על מנת לערוך נכון צו על אחראי יש צורך להבין בבירור מיהו עובד זה ומאילו זכויות הוא נהנה, יש לקחת בחשבון את כל פרטי הוצאת הכספים ומתן דוח עבורם. הוצאות, יש צורך גם לשים לב לעיתוי השימוש בכסף.
עובדים כאלה כוללים אנשים אשר לצורך ביצוע מטרות שונות יש זכות לקבל כסף מקופת המוסד.
מטרות אלו כוללות את הדברים הבאים:
- נסיעות עסקים - לקיום ולינה של מבצע המשימה;
- הוצאות ייצוג - לצורך כריתת חוזים, ביצוע מצגות;
- רכישת דלקים וחומרי סיכה לצרכי הארגון;
- הוצאות תפעול ועסקיות;
- משלחות ואחרות.
כמו כן, ניתן כסף לסניפי החברה שאין להם מאזן אוטונומי ואין להם מחלקת הנהלת חשבונות משלהם.
כיצד לערוך צו למינוי אחראי?
לפני הוצאת הסכום הנדרש, נערך צו, שעל בסיסו מנפיקה אגף הנהלת החשבונות כספים.
הדוח המקדים נוצר לאחר סיום המשימה, על ידי העובד עצמו, ולכן חשוב שמעגל האחראים יהיה מצומצם וקבוע, שכן יש צורך בניסיון רלוונטי למילוי תיעוד זה.
מי יכול לתת דין וחשבון?
מעגל האחראים נקבע מראש בהוראת ראש עם ציון חובה מתי ולכמה זמן יש צורך בהוצאת מימון להם. בעל דין וחשבון יכול להיות כל עובד של החברה או אדם פרטי לאחר כריתת חוזה משפטי אזרחי בין שני הצדדים.
חשוב: לאדם זה אין את הזכות להעביר את הכספים שהתקבלו לצדדים שלישיים, והוא מחויב דווח על השימוש בהם בזמן:
- 3 ימים לאחר קבלתם;
- 3 ימים לאחר הגעה מנסיעת עסקים;
- 10 ימים לאחר הגעה מנסיעת עסקים;
- לאורך הזמן הנקוב בהזמנה.
החקיקה של הפדרציה הרוסית קובעת בבירור את הכללים לשימוש בסכומים חייבים - עד שהעובד ידווח על השימוש בסכומים הקודמים, הוא לא יקבל סכומים חדשים.
פרטים והזמנה לדוגמה
הצו על מינוי אחראים הוא מסמך רגולטוריוקובע, בנוסף למעגל האנשים הללו, את גובה הכספים שיונפקו ואת התנאים בגינם הם ניתנים.
הצו על נושאי דין וחשבון מורכב מהנקודות הבאות:
בכובע
- פרטים ושם הארגון;
- תאריך הכנת המסמך ואישורו;
- לאחר מכן מופיעה רשימה של בעלי דין וחשבון, המציינת את ראשי התיבות והתפקידים;
- מידע מפורט על הסכומים המונפקים בהישג יד והשימוש בהם, וכן מועדי הגשת דוחות והחזרת היתרה;
- ראשי תיבות עם פענוח הראש או האדם המורשה וחתימה;
- ראשי תיבות וחתימת האחראי על הנפקת הכספים.
צו למתן סכומים דין וחשבון נכתב במקרה בו יש צורך להנפיק סכום כסף מסוים לאחד מעובדי המיזם.
קבצים
מהם סכומים לחשבון
המושג "סכום דין וחשבון" כולל סכום כסף מסוים שמחלקת הנהלת החשבונות של הארגון, בהוראת ההנהלה, מעבירה לאחראים.
ניתן לספק כסף למגוון מטרות:
- רכישת ציוד משרדי וכלי כתיבה, מוצרי בית
- תשלום בנזין
- הוצאות נסיעה וכו'.
למי ניתן להנפיק את הסכומים?
בדרך כלל, רשימת העובדים הרשאים להנפיק סכומי דין וחשבון מצוינת בצו הרלוונטי. זה יכול להיות רואה חשבון, נהג, מזכיר, מנהל אספקה ועובדים נוספים שתפקידיהם כוללים בין היתר רכישת פריטי מלאי נחוצים וכן כאלה שנוסעים באופן קבוע בנסיעות עסקים.
על מנת שעובד המיזם יקבל את הכספים הדרושים עליו לכתוב בקשה מיוחדת המציינת את סכום הכסף הנדרש, ייעודם והתקופה שבה הם יועברו.
יצוין כי אחד התנאים החשובים ביותר להנפקת כספים במסגרת הדוח הוא היעדר חובות על הסכומים הקודמים.
איזה סכום ניתן להנפיק במסגרת הדוח
הנהלת כל ארגון קובעת באופן עצמאי למי, כמה ובעבור אילו משימות להקצות כסף.
עם זאת, יש לזכור שיש סף לסכום המרבי המותר שבאמצעותו נציג של ישות משפטית אחת יכול להתפשר עם עובד של ישות משפטית אחרת - זה 100 אלף רובל (מגבלה זו עשויה להשתנות עם הזמן).
דיווח על כסף שהוצא
לאחר הוצאת הכספים האחראים לחשבון, מי שביצע את העלויות חייב לדווח למחלקת הנהלת החשבונות.
יש לעשות זאת לא יאוחר משלושה ימים לאחר היום המצוין היום האחרון לשימוש בכסף.
לשם כך יש לצרף לדוח ההוצאות את המסמכים הבאים:
- קבלות;
- צ'קים של סחורות וקופאיות;
- כרטיסי נסיעה;
- טפסים אחרים המאשרים תשלום.
לאחר מכן כל המסמכים נבדקים כראוי על ידי רואה חשבון.
מי עושה את ההזמנה
פקידים בכירים בארגונים רק לעתים רחוקות מעורבים ביצירת סוגים שונים של ניירות בעצמם. בדרך כלל תפקיד זה מבוצע על ידי מזכירות, או ראשי אגפים מבניים, או עורכי דין, תלוי איזה טופס צריך להרכיב.
צו על סכומי דין וחשבון נכתב לרוב לפי דרישת מחלקת הנהלת החשבונות, בין אם במחלקה עצמה ובין אם במזכירות.
מי חותם על הצו להוצאת סכומים דין וחשבון
ללא קשר למי בדיוק מעורב בעריכת הטופס, הצו חייב להיות חתום על ידי מנהל המיזם ללא תקלות.
זאת בשל העובדה שכל צווים נוצרים תמיד מטעמו (או מטעם עובד המבצע את תפקידו באופן זמני).
כמו כן, כל העובדים המצוינים בו חייבים לחתום מתחת למסמך. אז הם ירשמו שהם קראו את הצו ומוכנים ליישם אותו.
על מה לסמוך בעת יצירת הזמנה
הזמנות שמונפקות על ידי מיזם חייבות תמיד להיות מבוססות על משהו. זה מובן כבסיס והצדקה, שחייבים להיות נוכחים בכל פקודה.
כבסיס, נעשה שימוש בסעיף חוק (ופסקאותיו הספציפיות), הקשור ישירות לצו שניתן או הפניה למסמך פנימי של המיזם (מעשה, שירות או תזכיר, הוראה כלשהי במדיניות החשבונאית, וכו.). הרציונל הוא הסיבה האמיתית ליצירת הסדר.
טופס מסמך
נכון להיום, אין דרישות מחמירות להזמנות הניתנות בתוך ארגונים מסחריים. זה אומר שאתה יכול לכתוב אותם בצורה חופשית. היוצא מן הכלל הוא אותם מצבים שבהם למפעל יש תקן מסמכים שפותח משלו - במקרים כאלה יש לכתוב את הוראת המנהל לפי סוגו.
פורמט מסמך
מותר לבצע הזמנה הן בכתב יד והן בפורמט מודפס - אין לכך חשיבות בקביעת תפקיד חוקיות מעמדו. הנקודה היחידה שכדאי להתמקד בה היא שיש להדפיס את הטופס האלקטרוני - להדבקת חתימות, שבלעדיהן המסמך לא יקבל תוקף.
האם עליי לרשום הזמנה להוצאת סכומים דין וחשבון
כל פקודה שניתנת על ידי החברה חייבת להירשם ביומן חשבונאי מיוחד, אשר, ככלל, נשמר על ידי המזכירה או עובד אחר האחראי על רישום טפסים כאמור. זה הכרחי על מנת להצביע על עצם יצירת הצו, וגם כדי שבעתיד, במידת הצורך, ניתן יהיה למצוא את המסמך בקלות. ביומן די לציין את שם ההזמנה, מספר ותאריך חיבורו.
כללי אחסון, תנאים
כל ההזמנות שמוציאה החברה כפופות לאחסון חובה. משך תקופה זו נקבע על פי כללי המדיניות החשבונאית שנקבעה בחברה, או על ידי החקיקה של הפדרציה הרוסית.
לאחר תום תקופה זו, ניתן להעביר את הצו לארכיון או להשמיד אותו (בכפוף לנוהל המפורט גם בחקיקה).
הזמנה לדוגמה להנפקת סכומים דין וחשבון
אם קראת את כל האמור לעיל, הרי שעומדת בפניך המשימה של גיבוש צו להוצאת סכומים דין וחשבון, שלא נתקלת בו קודם לכן. להלן דוגמה למסמך שעל בסיסו תוכלו לערוך הזמנה משלכם בקלות.
בתחילת הטופס כתוב:
- שם של חברה;
- שם ההזמנה;
- מספרו, תאריך, מקום הידור.
לאחר מכן, עבור אל הבלוק הראשי. ציין כאן:
- נימוק ועילה ליצירת סדר;
- מי אחראי להנפקת סכומים דין וחשבון;
- כמות הסכומים המקסימלית;
- התקופה שבגינה ניתן להנפיקם;
- עובדים שיש להם זכות לקבל את הכספים הדרושים בקופה;
- אחראי על ביצוע פקודה זו.
לסיכום, איסוף חתימות של כל העובדים הרשומים במסמך.
כדי להנפיק דין וחשבון כסף, עליך לערוך צו. ראו כיצד להוציא צו למתן סכומי אגודה בשנת 2018, הורידו דוגמה מפורטת, וגלו כיצד ניתן עוד להוציא הוצאת סכומי מקדמה וכן כיצד להוציא הוצאת כספים למספר עובדים בו זמנית.
צו על אנשים אחראים בשנת 2018
החברה יכולה להנפיק כסף במסגרת הדוח בשנת 2017 על בסיס אחד משני מסמכים:
- הצהרת עובד;
- צו (צו) של הבמאי.
חָשׁוּב!המשרד בוחר באיזה מסמך להשתמש. עדיף לתקן החלטה זו במעשה מקומי. ניתן לעצור בשני המסמכים - אך להגדיר בבירור מתי ואיזה מהם נערך.
הדרישות לצו להנפקת כסף לחשבון בשנת 2018 הן כדלקמן:
ניתן להוציא את ההזמנה על נייר מכתבים של החברה, אך הדבר נתון לשיקול דעתה של החברה בלבד. אין חובה כזו בחוק.
חָשׁוּב!על העובד לדווח על הכספים שהונפקו תוך 3 ימי עבודה.
עיין בצו לדוגמה להנפקת כסף לדוח המשנה (מדגם 2018).
הזמנה להוצאת סכומים דין וחשבון: מדגם 2018 לנסיעת עסקים
כדי להנפיק כסף לחשבון בשנת 2018, אין צורך לערוך מסמך נפרד. החברה יכולה לפשט את זרימת העבודה, לרבות מידע על הנפקת כספים לחשבון בהזמנות אחרות. לדוגמה, ניתן לציין מידע על דוח משנה בהזמנת נסיעה על ידי ציונו לאחר פרטי הנסיעה.
ראה להלן הזמנה לדוגמה למשלוח לנסיעת עסקים ולהנפקת כסף לדיווח ב-2018.
מתי להשתמש באפליקציה להנפקת כסף בדוח המשנה
לחברה עצמה הזכות להחליט אם להשתמש באפליקציה להנפקת כסף בחשבון או לא. האפליקציה נוחה לשימוש במקרים בהם צריך להנפיק סכום כסף מסוים למטרה מסוימת, למשל רכישת ציוד משרדי.
הדרישות לבקשה זהות לדרישות ההזמנה:
- יש לציין את הסכום לתשלום;
- יש לציין את התקופה שעבורה מופק הכסף;
- על ראש החברה לאשר את המסמך בחתימה.
ראה להלן בקשה לדוגמה להנפקת כספים.
צו על אנשים אחראים: אחד לכל הפרטים
לחברה יש את הזכות להוציא צו על אחראים בשנת 2018, המצביע על מספר עובדים בו-זמנית. הבנק המרכזי של הפדרציה הרוסית ציין לראשונה זכות זו במכתבו מכתב הבנק המרכזי של הפדרציה הרוסית מיום 13 באוקטובר 2017 מס' 29-1-1-OE / 24158.
אם החברה מחליטה לערוך צו יחיד כזה עבור אנשים אחראים, זכור את נקודות החובה הבאות:
- ציין את שמם המלא של העובדים שאליהם מונפק הכסף;
- יש לציין עבור כל עובד בנפרד את הסכום המונפק והתקופה עבורה מופק כסף זה.
מדוע יש צורך לעשות זאת? הקופאי יערוך צו מזומן הוצאות לכל עובד בנפרד, ולכן עליו לראות כמה להנפיק למי.
כל עובד יערוך דו"ח מראש באופן עצמאי, ולכן על הצו לקבוע מועד ברור לכל עובד על מנת שלא תהיה הפרה של המועד של 3 ימים.
הצג הזמנה לדוגמה עבור אנשים אחראים ב-2018.
צו להוצאת סכומים דין וחשבון בכרטיסי שכר: מדגם בשנת 2018
לא לכל החברות יש ומנהלות קופה רושמת. במקרה זה, ניתן להנפיק כסף כדוח על כרטיסי שכר לעובדים. אך נקודה זו חייבת להיות קבועה במעשה המקומי של החברה, למשל, במדיניות החשבונאית. די לכלול את המשפט הבא "החברה מנפיקה סכומים דין וחשבון או דרך הקופה או מעבירה אותם לכרטיסי השכר של העובדים"
יחד עם זאת, בטוח יותר לערוך צו דומה למתן דו"ח או בקשה מעובד בעל אשרת דירקטור. אם זה לא נעשה, אזי קיים סיכון שרשויות המס והבנק יחליטו שלא מדובר באחריות, אלא בהכנסות אחרות, ולדרוש מהם מס הכנסה אישי.
ראה להלן הזמנה לדוגמה להוצאת כסף לדוח על כרטיסי שכר בשנת 2018.
הוראה להוציא דו"ח לראש
על מנת להנפיק כספים למנכ"ל הוא צריך לערוך בקשה (הצו אינו מתאים במקרה זה).
במקרה זה, הצהרת המנהל תהיה שונה מהצהרת עובד רגיל:
- המנהל עורך בקשה בשם החברה, ולא בשם המנהל;
- במקום הביטוי "אנא הנפק" עליך לציין "יש צורך להנפיק";
- בסוף המנהל שם את חתימתו, שבמקביל מאפשרת להוציא כסף עבור הדוח.
תבנית מכתב החזר 2018
אם עובד הוציא את כספו למטרות החברה, אזי החברה חייבת להחזיר לו את הכסף הזה. במקרה זה על העובד לערוך הצהרה, שתהווה בסיס לפיצוי הוצאות העובד. יחד עם זאת, אין עוד צורך לציין כי סכומים אלו הם דין וחשבון, כי הנפקת כסף זו לא תהיה חייבת יותר.
ראה דוגמה לבקשת החזר לעובדים לשנת 2018.
אחריות על היעדר פקודה או הצהרה
אין כלל ישיר לפיו ניתן להטיל אחריות על חברה בגין היעדר צו למתן דוחות. רשויות המס עשויות לנסות להטיל קנס של 50 אלף רובל. תחת אמנות. 15.1 של קוד העבירות המנהליות של הפדרציה הרוסית, באשר להפרת עבודה במזומן.
עם זאת, לטענת בית המשפט, העדר הצהרה או צו מהווה עבירה על נוהל הוצאת מזומן, ולא הפרה של נוהל ביצוע עסקאות מזומן. ועל כך אין קנסות (ראו למשל החלטת בית הדין לבוררות שביעי מיום 18.3.2014 מס' A03-14372 / 2013).
כיצד מתבצע ההחזר במזומן? באיזה צורה עלי להגיש בקשה להנפקת כספים? מהי הצורה שבה נותנים צו להוצאת כסף? באילו מועדים אתה צריך לעמוד? אילו שינויים בחלק זה תקפים מ-2018? בואו נסתכל על ההליך הנוכחי להנפקת כספים.
מי יכול לתת כסף לצרכי העסק
מעסיקים מחויבים לארגן ולקיים בקרה פנימית על עובדות החיים הכלכליים. אתה יכול למצוא דרישה כזו בחלק 1 של סעיף 19 של החוק הפדרלי מ-6 בדצמבר 2011 מס' 402-FZ "על חשבונאות". הליך הפיקוח על הנפקת כספים לבעלי דין וחשבון צריך להיקבע על ידי המנהל הכללי של החברה. הוא יכול להוציא צו עם רשימה של אנשים שזכאים לקבל כספים. להלן דוגמה לצו כזה, לפיו ניתן להנפיק כספים במסגרת הדוח:
על מנת לעמוד במשמעת המזומנים, עובד נחשב לאדם שנכרת עמו חוזה עבודה או משפט אזרחי (סעיפים 5 ו-6.3 להנחיית הבנק של רוסיה מס' 3210-U מיום 11 במרץ 2014). לפיכך ניתן להוציא כסף כנגד הדוח, לרבות לקבלן. הוא עשוי להזדקק להם, למשל, לרכישת חומרים לביצוע עבודה במסגרת חוזה משפטי אזרחי. סכום כזה לפי הדו"ח יכול להינתן לו, למשל, מהקופה.
ניתן להעביר סכומי דין וחשבון לכרטיס הבנק של החשבון, כולל. לשכר (מכתב משרד האוצר מיום 25.8.2014 מס' 03-11-11 / 42288).
בקשה להנפקת כסף: האם זה הכרחי?
לאחרונה, על מנת לקבל מזומן במסגרת הדוח, היה על העובד להגיש בקשה להוצאת מזומנים לחשבון למחלקת הנהלת החשבונות או למחלקת כוח אדם. מדגם של אפליקציה כזו מראה שהיה צורך לציין את הסכום הנדרש בה, וכן להסביר לאילו מטרות הוא יושקע. להלן דוגמה של בקשה כזו להנפקת דוח כספים:
אולם מאז 19 באוגוסט 2017 המצב השתנה. התיקונים נקבעים בהוראה של הבנק המרכזי של רוסיה מיום 19 ביוני 2017 מס' 4416-U. מהמועד המצוין ניתן להנפיק כספים לעובד לצורך דיווח ללא פנייתו. להנפקת כסף, די בצו להוצאת כספים, בדוח או במסמך מינהלי אחר של החברה. אותם כללים להנפקת כסף במסגרת הדו"ח ממשיכים לפעול גם ב-2018.
אופן הוצאת צו להוצאת כסף: דוגמה
אז, הנפקת כספים לחשבון בשנת 2018 אפשרית על בסיס הזמנה או מסמך מינהלי אחר (סעיף 6.3 להוראות הבנק של רוסיה מיום 11 במרץ 2014 מס' 3210-U). יחד עם זאת, אין הגבלות על גובה הסכומים המחייבים ועל תקופת הנפקת הכסף. לפני שאתה מקבל הוראה להנפיק כספים עבור דוח (דוגמה):
זאת ועוד, אין דרישות מיוחדות לאופן מתן צו למתן סכומים דין וחשבון. לטעמנו הגיוני לתקן בהזמנה: שמו המלא של העובד, הסכום, המטרות ותנאי ההנפקה.
שימו לב גם שניתן להוציא צו כללי במספר סכומים. כך, למשל, אם הנפקת מזומנים לחשבון נחוצה למספר עובדים, ההזמנה עשויה להיראות כך:
החל מה-19 באוגוסט 2017, הבסיס להנפקת הכספים הוא חשבון - מדובר בצו או במסמך מנהלי אחר. יחד עם זאת, אף אחד לא אוסר על מעסיקים להמשיך לקבל בקשות של עובדים להנפקת סכומי הכסף הדרושים. עם זאת, יש לזכור כי יש לקבוע את הליך הוצאת ההקצאות
עמדה על הנפקת כספים אחראים. ניתן לראות דוגמה להוראה על הנפקת כספים אחראיים.
תנאי חלוקת הכספים
מהם המועדים להנפקת כספים? מתי עובדים צריכים להגיש דוח על הכסף שהוצא למעסיק? את התשובה לשאלה זו יש לחפש בהוראת המנכ"ל. הרי בו מצוינת תקופה כזו.
ככלל, עובד חייב לדווח על הסכומים שהתקבלו במסגרת הדוח לא יאוחר משלושה ימי עסקים לאחר תום התקופה שלגביה הונפקו סכומים אלה (סעיף 6.3 להוראת הבנק המרכזי של הפדרציה הרוסית ממרץ 11, 2014 מס' 3210-U). אבל מה אם תאריך ההחזרה לא נקבע? לטענת רשויות המס, במצב כזה, על העובד להגיש דו"ח באותו היום שבו קיבל אותם (מכתב של שירות המס הפדרלי של רוסיה מיום 24 בינואר 2005 מס' 04-1-02 / 704) .
דו"ח נסיעה
תנאים מיוחדים מוגדרים להוצאות נסיעה. על העובד לדווח עליהם תוך שלושה ימי עבודה ממועד החזרה מנסיעת עסקים (סעיף 26 לתקנה, שאושר על ידי צו ממשלת הפדרציה הרוסית מיום 13 באוקטובר 2008 מס' 749).
תהליך הנפקת הכסף
כדי להנפיק כסף, המעסיק צריך לפעול באופן הבא:
- להנפיק צו מזומן בהוצאות (RKO). זה חייב להיות חתום על ידי רואה החשבון הראשי או אדם מורשה אחר (סעיפים 4.2, 4.3, סעיף 4 להוראה מס' 3210-U).
- לאחר שרואה החשבון שם את חתימתו על ה-RKO, הקופאי נותן לו כסף מהקופה וחותם על ה-RKO (סעיף 6.2, סעיף 6 להנחיה מס' 3210-U).
- להנפיק את הנפקת הכסף במסגרת פרסום הדוח (סעיף תזרים מזומנים):
| תִיוּל | פעולה |
| D 71 - K 50 | העובד קיבל כסף במסגרת הדו"ח |
להלן דוגמה לקופה רושמת לדוח הנפקת כספים:
הכסף שהופק במסגרת הדוח אינו חייב במס הכנסה אישי ודמי ביטוח.
ניתן להנפיק מזומן במסגרת הדוח אם העובד לא החזיר את החוב על כספים שהונפקו בעבר. אתה יכול לעשות זאת החל מה-19 באוגוסט 2017. עם זאת, אין זה אומר שאין עוד צורך לערוך דוחות הוצאות על הסכום שהוציא העובדים. גם לאחר 19 באוגוסט 2017 (לדוגמה, בשנת 2018) על העובד להגיש מסמכי דיווח למחלקת הנהלת החשבונות על הכספים שהוצאו.
ראוי לציין כי אין איסור על הנפקת כספים לחשבון המייסד או המנהל. עם זאת, יש להבין כי בחלק זה אין "פינוקים" למנהלים. כך, למשל, המייסד, כמו כל עובד אחר, מחויב להחזיר את הכספים האחראיים שהתקבלו.
הסכומים המתחייבים כוללים לא רק מקדמות עבור הוצאות נסיעה, אלא גם הנפקת כספים לרכישת כלי כתיבה וכלי בית, רכוש קבוע, דלק וחומרי סיכה, מזון והוצאות אחרות לצרכי המוסד.
זה אפשרי רק לעובדים שנכרתו איתם הסכמי עבודה. לא ייחשב לטעות להנפיק כספים לעובד העובד על פי חוזה משפטי אזרחי, למשל לרכישת חומרי בניין. בארגונים קטנים מותר להוציא צו המפרט בעלי תפקידים ושמות ספציפיים המורשים להעמיד כספים לדוח מראש. להלן תמצא צו לדוגמה על מינוי אחראים ב-2019.
מוסד תקציבי צריך לקבוע גבול להסדרים עם גורמים דין וחשבון ותקופה מקסימלית עבורה מונפקים כסף. החקיקה אינה מפרטת הגבלות על תנאים וסכומים, לפיכך, הארגון קובע באופן עצמאי את שיעור הכספים המונפקים במסגרת הדוח המקדים ואת התנאים.
המועד האחרון להגשת הדוח המוקדם אינו יאוחר משלושה ימי עבודה, כמפורט בסעיף 6.3 להנחיות מס' 3210-U. המוסד אינו רשאי לאשר תקופה ארוכה יותר. ואם לארגון אין הוראה על עיתוי הדיווח על סכומים חייבים, הרי שהעובדים מחויבים לדווח על תום תקופת הדיווח (התקופה שעבורה הוצא הכסף) או ביום העבודה הראשון (בתאריך חוזרים מנסיעת עסקים).
האם אפשר להסתדר בלי סדר הראש
התיקונים לפקודת בנק אוף רוסיה מס' 3210-U מיום 11 במרץ 2014 ביטלו את בקשת החובה של עובד לקבל והנחיות מהראש להנפיק כספים. כעת ניתן להנפיק כספים במסגרת הדו"ח על בסיס הוראת ראש בלבד, או בקשת העובד בהחלטת המנהל.
בפועל, רוב אנשי החשבונאות ואנשי משאבי אנוש ממשיכים לדרוש את שני המסמכים. למה? אין די בצו אחד למבקר, שכן אין חישוב סכום והצדקה לצורך הדוח. המפקח בהחלט ידרוש לנמק את העלויות הקיימות. ולהיפך, הצהרה עם החלטת דירקטור, אך ללא הוראה רשמית, נחשבת בעיני פקחים רבים כלא מספקת.
על מנת לבטל בעיות ברשויות הפיקוח, ממליצים רשויות המס לשמור על ההליך הישן של הוצאת הסגרה: עריכת בקשה וגם צו.
כללים להרכבת מסמך
אין צורה אחידה, אך שימו לב לכללים הבאים:
- צור מסמך על נייר המכתבים של המוסד בעותק בודד. אם טופס כזה אינו זמין, אז בכותרת המסמך משקפים את שם המוסד הממלכתי (מלא), מספר, תאריך ושם ההזמנה.
- מדגם של צו חדש לדיווח יש לרשום בפנקס ההזמנות בדרך הרגילה.
- בעת יצירת צו חדש, הקפד לשמור על הסדר הכרונולוגי, אחרת הפקחים יחשדו בזיוף.
- רק ראש הארגון או סגנו או מי שמתפקד כראש רשאי לאשר את המסמך.
- הקפד לכלול את הפרטים הבאים במסמך שלך:
- בעל דין וחשבון: שם משפחה, שם פרטי ופטרון (אם יש), תפקיד.
- סכום דוח משנה: ציין את הסכום הן במילים והן במספרים, ברובלים ובקופיקות.
- מטרה: לרשום את המטרה הספציפית של הכסף שהוקצה.
- מועד אחרון לדיווח: ציין את המועד האחרון (יום, חודש, שנה) שעד לו הוצא הכסף.
אל תשכח למנות אדם אחראי, למשל, רואה חשבון ראשי. אם לארגון אין הנהלת חשבונות, אזי יש להפקיד את השליטה על ציות לצו זה בראש.