מכתב בקשה למנכ"ל. דוגמאות למכתבים עסקיים

כנראה, כולם לפחות פעם אחת נאלצו להתמודד עם הצורך לכתוב מכתב עסקי. כשמרכיבים אותו, מגיעים בעל כורחו למסקנה שזה בכלל לא קל. ישנם כללים וכללים רבים לכתיבת מכתבים עסקיים שאתה צריך לדעת. המאמר מתאר בפירוט את תהליך עריכת המסמך, מספק דוגמאות של מכתב עסקי, דן בסוגיהם ובעיצובם.

טופס

טפסים מוכנים יתנו מוצקות ויצביעו על אמינות החברה. הם מכילים מידע חיוני על הארגון, כגון:

• שֵׁם.
• כתובת.
• מספרי טלפון ליצירת קשר.
• אתר אינטרנט.
• אימייל.
• סֵמֶל.
• פרטים נוספים ליצירת קשר.

אין כללים נוקשים על הטפסים. לכן, כל ארגון מחליט באופן עצמאי איזה מידע להכניס בו.

איך לכתוב מכתבים עסקיים בצורה נכונה? הַדְרָכָה

מכתבים עסקיים נכתבים ומבוצעים בצורה מסוימת, תוך ציות לכללים ולדרישות הטבועות בהם. בהתאם למטרה, המחבר חושב על התוכן לפרטי פרטים על מנת להגיע לתוצאה שהוא מחשב. עליו להבין בבירור איזה מידע כבר יודע הנמען בנושא המכתב, ממה להמשיך ומה יהיה חדש בו. הטיעונים תלויים באיזו מטרה שואף המחבר. ניתן לחלק את תהליך הכנת מכתב עסקי לשלבים הבאים:

• לימוד הנושא.
• כתיבת טיוטת מכתב.
• ההסכם שלו.
• הַחתָמָה.
• הַרשָׁמָה.
• שולחים לנמען.

מבנה מכתבים עסקיים

בעת חיבור מכתב, יש צורך להרוות אותו במידע, כלומר לשים את כל המידע הדרוש שם. זה יכול להיות פשוט או מורכב. במכתב פשוט, התוכן מציג בבהירות ובתמציתיות מידע שבדרך כלל אינו מצריך תגובה מהנמען. המתחם עשוי להיות מורכב ממספר סעיפים, פסקאות ופסקאות. כל פסקה מציגה היבט אחד של המידע. דוגמאות למכתבים עסקיים מסוג זה מורכבים בדרך כלל מחלקי היכרות, עיקריים ואחרונים.

להלן דוגמה לכתיבת מכתב עסקי – חלק ההיכרות שלו.

החלק העיקרי מתאר מצבים, אירועים, ניתוחם ועדויות. בחלק זה הם משכנעים שיש לפעול בצורה כזו או אחרת, הם מוכיחים איך היו הדברים ומודיעים על הצורך להשתתף בכל אירוע תוך ציון טיעונים שונים.

המסקנה מכילה מסקנות הנעשות בצורת הצעות, בקשות, תזכורות, סירובים וכדומה.

דוגמה לכתיבת מכתב עסקי - חלקו האחרון - מובאת להלן. זה מסכם את הדרישה האמורה בעיקרה.

כל המידע המסופק צריך להיות עקבי בצורה מיטבית ומובן לתפיסה.

כל אימייל מתחיל בהודעה מיושרת למרכז. החלק הקטן הזה חשוב ביותר. בבחירתו, על המחבר לשקול:

• עמדת הנמען.
• אופי הקשר.
• רשמיות.
• כְּלָלֵי הִתְנַהֲגוּת.

המכתב חייב להסתיים בטופס מנומס. לדוגמא: "... אני מביע תקווה להמשך שיתוף פעולה (תודה על ההזמנה) ...". ביטויים אלו מלווה בחתימת המחבר.

סִגְנוֹן

כל המכתבים חייבים להיות בסגנון עסקי רשמי, כלומר שימוש באמצעי הדיבור לקשר עסקי רשמי. התכונות של שפה כזו נוצרות בנסיבות הבאות:

• המשתתפים העיקריים בקשרים העסקיים הם גורמים משפטיים, אשר מטעמם נכתבים מכתבים מטעם מנהליהם ופקידיהם.
• מערכות היחסים בארגונים מוסדרות בקפדנות.
• נושא התקשורת הוא פעילות החברה.
• למסמכים בעלי אופי ניהולי יש בדרך כלל נמען ספציפי.
• לעתים קרובות במהלך פעילותו של ארגון, מתרחשים אותם מצבים.

בהקשר זה, המידע הכלול במכתב העסקי צריך להיות:

• רשמי, לא אישי, תוך שימת דגש על המרחק בין המשתתפים בתקשורת.
• כתובת, מיועדת לנמען ספציפי.
• עדכני בזמן כתיבת שורות אלה.
• אמין וחסר פניות.
• מנומקים כדי לגרום לנמען לנקוט בכל פעולה.
• מלא לקבלת החלטות.

דרישות

מכתב עסקי חייב לעמוד בדרישות הבאות:

• הדיבור מתוקנן בכל הרמות - מילוני, מורפולוגי ותחבירי. הוא מכיל הרבה פניות, מונחים ונוסחאות.
• נימת הכתיבה היא ניטרלית, מאופקת וקפדנית, ללא שימוש בביטויי שפה רגשיים ואקספרסיביים.
• הדיוק והבהירות של הטקסט, ללא טעויות לוגיות, הבהירות וההתחשבות של הניסוח.
• תמציתיות וקיצור - ללא שימוש בביטויים הנושאים משמעות נוספת.
• השימוש בנוסחאות שפה שנוצרו כתוצאה ממצבים שחוזרים על עצמם.
• השימוש במונחים, כלומר, מילים או ביטויים בעלי מושגים מיוחדים.
• השימוש בקיצורים שיכולים להיות מילוניים (כלומר, מילים מורכבות שנוצרות על ידי הסרת אותיות מחלקי מילים: LLC, GOST וכן הלאה) וגרפים (כלומר, ייעודי מילים מקוצרים: gr-n, zh-d ועוד. ).
• השימוש במבנים במקרים גניטיביים ואינסטרומנטליים.
• ביטויים עם שמות עצם מילוליים ("תמיכה" במקום "תמיכה").
• שימוש במשפטים נפוצים פשוטים.

הדוגמאות לעיל של מכתב עסקי למטה מוצגות בגרסה המלאה (עם הגוף הראשי). המידע עונה על כל הדרישות של סגנון העסק הרשמי.

סוגי מכתבים עסקיים

עדיף לכתוב מכתב עסקי על כל נושא ספציפי. אם אתה צריך לפתור כמה בעיות בבת אחת, מומלץ לשרטט כמה אפשרויות שונות.

מכתבים עסקיים יכולים להיות בתוכן שלהם:

• מתלווה. בדרך כלל יש צורך במכתבים כאלה כדי להודיע ​​לאן לשלוח את המסמכים.
  (איך לכתוב מכתב עסקי? מכתב נלווה לדוגמה יעזור למי שצריך לכתוב מסמך מסוג זה.)

• אַחֲרָיוּת. הם נכתבים כדי לאשר כל הבטחה או תנאי. ניתן להבטיח זאת למשל תשלום עבור עבודה, שכירות, זמני אספקה ​​ועוד.
• תודה. הם נמצאים בשימוש תכוף יותר ויותר בשנים האחרונות. מכתבים כאלה מדגימים את הטון הטוב של שותפויות. ניתן להנפיק אותם על נייר מכתבים רגיל או על נייר צבעוני עם הדפס יפה.
  (איך כותבים מכתב עסקי? מדגם ממגוון תודה נערך בצורה חופשית, בהתאם למשימות שהוא פותר. במקרה זה, המכתב מבטא את מהותו בצורה הקצרה ביותר. מדגם כזה, עשוי על נייר צבעוני עם קישוט, יכול לתלות על הקיר בחברות החדר במקום של כבוד.)

• מידע.
• מְאַלֵף.
• ברכות.
• פִּרסוּם.

יש גם אותיות:

• הצעות לגבי שיתוף פעולה. נפוצים למדי בתקופה האחרונה, שנשלחו לארגונים, הם לעתים קרובות קידום מכירות באופיים, למשל, כמו המדגם הזה. זה די קשה לכתוב מכתבים מסחריים, אתה צריך לקחת בחשבון ניואנסים רבים כדי שישימו לב לזה, ועוד יותר להתעניין. אבל אם תעשה את זה לפי הדגם למטה, יש לזה כל סיכוי להצליח.

• הזמנות. הם נשלחים, מציעים להשתתף באירועים שונים. בדרך כלל הם מופנים למנהיג או לפקיד, אך ניתן לפנות אליהם גם לכל הצוות.
• בקשות.
• התראות.
• בקשות ועוד רבות.

איך לכתוב תגובה למכתב. דוגמא

התשובה צריכה להתחיל עם חזרה על הבקשה המפורטת במכתב הראשון. לאחר מכן ניתנות תוצאות בחינתה ומבטא אישור או נימוק לסירוב. מכתב תגובה עסקי עשוי להכיל פתרון חלופי למידע הצפוי. זה בדרך כלל פועל לפי העקרונות הבאים:

• הימצאות קישור לאות הראשונה ותכולתה.
• אותה שפה פירושה.
• נפחים והיבטים דומים של תוכן.
• עמידה ברצף מסוים.

תַפאוּרָה

בנוסף לשימוש באותיות עסקיות בנייר מכתבים, עליכם לקחת בחשבון דקויות נוספות בעיצובן. מדובר בפרטים, כללים לקיצורים, איות הכתובת, כותרת, אורך טקסט, רוחב שדה ועוד.

דוגמאות של מכתב עסקי עוזרות להרכיב אותו, תוך התחשבות בכל הדקויות והניואנסים. הם משמשים גם פקידים מתחילים וגם עובדים מנוסים. בזכות הדוגמאות הם לומדים לכתוב מכתבים בצורה נכונה וחוסכים זמן רב.

בתפוצה עסקית, המסמכים הם רשמיים למהדרין, ערוכים לפי מודל יחיד או בהתאם לסטנדרטים מקובלים (למשל), וכמעט בלתי פורמליים, נערכים כאשר אתה צריך לפתור בעיה בלתי צפויה, לבקש עזרה או להביע הכרת תודה. הוא האמין בטעות כי הצורה ה"חופשית" קלה יותר לשימוש; להיפך, כדי לכתוב ערעור או מכתב משכנע, תצטרך להתאמץ הרבה יותר מאשר למלא טופס מאוחד.

קטגוריית המסמכים השנייה כוללת מגוון מכתבי בקשה, אשר דוגמאות מהם ניתן למצוא להלן. חיבור מוכשר וברור של מסר כזה הוא לפעמים לא פחות חשוב מאשר. להלן דוגמאות למכתבי בקשה לסיוע, הנחיות שלב אחר שלב ליצירת המסמך המושלם וטיפים לשליחתו לנמען.

הנחיות לכתיבת מכתב בקשה

והודעות המבקשות סיוע, ומסיבות ברורות, אינן ניתנות לניסוח על פי מודל אחד: באמצעות טופס מאוחד, פשוט בלתי אפשרי להתאים לנסיבות ספציפיות. ואכן, על מנת שהבקשה תקבל את האפקט הרצוי, חשוב ביותר לקחת בחשבון את אישיותו של הנמען, מעמדו החברתי, מצבו הכלכלי הנוכחי וגורמים נוספים. בנוסף, המכתב צריך להיות בעל אופי סודי מובהק: אם מדובר במסמך רשמי בהחלט, הנמען, שנמצא בעמדה נוחה יותר כברירת מחדל, צפוי להעדיף להשיב עם ביטול מנוי או פשוט לסרב לדיאלוג על ידי שליחת הודעה לסל האשפה.

חָשׁוּב: לאורך המכתב יש צורך להקפיד על טון חם ומכבד. אסור לשכוח שמכתב בקשה אינו דרישה רשמית, ניתן להתעלם ממנו באופן חופשי או לדחותו על ידי הנמען. כבוד לבדו ללא מוטיבציה מספקת לא ייתן תוצאות, אבל לפחות הוא יוכל לשמור על תשומת הלב של הקורא, ולהכריח אותו להגיע לסוף הטקסט.

לפני שמתחילים לכתוב מכתב בקשה לפתרון בעיה, דחיית תשלומים או מתן הנחה, הגיוני להחליט על המוען. בהתאם לנסיבות, אלה עשויים להיות:

• אדם פרטי - למשל משקיע עשיר או מדען רב השפעה;
• יזם בודד או בעלים של חברה בערבון מוגבל;
• הישות המשפטית בכללותה, אם השולח אינו יודע את שם המנהל או לא הגיוני עבורו מי בדיוק יענה להודעה;
• עובד מדינה מכל רמה - מראש עיר קטנה ועד למושל או ראש אחראי של כל מבנה.

מטבע הדברים, מכתב שנשלח ליזם ממוצע יהיה שונה מאוד ברוחו ממכתב רשמי המבקש סיוע ליו"ר תאגיד ממלכתי. עם זאת, המבנה של כל מכתבי הבקשה זהה בערך; מספיק שהמהדר יבין בעצמו אילו אלמנטים חייבים להיות נוכחים בכל מכתב, אילו מהם ניתן לגוון ואילו מהם עדיף לנטוש לחלוטין. זה הרבה יותר קשה לעשות מאשר, אבל עדיין אפשרי. ההוראות הבאות יעזרו לך להבין את המצב.

הנושא השני שצריך לברר לפני כתיבת מכתב בקשה הוא מבנה המסמך. כפי שכבר צוין, אין צורה אחידה של ההודעה, אבל התוכנית הכללית של כל מכתבים עסקיים היא כמעט זהה - יש לעקוב אחריה. בקשה רשמית או רשמית למחצה לסיוע, סיוע או שירותים בנויה מהבלוקים הבאים:

1. "כּוֹבַע".הוא מורכב מהלוגו של הארגון, דפוסים נוספים (מומלץ להשתמש לא במלאי, אלא בעיצוב משלך; לא יזיק לשכור מעצב מקצועי לכך) ושם הארגון השולח, אם האחרון אינו חלק הלוגו. בניגוד לאמונה הרווחת, אין צורך לכלול את סמלי המדינה של הפדרציה הרוסית, כולל הדגל והסמל, ב"כותרת", במיוחד אם השולח הוא אדם פרטי, יזם בודד או חברה קטנה שיש לה אין קשר עם סוכנויות ממשלתיות. נוכחותם של דגל וסמל לא סביר שישפיעו על החלטת הנמען, אך (אם נעשה בהם שימוש לא נכון) תכונות אלו יגרמו לקורא לחשוד באמינותו של המבקש.
2. חלק מבוא.זה כולל:
   • שמות רשמיים של החברה השולחת (מלא ומקוצר) או שם משפחה, שם ואבות של היוצר של מכתב הבקשה;
   • פרטי הפונה, לרבות TIN, PSRN, קודים סטטיסטיים, מספרי רישום וחשבון עו"ש;
   • פרטי התקשרות: כתובת מלאה עם מיקוד, מספרי טלפון, כתובת דואר אלקטרוני, חשבונות במסרונים מיידיים וברשתות חברתיות וכדומה;
   • לחלופין - השם או שם המשפחה, שמו ומשפחתו של הנמען, תלוי אם מדובר בישות משפטית או ביחיד;
   • ברכה מופרדת מהטקסט הראשי בשורה ריקה ומודגשת על ידי שימוש בגופן גדול יותר;
   • אינדיקציות על בסיס הערעור (התרחשות עיכוב, ניתוח התוצאות, קיומו של הסכם בעל פה, שיחות טלפון וכדומה);
   • מינוי מכתב בקשה (ביטול אי הבנות שנוצרו, פתרון מהיר של הנושא או סיוע מיידי לכל אדם).
3. טקסט ראשי.בגוף המכתב יש לציין (אם אפשר בקצרה, באופן מובן וברוסית ספרותית) את מהות הבקשה: תשלום החוב, ביצוע תיקונים, מתן סיוע כספי למקלט או מתן הנחה. כבר בתחילת הטקסט יש להדגיש שהמכתב הוא בדיוק בקשה; הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא להשתמש בנגזרות המתאימות: "אני שואל בכנות", "אנחנו שואלים אותך", "הארגון שלנו שואל", "אני שואל אותך" - ואחרים. כפי שכבר צוין, מכתב בקשה אינו דרישה, על אחת כמה וכמה הזמנה, לכן, מתחילת ההודעה ועד סופה, יש להקפיד על נימה מכבדת, לזכור שהאדם הנוגע במקרה זה הוא השולח, לא הקורא. החריגים היחידים הם הודעות עם בקשה לפרוע את החוב; אבל במקרה זה, אין לשכוח את הכבוד לנמען. זה גם לא מזיק להוסיף כמה מילים חמות בתחילת המכתב (אם השולח והנמען מכירים היטב) או מחמאות רשמיות אם המהדר והמוען לא תקשרו קודם לכן או שהאינטראקציה התרחשה במסגרת עסקית למהדרין . אם אות אחת מכילה כמה בקשות שונות במהות או קשורות זו לזו, יש לתת לכל אחת מהן פסקה משלה, או אפילו טוב יותר, ליצור רשימה עם תבליטים שיש לה יתרון ויזואלי משמעותי על פני טקסט מוצק.
4. סיכום.אם למכתב יש משמעות מיוחדת עבור השולח, כאן כדאי לקרוא שוב (בקצרה ומשכנעת) את הקורא לפעולה. אפשר לעשות זאת הן עם שניים או שלושה משפטים, שהם תמצית הטקסט הראשי, והן בעזרת סיסמה מושכת תשומת לב. עם זאת, אל תיסחף מדי; מכתב הבקשה חייב להיות סודי ולא מסחרי או פרסומי. תן לסגנון שלו להיות לא מסובך ולא מותאם בכוונה, להטיל בקורא ספקות לגבי כנות השולח. הדבר חשוב במיוחד אם המכתב מכיל בקשה לעזרה או סיוע.
5. פרידה וחתימה.לא תמיד מוגדר. אם מטרת המסמך היא לבקש עזרה או תמיכה, הגיוני להשתמש בנוסחה אחרת במקום נוסחה זו, למשל, "תודה מראש", "תודה מראש", "תודה על תשומת הלב", "תודה". אתה מאוד על עזרתך", וכן הלאה. לא משנה באיזה ביטוי נעשה שימוש, הוא מופרד בוודאות וללא תנאי מהחתימה עצמה באמצעות פסיק, וגם, אם הרווח מאפשר זאת, בשורה חדשה. לסימן הפיסוק במקרה זה אין משמעות פונקציונלית, אלא גרפית, המקלה על הקורא לתפוס את הטקסט; כך גם לגבי העברת החתימה לשורה הבאה.
6. תאריך וחותמת.מיד לאחר החתימה בתחתית המכתב יש לרשום את תאריך חיבורו או, אם נכתב מראש, את תאריך השליחה. הצבת חותם וחתימה אישית היא אופציונלית, אך רצויה מאוד: זהו עוד סימן של כבוד לנמען. גם אם ההודעה נשלחת בצורה אלקטרונית (אם כי מומלץ להשתמש במסמכי נייר), כדאי לשים בסוף העמוד עותקים אלקטרוניים של החותמת (חותמת) ושל חתימתו האישית של השולח או לאשר את המסמך בכתב משופר. חתימה דיגיטלית.

עֵצָה:אם חשוב שהמוען יקבל מענה למכתב הבקשה תוך תקופה מסוימת, יש לציין זאת בטקסט הראשי: למשל, "אנו ממתינים לתשובתך לא יאוחר מ..." או " אנו מקווים לקבל הבהרות לפני...”. אחרת, הנמען, שאינו מחויב להתחייבויות כלשהן ביחס למסמך, עלול לעכב את המענה, דבר שייצור קשיים נוספים לשולח.

בעת שליחת מכתב בקשה לעזרה או פירעון חוב, יש לשים לב כי בארגונים אחראי המזכירה או גורם מוסמך על טיפול התכתובות הנכנסות. לפיכך, מבקש המעוניין שההודעה שלו תיקרא ישירות על ידי ראש או מנהל, חייב לרשום על המעטפה "ביד אישי", "בסודיות" או "לשיקול... (שם משפחה וראשי תיבות של הנמען)". אולם אם יש במסמך בקשה שאינה נוגעת לסודות אישיים, מסחריים או תעשייתיים, לא יהיה דבר קטסטרופלי בכך שההודעה תקרא ורשום תחילה על ידי המזכירה, ורק לאחר מכן היא מועברת למנהל או למנהל. .

כמה טיפים לכתיבת מכתב המבקש עזרה:

1. המכתב חייב להיות כתוב ברוסית טובה, ללא שגיאות או שגיאות הקלדה. זהו לא רק סימן לאוריינותו של השולח, אלא גם עדות לכבודו לנמען. אם מהדר המסמך לא טרח לקרוא שוב את הטקסט, אין זה סביר לפחות לדבר על כנות המילים הטובות בהן השתמש כלפי הנמען.
2. אם לא ניתן להשתמש בנייר מכתבים (למשל, זה פשוט לא קיים), כדאי לפחות לנסות לבחור פונט אטרקטיבי בגדלים וסגנונות שונים. מכתב בקשה חייב להיות לא רק משכנע, אלא גם נעים לעין – אחרת הנמען עלול שלא לסבול ולקטוע את הקריאה באמצע, מבלי להגיע לנקודה.
3. בהתחשב בכך שהודעה המבקשת עזרה או סיוע אינה מסמך רשמי למהדרין, בעת כתיבתה, כדאי לנסות להימנע מתפניות בירוקרטיות ומעונשים ארוכים מדי. ככל שלנמען קל יותר לקרוא את המסמך ולהבין את מהות הערעור, כך גדל הסיכוי שהוא יגיב וינקוט את האמצעים הנדרשים.

שגיאות בעת כתיבת מכתב בקשה

כדי להבין סוף סוף את הכללים והתכונות של כתיבת מכתבי בקשה, כדאי לשקול דוגמה קטנה המכילה שגיאות אופייניות לכותבים חסרי ניסיון:

ולנסקי א.ד היקר!

אנו מבקשים מכם לתרום כל סכום, החל מ-500 אלף רובל, לקרן שלנו להגנה על קיפודי פרא באזור מוסקבה. אנו ממתינים לתשובתך לא יאוחר מה-25 באוגוסט של השנה הנוכחית. החשבון השוטף שלנו הוא 1234567890.

פטרוב ל.מ., סגן היו"ר הראשון של הקרן.

רשימת הטעויות שנעשו במכתב ודוגמאות לפתרונות נכונים:

1. "וולנסקי א.ד היקר!". אפשרות נכונה:"אנדריי דניסוביץ' היקר!" (אזכור השם והפטרוניום עובד טוב יותר עבור הנמען מאשר כתובת קרה-פורמלית בשם משפחה).
2. מכתב הבקשה חסר לחלוטין מילים ידידותיות ומחמאות. אפשרות נכונה:"אנחנו יודעים שאתה עוסק בשיקום של אוכלוסיות נדירות של קיפודים במשך זמן רב ובפרודוקטיביות ויש לך גן חיות קטן משלך, והם גם הזוכים בפרס המדינה "עזרו לקיפודים" לשנת 2009, 2011 ו-2015. ”
3. אין שום טיעון משכנע בדוגמה. אפשרות נכונה:"לא רק שאתה עורך מחקר עצמאי ומתקשר עם מומחים מובילים בתחום האאוגניקה של קיפודים, אלא שאתה גם עוזר באופן פעיל לארגונים סביבתיים שונים, וגם הבעת שוב ושוב את רצונך לתת חסות לכל פעולה הקשורה ליצירת סביבה רגשית חיובית עבור היונקים הללו. ."
4. "בבקשה תתרום..." כאשר כותבים לאדם אחד, במיוחד במכתב עסקי, ובמיוחד אם יש בו בקשה, יש צורך לכתוב את הכינוי "אתה" באות גדולה. השימוש באיות אחר הוא סימן מובהק לחוסר כבוד או לפחות חוסר זהירות של המהדר, דבר שאינו הולם לחלוטין בהודעה כזו. דוגמה נכונה:"בבקשה תתרום."
5. בחלק העיקרי של מכתב הבקשה, מעט מדי או יותר מדי פרטים. יש לתאר ביתר פירוט את מהות עבודת הקרן, אך יחד עם זאת, יש לאפשר לקורא לבחור באופן עצמאי את סכום התרומה. אין צורך ברור לציין תאריך ספציפי לקבלת תגובה: יש לנמק או להחריג את אזכורה מגוף המכתב. דוגמה נכונה: « בקשר להתעניינותך בבעיה, אנו מבקשים ממך באמת ובתמים לתרום תרומה אפשרית לקרן שלנו, אשר מאז 2009 אוספת מידע על מספר אוכלוסיות הקיפודים באזור מוסקבה והתנאים לקיומם, כמו גם פיתוח פרויקטים ליישוב מחדש של בעלי חיים מוחלשים למקומות נוחים יותר. ניתן לבצע העברה לחשבון העו"ש שלנו 1234567890 או, באמצעות פנייה לנציג שלנו, לבחור בכל דרך נוחה אחרת לעזור לקיפודים. אם לא קשה לכם, אנא ענו למכתב לא יאוחר מה-25 באוגוסט השנה: כבר בתחילת ספטמבר אנו יוצאים בפרויקט רחב היקף ויקר, בו גם תוכלו להשתתף.
6. חסר במכתב הבקשה והסיכום לעיל. דוגמה נכונה:אנו מקווים להבנתכם ולאהדה. אנו תמיד מוכנים לענות על כל שאלה ולקחת בחשבון את ההערות הזמינות. קיפודים בריאים ומאושרים הם העתיד של האקולוגיה שלנו!".
7. בהודעה המבקשת תרומה אין נוסחת נימוס סופית. זה, כמו רוב הטעויות האחרות, מעיד על חוסר יכולתו של השולח לכתוב מכתב עסקי (איך אם כן ניתן לסמוך עליו בכסף?), או על חוסר הכבוד הברור שלו כלפי הנמען. דוגמה נכונה:

תודה מראש על עזרתך!

סגן יו"ר ראשון של הקרן

L.M. PETROV

מכתב בקשה לדוגמא

למרות שמכתבי הבקשה כתובים בצורה חופשית, זה יהיה שימושי עבור המהדר, במיוחד למי שלא התנסה בעבר, להכיר את הדוגמאות של ההודעות הנפוצות ביותר.

לגבי הקצאת כסף

אם אתה צריך להגיש בקשה לעזרה או סיוע ממשקיע, נותן חסות או מלווה, עליך להוציא מכתב המבקש כספים.

לגבי משלוח סחורה

לעיתים יש צורך לבקש מהספק להסיט את זמן אספקת הסחורה לכיוון זה או אחר או לבצע הזמנה של אצווה חדשה בהקדם האפשרי.

לגבי תשלום דחוי

לגבי הפחתת שכר דירה

אם בעל הדירה החליט להעלות את שכר הדירה, או זמן מה לאחר חתימת החוזה, השוכר הבין שהוא יכול להוציא פחות, אפשר לנסות לתקן את המצב על ידי שליחת מכתב לצד השני בבקשה להפחית את דמי השכירות.

לגבי ההנחה

לא תמיד המוכר של מוצר או שירות בעצמו מציע ללקוחות קבועים או רווחיים במיוחד השתתפות בתוכנית ההנחות. כדי להשיג צדק, תוך שמירה על מערכת יחסים מצוינת בין הצדדים, יעזור לשלוח מכתב המבקש הנחה.

לגבי תשלום חוב

מעת לעת, אפילו הלווה או הלקוח ההגון ביותר שוכחים מהתשלום הבא או מהחובה לשלם עבור הרכישה. מכתב בבקשה לתשלום החוב יעזור להצביע בפניו בעדינות על התנהגות בלתי הולמת.

לגבי סיוע בפתרון הבעיה

במידה והנושא אינו בתחום הפיננסי בלבד ואזרח או ארגון זקוקים לסיוע מקיף, הם יכולים לצאת מהמצב על ידי חיבור ושליחת מכתבים למספר נמענים משפיעים בבקשה לסיוע בפתרון הבעיה.

תכונות של שליחת מכתב בקשה

ישנן מספר קווים מנחים לשליחת הודעות רשמיות המבקשות עזרה או סיוע:

1. עדיף להשתמש לא בגירסאות אלקטרוניות, אלא בגירסאות נייר של המסמךנשלח באמצעות שליח או דואר רשום באמצעות הדואר הרוסי. גישה כזו תראה לא רק את העניין המיוחד של השולח, אלא גם את נכונותו ללכת על מנת לקבל מענה להוצאות מסוימות, מה שבוודאי ייצור רושם חיובי על הנמען.
2. במקרים מסוימים, הגיוני לכתוב מכתב ביד(כמובן, בכתב יד נקרא ונעים לעין) ועל נייר טוב. לא סביר ששיטה זו מתאימה לדיוור המוניים, אבל היא בהחלט תעזור לעניין נמען ספציפי.
3. יש לרשום את המכתבים ביומן המסמכים היוצאים של הארגון השולח, ועם קבלתו - ביומן המסמכים הנכנסים של הנמען. אם ההתכתבות היא בין אנשים, אין צורך ברישום הודעות.

סיכום

מכתב המבקש עזרה צריך להיכתב בצורה נכונה וקצרה ככל האפשר. כדי לערוך מסמך, עדיף להשתמש בנייר מכתבים, ואם זה לא אפשרי, לפחות להרים פונטים אטרקטיביים. עדיף לשלוח מכתב מוגמר באמצעות שליח או בדואר.

ההודעה חייבת להכיל הקדמה, כמה מילים טובות המופנות לנמען, הרציונל ומהות הבקשה. לסיום, כדאי להשתמש בנוסחאות האדיבות המסורתיות: "תודה מראש" או "בכבוד". מומלץ לאשר את המסמך בחתימת המנהל ובחותמת או חותמת הארגון, ובמקרה של שליחה במייל - בתמונות סרוקות של החתימה והחותמת או חתימה דיגיטלית.

כולנו ביקשנו משהו בזמן כזה או אחר. אל תתפלא. הם שאלו אפילו את אלה שכחישים כעת בעקשנות את עצם העתירה.

תזכרו איך בילדות ביקשנו מההורים שלנו כסף לגלידה, אחר כך התחננו לציון טוב מהמורים כשקצת נפלנו, ובהמשך התחננו ליום חופש נוסף בעבודה...

עם זאת, נושאים ביתיים ויומיומיים אינם ה"מלווים" היחידים לבקשות.

גם חיי העסקים של אדם מודרני קשורים קשר הדוק לעתירות. ומכתב הבקשה נחשב מזמן לכלי רב עוצמה עבור השולח להשגת מטרה נתונה.

זהו חלק אינטגרלי וחשוב מאוד מהתכתבות עסקית. בהתאם לכך, התוצאה הסופית תלויה באופן הרכב המכתב - האם הבקשה תתקבל או שתקבלו סירוב מנומס:

דירקטור יקר של החברה ____!

אנו זקוקים בדחיפות לכספים כדי להשיג ____. האם תרצה להשתתף?

בכנות, ____.

האם לדעתך מכתב כזה יכול לקבל תגובה חיובית? אפשר להניח שכאן גם סירוב לא יהיה מנומס לגמרי.

חשוב להצליח להרכיב נכון מכתב בקשה על מנת להתקרב ככל האפשר למטרה נתונה. אחרת, תתעלמו מכם ופשוט תבזבזו את זמנכם.

מס' 1. פנייה אישית

אין כאן שום דבר יוצא דופן. כולם מכירים את הטריק הזה היטב. אבל הרבה אנשים שוכחים מזה. חבל! כי פנייה אישית "עובדת" הרבה יותר מאשר פנייה חסרת פנים.

מי אוהב שקוראים לו "מוכלל"?! זה כמו רחוב "היי...". מסכים, סביר יותר שתגיב לשמך מאשר לשיחה בסגנון "היי, יקירי!".

אותו דבר עם מכתב הבקשה. אתה פונה לאדם מסוים, אז נסה לברר את שמו של מקבל המכתב.

כמובן, ישנם מצבים בהם גישה כזו אינה אפשרית. בכל מקרה, נסו להתאים את ההודעה עד כמה שניתן.

פחית:« גבירותיי ורבותיי!". אבל יותר טוב: " חברי חינוך ומורים יקרים!».

פחית: « ילדים יקרים!". אבל יותר טוב: " הבנים והבנות היקרים שלנו!».

אנחנו חושבים שהבנתם את הרעיון המרכזי.

מס' 2. למה דווקא הוא?

הסבירו לנמען מכתב הבקשה מדוע שלחתם אליו את בקשתכם. אדם חייב להבין שהוא ייחודי עבורך והצלחת אירוע זה או אחר תלויה בו.

• אתה מומחה ב____.
• החברה שלך תופסת עמדה מובילה בתחום ____.
• רק המחלקה שלך עובדת בלי ____.

נסו לנצח את המוען - הוסיפו בזהירות מחמאות (בגבולות הסביר):

• השלמת את ____ בצורה מבריקה בזמנך.
• אתה האדון הבלתי נלווה של ____ בעיר שלנו.
• הפרויקטים שלך סיפקו שירות שלא יסולא בפז ____.

זכור! מחמאות צריכות להיות ראויות (תכונות אמיתיות, מעשים, מלכות), ולא "מרחוקות".

מספר 3. ושוב היתרונות

יתרונות. כן, אתה לא הולך לשום מקום. כל אחד מחפש את התועלת שלו, ולא תמיד ב"מונחים כספיים".

תנו את עיקרי הטיעונים והטיעונים לפיהם מועיל למקבל מכתב הבקשה להיענות לבקשתכם. "שחק" על חולשות אנושיות.

מה זה יהיה? הכל תלוי במצב הספציפי.

הוֹדָאָה. אתה, בתור ____ ראוי, תשמח לצפות במגרשי משחקים מאובזרים ומגודרים במיוחד בעיר הולדתך ...

שְׁאַפתָנוּת. צריך להקים היום את המומחים שאיתם תצטרך לעבוד מחר. לכן, אתה יכול להשקיע בדור הצעיר ____ הידע, הניסיון וה...

אַהֲדָה. למרבה הצער, בעיית הילדים חסרי הבית רלוונטית במיוחד כיום. מספר הילדים המתגוררים ברחובות עירנו כבר מתקרב ל____. הילד זקוק להשתתפות, עזרה, אמפתיה. הם לא יכולים לעשות את זה בלעדינו...

מס' 4. ההתקדמות שלך

על המוען להבין בבירור כי יש לו עסק עם אדם רציני שאינו היום הראשון "בעבודתו" (לא רבים יסכימו לשתף פעולה עם עולים חדשים "לא מאומתים").

לכן, אם יש הצלחות והישגים ב"רקורד" שלך, עדיף לציין אותם במכתב הבקשה. בדרך זו, תתגבר בבטחה על מחסום חוסר האמון והספק.

אל תשכחו את ה"הישגים" בפרויקט, שבנושא אתם פונים אל המוען. הטבע האנושי הוא כזה שקשה לנו מאוד להתחיל מאפס. אבל להמשיך (או לסיים) את מה שהתחיל זה עניין אחר.

• בניית ____ כבר הושלמה ב-87%. אבל ללא עזרתך, זה לא יוכל להסתיים בזמן. אנחנו מציעים לך…
• יש לנו כבר ____ לרשותנו. כדי להשיג את המטרה שנקבעה, חסר לנו רק ____.

מס' 5. בקשה ספציפית

אל תסתובב והסתובב. אל תכסה את בקשתך בערימה של מילים מיותרות ומעורפלות. ציין את הנושא בצורה ברורה.

איך זה צריך להתבטא?

ראשית, הנמען, לאחר שפתח את המכתב, חייב להבין מה הם רוצים ממנו, ולא לפתור חידות בנושא "שואלים אותי או נותנים לי". שנית, בקשתך חייבת להתבטא במספרים ובפעולות מדויקות.

האם אתה רוצה עזרה ספציפית? לאחר מכן בקש מנמען המכתב לבצע פעולות ספציפיות.

• אנחנו צריכים $3,250 עבור ____ לפני השלמת הפרויקט.
• אנחנו מחכים לכם ב____. אירוע איסוף ____ יתקיים ב-17 בנובמבר בשעה 14.30 בשעה ____.
• אנו מבקשים מכם להפחית את שכר הדירה עבור הרכב ל-$10 ליום.

מס' 6. שמות גדולים

עוד טכניקה מעניינת המגבירה את האפקטיביות של מכתב הבקשה. הוא מורכב מהדגשת אנשים (חברות) שכבר נתנו את הסכמתם להשתתף בפרויקט.

בכך אתה ממריץ את הנמען לקבל תוצאה חיובית (" כן, אם ____ הסכים, למה אני גרוע יותר?!»).

• ____ כבר משתתפים באופן פעיל ב____ שלנו.
• ב"מרתון" המקצועי שהוכרז על ידינו בנושא ____ כבר נרשם ____.

מס' 7. תוצאות חשובות

הכל פשוט כאן. הקפידו לסכם בסוף המכתב (נקודות משמעותיות והדגשים עיקריים).

• ההשלמה המוצלחת והרווחה הנוספת של ____ תלויה כעת בהחלטתך.
• ____ אנשי מקצוע צעירים תולים בך תקוות.
• אמהות צעירות ותינוקותיהן מצפים להופיע בעירנו ____.

מס' 8. אנשי קשר

« וכל כך מובן!", אתה אומר. מובן, אבל לא לכולם. יש לספק את פרטי ההתקשרות במלואם.

עם זאת, אין צורך "להגזים" ולציין את כל צורות המשוב האפשריות, או להיפך - כששולחים דואר אלקטרוני, נאיבי להאמין שדי בכתובת חזרה.

הציעו למקבל מכתב הבקשה 2-3 אפשרויות לפרטי התקשרות. זה די מספיק.

הֶעָרָה

בגלל זה…

היה כנה וכנה ככל האפשר בעת כתיבת מכתב הבקשה שלך.

זהו כלל התוצאה הראשונה.

שיהיה לך יום נעים ותמיד מצב רוח טוב!

חלק בלתי נפרד וחשוב בהתכתבות עסקית מודרנית הוא מכתב בקשה. הדוגמאות והדוגמאות של הניסוח המוצגות במאמר, כמו גם הכללים המצוינים לכתיבתו, יעזרו לך להרכיב נכון את הטקסט הדרוש ולסדר אותו בהתאם למנהגי העבודה המשרדית. אנו מציעים לך מדריך שלב אחר שלב לכתיבת ערעור מסוג זה.

מידע כללי

מכתב בקשה רלוונטי במקרים בהם כותבו צריך לקבל מידע, מסמכים, ביצוע עסקה או פעולות עסקיות אחרות מאנשים אחרים. ניתן לשלוח אותו הן לשמו של אדם מסוים (ראש, מנהל, ראש אגף וכו'), והן לכתובת של כלל הארגון. בקשתך לעזרה חייבת לעמוד בכללים המקובלים בהתכתבות עסקית.

המכתב הוא הפנים של החברה, אפילו הדברים הקטנים חשובים. הדפס אותו על נייר מכתבים חתום על ידי גורם מורשה ומוחתם (אם קיים). היו אחראים על בחירת הגופן, גודלו ומיקום הטקסט בעמוד. אל תזניח שוליים, קו אדום ופסקאות. לעתים קרובות הרושם הראשוני נעשה רק על ידי התבוננות במסמך.

שלב 1: ציון יעד

אם אתה כותב מכתב לא אישי לחברה ספציפית, סביר להניח שהוא יגיע לקבלה או למשרד, אחר כך למנהל ולבסוף למנהל הישיר. ציינו את השם המלא הנכון של הארגון ב"כובע" של הטקסט, עדיף להוסיף גם את הכתובת החוקית.

כפי שהוזכר לעיל, האפשרות הטובה ביותר נחשבת לציון נמען ספציפי, כלומר פנייה אישית לעזרה. נסה תמיד להתייחס בשם ובפטרון. לדוגמה, "אלכסנדר ויקטורוביץ' היקר!" או "מר שוורץ היקר!". כך, אתה, ראשית, מביע את כבודך לאדם, ושנית, בקשה המופנית לאדם מסוים מטילה עליו חובות מסוימות, אחריות לשיקולה ולביצועה.

במצבים מסוימים, זה יהיה הגיוני להשתמש בקבוצת אנשים, בצוות מסוים או בחלק ממנו בתור נמען. הדבר רלוונטי גם במקרים בהם נשלח מכתב בקשה למספר כתובות. השתמשו בניסוח כגון: "עמיתים יקרים!", "רואי חשבון יקרים!" וכו '

שלב 2: מחמאות

טוב אם מכתב הבקשה הרשמי מכיל מחמאה ביחס לנמען שלו. על ידי כך, נראה שאתה עונה על השאלה הטבעית שלו: "למה אתה פונה אלי בשאלה הזו?". ניתן לציין את יתרונותיו ותכונותיו האישיות של אדם בעבר, מעמדה של החברה וכו'. בפרט, השתמש בניסוח הבא: "המשרד שלך הוא ספק מוביל...", "עזרת לרבים בפתרון בעיות מורכבות בתחום זה...", "הארגון שלך הוא מומחה מוביל בשוק בתחום..." וכו' אל תשכח שראוי שמחמאה תהיה כאשר מכתב הבקשה (דוגמאות ודוגמאות בטקסט) הוא בעל אופי לא סטנדרטי ויש צורך לזכות בנמען. הפנה את תשומת ליבו לתכונות וליתרונות הרלוונטיים למילוי בקשתך. עם זאת, איננו ממליצים לחצות גבול דק במיוחד בין מחמאה טובה ונכונה לבין חנופה גסה.

שלב 3: ביסוס הבקשה

כל בקשה חייבת להיות מנומקת, כי על הנמען לדעת מדוע אתה פונה אליו דווקא. אז הגיוני להביא את זה ללב העניין. בשלב זה אנו ממליצים לבחור את שלושת הטיעונים המשכנעים ביותר שיש לבנות בטקסט של המכתב לפי הסכימה: חוזק בינוני, חלש, חזק ביותר.

לבקשה עשויה להיות רמת מורכבות שונה, ועליכם להיות מוכנים לכך שהמוען לא תמיד יהיה מעוניין ביישום שלה. בהקשר זה, עליו להשתכנע כי יישומו טומן בחובו יתרונות פוטנציאליים עבורו. עניין את הנמען כך שיקבל את המסמך שלך במלוא הרצינות.

מכתב הבקשה עשוי להכיל הצעה ליישום הזדמנות אטרקטיבית מסוימת עבורו.

דוגמאות לניסוח

• "בכל עת, אנשים בעלי יוזמה ועסקים שאפו לא רק להצלחה חומרית, אלא גם לצמיחה אישית, כדי שיזכרו לעד אנשים על מעשיהם הטובים, כדי לזכות בכבודם".
• "כמובן שהמטרה העיקרית שלך היא לשפר את רמת החיים של אזרחי העיר". בפרט ניתן להשתמש בניסוח זה כאשר נערך מכתב בקשה לסגן, למשל, למתן מקום לגן ילדים, סידור גן משחקים וכד'.

תוכל גם להשמיע בעיה שרלוונטית עבור המוען, להראות לו כיצד בקשתך יכולה לסייע לו בפתרונן או במימוש הזדמנויות מסוימות.

קורה שאין לך מה להציע לצד השני, או שזה לא מתאים בהקשר הזה. במקרה זה, המוצא האופטימלי ביותר הוא סיפור על משמעות הבקשה שלך. תאר את המצב בצורה מהימנה ומלאה ככל האפשר, כך שיידרש, כמו שאומרים, לנשמה. אם רגע סנטימנטלי בסיפור שלך אינו אפריורי, תן ​​עובדות והתמקד ביחסי סיבה ותוצאה. ספר לנו מה יקרה אם תסרב או להיפך, תסכים לעזור.

שלב 4: הגש בקשה

כאשר הנמען מוכן נפשית לקבל את בקשתך, ניתן לציין זאת. שמור על הטקסט שלך קצר, הימנעות ממשפטים ארוכים ומפותלים, כמו גם אי בהירות או אנדרסטייטמנט. מכתב הבקשה (דוגמאות ודוגמאות לניסוח בטקסט) צריך להיות תמציתי וברור במשמעותו. לכן, אם תבקשו לרכוש ציוד כלשהו עבור החברה, ציינו את השלמות, המחיר והכמות:

"כדי לצייד את המיון, בית החולים צריך מכונית חדשה, שעלותה היא 3.5 מיליון רובל. בבקשה עזור לנו להשיג את זה."

או, למשל, יש לציין בקשה להפחתת שכר הדירה: "אנו מבקשים מכם להפחית את שכר הדירה עבור המקום לרמה של 500 רובל. למ"ר עד להתייצב המצב הכלכלי".

שלב 5: סיכום

בסוף המכתב עליך לסכם את בקשתך. חזור על זה שוב והתמקד בעובדה שהמוען מרוויח אם הוא מספק לך את הסיוע המבוקש. עם זאת, יש לשנות מעט את נוסח הבקשה. אם נחזור לאותה דוגמה של הפחתת שכר דירה, אנו מציעים את הנוסח הבא:

"אם תסכים להפחית את שכר הדירה לרמה של 500 רובל. למ"ר במהלך התייצבות המצב הכלכלי הנוכחי, תוכל לתרום לשימור למעלה מ-20 מקומות עבודה, ולא תיגרם לך הפסדים בשל היעדר תשלום מוחלט".

זכרו, חשוב לחזור לא רק על הבקשה, אלא גם על התועלת שניתן לקבל מיישומה, והיא לא חייבת להיות מהותית. חברות גדולות רבות פועלות ברצון כנותנות חסות, משקיעות ועושות עבודת צדקה.

אנו חושבים שכעת, לאחר לימוד התהליך בשלבים, לא תהיה לך שאלה כיצד לכתוב מכתב בקשה. זה מספיק כדי לקחת בחשבון את כל הכללים של התכתבות עסקית וכמה ניואנסים. אנו מציעים לך ללמוד גם דוגמה נוספת.

דוגמא

פליקס פטרוביץ' היקר!

המיזם שלך מארגן את הפרקטיקה התעשייתית של סטודנטים במיזם מזה מספר שנים, ועוזר להם ליישם את הידע שנצבר באוניברסיטה.

אתה, כראש מחלקת כוח אדם, אדם המעוניין למשוך עובדים חדשים, מהנדסים צעירים ומבטיחים ומומחים בעלי כישורים גבוהים. כיום, מקצוע זה הוא אחד המבוקשים ביותר. תלמידים רבים היו רוצים לדעת על האפשרויות, הדקויות והמשמעות שלו.

בהקשר זה, אנו מבקשים מכם לארגן פגישה של המהנדס הראשי עם מועמדים וסטודנטים של 1-2 קורסים ב-25 באפריל בשעה 17:00 על בסיס מפעלכם.

לאחר שסיפרת על היתרונות והסודות של המקצוע היום, אתה מניח בסיס איתן להכשרת מומחים ואנשי מקצוע מחר. אולי, בעוד כמה שנים, אחד מהם ייקח את החברה שלך לרמה חדשה של פיתוח.

בכבוד ותודה,

רקטור האוניברסיטה I.Zh.Bychkov

לאחר שלמדת את המידע על הדרישות שעל מכתב בקשה לעמוד בו, דוגמאות ודוגמאות של ניסוח, אתה יכול בקלות להתמודד עם כתיבתו בפועל.

מכתבי בקשה הם חלק בלתי נפרד, חשוב והכרחי בהתכתבות עסקית. מצד אחד מדובר בבקשות טקטיות ודיפלומטיות בנושאים אקטואליים, מצד שני הן כלי להשגת מטרות מסוימות של הנמען. מטרת כל מכתב בקשה היא לעודד את הנמען לנקוט בפעולות מסוימות הנחוצות למחבר המכתב. איך כותבים מכתב בקשה כדי להתקרב כמה שיותר לתשובה חיובית?

כל מכתב בקשה צריך לכלול נימוק מחושב היטב והצהרה ברורה של הבקשה. בנוסף, ניתן להשתמש בטכניקות המגבירות את יעילות הכתיבה.

שלב 1. את מי אתה שואל?

פנה לנמען באופן אישי, עדיף - בשם ובפטרון:

"איבן איבנוביץ' היקר!", "מר איבנוב היקר!"

ראשית, אתה מביע את כבודך לנמען, ושנית, בקשה המופנית לאדם ספציפי מטילה עליו אחריות לביצועה. ישנם מצבים שבהם בקשה מופנית לצוות או לקבוצת אנשים. במקרה זה, רצוי גם להתאים אישית את הערעור ככל שניתן:

"עמיתים יקרים!", "מנהלים יקרים!", "עובדים זוטרים יקרים!", "קציני כוח אדם יקרים!"

שלב 2. למה אתה יוצר איתי קשר?

החמיאו למקבל. מחמאה לנמען, אתה עונה על השאלה שלו: "למה אתה מפנה אלי את השאלה הזו?" שימו לב להישגיו בעבר או לתכונותיו האישיות.

"אתה תמיד מוכן להקשיב ולמצוא את הדרך הטובה ביותר לפתור את הבעיה של כמעט כל מי שפנה אליך. ואני חייב לתת לך קרדיט, עזרת מאוד."

"אתה המומחה המוביל בתחום...".

"עזרת לרבים לפתור את הבעיות הקשות ביותר בתחום...".

טכניקה זו תאפשר לנמען לבחון מקרוב את הבקשה ולנסות למצוא הזדמנות לספק אותה. לזיין אותה.

מחמאה מתאימה כשמדובר בבקשות לא סטנדרטיות, כשצריך לזכות במוען, כשצריך לשים לב ליתרונות ותכונות מסוימות הנחוצות וחשובות למילוי בקשתך.

חשוב מאוד לא לעבור את הגבול בין מחמאה לחנופה גסה. תהיה כנה.

שלב 3. נימוק הבקשה

כל בקשה חייבת להיות מוצדקת מדוע אתה מגיש את הבקשה הספציפית הזו. הזן את הנמען בהקשר לבעיה שלך.

בשלב זה, עליך לבחור את שלושת הטיעונים המשמעותיים ביותר עבור הנמען. עדיף לבנות טיעונים לפי הסכימה: חזק - בינוני - חזק ביותר.

הבקשות מגיעות ברמות שונות של מורכבות, כך שהנמען לא תמיד מעוניין למלא את הבקשות של מישהו. עליו להשתכנע כי מילוי הבקשה טומן בחובו יתרון פוטנציאלי:

עניין את הנמען

הציעו ליישם הזדמנות אטרקטיבית עבורו הקשורה למילוי בקשתכם:

"בכל עת, אנשים בעלי יוזמה עסקיים ביקשו לא רק להשיג הצלחה חומרית, אלא גם להשאיר את חותמם על ההיסטוריה של המולדת, להיזכר במעשים טובים, לזכות בכבוד."

« הפעילות המוצלחת של כל קהילה מקצועית היא, קודם כל, הבנה ותמיכה מאיגודים ידידותיים, השתתפות באירועים ופרויקטים משותפים».

« כמובן, המטרה הגדולה שלך היא עיר נקייה ונוחה לאנשים».

או להשמיע בעיה שרלוונטית מאוד עבור הנמען שלך:

"אתה, כבעלים נבון של העיר, בטח מודאג מהליכות לא סדירות של ילדים בגילאים שונים במקומות שאינם מתאימים לכך, מה שמוביל לתאונות תכופות יותר ולעלייה בעבריינות נוער".

"חלה עלייה במספר השיחות למחלקה שלך בנושאים שאינם הליבה, דבר שגוזל הרבה זמן עבודה שלא יסולא בפז."

הראה כיצד הבקשה שלך יכולה לעזור לממש את ההזדמנות:

« והיום, כאשר ארצנו נשענת על צעירים, קשה למצוא מטרה נחוצה וקדושה יותר מאשר עזרה לצעירים וצעירות ממשפחות לא מתפקדות. יש בעירנו מי שכבר מעניק סיוע כזה - בחסות לשכת ראש העיר פועל מרכז החסד שלנו "מורשת" מתרומות של תושבי העיר המלמד בני נוער קשים מלאכות עממיות. ».

או לפתור את הבעיה:

"ציוד של מקומות בילוי מיוחדים לילדים בגילאים שונים יסייע להפחית את רמת עבריינות הנוער ולמזער תאונות דרכים בהן מעורבים ילדים".

תאר את משמעות הבקשה

כאשר אין מה להציע לנמען או שזה לא מתאים במסגרת בקשה זו, עדיף לעדכן את הנמען. כאן אתה צריך לתאר את המצב באופן מלא ככל הדרוש כדי להבין את הרלוונטיות של הבקשה ואת חשיבות היישום שלה. יש לתאר את משמעות הבקשה באופן שהיא "לוקחת את הנשמה". אם הבקשה אינה שייכת לקטגוריה של "נשמה", אז אתה צריך להראות לנמען את קשרי הסיבה והתוצאה, מה שיבטיח שהמוען ימלא את הבקשה.

"מ(תאריך), על פי הסכם השכירות מס' X, דמי השכירות עבור 1 מ"ר עומדים על 20 מ"ר. ביום. בשלושת החודשים האחרונים חלה ירידה בפעילות המסחר עקב חוסר יציבות כלכלית ואי שקט חברתי. הרווח הממוצע מהמסחר הוא 10 דולר. ליום, וזה לא מספיק אפילו לתשלום שכר דירה. אם לא תינקט פעולה, אזי יזמים פרטיים ייאלצו לסגור את הסניפים שלהם, מה שעלול להשפיע לרעה על ההכנסה שלך".

לפיכך, עליך להבהיר לנמען כי במילוי הבקשה יש סיכוי לקבל הטבות מוחשיות או בלתי מוחשיות.

שלב 4 הצהרת בקשה

כאשר הנמען מוכן, ניתן לציין את הבקשה בפועל. נוסח הבקשה צריך להיות מספיק תמציתי וברור ביותר. בשום מקרה אסור להכיל אי בהירות או אנדרסטייטמנט. לדוגמה, אם אנחנו מדברים על הפחתת שכר דירה, חשוב לציין באיזו רמה:

"אנו מבקשים מכם להפחית את גובה שכר הדירה עד שהמצב יתייצב ל-5 דולר. למ"ר ליום.

אם אנחנו מדברים על מתן שירותים, ציין את הבקשה ככל האפשר, תוך ציון התאריכים הרצויים, סוגיית המחיר וכו':

« לצייד בית מלאכה לקדרות יש צורך בכבשן לשריפת קרמיקה - אנו מבקשים מכם לעזור לנו ברכישתו. עלות התנור עם ההתקנה היא 998 אלף רובל».

בדוגמה זו, לא לגמרי ברור איזה סוג סיוע נדרש מהמוען. עדיף להיות יותר ספציפי: "אנו מבקשים מכם לסייע ברכישת תנור לשריפה בקרמיקה על ידי העברת 333 אלף דולר לחשבון הפשרה של החברה לייצור והתקנה של תנורים".

מה שתבקשו, על הנמען לדעת בדיוק מתי, מה, כמה ובאיזה מחיר אתם רוצים לקבל. בקשה כללית נמצאת בסיכון גבוה יותר לדחייה מכיוון לנמען לא תמיד יש זמן ורצון להתעסק בפרטים. בנוסף, אתה מסתכן שלא תקבל את מבוקשך על ידי העברת היוזמה לנמען.

כך למשל, יזמים פרטיים כתבו מכתב וביקשו להפחית את שכר הדירה, אך לא ציינו לאיזו רמה הם רוצים להפחית את שכר הדירה:

"אנו מבקשים מכם להפחית את גובה שכר הדירה עד שהמצב יתייצב".

כתוצאה מכך הם קיבלו הפחתה בדמי השכירות, אך לא משמעותית (ב-1% מהקיים). לפיכך, בקשתם נענתה, אך מעט השתנה בעמדת יוזמי המכתב.

במקרים מסוימים, ניתן להפוך את טקסט הבקשה למודגש כך שיבלוט בטקסט, אך אל תשתמש בטכניקה זו לרעה.

שלב 5. סכם את בקשתך.

חזור על בקשתך והדגיש איזו תועלת יקבל הנמען אם הבקשה תתמלא. יש לשנות מעט את הבקשה. עדיף לבנות משפט לפי הסכימה: "אם תמלאו את הבקשה, אז תשמחו".

"אם תלכו איתנו ותורידו את שכר הדירה לזמן מה עד שהמצב באזור יתייצב, לא רק שתוכלו לחסוך יותר מ-150 מקומות עבודה, אלא גם לא תגרמו להפסדים גלובליים בגלל היעדר מוחלט של שכר דירה. ”

אבל עשויות להיות אפשרויות אחרות:

"אתם יכולים להיות בטוחים שכל רובל מתרומת הצדקה שלכם ילך למטרה טובה ויעזור לילדים שנקלעו למצב קשה לגדול להיות אזרחים ראויים".

"תוכלו להיות בטוחים שכל חיוך של ילד יעניק לכם סיפוק מוסרי מעבודתכם הקשה, ומאמציכם ומאמציכם הם השקעה באזרחים ראויים ומאושרים של העתיד הקרוב".

העיקר הוא לחזור על משמעות הבקשה ועל יתרונות היישום שלה. התועלת לא חייבת להיות מהותית. זכרו שהמוען הוא אדם, והתחושות אינן זרות לו.

דוגמא:

זה היה		זה הפך
"אנו מבקשים ממך בחביבות, I.I. איבנוב, ארגן פגישה של מועמדים עם המנהל הראשי של החברה שלך. נהיה אסירי תודה על עזרתך. בכבוד ותודה, מנהל מרכז תעסוקה עמ. פטרוב"	-	"איבן איבנוביץ' היקר! החברה שלך משתתפת כבר כמה שנים בתוכנית להכוונה לקריירה למועמדים, ועוזרת להם לבחור מקצוע. אתה, כמנהל כוח אדם, מעוניין להכשיר אנשי מקצוע, ואנו מוכנים לעזור לתלמידי בית הספר להתחיל להכין מאסטרים במלאכתם. נכון להיום, מקצוע המנהל הוא אחד הנפוצים ביותר, אך למועמדים רבים אין מושג ברור לגבי משמעותו. בהקשר זה, אנו מבקשים ממך לארגן פגישה של המנהל הכללי עם מועמדים ב-23 במרץ בשעה 15.00 בבסיס החברה שלך. לאחר שסיפרת לחבר'ה על רזי המקצוע היום, אתה מניח את הבסיס להכשרת אנשי מקצוע אמיתיים מחר. אולי בעוד כמה שנים אחד מהם ייקח את החברה שלך לרמה חדשה של פיתוח. בכבוד ותודה, מנהל מרכז תעסוקה עמ. פטרוב"

ואל תשכחו מהעיצוב של האות - זה ה"פנים" של הארגון. אם יוזם מכתב הבקשה הוא ארגון, אז מכתב כזה מנוסח על נייר מכתבים חתום על ידי ראש או גורם מוסמך. אם אדם פרטי, אז זה מספיק כדי לציית לנורמות הבסיסיות בסידור האלמנטים של המכתב. פרטים אלו חשובים מאוד מבחינה משפטית ופסיכולוגית לנמען ולגיבוש התמונה הנכונה של השולח.

	-
	-	שולחים מאות הצעות מכירות, בקשות והודעות דוא"ל עסקיות אחרות מדי יום, אבל לא מקבל את המסר הרצוי? לא יודעים להזכיר באופן לא פולשני ובנימוס לנמען את התחייבויותיו? אז הדרכה מקוונת בהחלט תעזור לך. "מיומנויות כתיבה עסקיות"! אתה יכול לעבור את זה בכל זמן נוח על ידי.	-	-
	-