ABC. מכאן נובע שתחילה יש לבצע את המשימות בעלות החשיבות והמשמעות הגדולה ביותר (A), ולאחר מכן את כל האחרות (B, C). עליכם לתכנן את זמנכם באמצעות טכניקה זו, תוך התחשבות בחשיבות המשימות, ולא במאמצים הנדרשים להשלמתן.

טכניקת ABC מבוססת על שלושה כללים בסיסיים:

• קטגוריה א' - המקרים החשובים ביותר. הם מהווים בערך 15% מכל מה שאתה עושה, אבל הם מביאים בערך 65% מהתוצאות.
• קטגוריה ב' - דברים חשובים. הם מהווים כ-20% מכלל המקרים שלך ומביאים לכ-20% מהתוצאות.
• קטגוריה C - עניינים הכי פחות חשובים. הם מהווים כ-65% מכל מה שאתה עושה, אבל גם מביאים לכ-15% מהתוצאות.

אתה יכול ללמוד עוד על טכניקה זו כאן.

עקרון אייזנהאואר

טכניקה זו הוצעה בזמנו על ידי הגנרל האמריקאי דווייט דייוויד אייזנהאואר. זהו מד נוסף מצוין לקבלת ההחלטות החשובות ביותר במהירות. עקרון זה מרמז על תעדוף לפי הקריטריונים של חשיבות ודחיפות.

את כל העניינים שלך עליך לחלק לארבע קטגוריות עיקריות ולבצע לפי סדר עדיפות:

• קטגוריה א' - המקרים הדחופים והחשובים ביותר.
• קטגוריה ב' - מקרים דחופים אך לא חשובים. חשוב להיות מסוגל להפריד בינם לפי קריטריון החשיבות מהקטגוריה הראשונה, אחרת אפשר להשקיע זמן ביישום שלהם, ולהשאיר את הדברים החשובים באמת לאחר מכן.
• קטגוריה ג' - לא דחוף, אבל עניינים חשובים. כאן אתה צריך לקחת בחשבון את גורם הדחיפות: בשל העובדה שמקרים אלה אינם דחופים, הם נגנזים לעתים קרובות, ולאחר מכן הם הופכים דחופים, וזה לא טוב במיוחד. לכן אין להזניח בכל מקרה את ביצועם. מקרים כאלה, בין היתר, ניתן להאציל - להפקיד את ביצועם בידי מישהו אחר.
• קטגוריה ד' - עניינים לא דחופים ולא חשובים. לעתים קרובות, אדם עסוק ביותר בעניינים כאלה ומבלה את רוב הזמן בעשייתם. למד לזהות במדויק מקרים בקטגוריה זו. הם צריכים להיעשות אחרונים, כאשר הקודמים יושלמו.

תוכל ללמוד עוד על שיטת אייזנהאואר כאן.

שלטון פארטו

כלל זה מכונה לעתים כעקרון 80/20. הוא נוסח על ידי הכלכלן האיטלקי וילפרדו פארטו. הנחת היסוד העיקרית שלו היא שהחלק הקטן ביותר של הפעולות מביא את החלק הגדול ביותר של התוצאות, ולהיפך.

מבחינה ויזואלית, הכלל הזה נראה כך:

• 20% פעולה = 80% תוצאה
• 80% מהפעולות = 20 תוצאות
• 20% מהאנשים מחזיקים ב-80% מכל ההון
• 80% מהאנשים מחזיקים ב-20% מכל ההון
• 20% מהלקוחות מייצרים 80% מההכנסות
• 80% מהלקוחות מביאים 20% מההכנסות
• וכו.

החל את הכלל הזה על הפעילויות היומיומיות שלך, ותראה ש-80% ממה שאתה עושה ביום הוא רק 20% מהתוצאה שאתה צריך, ו-20% מהפעולות המתוכננות היטב מקרבות אותך ליעד היקר שלך ב-80% . על סמך זה, זכרו שצריך להתחיל את היום רק עם כמה, אבל הדברים הכי קשים, חשובים ודחופים, ורק אחר כך לקחת על עצמכם יישום קליל ולא פחות חשוב, אבל נוכח בנפח הרבה יותר גדול. . מאוד נוח ליישם את כלל פארטו בשילוב שיטת ABC או עקרון אייזנהאואר.

אתה יכול לקרוא עוד על עקרון 80/20.

תִזמוּן

המונח "שמירת זמן" מתייחס לשיטה שנועדה לחקור את הזמן שחלף. זה מתבצע על ידי תיקון ומדידה של הפעולות שננקטו. המטרות העיקריות של שמירת זמן הן לקבוע על מה הזמן מושקע, לזהות בזבזני זמן, למצוא רזרבות זמן ולפתח תחושת זמן.

שמירת זמן היא די פשוטה: מומחים ממליצים להקליט את כל הפעולות שלך בדיוק של 5 דקות למשך 2-3 שבועות. מבחינה ויזואלית, זה נראה בערך כך:

• 8:00-8:30 - התעוררו, נמתחו, שטפו
• 8:30-9:00 - שתו תה, הדליקו את המחשב, בדקו את הדואר
• 9:00-9:30 - הלך לרשת החברתית
• 9:30 - 10:00 - הכנת מסמכים לעבודה
• וכו.

ניתן להוסיף לערכים הערות ופרמטרים נוספים. ישנן מספר דרכים לעקוב:

• על הנייר - במחברת, מחברת, מחברת
• שימוש בגאדג'ט - טלפון נייד, ספר אלקטרוני, טאבלט
• שימוש במקליט קול
• שימוש בתוכנה מיוחדת במחשב
• מקוון - יישומי אינטרנט מיוחדים
• תרשים גנט (ראה להלן)

בהתבסס על הנתונים המתקבלים באמצעות התזמון, תוכל לזהות מאפיינים חשובים בחלוקת הזמן שלך ולתקן אותם. קרא עוד על תזמון.

תרשים גנט

תרשים גנט הוא שיטת תרשים עמודות שפותחה על ידי מומחה הניהול האמריקאי הנרי גאנט. הוא משמש להמחשת תוכניות ולוחות זמנים לפרויקטים שונים. התרשים מורכב מסורגים המכוונים לאורך ציר הזמן, וכל אחד מהם מציג משימה נפרדת שהיא חלק מהפרויקט. הציר האנכי הוא רשימה של משימות. בנוסף, ניתן לסמן אינדיקטורים שונים בתרשים - אחוזים, מצביעים, חותמות זמן וכו'.

באמצעות תרשים גנט, ניתן לעקוב באופן חזותי אחר התקדמות הפרויקט ויעילות הפעולות שבוצעו. אבל, בכל מקרה, שיטה זו תצטרך להיות משלימה על ידי אחרים, כי. התרשים אינו מסונכרן עם תאריכים, אינו מציג את המשאבים שהושקעו ואת אופי הפעולות שבוצעו. הוא משמש בצורה הטובה ביותר עבור פרויקטים קטנים. התרשים עצמו נכלל לעתים קרובות ביישומי ניהול פרויקטים שונים כתוספת.

טכנולוגיית SMART

טכניקת הצבת יעדים SMART מוכרת כאחת הטובות בעולם. מקורו ב-NLP ודיברנו עליו בפירוט באחד השיעורים שלנו. כאן אנו נותנים רק תיאור קצר של טכניקה זו.

המילה "SMART" עצמה היא קיצור שנוצר מהאותיות הראשונות של חמש מילים שמגדירות את הקריטריונים למטרות. בואו נשקול אותם בפירוט קטן יותר.

• ספציפי - המטרה חייבת להיות ספציפית, כלומר. בעת הגדרתו, עליך בהחלט לדמיין בבירור את התוצאה שאתה רוצה להשיג. לדוגמה, "אני רוצה להיות מומחה באנתרופולוגיה".
• מדידה - המטרה חייבת להיות מדידה, כלומר. עליך לייצג את התוצאה הרצויה במונחים כמותיים. לדוגמה, "עד 2015 אני רוצה להרוויח 50 אלף רובל בחודש."
• בר השגה - המטרה חייבת להיות ברת השגה, כלומר. עליך לקחת בחשבון את מאפייני האישיות שלך: יכולות, נטייה, כישרון וכו'. לדוגמה, אם אתה מתקשה במתמטיקה ואתה לחלוטין לא מבין את המדע הזה, עדיף לא להציב לעצמך מטרה להיות מתמטיקאי מצטיין.
• רלוונטי - המטרה צריכה להיות קשורה למשימות האחרות שלך. לדוגמה, השגת יעד לטווח בינוני צריכה לכלול באופן מרומז השגת מספר יעדים קצרי טווח.
• מוגבל בזמן – המטרה חייבת להיות מוגדרת בזמן ובעלת מסגרת זמן מוגדרת ברורה. למשל, "אני רוצה לרדת במשקל מ-95 ל-80 ק"ג בחצי שנה עד חודש כזה ואחר".

יחד, זה יאפשר לך לקבוע את הפעולות הדרושות כדי להשיג את התוצאה הרצויה, לקחת בחשבון את המספר המרבי של גורמים ולעקוב כל הזמן אחר ההתקדמות שלך. קרא עוד על טכניקת SMART שנכתבה.

רשימת מטרות ויעדים

השיטה הפשוטה ביותר שבה אתה יכול לתכנן זמן ועניינים. זו רק רשימה של דברים שצריך לעשות. רשימות כאלה נוחות מאוד בכך שהן אינן דורשות משאבים נוספים, כגון מחשב אישי, יישומים ניידים או שימוש בסכימות מורכבות, אך הן גם מאפשרות לך להציג חזותית את כל מה שאתה צריך לעשות ולשלוט בתהליך הזה.

יצירת רשימה של מטרות ומשימות היא פשוטה מאוד: אתה יכול פשוט לרשום על פיסת נייר את כל מה שאתה צריך לעשות ומתי, ולאחר השלמתם, פשוט למחוק את הפריטים שהושלמו. ואתה יכול לסבך את זה קצת: צור טבלה שבה יהיו עמודות: "משימה", "עדיפות", "תאריך יעד", "סימן השלמה".

ניתן להשתמש בכל הטכניקות הללו בנפרד או בשילוב. נסו את כל האפשרויות - מה שבטוח, לאחר זמן מה תבחרו לעצמכם את הנוחה והמתאים ביותר, ואולי אפילו תכינו כמה משלכם על בסיסן.

על מנת להקל עליכם בתכנון ענייניכם וזמנכם, בסיום השיעור ברצוננו להציג בפניכם כמה עקרונות יעילים מאוד שתוכלו להשתמש בהם. חיי היום - יום.

עקרונות תכנון

• נסה את כל טכניקות התכנון שנדונו ובחר את המתאימה ביותר עבורך. השתמש בו מדי יום ובכל המקרים.
• אל תנסו לזכור הכל - רשמו הערות. כמו שנאמר, "העיפרון הכי משעמם עדיף על הזיכרון החד ביותר".
• אם יש לך הרבה דברים לעשות, אל תנסה להספיק לעשות הכל. הקדישו את הזמן לזהות את החשובים והעדיפות ביותר, והמשיכו ליישם אותם. סיים את השאר מאוחר יותר.
• בסוף שבוע אחד, הכינו תוכנית פעולה לשבוע הבא. עשה את אותו הדבר בסוף כל יום.
• הרגל לשאת איתך מחברת ועט או מקליט קול כדי להקליט מחשבות מעניינות שעולות אליך.
• התחל "יומן הצלחה" בו תרשם בכל יום את כל ההצלחות שלך, לא משנה כמה קטנות. זה ישמור לך מוטיבציה מתמדת ויזכיר לך שאתה בדרך הנכונה.
• למד להגיד לא. יכולת זו תחסוך מכם בזבוז זמן, חתירה למטרות מיותרות ותקשורת עם אנשים מיותרים.
• תמיד תחשוב לפני שאתה עושה משהו. שקלו את כל היתרונות והחסרונות. נסו לא לעשות פעולות ופעולות פזיזות.
• בכל פעם שאתה בתהליך של משהו, זכור את עצמך, היה מודע למה שאתה עושה ברגע הנוכחי. אם אתה מרגיש שאתה לא מתקדם, צא מפעילות זו.
• הסתכלו על עצמכם בביקורתיות: זהה את ההרגלים הרעים שלך, שגוזלים זמן, דברים שאתה נהנה לעשות, אבל לא מזיזים אותך לעבר המטרה. ואז בהדרגה ובזה אחר זה החליפו את ההרגלים והמעשים האלה בחדשים - יעילים.
• קבע את סדרי העדיפויות העיקריים שלך בחיים וחי לפיהם. אז אתה תמיד יכול להיות מרוכז על העיקר, ולא לבזבז זמן.
• אל תבצע פעולות מיותרות מיותרות, אל תעשה עסקים של אחרים. אתה חייב להתקדם בעצמך, אבל אל תאפשר לעצמך לשמש ככלי להשגת מטרות של אחרים אם אתה עצמך לא נהנה מזה.
• הקצו באופן קבוע ושיטתי זמן לשיפור עצמי: קריאת ספרים, צפייה בסרטונים חינוכיים והנעה, תרגול כישוריכם וכו'.
• אל תעצור שם - לאחר שהשגת מטרה אחת, הגדר מטרה אחרת, רצינית יותר. אז אתה תמיד יכול להיות בכושר טוב, יהיה לך תמריץ ומוטיבציה.

יישום כל ההמלצות לעיל יאפשר לך להצליח בכל תחום ולהשיג את המטרות שלך בזמן הקצר ביותר. הדבר החשוב ביותר הוא העבודה המתמדת על עצמו והיישום בפועל של המיומנויות הנרכשות. כדי שכל מה שלמדת משיעור זה יתחיל להניב פרי, עליך להתחיל לתכנן את הפעילויות העתידיות שלך עוד היום. התחל בכל דרך, תרגל, חידד מיומנות חדשה והפוך אותה להרגל. כמובן שאי אפשר לתכנן הכל בחיים שלנו, אבל אפשר הרבה.

אתה יכול למצוא חומרים מעניינים נוספים הקשורים לתכנון ויעילות במשאב 4brain שלנו:

תבדוק את הידע שלך

אם תרצו לבחון את הידע שלכם בנושא שיעור זה, תוכלו לגשת למבחן קצר המורכב ממספר שאלות. רק אפשרות אחת יכולה להיות נכונה לכל שאלה. לאחר שתבחר באחת מהאפשרויות, המערכת עוברת אוטומטית לשאלה הבאה. הנקודות שאתה מקבל מושפעות מנכונות התשובות שלך ומזמן המעבר. שימו לב שהשאלות שונות בכל פעם, והאפשרויות מעורפלות.

מי מאיתנו לא תהה מהו הערך הגדול ביותר? לעתים קרובות הדעות חלוקות בנושא זה. חלק מאמינים במידע הזה, אחרים - זמן. למרות העובדה שלחברה המודרנית יש מספיק הזדמנויות לחסוך זמן, משום מה פשוט אין מספיק זמן. ומיד עולות בראש המחשבות: "למה הקידמה הטכנולוגית משחקת בדיחה אכזרית?", "איך יש זמן לעשות הכל ואפילו טוב?", "איך לחלק ולתכנן את היום שלך כדי לפרוק את עצמך לפחות חלקית? ". הכל מאוד פשוט. אתה רק צריך ללמוד איך לתכנן נכון את הזמן.

כללים שיש לעקוב אחריהם אם אתה רוצה להצליח

כדי לעשות הכל ולהספיק לנוח, עליך:

• לפתח תוכנית ספציפית;
• לתת עדיפות לטיפול בעניינים קטנים וחשובים, מבלי להשאירם לאחר מכן;
• אל תבזבז זמן עבודה על דברים מיותרים;
• לנתח משימות שהושלמו על בסיס יומי;
• תעדוף נכון לפי חשיבות;
• לשמור על הסדר;
• לפתח את כוח הרצון לעקוב אחר הרגלים חדשים.

איך ללמוד לתכנן את היום שלך: שלבי תכנון הזמן של הראש

נראה שנכון להקצות זמן עבודה, לקבוע את רצף העבודה היומיומית זה לא קשה, עם זאת, לא כולם יכולים לעשות את זה. אם עולות בראש מחשבות על איך לעשות דברים חשובים בזמן ולא להתעייף, חשוב ללמוד איך נכון לתכנן ולהקצות זמן. תפקיד חשוב כאן הוא משחק על ידי תוכנית ערוכה כראוי של שגרת היומיום.

אל תשכח גורם כה חשוב כמו זמן מוגבל. אי אפשר לעצור, לשנות, להחזיר את הזמן, מה שאומר שאותו דבר חל על העבודה, העניינים והחיים שלנו בכלל.

ישנם השלבים הבאים של תכנון זמן עבודה:

• פיתוח משמעת (ללמוד לשלוט ביום שלך היא משימה חשובה למנהיג מצליח);
• קביעת מידת החשיבות של המקרים (מותר לתכנן לא יותר מ-3 מקרים דחופים ביום);
• חלוקה רציונלית של מקרים לחשובים, דחופים, קלים, פשוטים, חסרי חשיבות;
• עריכת תכנית מדורגת לביצוע העבודה;
• להיפטר מדברים פשוטים, קטנים וקלים שלוקח פחות מ-10 דקות להשלמתם (פריקה בימים הבאים);
• סירוב המנהל מפעילויות ש"גונבות" זמן (צפייה בתוכניות טלוויזיה, שעות רבות של תקשורת ברשתות חברתיות, מפגשים עם חברים);
• הגדרה של כל דבר בבית ובעבודה של מקומו;
• להיפטר מזבל עבודה (10 דקות ביום מספיקות כדי למיין מסמכים ולזרוק מיותר);
• בחירת תחביבים לפנאי.

כדי לא לאבד חברים ולחסוך זמן נכון, צריך לפעול לפי הכלל: לבקר בדפים ברשתות החברתיות 2 פעמים בשבוע, להקצות סופי שבוע לפגישת חברים, לתכנן מראש פגישות אישיות, להפחית את זמן השיחות ה"ריקות" בטלפון. עד 15 דקות ביום.

איך מכינים תוכנית עבודה

תכנון פורה אפשרי אם אתה מקפיד על הרצף הבא בעבודה שלך:

1. קבעו את המטרות והיעדים שעל בסיסם לפתח תכנית עבודה. זה יכול להיות לטווח קצר (לשבוע) או לטווח ארוך (לחודש, רבעון, שנה).

שימו לב: מנהיג מצליח לא צריך לסטות אף צעד מהתוכנית. אתה יכול לעשות בו התאמות, למשל, להחליף דברים, ימים של פגישות חשובות, לתכנן אירועים לזמן אחר, אבל אתה לא יכול לשנות אותם באופן קיצוני בכל מקרה.

1. הקצה משימות וקבע מועדים להשלמתן. חשוב ללמוד קודם כל לעשות דברים שיש להם מסגרת זמן מוגבלת וכאלה שדורשים מאמץ רב. לאחר מכן תוכל לתכנן משימות לטווח בינוני ועבודה הדורשת יישום של פונקציות סטנדרטיות. הדבר האחרון שצריך לעשות הוא העבודה הפחות חשובה.

1. סימון חובה של עניינים דחופים שעלו ערב הביצוע ביומן או בלוח השנה (מאפשר למנהל להספיק לעשות הכל בזמן, מבלי לפספס נקודות חשובות).

1. ניתוח כל המקרים, צמצום רשימת המשימות (עד כמה שניתן).

כדי לפרוק את היום שלך, חשוב:

1. עקבו אחר הגבלת ביצוע תיקים: לא יותר מ-3 דחופים, לא יותר מ-10 בסך הכל ביום.
2. בתכנון הקפידו על ביצוע משימות מורכבות בזמן נוח יותר, רצוי בבוקר, קלילות - בתום משמרת העבודה.
3. אל תבצעו את העבודה הבאה מבלי להשלים את הקודמת (חשוב לתכנן את המשימות בשלבים, לאחר השלמתם שסוכמו קודם לכן).
4. אל תשאיר עסק לא גמור, אל תעביר אותם ליום העסקים הבא.
5. אם עדיין נותרו מטלות, מומלץ לרשום עליהן בלוח המקרים החשובים, שם יש לציין אותן במיוחד. במקרה שאותה משימה "חיה" ביומן ביציבות מספר ימים ברציפות, כדאי לשקול כיצד לסרב לה או פשוט להעביר אותה לאדם אחר המבצע אותה.

סודות של תכנון רציונלי

תכנון נכון של היום יאפשר:

• הערכת תכנית העבודה, התאמת משימות, עריכת שגרת יומיום;
• שליטה על ביצוע תיקים, ביטול ביצוע בו-זמנית של מספר משימות (אחרת קיים סיכון לביצועים נמוכים בעבודה);
• השלמת התיקים שהתחילו;
• ביטול מכשולים המונעים מהמנהל למלא את המשימות שהוקצו, מסיח את תשומת הלב, משפיע על תוכניות;
• חילופי עבודה עם מנוחה;
• ניתוח תכנון זמן;
• שיפור מתמיד של הביצועים שלהם.

סודות של חיסכון בזמנו של המנהל

1. חשוב לשלב משימות דומות, למשל לשלב משא ומתן, לנתח התכתבויות, להגיב למיילים.
2. חשובה לא פחות היא יצירת סביבה רגועה. זה הכרחי כדי ששום דבר לא מסיח את הדעת מהעבודה.
3. הגבלת זמן העבודה תמנע תוצאות לא פרודוקטיביות מפגישות עסקיות.
4. היכולת לתעדף היא אינדיקטור חשוב לרציונליות ועקביות של עניינים, המשפיעה על השגת היעדים.
5. ביצוע משימות חשובות במיוחד מאפשר למנהיג להגיע לביצועים גבוהים בעבודתו.
6. חלק ניכר מהזמן יעזור לחסוך בחלוקת המשימות בין העובדים.
7. חשובה לא פחות היא ההדרגה בעבודה. לנוע לעבר המטרה הרבה יותר קל אם עולים במדרגות, מתחילים בדברים קטנים ומגיעים לגבהים.
8. ניהול יומן של דברים חשובים יעזור לבטל את החפיפה של משימה אחת באחרת, הצטברות המקרים בסוף החודש.
9. החלטות חשובות מתקבלות בצורה הטובה ביותר בבוקר. כך תוכלו ליצור תחושת הצלחה לכל יום העבודה.
10. בעת ביצוע תוכניות, לוחות זמנים, חשוב לקחת בחשבון את רמת היכולת האמיתית לעבוד, שכן הוא זה שמשפיע על התוצאה הסופית של העבודה.

אין מספיק זמן לעשות כל מה שאתה רוצה לעשות היא בעיה נפוצה בעולם של היום. תכנון נכון של יום העבודהיחסוך לך מספר עצום של שעות יקרות. והיום תקבלו כמה טיפים חשובים בנושא זה.

ראשית, אנו מדגישים את עצם התכנון של יום העבודה - זה צריך להיעשות. לקחת את זה כמובן מאליו. לאחר מכן, עליכם לחלק את היום שלכם ל-3 קבוצות ולכל אחת מהן ניתן לכם כללים משלנו. הכל פשוט כאן:

1. תחילת יום העבודה.
2. אמצע היום.
3. סיום יום העבודה.

כללים לתחילת היום

בוקר הוא הרגע שבו אתה נמרץ לאחר השינה. זה תלוי במצב שלך בבוקר, כמה פרודוקטיבי יהיה היום. אז קח את קבוצת העצות הראשונה.

גישה חיובית

מיותר לציין שאם אתה במצב רוח טוב בבוקר, אז הדברים הולכים יותר בקלות, קל יותר לפתור בעיות עסקיות והן לוקחות פחות זמן.

לכן, כל בוקר מצא משהו שיטעין אותך בחיובי: זיכרונות נעימים, ציפייה לעשות בקרוב את מה שאתה אוהב. התרגל לשאול את עצמך את השאלות הבאות מדי בוקר:

איך היום יכול לקרב אותי להשגת המטרה שלי?

מה אני יכול לעשות כדי להפיק את המרב מהיום?

מה אני יכול לעשות היום כדי לתמוך באורח החיים שלי (בריאות)?

הליך זה לא ייקח לך יותר מ-2 דקות, וההשפעה של הביצועים היומיומיים שלו יכולה לעלות על כל הציפיות.

התחלה נכונה

הרגע הבא הוא ההתחלה הנכונה ליום העבודה שלך. איפה זה צריך להתחיל? מארוחת בוקר נינוחה ובאותה דרך למקום העבודה.

אין לכם זמן לארוחת בוקר ארוכה ודשנה?יש פתרון פשוט: ללכת לישון מוקדם. אחרת, אתה מסתכן בהרס היום שלך כבר בהתחלה - נבדק!

תחילת העבודה

התחל את יום העבודה שלך מיד באותו הזמן. כלל זה יעזור לך להפוך לאדם ממושמע עוד יותר.

כשזה יהפוך להרגל, תבחינו בהגברה בגיוס הכוחות שלכם כבונוס.

אימות תוכניות

אם תכננת את יום העבודה של היום אתמול, אז צריך לבדוק בבוקר. זה ייקח 10 דקות, אבל יכול לחסוך עד שעתיים!

עדיף גם לעשות את התכנון עצמו תוך התחשבות ב-60% מזמנכם, ולהשאיר את 40% הנותרים לכוח עליון ולמשימות לא צפויות או דחופות.

אל "תנדנד"

אל תתחיל את החלק הכי פרודוקטיבי של היום עם הרבה ברכות חוזרות ונשנות או דיון בחדשות חסרות ערך. התחל לממש את המטרות המתוכננות שלך מיד!

את כל העניינים ה"חברתיים" ניתן לשנות למועד מאוחר יותר. זה מושלם לשעות אחר הצהריים.

קודם כל!

התחילו את היום עם החלטה משימות מפתח. כל השאר יחכה ולא ילך לשום מקום. במיוחד, תיבת הדואר שלך J

המזכירה היא העוזרת שלך

הקפד לעדכן את המזכיר שלך בתוכניות שלך, כי הוא העוזר והשותף שלך. תן לך רק 2 דקות בשביל זה - עשה את זה.

שלב זה יחסוך לך זמן ויגדיל את היעילות. מזכירה טובה תפרוק אותךולהזכיר לך פגישה חשובה במידת הצורך. הוא צריך להיות מודע לכל העניינים שלך.

כללים לאמצע היום

אמצע היום- זו התקופה שבה העבודה בעיצומה, סיימתם או ממשיכים לבצע את המשימות העיקריות. לחלק זה של היום הכנו עבורכם 11 טיפים.

סדר על השולחן

השאר על השולחן רק את הניירות שעוזרים לך לפתור את הבעיה הנוכחית. הסר את השאר. לא צריכים להיות יותר משישה מסמכים על השולחן.

קבע מועדים

אם אתה כפוף, נסה לוודא זאת אתה יכול להתקיןאו לקבוע את המועדים להשלמת אותן משימות המוטלות עליך. אם אתה מנהיג, קצץ בשליש את הזמן להשלמת משימות עבור הכפופים לך.

מָשׁוֹב

אם פתאום תחליטו להשתתף באיזו פגישה לא חשובה עבורכם, אז היו מוכנים לכך תקבלו הנחיות נוספות לגביו. אם לא היית שם, אז לא היית מקבל משימות נוספות...

משימות דחופות

תמיד ובכל מקרה, נוצר מצב שיהיה דחוף ו ימשוך את תשומת לבך. זה יגרום לקיפאון בביצוע המשימות הנוכחיות.

האם כדאי להסיח את דעתו ולהתעמק במצבים כאלה תלוי בך. אבל תמיד קבלו החלטה על סמך סדרי עדיפויות: מה יותר חשוב לעשות - אקטואליה או "דחוף"?האצל משימות פתאומיות כאלה בכל הזדמנות אפשרית.

פעולות אימפולסיביות

בזמן ביצוע המשימות הנוכחיות (במיוחד החשובות שבהן), אולי תרצה פתאום לבצע שיחת טלפון או לעשות פעולה אימפולסיבית אחרת לא מתוכננת.

קח את הזמן שלך לעקוב אחר הדחף - שקלו האם כדאי להסיח את דעתו, עד כמה זה חשוב?

הַפסָקָה

תמיד במהלך יום העבודה הפסקות תוכנית. כמה זמן הם צריכים להיות תלוי בך. הדבר החשוב ביותר בעסק הזה הוא סדירות.

קבץ את השגרה שלך

אתה יכול לשלב את כל המשימות השגרתיות הקטנות לפי תכונות דומות למקטעים, בלוקים. ואז לבצע אותם בלוקים כאלה.למשל, 6 בלוקים של 10 דקות כל אחד - שיחות טלפון. חשוב כאן לקצר את זמן הביצוע של כל בלוק ככל האפשר.

השלמת תיקים

תביא את מה שאתה מתחיל לשלב הסופי. נסה לא להיות מוסחת לעתים קרובות בעת פתרון משימה ארוכה. מאחר שאחרי צריך לחזור לביצוע ולעשות חלק מהעבודה שוב, בזבוז זמן. לכל הפחות, שחזר את מהירות הביצוע.

תפוס את הרגע

אם יש לך פתאום "זמן פנוי כפוי"ואז לחשוב איך אפשר להשתמש בו בצורה רציונלית. למשל, כשאתם יושבים בחדר ההמתנה של השף ומחכים לתורכם.

השעה שלך

כאשר מתכננים יום עבודה, הקפידו לעשות זאת לתזמן לעצמך שעה. ברגע זה המזכירה שלך צריכה לענות לכולם שאתה לא שם, או פשוט לסגור את המשרד כדי שאף אחד לא יפריע לך.

הקדישו שעה זו לפתרון המשימות שאינן דחופות, אך חשובות. כמו כן, כשאף אחד לא מסיח את דעתך, אתה יכול להיזכר במשימות דומות שפשוט נשכחו בהמולה.

פיוס ושליטה

אל תפנה זמן לתקופות התאמה בין תוכניותיהם ובקרה על יישומם. כבר אמרנו שהפעולה הזו תחסוך יותר זמן ממה שאתה משקיע בה. בנוסף, ניתן לשנות משהו בתכנון עקב שינוי סדרי עדיפויות למשל.

כללים לסיום היום

אין להסיח את דעתו על ידי בדיקה תכופה של השעה והמתן לסוף יום העבודה. גם פרק הזמן הזה חשוב, כמו הקודמים. שימו לב ל-3 הטיפים הבאים.

סיים את מה שלא נעשה

יש קבוצה של מקרים ש אינם דחופים, אבל הם הכרחיים. כדי שלא יצטברו, יהפכו לחסימה, עשו אותם בסופו של יום, כשהמטרות החשובות ביותר מושגות. בתקופה זו, זה הזמן לסיים לקרוא את ההתכתבויות שלכם, להכתיב פקודות לעיתונות למזכירה וכו'.

ניתוח היום

נתח, בהתבסס על תוכנית היום, מה הצלחת לעשות היום, מהי היעילות שלך, באיזו תדירות הוסחת דעתך מהמשימות העיקריות וכיצד ניתן להימנע מכך בעתיד במידת האפשר? זהו אחד המרכיבים החשובים לביצוע מוצלח של תיקים - בקרה וניתוח.

תכננו למחר

הקדישו 15-20 דקות לתכנון יום העבודה של מחר. עדיף לעשות את זה יום לפני.. אבל גם לא לשכוח לבדוק בבוקר.

בתרגול העבודה שלי, נתקלתי שוב ושוב במנהלים שיש להם יכולת אחת חשובה. זו היכולת לעשות הרבה דברים במהלך היום, בתיעדוף נכון ובלי לחוות לחץ. אדם כזה פשוט לא יכול להיות מוצף במעשים. לא משנה כמה פרויקטים מבוצעים כרגע, הוא יתעדף במהירות, ברוגע ונכון, קבץ משימות ויתחיל לבצע אותן אחת אחת. חשבתי על זה לא מעט, דיברתי עם קולגות והבנתי שברוב המקרים היכולת הזו אינה מולדת, אלא נרכשת.

כשהייתי בתיכון, דודי האהוב נתן לי עצה טובה: "תעקוב אחרי מה שאתה עושה במהלך היום ותסכם בסוף". דוד עבד בארגון העבודה הבינלאומי וידע על מה הוא מדבר. אני עדיין אסיר תודה לו על עצתו, ולעצמי על כך שמילאתי ​​את העצה הזו. כשסיימתי את הלימודים היה לי לוח זמנים ברור, רוב המשימות והמשימות שלי לכל יום תוכננו מראש וזה לא גרם לי למחאה או אי נוחות.

מאוחר יותר שמרתי על הכלל הזה עד סוף חיי. תוכניות ומשימות השתנו, וההרגל לעשות כמה דברים שונים במהלך היום רק התחזק, ואיתו היעילות והאפקטיביות של העבודה שלי. אחרי הכל, אם חושבים על זה, עייפות גבוהה, אדישות, פרודוקטיביות נמוכה הם לרוב תוצאה של החזון שלנו על עצמנו, העבודה שלנו, ואחרון חביב, היעדר הרגל של תכנון ותעדוף. כנראה, עבור כמה עובדים יצירתיים ומומחים בעלי פרופיל צר, זה לא חיסרון משמעותי, אבל זה לא יעבוד להיות מנהל טוב ללא יכולת לתכנן פעילויות, לתעדף ומשימות קבוצתיות.

אז אם לא התרגלתם לתכנן דברים בבית הספר או במכללה, עדיף לעשות זאת בהקדם האפשרי. ראשית, גלה מה אתה בעצם עושה במהלך היום. פשוט רשום כל חצי שעה למה הקדשת את הזמן הזה. כשתבדוק את ההערות השבועיות שלך, תופתע לגלות כמה זמן מבוזבז על פעילויות ומשימות לא חשובות, חופפות או פשוט לא רלוונטיות. בהתאם, השלב הבא הוא להשליך את כל המיותר. זה גם ייקח הרבה זמן לבצע, כמה הרגלים או טקסים קשה מאוד להיפטר מהם. השלב השלישי הוא לקבץ את המשימות וסוגי העבודה העיקריים ולטפל בהם ברצף, לא בסדר שרירותי. זה יגדיל מאוד את יכולת הריכוז שלך. במבט ראשון, זה מאוד פשוט, לא יותר קשה מאשר לעשות תרגילים בבוקר. אבל לא כולם עוסקים בטעינה.

לגבי תכנון היום שלי, גם עכשיו אני מקדיש לזה הרבה זמן (למרות שהעוזרים שלי עושים הרבה עבודת הכנה וארגון). אולי בהמשך אכתוב פוסט על תפקידו של עוזר אישי בעבודתו של מנהיג. הבסיס לניהול זמן נכון הוא. עבורי זו אסטרטגיה, קשרים עם לקוחות ושותפים מרכזיים, העסקאות הגדולות ביותר, צוות, מינויים והנעת עובדים. אם מתרחשת בעיה באחד מהכיוונים הללו, זו הבעיה שלי, שעלי לפתור תחילה.

נקודה מהותית נוספת היא הנוכחות בציר הזמן לפעילויות לא מתוכננות. הם תמיד קורים, וחשוב שיהיה קצת רפיון, כי אין דבר גרוע יותר מאשר כשפגישה אחת מתגנבת לאחרת או שאתה צריך לעשות משהו ממהר.

אל תשכח שכל האנשים שונים, מה שאומר שהתכנון צריך להיות אינדיבידואלי. בניתי את לוח הזמנים האופטימלי שלי מזמן. בדרך כלל בשעה 9 בבוקר אני מסכם את לוח הזמנים עם הצוות ומסתכל על התקצירים המתארים את הפגישות שעליי לעשות היום. הכנת תקצירים היא נושא נפרד: הם מתארים בבירור את המטרות, היעדים, המשתתפים. זה גם חוסך לי זמן. לאחר כעשרה פגישות, אני חוזר הביתה ומבלה עם משפחתי, הולך ליוגה או כושר באופן קבוע. וקרוב יותר ללילה אני עדיין עובד אלקטרונית. השגרה הזו מאפשרת לי לא לעבור שוב בין סוגי עבודה וקל יותר להיכנס למצב הרצוי. עם זאת, כדי לבנות ולהתמיד בזה, הייתי צריך להתחיל לתכנן את הזמן שלי מבית הספר.