באיזו צורה כתוב ההסבר? הערת הסבר לעבודה. עצות שימושיות בעת כתיבת הערת הסבר

זה קרה. עבודה. טעות. "כתוב הסבר!" - שפתיים קפוצות, מבט שתלטני מאומן בטווח אפס. דרישה כזו טומנת בחובה השלכות רעות ובו בזמן משפטיות. ניתן למזער אותם אם יודעים על מה המסמך מאיים, איך ועל מה לכתוב, מה לעשות. טוב שיש לנגד עיניכם הערת הסבר לדוגמה על טעות בעבודה. המאמר יספר על הדברים הללו.

הערת הסבר נערכת על ידי עובד עם הצגת טענות על אי מילוי או מילוי לא תקין של חובות. הוא מתאר את הסיבות למצב הנוכחי. על בסיסו קובעת ההנהלה האם העובד אשם או לא, ובאיזו מידה. כתוצאה מכך, ההליך מחליט בסוגיית הענישה. ישנן שלוש אפשרויות:

• סיום תביעות;
• סליחה של עובדים או אזהרה מילולית;
• צעד משמעתי.

הבה נבחן את המקרה האחרון.

קוד העבודה של הפדרציה הרוסית (סעיף 192) מאפשר סנקציות משמעתיות בצורה של:

• הערות,
• לִנְזוֹף
• פיטורים.

המעסיק אינו רשאי להשתמש בעונשים אחרים (לרבות "קנסות"). במקביל, הוא יכול לקבוע במסמכים הפנימיים של החברה את ההשפעה של סנקציות אלו על בונוסים.

מידע על הערות ונזיפות אינו מוכנס בספר העבודה.

למעסיק יש את הזכות לפטר עובד (סעיף 5, סעיף 81 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית) אם הוא לא ממלא את חובות העבודה שלו ללא סיבה טובה, עם סנקציה משמעתית שכבר לא הוסרה מאותה סיבה. האחרון תקף לשנה.

ניתן להפעיל סנקציה משמעתית לא יאוחר מחודש מיום גילוי ההתנהגות הבלתי הולמת ו-6 חודשים מיום ביצועה. לגבי עובדות שמתגלות במהלך ביקורת, ביקורת או בדיקה כספית, תקופה זו מתארכת לשנתיים.

הערת הסבר היא חלק בלתי נפרד מההליך אשר עלולות להיות לו השלכות מרחיקות לכת ולא נעימות על העובד. ניתן לצמצם אותם אם המסמך מוכן כהלכה.

לכתוב או לא לכתוב

האם ניתן לסרב לרשויות ולא לכתוב הערת הסבר? כן אתה יכול. לעובד יש זכות זו. פעולות הממשל לאכוף זאת נחשבות בלתי חוקיות.

מצד שני, היעדר הסבר בכתב לא יעזור לעובד להימנע מאחריות משמעתית (סעיף 193 לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית). המעסיק יוציא מעשה סירוב. אין צורך בחתימת הנתבע. תהליך הגבייה יימשך.

הערת ההסבר שסופקה תתעד את הסיבות התקפות לאירוע שיש לעובד. היא לא תאפשר למינהל לפרש את מעשיו לפי שיקול דעתו. העובד יבין טוב יותר את נקודות התורפה בתפקידו.

התהליך החל

המעסיק יכול לבקש הערת הסבר בכתב או בעל פה. יחד עם זאת, הוא מחויב לתאר את עובדת ההפרה ולדרוש הסבר. בקשה בכתב נמסרת על נייר עם סימן קבלה. זה יכול ללבוש צורה של דרישה, פקודה, פקודה.

בקשה בעל פה גורמת לדיונים בין עורכי דין. עמדה אחת: העובד במקרה זה לא צריך לספק הסבר בכתב. יש צורך להתעקש בנימוס על גרסת נייר של הדרישה או לתת הערות בעל פה על האירוע. הסיבה היא תביעות לא רשומות של המעסיק. כן יקשה על האחרון להוכיח את עובדת הבקשה בבית המשפט - יידרשו עדים.

עמדה נוספת: לתת הסבר ובמקרה של בקשה בעל פה. טיעון – במידת הצורך, המעסיק יוציא בקלות בקשה בכתב ויגיש אותה לבית המשפט.

אין לנצל לרעה את הרכות. אם הבוס לא יכול לומר בבירור על איזו הפרה נדרש הסבר, אז יש צורך להתעקש על בקשה בכתב. עדיף לעשות זאת בעזרת הצהרה בכתב למעסיק. זה צריך להראות את המצב בפירוט (תאריכים, משתתפים, דרישות לא ודאיות).

ניתן לבקש הערת הסבר על ידי ראש הארגון או מי שהוסמך על ידו. אם יוזמה כזו מגיעה מהממונה הישיר, לא מומלץ לדרוש ממנו אישור על זכויות אלו. מצד אחד, אם התיק יגיע לבית המשפט, יעניין אותו חוקיות העונש, ולא באישיותו של מי שביקש את ההסבר. המעסיק, במידת הצורך, יאשר את הסמכות. מנגד, דרישה כזו תחמיר עוד יותר את יחסי העובד עם המינהלות.

הסבר בכתב מסופק תוך שני ימי עבודה בהתאם לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית. לא נכלל תאריך קבלת הבקשה.

אל תיכנעו ללחצים של הממונים ותכתבו הערת הסבר "ממש עכשיו". יש צורך להסיר את ההתרגשות העצבנית הראשונה ולנתח את המצב באווירה רגועה. קרא שוב את המדריך. התייעץ עם עורך דין. ואז תתחיל לכתוב.

יש לכתוב הערת הסבר על בסיס שבסופו של דבר זה יגיע לשולחן השופט. מטרת הכותב היא לאפיין עצמו בבירור כאזרח שומר חוק המוכן לבצע את העבודה הקבועה בחוזה העבודה.

למנהל אין זכות להשפיע על המסמך: להכתיב את הטקסט, לדרוש שכתוב, לציין "זו לא הסיבה". תוכן הערת ההסבר נקבע על ידי העובד.

הטקסט של ההערה הוא תמציתי. מידע לא חובה עלול לגרום לשאלות מיותרות מהממונים. בדיחות וביטויים דיבוריים אינם מתאימים. הטון של הסיפור מכבד. אם ההליך יגיע לבית המשפט, המוניטין של בור לא יעזור לזכות בתיק. המצגת היא בסדר כרונולוגי בגוף ראשון.

• לאשר או להכחיש את עובדת ההפרה;
• לתאר את נסיבות האירוע (תאריך, שעה, מקום), סיבותיו;
• לאפיין אשמה: מכוון, ברשלנות, היעדרה;
• להביא עדים;
• להביע דעה על הבאת אחריות;
• לתאר את היחס לעבודה נוספת.

הסיבות לטעות

שקול אפשרויות נפוצות.

1. עומס עבודה גבוה הוא תוצאה של שיא העבודה, צוות לא שלם. ההסבר טוב כי הוא מעביר את האחריות למעסיק. מתאים לחלוקה קטנה. לא עובד בצוות גדול שעובד באותם תנאים (לפחות פורמלית). השלטונות שומרים בקנאות על חוסר הטעות שלהם בחלוקת עומס העבודה. אם המוניטין של ריב עצלן אינו רצוי, עדיף למצוא סיבות אחרות.
2. ניסיון קטן - עובד במקרה של מומחה צעיר.
3. בריאות לקויה יכולה לשמש תירוץ. על העובד להדגיש כי עבד במצב כזה בגלל דאגה למפעל, להמשך פעילותו הקצבית.
4. נסיבות אישיות ומשפחתיות - יכולות לעזור אם הסיבה חמורה. אתה לא צריך להשתמש לרעה בכלי זה.
5. סעיף כתוב במעורפל, לא עקבי בתיאור התפקיד שאפשר פרשנות שגויה. הטיעון מתאים לשימוש, אך עדיף להצטייד תחילה בעותק מאושר של מסמך זה.

חברים אחרים

אם אנשים אחרים היו מעורבים באירוע, הודיעו ללא משוא פנים מה כל אחד מהם עשה. אל תציין ישירות את האשם. זו זכות המנהיגות. אבל הוא חייב לקבל מספיק מידע למסקנה כזו. אתה לא צריך לשקר. בסיפור כזה נכתבים הסברים על ידי כל המשתתפים, והאמת תצא לאור.

הַתָרַת סְבַך

על העובד בהחלט לתאר את מסלול עבודתו המצפוני מול המעסיק, להזכיר את היעדר סנקציות משמעתיות בעבר, לפרט את התמריצים שקיבל (בונוסים, דיפלומות, מתנות). אם התיק יגיע לבית המשפט, מידע זה יילקח בחשבון בעת ​​קבלת ההחלטה.

אם העובד מודה באשמה בטעות שנעשתה, יש צורך להביע חרטה. כמו כן, יש להבטיח להנהלה שמקרים כאלה לא יחזרו על עצמם בעתיד.

איך להלחין

אין תקנים סטטוטוריים להכנת הסבר בכתב. די לעקוב אחר הכללים הכלליים המינימליים להכנת מסמכים.

הפתק מוכן על דף A4. זה יכול להיכתב ביד או להקליד במחשב.

בחלק העליון של הגיליון, בצד ימין, העמודה מציינת למי ועל ידי מי נשלח המסמך. נמען - מי שביקש את ההסבר. המיקום שלו, שם המשפחה, ראשי התיבות שלו ניתנים. העובד כותב את יחידתו, תפקידו, שמו המלא.

כמה שורות למטה, במרכז, מצוין שם המסמך - הערת הסבר. להלן נוסח ההסבר.

לאחר מכן מודבקים העמדה המצוירת ביד, חתימה אישית, ראשי תיבות ושם משפחה של העובד. מצוין תאריך ההערה. לעובד יש זכות לצרף מסמכים המאשרים את פרטיו.

יש לרשום את הערת ההסבר במשרד לאחר קבלת עותק או עותק 2 של ההערה עם הסימן המתאים. זה יגן מפני פעולות בלתי חוקיות אפשריות של הממשל.

דוגמא

מנהל של Prod-service LLC

נ.נ. ניקולייב

מרואה חשבון

איבנובה אירינה איבנובנה

הערת הסבר

ב-12 בפברואר 2016, הכנסתי את המחירים הלא נכונים בשטר המשלוח מס' 331 ובחשבונית מס' 434, מחיר יתר ב-5%. הקונה סירב אפוא לקבל את הסחורה, והוא הוחזר למחסן. השגיאה נגרמה עקב עומס עבודה מוגבר באותו יום. הסיבה היא היעדרותה של רואה החשבון רקובה א.ע. שהייתה בחופש. שירתתי כשני אנשים. אני מודה בטעות. אני מבקש ממך לקחת בחשבון שקודם לכן לא היו תביעות לעבודה שלי מ-Prod-service LLC. בעתיד אני מתחייב להיות זהיר יותר במילוי מסמכים.

רואה חשבון I.I. איבנובה

לכל אחד יש לפעמים "פנצ'רים" בעבודה - איחור, הפרות משמעת מרצון או לא רצוניות וכו'. מה יש לצפות מהמעסיק במקרים אלו?

סעיף 193 לחוק העבודה קובע כי להחלת סנקציה משמעתית על ידי המעסיק על העובד במקרה של הפרה יש להקדים הסבר בכתב של האחרון. כלומר, יש צורך לקחת ממנו הערת הסבר. מה זה? איך כותבים הערות הסבר? מול זה בפעם הראשונה, הם לעתים קרובות הולכים לאיבוד ומתחילים להיכנס לפאניקה. בינתיים הכל לא כל כך מפחיד.

הערת הסבר היא מסמך המכיל את הגרסה הרשמית של הנעשה מטעם עובד "נקנס" בחתימתו ותאריך. סירובו של כפוף לספק את ההסבר הנדרש אינו עילה להטלת עונש. אך במקרה זה (במידה ומסמך ההסבר אינו זמין תוך שני ימי עבודה), יש לערוך מעשה מתאים.

מי יכול לתבוע את זה?

מכאן המסקנה - זכותו של המעסיק לדרוש הערת הסבר, ולא הכל ברצף (למשל, לנציג גופי בדיקה אין זכות כזו). והשני - עדיין עדיף לכתוב הערת הסבר על מנת להבהיר את המצב ככל שניתן ולתעד את הסיבות התקפות הקיימות להפרה.

במקרה של אי הסכמה נוספת עם הממונים, הערת הסבר היא מסמך מאומץ רשמית שיכול לפעול לטובתך. היעדרו מקנה לרשויות את הזכות לפרש את מעשיך לפי שיקול דעתן.

אל תשקר!

ישנם כללים לא מדוברים לגבי איך לכתוב הערות הסבר שעליכם לפעול לפיהם כדי להימנע מצרות עוד יותר. קודם כל, לעולם אל תכתוב שקר מסביר. הסבירות להימצא לא מהימנה היא גבוהה מאוד, ואתה תהרוס את המוניטין שלך אפילו יותר עם שקר.

אל תנסו להעביר את האשמה לקולגות, שכן במקרה זה יידרשו מהם גם הערות הסבר. כל אחד ימסור את הגרסה שלו, ועדיין לא ידוע אילו פרטים עשויים לעלות במקרה זה. ואתה בהחלט תיצור אויבים.

"לא ידעתי..."

אל תכתוב שמשהו לא הוסבר לך ומשהו לא נלמד. יש תיאור תפקיד, חתמת עליו כשהגשת מועמדות למשרה. בדרך כלל, כל החובות שלך, תחומי אחריותך ורוב מצבי הכוח עליון צריכים להיות כתובים בו בצורה ברורה. עדיף, לפני כתיבת דברי הסבר, לעבור שוב על הוראותיו כדי לדעת בדיוק מה אין צורך לכתוב.

אם אתה מתמיד בבורותך, המעסיק ידרוש הערת הסבר מהממונה הישיר שלך, אשר בעת פגישתך היה מחויב לספר ולהראות הכל. וזה לא יותר טוב מהסברים של עמיתים.

הוראה היא הכל שלנו

איך כותבים הערות הסבר לפי כל הכללים? כדי לתת משקל למסמך, עדיף לערוך אותו תוך התייחסות לנקודות של תיאור התפקיד. פספוסים ברורים יכולים להיות מוצגים כפרשנות שגויה. ואם אתה באמת רוצה להאשים מישהו, ללא רגש מופרז, התייחס לאי הבנות המבוססות על פרשנויות שונות של נקודות אלו ממש. או, לכל הפחות, גישה עם דעות קדומות.

טריק קטן: כדי למזער את תחושת האשמה של עצמך ולתת לסיטואציה אופי ענייני, תן ​​את הכותרת של המסמך לא "הסבר" אלא "הערת הסבר".

אם ההפרה שלך ברורה מדי, ואין טעם לצאת, הדרך הטובה ביותר היא להתייחס למחלה, בריאות לקויה, עומס יתר בעבודה. במקרה זה, בסופו של דבר, הקפידו לציין כי אתם מכירים בטעות ומתחייבים למנוע זאת בעתיד.

צורת כתיבה

איך כותבים הסבר טוב? כל דברי ההסבר נכתבים על פי תבנית מסוימת, הכוללת, קודם כל, ציון הארגון, התפקיד ושם המלא של האדם שאליו הוא מופנה. ואז - ממי בדיוק (מציין גם את התפקיד) והשם "הערת הסבר (או הסבר)".

הטקסט, ככלל, מתחיל במילים "לגבי..." או "לגבי...", ולאחר מכן תיאור ישיר של המצב. זה צריך להיות אינפורמטיבי, אך ללא פרטים לא רלוונטיים, וכתוב בצורה מדויקת.

בסוף הערת ההסבר מצוין שם המהדר, חתימתו והתאריך הנוכחי.

כשזה נדרש

באילו מקרים נכתב מכתב הסבר בעבודה? רשימה של מצבים אפשריים מובאת בחוק העבודה. בואו נסתכל עליהם ביתר פירוט.

לרוב נכתבים מכתבי הסבר במקרים של הפרת משמעת עבודה. אלה כוללים: איחור, היעדרות של 4 שעות או יותר ממקום העבודה, הופעה שיכורה בעבודה. אגב, במקרה האחרון אפשר לפטר אותך לאלתר.

תבדוק את המפקח

אפשרות נוספת, לא פחות שכיחה, היא בדיקות ותיקונים. בהתבסס על תוצאותיהם, נערך אקט המפרט את כל ההפרות וחוסר העקביות שזוהו. מעשה כזה חייב להכיל קישור לפסקת ההוראה שהפרת.

קורה שפקחים מעתיקים את צורת המעשה מבדיקות קודמות (הפרות הן לרוב מאותו סוג), מבלי לטרוח לבדוק את הרלוונטיות של חוקים והוראות. במקרה זה, ניתן להתייחס להוראות שכבר בוטלו.

איך כותבים הסבר במקרה זה? לטובתך, עליך להשוות את ההפרות המיוחסות לך עם הפריטים בתיאור התפקיד. במקרים מסוימים עשוי להתברר כי לא הייתה הפרה ככזו. נא לציין זאת במסמך התומך. אם המעשים אינם ערוכים בטופס או מכילים הפניות לתקנות, יהיה קשה עד בלתי אפשרי להוכיח הפרה.

הו הקולגות האלה...

ישנה אפשרות גם כאשר "נופף" עליך תזכיר ממחלקה או יחידה מבנית שכנה. יכולות להיות לכך סיבות רבות. איך להגיב? אם מועלות טענות על ידי רשויות גבוהות יותר, עדיף לדווח בפירוט על מנת למנוע אי הבנות.

כשקולגות באותה רמה כמוך מתגנבים, לא יהיה מיותר לברר את הרקע של המתרחש ולהציג גרסה משלך לרשויות. איך כותבים הסבר במצב זה? השאלה לא קלה, הרבה תלוי ביחסים הקיימים ובאווירה בצוות.

מה צריך לכתוב במקרים שבהם הסבר הוא בלתי נמנע?

אם אתה מאחר

לכן, שקול לאחר לעבודה (אפשרות נפוצה). למען האמת, אין מושג של "איחור" בחוק העבודה הנוכחי. החוק פועל במונח "זמן עבודה" ומתייחס ל"היעדרות ממקום העבודה ללא סיבה מוצדקת". כלומר, למעסיק יש זכות להפעיל סנקציות אם לא היית בעבודה בכל עת במהלך יום העבודה.

מה בדיוק הסנקציות? אם עקב היעדרותך, הייצור לא הופסק ולא נרשמו הפסדים, העונש המרבי הוא נזיפה או הערה. אבל המושג "איחור" נשלט בדרך כלל על ידי התקנות (הפנימיות) של הארגון שעליהן חתמת כשהתקבלת לעבודה.

אל תלך לאיבוד

די קשה לתת דוגמה להערת הסבר על איחור לעבודה - כל מקרה הוא אינדיבידואלי. אבל העקרונות הכלליים של כתיבתו, כמובן, קיימים. מאמר זה, כמו אחרים, כתוב בשם הראש ויש בו הסבר על המצב והסיבות לעיכוב. הקפידו לציין את תאריך ההרכבה וכמובן חתימה אישית.

אם אתם מתכננים לערער עוד יותר על ההשלכות המאיימות של האיחור, דאגו לכתוב מסמך זה בכפולות. הראשון יגיע למשרד, השני עם אות הקבלה של המזכירה נשאר איתך.

דוגמה טובה להערת הסבר על איחור לעבודה היא כאשר לאחר ציון הסיבות להפרה מבהירים את יחסו למצב, למשל, "על סמך כל האמור לעיל, אני רואה את הסיבה לאיחור להיות תקף."

אם יש מסמכים המצדיקים את היעדרותך מהעבודה (תעודת ביקור במרפאה, זימון וכדומה), יש לצרף אותם להערת ההסבר.

אתה מתגרה

במקרה של היעדרות, שחוק העבודה רואה בהיעדרות של 4 שעות או יותר במקום העבודה, הסיבה היא לרוב חוסר כבוד. חריג עשוי להיות מצב של כוח עליון - למשל, שליח הארגון, תוך כדי ביצוע תפקידים, עוכב על ידי שוטרים והובל למחלקה לצורך זיהוי. זאת ועוד, לא הייתה לו הזדמנות ליצור קשר עם הממונים עליו ולברר את המצב. לשם הצדקה, עליך לספק עותק של הפרוטוקול.

אם עובד "אבד" בעבודה במשך זמן רב (המצב אפשרי, למשל, במפעל גדול עם חנויות רבות ומספר רב של עובדים), אז הסיבות לכך יכולות להיות שונות מאוד. למשל, כאב שיניים חריף ונסיעה דחופה לרופא השיניים. זה קורה שלאדם אין זמן או אין לו הזדמנות להזהיר על הצורך לעזוב בדחיפות את העבודה. לאחר מכן עליך להצטייד באישור מהמרפאה המציין את התאריך והשעה של התור שלך.

אם יש לך פציעה בבית

לא כל הסבר קשור לאשמה. לפעמים זה הכרחי בנסיבות שאינן בשליטתך. למשל, במקרה של פציעה בבית. אם הצלחת להיפצע, מה שנרשם בחופשת המחלה, בעבודה יהיה עליך לתאר בכתב בפירוט את נסיבות האירוע. זה נדרש כדי לשלם עבור חופשת המחלה שלך.

בְּ מקרה זהנמסר לנפגעים הערת הסבר על הפגיעה בוועדה לביטוח לאומי של הארגון. ניתן לקחת דגימה ממנו מיו"ר הוועדה האמורה. על ההערה להכיל תיאור התאונה תוך ציון המוסד הרפואי שהוציא את תעודת אי הכושר לעבוד ותוקפו של האחרון.

מכתב הסבר לבית הספר

בנוסף להערות הסבר בעבודה, כל ההורים צריכים מעת לעת לערוך מסמך דומה לבית הספר בו הילד לומד. ככלל, דבר אחד נדרש - לציין את הסיבות להעדר שיעורים על ידי תלמידים. הצורה של הסבר כזה יכולה להיות שרירותית, אבל עדיין עדיף לדבוק במבנה מסוים.

איך כותבים מכתב הסבר לבית הספר?

על כותרת המסמך להכיל את מספר ושם המוסד החינוכי ואת שם משפחתו של מי ששמו כתוב בו (בדרך כלל המנהל) במקרה הדאטיב. הכותרת "הערת הסבר" ניתנת ללא מרכאות.

בטקסט, לאחר ציון עובדת החסר של שיעורים (עם התאריך המדויק), מובאות הסיבות בפועל לעובדה זו. לרוב מדובר במחלה או בהרגשה לא טובה, בהשתתפות בתחרות או בנסיבות משפחתיות (למשל טיול לאנשהו).

יש לתארך ולחתום את הערת ההסבר.

בעבודה של כל מיזם או ארגון, תמיד יש רגעים שבהם יש צורך לקבוע את מידת האשמה של עובד בשעת חירום. בעת בירור הסיבות למתרחש, על המנהל לקבל הסברים בכתב מעובדיו. עדויות כאלה של עובדים מתועדות בהערת הסבר (הסבר).

מתי לכתוב הערת הסבר

חקיקת העבודה קובעת את חובתו של המנהל לקבל הסברים מהעובד בשני מקרים - בחינת היישום וחקירת הסיבות לנזק שנגרמו לרכושו של המעסיק (קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, סעיף 193, 247 ). הסברים של העובד חייבים להיעשות בכתב בצורה של הערת הסבר (הסבר). צורתו, ככלל, מפותחת בכל מפעל על ידי מחלקת כוח אדם.

החקיקה אינה קובעת באיזו צורה הנהלת החברה מחייבת את העובד לתת הסברים.

עם זאת, הפסיקה מלמדת כי על מנת להימנע מהתדיינות משפטית, יש צורך להגיש בקשה כזו בכתב.

ניתן לעשות זאת, למשל, בעת עריכת מעשה על איחור של עובד לעבודה. באקט עצמו, עליו חתום העובד העבריין, הם פשוט מציינים בנוסף את חובתו להסביר את התנהגותו הפסולה.

או לנסח את הצורך בהסברים בכתב כפריט נפרד לרשותו של הראש לביצוע חקירה על הסיבות למחסור ברכוש.

לעובד ניתנים 2 ימי עבודה להשלמת ההסברים והעברתם להנהלה.

אם זה לא נעשה, אזי נערך מעשה של סירוב למתן הסברים. במקרה זה, העובד ייענש, שכן הסירוב לנמק את הסיבות למעשהו נתפס בעיני המעסיק כהודאה באשמת העובד.

יש צורך לכתוב הערת הסבר גם אם העובד בטוח שלא היה אשם במה שקרה.

בהערת הסבר (הסבר) הוא יכול לטעון את חפותו או מהותיות הסיבות שבגללן, למשל, איחר לעבודה. עדיף לפגוש את ההנהלה באמצע הדרך ולהוציא הסברים לפי דרישה.

כאשר מנהל רשאי לדרוש הסבר מעובד

למרות שהחוק קובע שתי עילות לקבלת הסברים מעובד, יש הרבה יותר סיבות שבגללן מנהל יכול להחליט לדרוש אותם.

דוגמאות למצבים כאלה הם:

במצבים מסוימים, העובד רשאי שלא להמתין לתחילת הליך ההנפקה, למשל, עיצום משמעתי או חקירת הסיבות שגרמו נזק לארגון, אלא לתת הסברים באופן עצמאי על הפעולה שננקטה תוך הוצאת תזכיר. מופנה להנהלה.

למשל, רואה חשבון ביצע שגיאת הקלדה בפרטים בהוראת תשלום. היא הבחינה בטעות לאחר שהתשלום עבר לבנק כדי להעביר כסף. העובד יכול להוציא מזכר המופנה לראש ולתת הסברים על הטעות. אם המסמך נמשך מהבנק לפני ביצוע העברת הכספים, והוחלף במסמך הנכון, הרי שלמעשה לא נגרם למפעל כל נזק ממעשי העובד.

כאשר מקרי הטעויות נדירים ולא הביאו לתוצאות לא נעימות לארגון, אזי העובד שדיווח על טעותו שלו לא ייענש.

איך כותבים הערת הסבר

ההנהלה דרשה מהעובד להסביר את מעשיו או חוסר המעש שלו, שהובילו להשלכות שליליות על המפעל או שגרמו לפעולה משמעתית.

כל ההסברים על מה שקרה חייבים להיעשות בכתב, תוך אישור בחתימה בכתב יד.

ניתן להקליד טקסט במחשב ולאחר מכן להדפיס אותו, אולם בפרקטיקה השיפוטית היו מקרים בהם עובד סירב להערת הסבר שכזו.

ההערה נערכת על שם הראש שביקש אותה, היא מציינת את נתוני העובד שחיבר אותה.

הטקסט צריך להכיל מידע על האירוע, הסברים של העובד על מעשיו, הודאה או הכחשת אשמה במה שקרה. כמו כן, יש לציין את כל המסמכים המאשרים את היעדר אשמתו של העובד או נסיבות העלולות להשפיע באופן משמעותי על ההחלטה על הבראה. עותקים של עבודות אלה מסופקים גם יחד עם הערת הסבר.

המסמך מתאר רק את הצד העובדתי של העניין, עדיף שלא לכלול את המרכיב הרגשי בנוסח ההסבר.

אם העובד אשם במה שקרה אז עדיף לציין בנוסח מסמך ההסבר שהוא הבין את ההשלכות של ההתנהלות הפסולה והמצב לא יחזור על עצמו בעתיד. זה עשוי להשפיע על מידת הפעולות המשמעתיות או לעזור להימנע מעונש.

כמו כן, יש לציין במסמך אם לא מעשי העובד, אלא אנשים אחרים, הובילו לתוצאות שליליות והוא היה מודע לכך.

השטר נרשם כמסמך נכנס. העובד שכתב אותו יכול לשמור עותק מהמסמך עם מספר הרישום והתאריך.

הערת הסבר (הסבר) מונחת למסמכים על האירוע ונשמרת למשך שלוש שנים.

איך לכתוב הערת הסבר בעבודה על היעדרות או איחור

הסיבה השכיחה ביותר של הבוס לדרוש הסברים מהעובד היא היעדרותו ממקום העבודה ללא הודעה מוקדמת להנהלה.

אם העובד לא ירצה לתת הסברים לגבי הסיבות לאיחור או להיעדרות, או לא יציין סיבה מוצדקת להיעדרות מהעבודה, אזי תחול עליו אחריות משמעתית, עד וכולל פיטורים.

כדי למנוע השלכות שליליות מהיעדרותכם ממקום העבודה, עדיף להזהיר את ההנהלה מראש ולכתוב בקשה ביום החופש על חשבונכם. אם הסיבה לאיחור או להיעדר עבודה הופיעה בפתאומיות, כדאי לנסות להזהיר את הממונה הישיר.

בעת עריכת הסברים יש לאשר את עובדת ההיעדרות ממקום העבודה ולציין את סיבת האירוע וכן, במידת האפשר, לתעד אותו.

טקסט ההסבר הראשי עשוי להיראות כך:

"22/05/2018 איחרתי לעבודה במשך 40 דקות, כמו ביציאה מהבית מעדתי ונפצעתי ביד. לאשר את מה שקרה אני מצרף אישור ממוסד רפואי על הנזק שהתקבל ועצם פנייה לעזרה רפואית.

מסמכים המאשרים את תוקפם של הנימוקים עשויים להיות הבאים:

• מידע על הגשת בקשה לטיפול רפואי;
• אישורי מחלה לעובד וילדיו הקטנים;
• פרוטוקולים על אירועי תחבורה בהם הפך העובד למשתתף;
• אישורים מרשויות אכיפת החוק ובתי משפט;
• פעולות של חברות ניהול ומשרד מצבי חירום על פגיעה ברכוש של עובד במקרה של שיטפון או שריפה;
• תעודות נישואין או פטירה, הן של העובד עצמו והן של קרובו וכד'.

כל מסמך רשמי יכול להפוך להצדקה להיעדרות ממקום העבודה, אולם ברוב המקרים, ההנהלה מחליטה באופן עצמאי על תוקף הסיבות לאיחור או להיעדרות.

איך להוציא הסברים נכון במקרה של מחסור או עודף

אם זוהו אי התאמות במסמכים ונוכחות בפועל של חפצי ערך או רכוש, נדרש הסבר מהעובד האחראי הכלכלית עליהם.

הסיבה עשויה להיות חוסר תשומת לב בנאלי בעת עיבוד מסמכים או חישוב מחדש של כסף, למשל, בעת תשלום משכורות דרך הקופה של מיזם.

לעיתים אין טעות או כוונה של העובד במה שקרה, ותקלה בהפעלת תוכניות הנהלת חשבונות עלולה להוביל לאי התאמה.

במקרה זה, נותן ראש הארגון הוראה בכתב לביצוע חקירה וזיהוי הגורמים לסתירה וכן לבקש הסברים מכל המשתתפים באירוע.

נוסח הערת ההסבר מציין מתי נוצר מחסור או עודף (כאשר זוהה), וכן הנחות לגבי הסיבה למה שקרה.

כך למשל, עובד מחסן עשוי לציין כי ציין את הכמות בפועל במסמכים הראשוניים בקבלת חפצי ערך במחסן, ואז בעת הזנת נתונים לתוכנית הנהלת החשבונות עלולה להתרחש כשל והנתונים נשמרו פעמיים. או שעובד בשירות הפיננסי האחראי להזנת מסמכים ראשוניים טעה בכך שהכניס כמות חלקית של חומר משקל בכללותו.

בנוסף, הסיבה עשויה להיות פעולות אשמה של אנשים אחרים, למשל, התרחשה גניבה במחסן, והעובד שהיה אמור להיות אחראי לבטיחות חפצי ערך לא נקט בכל אמצעי האבטחה הנדרשים או להיפך , דיווח בעבר לבוס שלו על הצורך לחזק את הצעדים הללו.

על כל ליקויים או תקלות בתפעול ציוד או מערכות יש לדווח להנהלה בכתב בלבד.

כך למשל, מערכת האזעקה לא פעלה במחסן, ועל כך דיווח העובד להנהלה מספר פעמים. במקרה זה יש לציין בנוסח ההסבר את המספרים והתאריכים של התזכירים. עם זאת, במקרה של שיחה בעל פה על תקלה, הבוס עלול "לשכוח" את עובדת הדיווח.

איך להסביר פגיעה בעבודה

כאשר מישהו מהעובדים נפגע במהלך שעות העבודה, המפעל עורך חקירת חירום ומסיק מסקנות לגבי הגורמים לה.

יחד עם זאת, אסור לקבל הסברים מהעובד שנפגע אם חפותו במה שקרה ברורה.

אם עם קבלת פגיעה נשקלות שאלות לגבי עמידה בכללי הגנת העבודה או שיש חשד שהעובד היה במצב של שכרות בזמן החירום, אזי יש צורך בהסבריו.

אם יש חשד לשכרות כלשהי, רק מסקנות הרופאים, ולא עדויות של עובדים אחרים, משמשות ראיה לכך.

בדיקה כזו נחוצה מכיוון שהגורם לתיאום תנועות לא ברור או דיבור לא ברור עשוי להיות בעיות בריאותיות, ולא אלכוהול או סמים. בנוסף, תרופות מסוימות יכולות גם לתת ערכים קטנים של אלכוהול בדם.

כל הנסיבות הללו נלקחות בחשבון בעת ​​קביעת מידת האשם של הנפגע עצמו בפגיעה.

הנפגע יכול לתת את הסבריו על התאונה ללא תזכורת מהרשויות. כך למשל, עובד הצביע שוב ושוב בפני מנהל העבודה על הצורך להזמין חשמלאי, שכן למנגנון עליו הוא עובד נגרם נזק בבידוד התיק. הוא הגיש את בקשתו בכתב. זמן מה לאחר מכן, אירעה פציעה חשמלית עקב ציוד לא תקין. העובד יכול לכתוב באופן עצמאי הערת הסבר, המציינת את מספר הדיווחים על בידוד פגום.

בנוסף, יכולה להתרחש פגיעה עקב אי מילוי תפקידו של אחד העובדים. כך למשל, בחורף, טכנולוג, שעבר מבניין הסדנה להנהלת המפעל, החליק וקיבל פציעה בקרח. בתחילה, האירוע הואשם בשרת, שלא פיזר חול על השבילים. בהערת ההסבר ציין השוער כי לא ניתנה לו תערובת החול-מלח בשל היעדרה, ומשכך, לא יכול היה למלא אחר הוראות השימוש בה.

הנהלת הארגון רשאית לדרוש הסבר על מעשיו או חוסר המעש של עובדו בכל מצב שהוביל להשלכות שליליות על המעסיק או גרם להפרת משמעת. עדיף ללכת לפגוש את הרשויות ולהסביר מה קרה. מסמכים רשמיים מארגונים אחרים, כמו גם תזכירים המבוצעים בזמן של ליקויים שזוהו בעבודה, יסייעו להוכיח את חפותו של העובד.

הגשת הסברים בכתב הופכת לחובה רק במספר מקרים. הנפוץ ביותר הוא בעת הערכת תקפותן של הסיבות לעבירת המשמעת של עובד (הפרת עובד עבודה, חובות רשמיות). הדבר מתחייב מההליך להטלת סנקציה משמעתית לפי א. 193 של קוד העבודה (להלן - קוד העבודה של הפדרציה הרוסית), אשר יכול לגרום לא רק להערה או נזיפה, אלא גם לפיטורין. הכל תלוי בנסיבות שבהן אתה צריך להבין. דבר ההסבר בתיק זה מעביר להנהלה את עמדת העובד, ראיית המצב שלו, טיעוניו.

קטע מסמך

קוד העבודה של הפדרציה הרוסית. סעיף 193 "נוהל להחלת סנקציות משמעתיות"

לפני החלת סנקציה משמעתית, על המעסיק לבקש הסבר בכתב מהעובד. אם לאחר שני ימי עבודה לא ניתן ההסבר שצוין על ידי העובד, נערך מעשה מתאים.

אי מתן הסבר של העובד אינו מהווה מניעה להחלת סנקציה משמעתית.

סנקציה משמעתית תחול לא יאוחר מחודש ממועד גילוי ההתנהלות הפסולה, ללא חשבון מועד מחלתו של העובד, שהותו בחופשה וכן הזמן הנדרש להתחשבות בחוות דעת הנציגות. של עובדים.

אין להפעיל סנקציה משמעתית לאחר שישה חודשים מיום ביצוע העוולה, ובהתבסס על תוצאות ביקורת, ביקורת פעילות פיננסית וכלכלית או ביקורת, לאחר שנתיים מיום ביצועה. מגבלות הזמן הנ"ל אינן כוללות את מועד ההליך הפלילי.

על כל עבירת משמעת ניתן להפעיל סנקציה משמעתית אחת בלבד.

הצו (הוראה) של המעסיק על החלת עיצום משמעתי מוכרז לעובד כנגד חתימה תוך שלושה ימי עבודה ממועד הוצאתו, ללא חשבון זמן היעדרות העובד מעבודתו. אם העובד מסרב להכיר את הצו (הוראה) שצוין כנגד חתימה, נערך מעשה מתאים.

ניתן לערער על סנקציה משמעתית על ידי עובד לפיקוח על העבודה של המדינה ו(או) לגופים לצורך בחינת סכסוכי עבודה פרטניים.

אך ניתן לערוך הערות הסבר גם מסיבות אחרות, אם כי נשמר היבט ה"צורך להצדיק" (הרי במקרים אחרים משתמשים בשירות ובתזכירים). למשל, במסגרת חקירת נסיבות גרימת נזק לרכושו של המעביד וקביעת סכומו לפי א. 247 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית.

מבקש הסברים בכתב

לכן, "לפני החלת סנקציה משמעתית, על המעסיק לבקש הסבר בכתב מהעובד". כפי שניתן לראות, החוק אינו מפרט בדיוק האם דרישת ההסברים צריכה להיות בעל פה או בכתב. במקרים קשים במיוחד, כאשר הן העובד והן המעסיק רציניים מאוד ומתכוונים ללכת, כמו שאומרים, לקצה המר, על המעסיק לבקש מהעובד הסבר בכתב, על מנת שיוכל מאוחר יותר לאשר ציות. עם הנוהל שנקבע להטלת סנקציות משמעתיות בסעיף 193 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית (דוגמה 1). הטופס המאושר של מסמך כוח אדם זה מעולם לא היה קיים, לכן, בכל ארגון הוא נערך בדרכו שלו. אפילו סוג המסמך המשמש לכך שונה (הודעה, דרישה, מכתב וכו'), אם כי נכון יותר לקרוא לזה "דרישה", כי בחלק 1 של האמנות. 193 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית אומר שאתה צריך "לבקש" הסבר בכתב. להודעה יש קונוטציה אחרת במשמעות - יש מידע ואין חובה לעשות כלום. מכתב הוא מסמך יוצא שנשלח לארגון או אדם צד שלישי, והעובד אינו אדם "זר" כזה.

יש לזכור ש"סנקציה משמעתית תופעל לא יאוחר מחודש אחד מהיום שבו התגלתה ההתנהגות הפסולה" (חלק 3 של סעיף 193 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית). עובדת גילויו מאושרת במעשה, לא בדרישה. לפיכך, יש לספור את החודש הזה ממועד הגילוי (שאידיאלי צריך לחפוף למועד עריכת המעשה), ולא ממועד בקשת הסברים בכתב.

ממועד הבקשה נספרת תקופה נוספת - 2 ימים למתן הסבר בכתב (ראה דוגמה 3). לכן, חשוב לא רק להגיש תביעה, אלא גם להוכיח שהיא נמסרה לעובד או שסירב לקבלה. כדי לעשות זאת, בתחתית הגיליון, אתה יכול מיד ליצור את החסר המתאימים (מסומנים במספרים 1 ו-2 בדוגמה 1): אם הראשון לא מופק (חתימה עם קבלת הדרישה), אז השני נערך (עדים מאשרים את העובדה שהעובד סירב לקבל מסמך זה, סימן זה מבטל את הצורך לערוך מעשה נפרד לכך).

בקשה בכתב להסבר מהעובד

נוסח דרישת ההסברים מהעובד על הסיבות להיעדרות מהעבודה וחתימה

חישוב התקופה למתן הסבר בכתב על הסיבות לעבירת משמעת

נניח שעובד פגע ברשלנות ברכוש המעסיק ביום שני 09/01/2014, היו לכך עדים ונערך מעשה באותו היום. ביום 2.9.2014 נדרשה העובדת למסור הסברים בכתב. אנחנו מתחילים לספור מיום המחרת:

• 09/03/2014 - היום הראשון,
• 09/04/2014 - היום השני (כאשר הגשת הערת הסבר עדיין תיחשב בזמן),
• בתאריך 09/05/2014 כבר ניתן להפעיל את עובדת אי מתן הסברים.

אם הדרישה למתן הסברים בכתב הוצגה לעובד ביום שישי 09/05/2014, ושבת וראשון הם ימי החופש שלו (כלומר, הם אינם נכללים בחישוב תקופת היומיים), אזי המועד האחרון להגשת הערת הסבר במועד יפוג תוקף רק ביום שלישי 09/09/2014 .2014.

כדי שעובד מצפוני לא יתבלבל בחישוב תקופה זו, עדיף לציין מיד בדרישה תאריך ספציפי שעד אליו יש לספק הערת הסבר. כאן ניתן להוסיף יחידה / פקיד ספציפי לו זה צריך להינתן (ראה הפסקה השנייה של נוסח הדרישה מדוגמה 1). הנמען של הערת ההסבר (שבשמו היא כתובה, למשל, המנהל הכללי) והאדם שאליו יש למסור אותה (למשל, המזכירה או ראש מחלקת כוח אדם) עשויים להיות אנשים שונים.

אם לעובדת באמת היו סיבות טובות להתנהגות שהמעסיק לא אהב, ובאופן כללי מדובר באנשים נאותים, אז אל תחששו מהערת הסבר - היא תגן על ה"נאשמת". אז אין צורך להמתין לבקשה בכתב מהמעסיק. על פי רצונו המילולי, מוטב לערוך מיד הערת הסבר, לצרף אליו את הראיה המקסימלית לחפותו. לא רק מסמכים רשמיים יצליחו, אפילו תדפיס מאתר חדשות על הפרעות בהפעלת קו המטרו, שדרכו מגיע המאחר לעבודה, יעשה זאת. אם יש התנגשות בין עובדים, אז הערת הסבר כתובה היטב יכולה אפילו "לגרור" את ההנהלה לצד מחברו.

בשמו של מי נכתב הערת ההסבר?

כדי לענות במדויק על שאלה זו, עליך להסתכל על תקנות העבודה הפנימיות, שאמורות להיות בתוקף בכל ארגון. סביר להניח שכתוב שם שהעובד מדווח לממונה ולמנכ"ל הישיר שלו. לאחר מכן הערת ההסבר, ובמקרה זה העובד יכתוב בשם הבוס שלו או המנהל הכללי.

התקנות המקומיות עשויות לקבוע היררכיה שונה: למשל, חברי קבוצת עבודה מדווחים לראש קבוצה זו, למרות שהם מייצגים בה חטיבות שונות. ראש הקבוצה רשאי לבקש הסברים בכתב רק אם ההתנהלות הפסולה קשורה לעבודת הקבוצה.

כך, שירות הביטחון, מנהל התרבות הארגונית, ראש אגף כוח אדם אינם רשאים לדרוש הסברים מעובדי מחלקות אחרות שאינם כפופים להם, אלא אם כן נאמר זאת במפורש בתקנון המקומי של הארגון. נכון, את הסמכויות הרלוונטיות לבעלי תפקידים אלו ואחרים עדיין ניתן להאציל המנכ"ל בצו (למשל, ליו"ר הוועדה לחקירת אירוע מסוים). ראה את הכיתובים בדוגמאות 1 ו-2 המסומנות בסימן קריאה.

ביד או במחשב?

החוק אינו מחייב לכתוב דברי הסבר ביד, ניתן להקליד אותם במחשב. אבל קציני כוח אדם מנוסים דורשים הסברים מהעובדים, שנכתבו רק במו ידיהם. במקרה של סכסוך עבודה, הדבר יסייע למעסיק להתגונן מפני התנהגות בלתי הולמת של עובד שעלול לטעון כי "נאלץ" לחתום על טקסט שכבר נערך על ידי מישהו.

ההרכב המינימלי הנדרש של רכיבים בכתב יד, הכתובים בידו של העובד בהערת הסבר, הוא כדלקמן:

• הגדרת תפקיד,
• שבץ אישי ו
• ולגבי. שֵׁם מִשׁפָּחָה.

אי אפשר להסתפק רק בשבץ אישי בכתב יד, כי חלק מהחתימות אינן יכולות להיות מזוהות באופן חד משמעי בבדיקת כתב יד כשייכות לאדם מסוים. ולגבי מילים שלמות (בתפקידים ובשמות משפחה), זה בהחלט יכול להיעשות.

פירוט הערת ההסבר

צורת הערת ההסבר חופשית יחסית. אף אחד לא דורש מהעובד ידע מעמיק בתקנים לניירת, ודי בעמידה במינימום הדרוש.

בחלק העליון, בצד ימין של הגיליון, נכתב בטור מידע למי ועל ידי מי מופנית הערת ההסבר. על העובד לציין את יחידתו המבנית, תפקידו וכן את שם המשפחה המלא, שמו ומשפחתו. שם סוג המסמך - הערת הסבר - כתוב במרכז, לאחר מספר שורות (בדרך כלל באות גדולה או רק באותיות גדולות, כפי שמוצג בדוגמה 4). דוגמה 5 מציגה גרסה מיושנת, שבה שם סוג המסמך כתוב כולו באותיות קטנות ואחריו נקודה, כלומר. את כל ה"כובע" כאילו ניתן לקרוא במשפט אחד; אפשרויות עיצוב כאלה היו מוצאות בעבר ביישומים.

"כותרת" של הערת ההסבר

גרסה מיושנת של ה"כובע" של הערת ההסבר

נכונות הניסוח והשימוש, במידת האפשר, בסגנון עסקי רשמי של הצגה,

רק תאריכים מדויקים, במידת הצורך - שעה,

עובדות וסיבות למצב הנוכחי.

הנסיבות שונות, ואין זה נכון לדרוש קיצור מעובד בהערת הסבר. פתק יכול להכיל כמה דפי נייר, להכיל דיבור ישיר ולהיקרא כמו בלש טוב, או שהוא יכול להיות מורכב משורה אחת. למעסיק אין זכות להגביל את העובד ב"יצירתיות" כזו.

אף אחד לא מצפה למסקנות והצעות מהעובד בהסבר, אם כי לא יעבוד לאסור עליו לכלול אותן.

תוכן הערת ההסבר נקבע רק על ידי העובד שצריך לכתוב אותה. לבוס אין את הזכות להכתיב את הטקסט, לומר ביטויים כמו "זו לא הסיבה", לדרוש שכתוב ולהשפיע על תוכן המסמך בדרכים אחרות. בארגונים מסוימים הם הולכים אפילו רחוק יותר ומנסחים טקסטים סטנדרטיים של הערות הסבר. לעובד יש זכות להחליט אם להשתמש בהם או לכתוב הערת הסבר בעצמו. זה האינטרס שלו לתאר את מה שקרה בדרך שלדעתו נכונה. המעסיק, בתורו, מחויב להכיר את כל הסברים של העובד, בין אם הוא אוהב אותם ובין אם לאו.

סימון נוכחות יישומים

נכתבה הערת הסבר. מה לעשות אחר כך?

המעביד, לאחר שקיבל הערת הסבר, שם עליו את מספר הרישום הנכנס של המסמך, וללא נכשל, את תאריך הקבלה.

על פי אמנות. 193 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, שאליו התייחסנו בהתחלה, לעובד יש 2 ימי עבודה לכתוב הערת הסבר. אם לאחר מועד זה לא יספק העובד הסברים, זכותו של המעסיק לערוך על כך מעשה מתאים. על מנת לבטח מפני פעולות בלתי חוקיות מצד המעסיק, מוטב שהעובד ירשום את הערת ההסבר שלו במשרד או אצל המזכירה עם סימן מתאים על המסמך, ולאחר מכן ייקח עותק של הערת ההסבר עם הסימן הזה. אפשרות נוספת: העובד יכול לכתוב הערת הסבר ב-2 עותקים, ואחד מהם, לאחר ששמה סימן בקבלה, לשמור אותו. אז אף אחד לא יוכל לומר שהעובד לא סיפק הסברים בכתב בתוך התקופה הקבועה בחוק.

הערת הסבר עשוי להידרש במצבים מסוימים. היכולת לעצב הסבר נכון לא תהיה מיותרת לכולם. אילו תכונות הכרחיות צריכות להיות בצורת התכתבות עסקית זו?לאיך לכתוב הערת הסבר? להלן תמצאו תשובות לשאלות אלו, הכללים הבסיסיים לכתיבת הערת הסבר וכן דוגמאות של דברי הסבר לעבודה וללימודים.

איך כותבים הערת הסבר?

הערת הסבר היא טופס מיוחד של מסמך עסקי המשמש במקרים בהם יש צורך בהערכה מקיפה של המצב הקיים, עבורו נלקחים הסברים מהמשתתפים באירוע. חשוב להבין שהערת הסבר אינה זהה למזכר או להצהרה. אתה לא מציין כלום, לא מבקש מההנהלה לשקול מצב שנוי במחלוקת, לא להסיק מסקנות, אלא פשוט לשקף את מה שקרה.

דוגמאות למקרים שבהם ייתכן שתידרש לכתוב הערת הסבר כוללות איחור, היעדרות, אי ביצוע משימה או החמצת מועדים וכו'.

יחד עם זאת, לא כולם יודעים איך המסמך הזה כתוב נכון. כדי לפתור את הבעיה, אתה יכול:

• הגדר שאילתת חיפוש "איך לכתוב דוגמה הסברתית" ונסה לבחור את האפשרות הרצויה מבין התוצאות;
• או פשוט נצלו את הטיפים והדוגמאות שלנו ותלמדו איך לכתוב הערת הסבר בהזדמנויות שונות.

והכלל העיקרי יהיה שבעת עריכת הערת הסבר, מיושמים הכללים הסטנדרטיים של התכתבות עסקית:

• סגנון מצגת עסקי, חוסר ניבול פה, אוצר מילים דיבורי;
• קוצר המצגת, מהימנות המידע המוצג;
• המסמך כתוב בגוף ראשון, המשפטים מסודרים בהיגיון, ברצף, בסדר כרונולוגי;
• בסוף יש להדביק חתימה אישית ותאריך הכתיבה.

צורת וצורת הסבר - עד כמה הם נחוצים?

טופס ההסבר אינו מאושר רשמית, ולכן הוא כתוב בדרך כלל בצורה חופשית. אם אינך יודע כיצד לכתוב הערת הסבר בעבודה (או במקום אחר), ייתכן שתמצא שימוש בדוגמה של הערת הסבר הזמינה באתר שלנו.

עם זאת, יש לקחת בחשבון כי מעשים מקומיים של הארגון עשויים לקבוע צורת הסבר משלהם. זה קורה לעתים רחוקות, אבל זה לא אסור על פי חוק, ואם טופס כזה נקבע במקום שבו אתה עובד, אז תצטרך להשתמש בו.

הערת הסבר לדוגמה לבוס לעבודה על איחור או היעדרות

הבנו את הכללים, עכשיו נגיד לך באופן ספציפי איך לכתוב הערת הסבר (דוגמה) לעבודה. נניח שאתה די מאוחר או אפילו לא הגעת לעבודה בכלל. איך לכתוב הערת הסבר לבוס במקרה זה?

1. בפינה הימנית העליונה ציינו את שם המנהל או בעל תפקיד אחר אליו אתם מגישים הסבר. לדוגמה: "למנהל רומאשקה LLC Bulochkin Vasily Leonidovich."
2. להלן, מתחת לנמען, ציין את שמך ותפקידך: "מהמהנדס בכיר סידורוב פטר איבנוביץ'".
3. במרכז ציינו את שם המסמך: "הסבר".
4. בחלק העיקרי של הערת ההסבר שלך, יש הצהרה של עובדות ספציפיות שהובילו למצב הטעון בירור. הנה דוגמה להערת הסבר: "01/09/2018 לא הלכתי לעבודה בגלל שהתפוצץ לי צינור מים קרים בבית. התקשרתי לשירותי החירום, נקטתי בצעדים לעצירת זרימת המים, כמו גם למזער נזקים. מסיבות שאינן ידועות לי, שירות החירום הגיע למקום רק 4 שעות לאחר הקריאה, כלומר בשעה 12:00. צוות התיקון ניתק את אספקת המים והחל בעבודות התיקון בשעה 12:30. בשל העובדה שהמשב היה חזק, משך העבודה הכולל ארך 3.5 שעות, כלומר הסתיימו רק בשעה 16:00. כל הזמן הזה לא יכולתי לצאת מהדירה בשל העובדה שאני גר לבד, ולא היה מי שיעניק לעובדים גישה לדירה. צוות התיקון אסף את הציוד ויצא רק בשעה 16:30. בשל העובדה שיום העבודה מסתיים בשעה 17:00, החלטתי לא ללכת לעבודה באותו יום. לא יכולתי להתקשר ולדווח על מה שקרה, כי בקשר לירידת השלגים בעבר היה משב רוח בקווי התקשורת, והטלפון הקווי לא פעל, ו טלפון ניידאין לי. להערת ההסבר אני מצרף תעודה המאשרת את עובדת התאונה ועבודות התיקון.
5. ממש בסוף הערת ההסבר על איחור לעבודה, רשום את תאריך הגשת המסמך ואת חתימתך האישית: "01/09/2018, סידורוב פ"י".

כך נראית הערת הסבר לדוגמה. לאחר מכן הוא מוגש לעיון המנהל (פקיד מורשה), שם הוא מעלה את החלטתו לגבי פעולות נוספות ביחס לעובד. במידה והמנהל מחליט להפעיל אמצעי משמעת נגד העובד, מצורפת כראיה הערת ההסבר שהוגשה לתיק.

עכשיו אתה יודע איך לכתוב הערת הסבר בעבודה, והדוגמה של הערת הסבר לעיל תעזור לך לכתוב את המסמך הזה בצורה נכונה במידת הצורך.

איך לכתוב הערת הסבר לבית הספר (דוגמה)

הערת ההסבר לבית הספר אינה שונה בהרבה מזו שציטטנו לעיל. ההבדל היחיד הוא בנמען, שיכול להיות אחד מהפקידים הבאים:

• מורה בכיתה;
• מְנַהֵל;
• מורה ראשי

איך כותבים הסבר במקרה זה?

ב"כותרת" אתה כותב, למשל: "למנהל הגימנסיה מס' 1 בטלוב סרגיי סרגייביץ'". ממי: "מתלמיד מכיתה 10 "א' איבנוב מקסים אנטולייביץ'" או "מגר. איבנובה סבטלנה איגורבנה "- למקרה שהערת ההסבר נכתבה על ידי אחד מהורי התלמיד.

החלק העיקרי מפרט את הנסיבות הטעונות בירור. חשוב: אם הערת ההסבר הוגשה על ידי ההורה, אז החלק העיקרי צריך להכיל הסבר מתאים.

להלן הערת הסבר לדוגמה לבית הספר: "אני, איבנובה סבטלנה איגורבנה, אמו של תלמיד מכיתה 10 "א" מקסים אנטולייביץ' איבנוב, לגבי היעדרותו מהשיעורים ב-01/09/2018, אני יכולה להסביר את הדברים הבאים. כשהבן התחיל להתכונן לבית הספר הוא הרגיש לא טוב, מה שסיפר לי עליו. בדקתי את החום שלו וגיליתי שהוא מוגבר. כתוצאה מכך נאלצתי לפנות למיון. הרופא שהגיע עזר, המליץ ​​על שלום לבנו. מסיבה זו, התעקשתי שידלג על שיעורים. לתמיכה בדברי אני מצרף תעודה שהונפקה על ידי חובש אמבולנס.

כפי שאתה יכול לראות, אין הבדלים גלובליים בין שני סוגי הערות ההסבר. העיקר לא לשכוח שלפני כתיבת הערת הסבר, קודם כל צריך להבין על שמו של מי זה כתוב. במקרה של הפרות קלות של השגרה הפנימית בבית הספר, התקשורת בין ההורים לבית הספר מתנהלת לרוב דרך מחנכת הכיתה.