Когда возникает необходимость восстановить утраченные документы или восстановить утерянную информацию, встает вопрос, как сделать запрос в архив . Чтобы запросить нужные сведения, необходимо знать точную процедуру обращения в это заведение. Что это за процедура, в какой последовательности проводить действия, мы расскажем в этой статье.
Кратко об архивах
Как правило, архив – это государственное учреждение, которое предназначено для хранения данных в определенных условиях. При этом гарантируется безопасность содержания документов. Задачи архива – не только хранить данные, но и предоставлять информацию по требованию государственных органов или частных лиц.Архивы существовали с незапамятных времен. Как только развитие цивилизации достигало определенного уровня, у него постепенно начиналось зарождение архивного дела. Сегодня известно, что архивы существовали не только в средневековой Европе, Древней Греции и Византии. Историки располагают архивными документами Древнего Рима, Ассирийского государства, Египта, Вавилона. В разные времена архивы делились на центральные и региональные, сюзеренов и вассалов, церковные и даже отдельных семей.
Архивы наших дней
Сегодня архивы формируются по ведомственному и государственному принципу. То есть информация собирается в рамках определенного ведомства или по определенной территории.Исходя из этого архивы принято делить на:
Общинные, частные, общественные;
городские, муниципальные;
исторические, текущие, государственные, правительственные, федеральные.
Сделать запрос в архив может любой человек, организация, в том числе и органы власти. В последнем случае запрос в архив будет иметь служебный характер. Также могут сделать запрос в архив иностранные граждане из-за границы. В этом случае он называется консульским.
К слову, запрос в архив может быть сделан не только за личными данными, но и за историческими документами. Обычно такими документами интересуются историки, писатели, сценаристы, ученые. В последнем случае, если информация необходима для диссертации, кроме паспорта необходимо предоставить документ, который подтверждает тему работы и статус интересующегося.
Где и как сделать запрос в архив
Куда идти и как сделать запрос в архив, зависит от того, какого рода информация вам нужна. Например, если вам нужны личные сведения о гражданине, то можно обратиться в районный архив ЗАГСа. Но надо учитывать, что там данные хранятся не более 75 лет. По истечению этого срока они передаются в областной архив. Для возобновления записи в трудовой книге надо подать запрос в архив в территориальный или Государственный военный, если речь идет о военнослужащем, или же Центральный военно-морской, если речь идет о моряке.В любом случае поиски нужной информации всегда стоит начать с центрального городского архива места работы или пребывания человека. Сегодня многие архивы предоставляют онлайн-услуги поиска данных.
Виды архивных запросов
Запрос в архив может быть одним из трех видов: социально-правовой
– консульский, служебный, частных лиц, направленный на получение информации для соблюдения интересов и прав организаций и лиц;
генеалогический
– для установления родства, уточнения истории рода или семьи;
тематический
– запрос в архив касательно определенного факта, события или темы.
Порядок обработки запросов закреплен Федеральным законом №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В соответствии с ним ответ на запрос в архив должен быть дан не позже 30 дней с момента обращения. В отдельных случаях срок может быть увеличен еще на 30 дней. Но в этом случае сотрудник архива обязан уведомить запрашиваемого в письменной форме о продлении срока.
Бывают случаи, когда обращаются с запросом не в тот архив. Тогда его сотрудники обязаны в течение пяти дней перенаправить запрос по нужному адресу. Об этом также уведомляют заявителя письменно.
Оформление запроса
Теперь перейдем к вопросу, как сделать запрос в архив. Чтобы получить интересуемую информацию, надо написать соответствующее заявление. Не существует строго установленной формы этого документа. Но в некоторых заведениях предлагают образец запроса в архив к заполнению. Пишется он в свободной форме. Но при этом в заявлении обязательно должна содержаться определенная информация.В шапке указывается:
Название архива и ФИО его руководителя;
адрес и ФИО заявителя;
его контактный телефон;
если запрос дает юридическое лицо, то исходящий номер заявления, реквизиты организации и адрес.
Затем посередке пишется слово «Заявление» . После этого можно подробно написать запрос в архив. Здесь следует указать такую информацию:
Изложить информацию о том, что это за запрос, и указать время, когда нужно получить эту информацию;
объяснить, почему и зачем нужна информация;
электронный или почтовый адрес, по которому выслать ответ;
дата запроса;
подпись заявителя и печать, если запрос оформляется юридическим лицом.
Пример запроса в архив:
Как передать запрос
Мало правильно написать запрос в архив. Еще необходимо его правильно подать. Можно лично с паспортом и заявлением прийти в архив и сдать заявление. Или же отправить по почте заказным письмом. Сегодня также появилась возможность оформить запрос по Интернету. В этом случае вам обязаны на электронную почту прислать уведомление о получении запроса.Что получить взамен
На запрос архив не выдает оригинал документа, а предоставляет справку специальной формы, в которой приведены все данные в соответствии с запросом. Также могут предоставить архивную выписку, в которой будет оказано содержание документа. Можно получить и архивную копию документа.Если информация не была найдена, заявителя уведомляют письмом и дают рекомендации по поиску информации. В целом, вопрос, как сделать запрос в архив , решается просто – достаточно обратиться в нужный архив с заявлением.
Инструкция
Главное - это правильное оформление запрос а. Для этого в правом верхнем углу указать должность, фамилию, имя, отчество (если известны), под ними, но строчкой ниже - адрес должностного лица, которому направляете документ. На следующей строке ниже под первыми двумя: , имя, отчество отправителя и его адрес проживания с указанием (если отправителем является организация, то все эти реквизиты уже имеются на регистрационном штампе).
Основная часть запрос а из текста, отражающего суть обращения: какого характера информация или документ требуется отправителю. Текст желательно лаконично, грамотно, отражая суть своего обращения понятной для получателя письменной речью.В конце текста поставьте дату, подпись, расшифровку в виде указания и инициалов, печать (если таковая имеется).
К запрос у приложите необходимые документы, а лучше их копии. В особых юридически значимых вопросах нужно прилагать заверенные в нотариальном порядке ксерокопии.
Необходимо определиться с видом отправки документа. В случае, если это будет письменное почтовое отравление, то письмо обязательно должно быть заказным (лучше с уведомлением). При отправке запрос а с помощью факса (граждане могут воспользоваться услугой на главпочтампе ) лучше уточнить данные принявшего отправление сотрудника. При отправлении (электронным письмом) - перезвонить в организацию и убедиться в том, что документ зарегистрирован в канцелярии.
Обратите внимание
Стоит учесть тот факт, что сделать запрос в другой город и получить на него соответствующий ответ – процесс небыстрый, требующий определенного запаса времени.
При получении запросов исполнителю дается 10 рабочих дней на ответ. Если все же по истечении разумного количества времени с учетом почтовой доставки отправитель не получит ответа, то в этом случае есть два пути последующих действий: обращаться в суд или прокурату, либо отправить повторный запрос. При этом нужно сослаться на данные о том, когда был произведен первый запрос и указать, что письмо направлено повторно.
За несвоевременный ответ должностное лицо несет соответствующее дисциплинарное взыскание или административное наказание. Обязательно сохраните все документы и квитанции для подтверждения ваших действий.
Полезный совет
В случае с факсом необходимо направить адресату и прилагаемые к запросу документы, а к электронному письму – отсканированные их изображения.
Инструкция
В органах ЗАГС хранятся актовые книги, которые состоят из первых экземпляров записей актов гражданского состояния. Такие книги хранятся по месту регистрации в течение 100 лет. По прошествии этого срока, актовые книги передаются в государственные архивы.
В случае необходимости получения сведений из актовой книги или дубликата выданного ранее свидетельства, в органы ЗАГС можно обратиться с запросом . Самая простая ситуация – когда вы сами можете явиться в орган ЗАГС , в котором хранится актовая книга с нужной вам информацией. В данном случае нужно будет предоставить документы, удостоверяющие личность и право на получение соответствующей информации (например, если женщина утратила свидетельство о , нужно будет представить, кроме
Сделать запрос в архив по поводу получения той или иной информации могут как частные лица, так и организации, а также органы власти (такие запросы, как правило, имеют служебный характер) и лица, проживающие за границей (такие запросы называются консульскими). Кроме того, в архивы не всегда обращаются за сведениями, касающимися определенного физического лица, довольно часто запрашивают также исторические документы. Это делают те, кто нуждается в них по роду деятельности, например, сценаристы, писатели, ученые. Архивные документы часто используются при написании диссертаций или научных трудов. В случае, когда документы нужны для написания научной работы, кроме паспорта и заявления на их предоставление потребуется также документ из той организации, где учится или работает заявитель, подтверждающий его статус и тематику работы.
Как сделать запрос в загс
ФИО заявителя
- адрес и паспортные данные заявителя
- адрес ближайшего к заявителю отделения ЗАГС
- требуемый документ
- ФИО, на кого этот документ должен быть выписан
- дата внесения актовой записи
- цель получения документа
- Повторная выдача документов ЗАГСом облагается государственной пошлиной: так, на сегодня справка из архива обойдется в 50 рублей, а новое свидетельство о заключении брака – в 100 рублей. Как делать запрос в ЗАГС о заключении брака через Интернет Запрос в ЗАГС через Интернет чаще всего делают потенциальные молодожены, которые хотят забронировать дату регистрации брака.
Чтобы сделать запрос в ЗАГС о заключении брака через Интернет необходимо воспользоваться услугами сайта госуслуг своего региона. Подобные сервисы предоставляют возможность выбрать удобную дату и время бракосочетания при условии, если она не занята.
Как сделать запрос в загс в другой город?
Я была озадачена — каким боком я и мой бывший муж относимся к Курской обл-ти, если ни разу там не были. Позвонила в свой Загс — выяснилось, что справка у них, а меня по ошибке чуть не отправили в Курскую обл-ть.
Пришла в Загс, написала заявление на выдачу этой справки. Справку выдали бесплатно — для оформления пенсии за справки денег не берут.
Составляем запрос Чтобы сделать запрос в архив, нужно составить заявление в свободной форме, так как жестких требований по этому поводу не существует (хотя некоторые учреждения предлагают заявителям свой бланк). Но есть ряд моментов, которые обязательно должны быть отражены в документе.
Так, в «шапке» (она пишется в правом верхнем углу листа) указываем:
- кому направляется запрос (можно указать наименование организации и ФИО ее руководителя);
- ФИО и адрес заявителя;
- контактный телефон заявителя;
- исходящий номер, реквизиты учреждения, юридический адрес (эти данные указываются, если запрос подает юридическое лицо). Далее следует наименование документа: «Заявление», но можно написать и так: «О получении архивной справки».
Как делать различного рода запросы в загс и архивные учреждения
Внимание
Но я пишу всегда бумажной почтой, тогда шансы получить ответ ещё больше. Но если электронкой, то лучше всего выслать скан запроса с подписью, далее на втором месте заявление в вёрдовском вложении, а там в шапке «начальнику такого-то ЗАГС», потом посередине «Заявление», потом «Прошу предоставить…», дата.
Я ещё исходящий номер письма ставлю, но это уже мой бзик. В бумажном виде мне отвечали на мои запросы, которые я писал в свободной форме.
С уважением, Сергей. Наверх il16 Начинающий Сообщений: 47Регистрация: 22 нояб. 2009Рейтинг: 11 25 декабря 2009 8:40 ## mod970 И все-таки это пока только «ИМХО», совпадающее с мнением единиц… особенно тех, кто привык сидеть на стуле и подчеркивать свою значимость… Я писал об этом выше. Одним из вариантов этого разрешения вопроса могло бы быть повальное оцифрование архивов, начиная с книг записей актов гражданского состояния.
Общение с архивом загс на территории рф
Такую форму, например, мне дали в Орском городском ЗАГСЕ. Она действительна и имеет силу. Запрос отправляется в органы Загса по месту рождения, смерти, регистрации брака.
Документ приходит в ваш районный или городской ЗАГС, где вы, заплатив пошлину, забираете нужную вам справку. Запомните, никто на почтовый адрес вам выписку не пришлет! Иногда вы не знаете, куда делать запрос, это не должно стать вам препятствием, потому что многие государственные службы могут вас перенаправить в ту или другую контору, организацию.
Важно
Вам мой совет: не бойтесь, пишите, кто-нибудь да ответит, ведь поиск - это дело долгое, кропотливое, требующее терпения и долгих лет работы. Порой общая картина складывается из совсем незначительных деталей.
После наименования следует указать:
- о чем запрос (тут важно четко, конкретно и понятно изложить суть вопроса, а также указать временные и территориальные рамки, которые очень важны, например, при поиске родственников);
- причину, по которой запрашивается информация;
- адрес, по которому следует выслать ответ на запрос (это может быть и электронная почта);
- дату составления запроса;
- подпись физического лица, ответственного исполнителя или директора учреждения (если запрос подает организация). Как подать запрос? Запрос в архив можно подать несколькими способами: лично (принести заявление и зарегистрировать его, предоставив свой паспорт), отправить по почте заказным письмом с уведомлением, через интернет (в последнем случае на адрес электронной почты придет уведомление из архива о поступлении запроса).
Как сделать запрос в архив о родственниках? запрос в архив — образец
Рязанской обл Тишкиных, Щепелевых, Лазаревых, Авдеевых. Из Тамбовской обл Моршанский р-н Климакиных, Костниковых.
Из Московской обл Молчановых Наверх NoTA Долгожитель форума В. НовгородСообщений: 779Регистрация: 4 авг. 2009Рейтинг: 521 3 января 2010 14:59 ## iozhka iozhka написал: [q] Выписка из книги регистраций — это НЕ справка?Если запрашивать выписку — окажется ли она наиболее информативной? Запрашивать, в принципе, можно в любой форме (справку, поврторное свидетельство или формулировать запрос в «свободной форме»), но ответ присылают, как правило, в виде справки (или повт.
Но справка не дублирует полностью актовую запись из книги, выдадут ту информацию, которая соответствует информации в свидетельстве запрашиваемого периода. Так что особо надеяться, что вам сообщат всё, что написано в книге регистрации актов, к сожалению, не стоит…
Хотя, бывают исключения.
Для того, чтобы получить повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния либо иной документ, подтверждающий факт государственной регистрации акта гражданского состояния, необходимо лично либо в письменной форме обратиться в орган ЗАГС по месту регистрации акта гражданского состояния. В случае, если первый экземпляр записи акта гражданского состояния не сохранился, повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния выдается органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в котором хранится второй экземпляр записи акта гражданского состояния.
В таком случае, если государственная регистрация акта гражданского состояния осуществлялась в органах ЗАГС Курганской области, повторный документ выдает Управление ЗАГС Курганской области.
В отдел ЗАГСа от фамилия, имя, отчество проживающего (ей) по адресу документ, удостоверяющий личность серия № выдан « » г. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу выдать повторное свидетельство о заключении брака/расторжении брака (нужное подчеркнуть) фамилия, имя, отчество на момент заключения брака/расторжения брака и фамилия, имя, отчество на момент заключения брака/расторжения брака Место государственной регистрации наименование органа ЗАГСа Дата государственной регистрации « » г., а/з № Документ необходим « » г.
подпись Или вот такая: Форма № 18 Утверждена Постановлением Правительства РФ от 31 октября 1998 г. № 1274 В отдел ЗАГСа от фамилия, имя, отчество проживающего (ей) по адресу документ, удостоверяющий личность серия № выдан « » г.
Как правильно составить запрос в загс через интернет на электронный адрес
Возражения типа — «ВЫ себе отдаете отчет, какой это ТИТАНИЧЕСКИЙ труд!» и «Сколько на это надо средств!» считаю неуместными. Век высоких технологий… Все равно скоро придем к этому.
Вопрос в сроках только из-за всестороннего сопротивления незаинтересованных лиц, которые костьми лягут, чтобы это не делать. mod970Я никак не могу представить себе, что люди, которые занимаются родословной, повально кинутся в ЗАГСЫ самовольно там вносить изменения, вычеркивать и стирать в книгах 75- или 90-летней давности… И уж тем более, что кинутся туда вообще все желающие.
Даже несмотря на возростающий ныне интерес к поискам своих корней не приходится говорить о каком-то буме, когда толпы граждан носятся по архивам и ЗАГСам. Комментарий модератора:объединены идущие подряд, с разрывом в семь минут, два поста Наверх iozhka Начинающий МоскваСообщений: 47Регистрация: 18 дек.
Если вас интересует, как сделать запрос в архив о родственниках, то данная статья в этом поможет. Все запросы, поступающие от населения, можно разделить на три основных типа:
1. Социально-правового характера (в виде различных справок - по трудовому стажу и пр.).
2. Тематического характера (несущие информацию биографического плана о какой-либо конкретной личности).
3. Генеалогического.
Первые два вида мы рассматривать сейчас не будем. Остановимся на третьем - как сделать запрос в архив о родственниках.
Вам помогут за деньги
Существуют специализированные бюро фамильных исследований, где любой, желающий сэкономить время и избавиться от хлопот, может заказать генеалогическую информацию на платной основе. Работники подобных учреждений могут за плату (достаточно символическую) сформулировать грамотный текст заявления и предоставить точный адрес того архива, в которой вам предстоит обращаться.
Далее речь пойдет об особенностях, которые необходимо учесть, общаясь с работниками отделов хранения, читальных залов и прочих Именно им предстоит обрабатывать и удовлетворять запросы о родственниках, поступающих от интересующихся граждан.
Вам никто не должен
Перед тем как сделать запрос в архив о родственниках, попробуйте представить себе, с какого рода специалистами вам предстоит иметь дело. Данный фактор психологического характера может сыграть немалую роль в успехе всего предприятия. Согласно статистике, персонал таких заведений, как государственные архивы, относится к числу интеллигентных образованных людей. Деятельность, состоящая в обработке архивных запросов, не входит в число их непосредственных обязанностей. Дохода от подобной работы они никакого не получают (несмотря на то, что услуга эта платная, все деньги поступают в казну).
Конкретные исполнители не имеют ничего сверх своей зарплаты, в связи со всем вышесказанным заявку вполне могут отклонить, не объяснив причин отказа, либо ответив формально в виде отписки. Порой федеральные учреждения публикуют на собственных интернет-ресурсах объявления следующего характера "В связи с сильной занятостью специалистов обработка запросов генеалогического характера не производится".
А здесь - должны
Что же касается органов ЗАГС, тут ситуация несколько другая. Ответы на запросы о родственниках - непосредственная обязанность работников этих учреждений. Поступающие заявки могут быть совершенно разными. Кто-то разыскивает документы, касающиеся заключения либо расторжения брака между родителями или прочими членами семьи. Другой делает запрос в архив о родственниках для гражданства. Третий занят поисками свидетельства о смерти или о рождении дальнего предка. Четвертый, проживая за рубежом, может отправить запрос в архив о родственниках в России. Изменения в законодательстве происходят достаточно часто, поэтому все нюансы процедуры уточняются непосредственно на момент конкретного обращения.
Подобное учреждение наверняка потребует доказательства ваших родственных отношений с той личностью, информацию о которой вы пытаетесь получить. Скорее всего, исследуя историю собственного рода, вы столкнетесь с тем положением, которое допускает запрашивать данные исключительно об умерших предках. Подобный запрос без дополнительного разрешения доступен лишь детям упомянутого лица. То есть работники архива исходят из предположения, что восстановлением свидетельства и прочих документов заниматься будут люди сами либо при помощи уполномоченных представителей.
Кому доступен запрос в архивах личного дела родственника?
Что это означает на практике? Если живы ваши родители, то не пытайтесь подавать запрос о родственниках через поколение (то есть бабушках и дедушках). Внукам такую информацию никто не обязан выдавать. Если ваша мать либо отец по любым причинам не в состоянии заняться процедурой поиска информации, их задача - нотариально оформить доверенность на право заниматься подобной деятельностью. Исполнителем при этом может быть любой человек - не обязательно родственник.
И, тем не менее, конкретный алгоритм поисковых действий вы сможете уточнить лишь в момент возникновения индивидуальной ситуации. Он зависит не только от степени родства заявителя с объектом поиска, но и от юридической ситуации на текущий момент. Данные строгие правила придуманы не напрасно. Если вдуматься, всё вполне логично и справедливо. Вряд ли кто-то из вас обрадовался бы, обнаружив следующий факт: какие-то чужие люди совершенно свободно получают доступ к биографии и прочим важным нюансам жизни ваших родственников либо копаются в истории семьи, выискивая какой-либо компромат (зачастую с неблаговидной целью).
Ближе к делу
Итак, базовую концепцию мероприятия мы с вами уяснили. Теперь перейдем к конкретным действиям. Как именно составить запрос, чтобы добиться исполнения его быстро и без препятствий? Прежде всего следует установить, в какой именно из городских архивов или органов ЗАГС следует нести свое заявление на тему поиска. Куда обращаться - в центральный архив или местное его подразделение? Выбирается объект для подобных целей, в зависимости от той задачи, которую вы перед собой ставите. Это может быть получение определенной информации либо восстановление любых документов.
Немаловажен и фактор времени - как давно произошло интересующее событие (смерть, рождение, бракосочетание). Согласно законодательным нормам, документ, созданный менее ста лет назад, обязан находиться на хранении в территориальном органе ЗАГС. На практике зачастую сравнительно "молодые" записи, относящиеся к состояния, также попадают в региональные архивные хранилища.
После революции...
Таким образом, если вас интересует документ семейного характера, относящийся к советскому периоду (например, вы составляете запрос в архив о родственниках - участниках ВОВ), заявление направлять следует, прежде всего, в отдел ЗАГС по месту искомого события. Если же бумага успела попасть в фонд федерального архива, информацию об этом вы получите с ответным письмом.
В настоящее время государственные службы целенаправленно разрабатывают общую электронную базу данных, куда в централизованном порядке поступает вся нужная информация о гражданах. Когда система будет достаточно хорошо отлажена, появится возможность посылки запроса в областной архив, и дело поиска нужных людей или документов значительно упростится.
...и до нее
Если ваш запрос касается фактов, относящихся к дореволюционному периоду, то их предстоит искать в метрических тетрадях церкви. Именно туда вносилась требуемая вам информация до того, как появились книги Данные тетради до 1917 года служили вполне официальными документами.
Порядок действий в этом случае должен быть прямо противоположным. Начните запрос с областного архива того региона, где проживало интересующее вас лицо или происходили важные для вас события. Если нужных записей в их фондах не хранится, вас, скорее всего, перенаправят в орган ЗАГС.
О чем следует помнить
Порой возможны случаи неразберихи, когда менялись границы районов согласно административно-территориальному делению. Тот или иной населенный пункт (город, село, деревня) вместе с со своим церковным приходом мог относиться в разные годы к различным губерниям. Соответственно, принадлежность церковных метрических книг уточнять придётся в двух отдельных региональных архивах.
Вполне возможно, что, не обнаружив данных в одном из них, работники хранилища не предупредят гражданина о подобной вероятности. Ответом на запрос станет классическая отписка с формулировкой "не обнаружено". Если у вас имеются хоть небольшие сомнения в тщательности подхода к обработке вашего запроса, попробуйте продублировать его, направив заявление в соседние региональные архивы, куда теоретически могли быть переданы церковные и любые другие документы, содержащие записи обрядов предков. В ряде случаев целесообразно обращение в центральный архив.
Что и как писать
Давайте теперь перейдем к самой процедуре непосредственного оформления заявки. Образец запроса в архив не содержит ничего сложного. Текстовое сопровождение должно быть написано правильно. Подобные обращения в органы ЗАГС и учреждения-хранилища достаточно похожи по своей форме, поэтому мы не будем рассматривать здесь оба варианта. Итак, содержание запроса в архив о родственниках условно состоит из трёх текстовых блоков: адреса организации, куда обращение направлено, кратко изложенной сути ситуации и информации о заявителе. Каждую часть заполнять обязательно. Пропустив любую из них, вы однозначно не достигнете нужной цели.
Перед тем как писать запрос в архив о предках, не поленитесь зайти на интернет-сайт учреждения либо позвоните по телефону и узнайте, оказывается ли подобная услуга как таковая. Если работа по поисковым обращениям граждан ведется, поинтересуйтесь способом, при помощи которого следует отправить ваше заявление. Где-то принимают подобные письма по электронной почте, где-то предпочитают иметь дело с традиционной бумажной корреспонденцией. Там же можно узнать, сколько стоит запрос в архив о родственниках.
Если работа предстоит исключительно на физических носителях, то есть в виде письменных обращений и ответов на них, не забудьте вложить запасной конверт. Бюджетные организации часто не располагают собственными дополнительными средствами для рассылки. Согласитесь, очень обидно, если важный для вас запрос будет проигнорирован по столь банальной причине. Логично предположить, что чем меньше размеры архива, тем более скромный бюджет выделяется на любые дополнительные задачи.
Обязательные данные
Какие нюансы следует иметь в виду относительно содержания документа? Заявка направляется на имя директора архива. В левом верхнем углу прописывается адрес и наименование учреждения, там же для соблюдения визуального единства указываются и данные отправителя. Узнать конкретные фамилии и наименования вы точно так же можете на сайте учреждения.
После обращения к должности директора госархива (указать, какого именно и где располагается) с вы вносите в бланк собственные ФИО и адрес фактического проживания, по которому планируете дожидаться корреспонденции. В число контактных данных следует обязательно внести либо телефон, либо электронный почтовый адрес (а лучше - и то, и другое). Разумеется, если вы проигнорируете данные требования, обращение будет считаться анонимным, и исполнения его ждать не приходится.
О сестре таланта
Как сделать запрос в архив о родственниках максимально продуктивно? Существуют ли какие-то правила написания текста заявления, повышающие шансы на успех? Достаточно распространен миф, согласно которому подробное изложение сути повышает вероятность столь же подробного ответа. К сожалению, данный подход можно считать актуальным лишь при сотрудничестве с частными платными работниками сферы генеалогии. Если же речь идет о государственном учреждении, всё ровно наоборот. Задачи следует формулировать как можно более лаконичнее и четче. Это повышает шансы повлиять на архивных служащих и заставить их рассмотреть ваше обращение как можно быстрее.
Сочинение с подробностями биографии предков, интересными только вам, писать не стоит. Указывать следует лишь необходимое число точных фактов - дат и мест рождений, населённых пунктов, имен и фамилий предков, степени вашего родства. Также не лишним будет обозначить тип интересующей вас записи. Если данные будут указаны на уровне "примерно", время поиска (как и стоимость исполнения запроса) увеличится, а порой информацию найти и вовсе будет нельзя. Завершите ваш запрос обязательной фразой о том, что предпринимаемые вами действия ведутся с целью восстановления родословной, нужной по определённым веским причинам, и труд работников архива будет непременно оплачен. Идеально будет, если уместите суть дела в три или четыре строчки.
Запрос в архив - образец
Для примера приводим образец обращения в архив с подобным запросом: "Просьба найти записи о смерти (о рождении) моей прабабушки (фамилия, имя, отчество) за **** год в селе (городе, деревне) N. В случае отсутствия метрик буду благодарен за информацию о сохранившихся ближайших генеалогических источниках, относящихся к указанному периоду. В случае успешного поиска желательно оформление архивной справки в виде выписки, ксерокопии либо фото страницы. Услуги готов полностью оплатить."
Аналогичный текст отправляется и в случае обряда бракосочетания. Запросы масштабного характера с расплывчатыми формулировками наподобие "исследуйте мой род с точки зрения генеалогии" либо "интересуюсь родословной моей фамилии" крайне не приветствуются. Они могут отпугнуть исполнителей. Решить подобную глобальную задачу - крайне трудоемкое дело, которое официально не входит в число обязанностей сотрудников архива. Ведь семейные генеалогии не являются профильной его деятельностью.
В заключение отметим
В неформальном общении замечено, что обращения в культурной и вежливой манере вносят дополнительную мотивацию к качественному исполнению запросов. В этом нет ничего удивительного. Порой на сайтах архивов встречаются предупреждения о недопустимости грубых требований и неадекватных формулировок. Удивительно, что кто-то из заявителей может не понимать подобных вещей!
Обращение, как и любой официальный документ, завершается датой и подписью. Если предстоит пересылка по должен быть отсканирован. Дубликат запроса составлять не стоит. Судьба повторного обращения - попасть в хвост очереди и лишь добавить хлопот всё тем же сотрудникам. В случае возможного затягивания с ответом можно отправить официальную просьбу уточнить стадию исполнения запроса такого-то от даты такой-то.
На какие сроки следует ориентироваться? Вашу заявку архив может обработать как за несколько дней, так и за несколько месяцев. Бывают случаи, когда ответа приходилось ждать чуть ли не год. В среднем при хорошей работе учреждения и ответственном отношении его работников к собственным обязанностям можно надеяться на получение результатов в течение пары недель.
Здравствуйте, дорогие читатели! В прошлом месяце я опубликовала целый цикл статей, посвящённых истории становления архивной системы России. Хватит теории! Сегодня мы немного попрактикуемся. Допустим, вы задались целью получить какую-либо информацию о ваших предках или событиях прошлого. Но где ее взять? Ведь современников событий столетней и большей давности не найти. Даже о жизни современников не всегда можно узнать из личной беседы.
Причины могут быть разными. Но выход есть - можно обратиться с запросом в архив . К сожалению, не всегда архивные работники на них отвечают. Одно из оснований- неверно составленный запрос. Давайте разберемся, как это сделать правильно.
Определяемся с видом запроса
- Хотите познакомиться с биографией предка, получить историческую справку и т.п. - вам нужнее тематический запрос.
- Интересуетесь историей сразу целой семьи или рода, хотите узнать родственник вам человек или нет - создаем генеалогический запрос.
- Если нужен материал по обеспечению законных интересов или прав кого-либо - социально-правовой запрос (служебные; от физического или юридического лица; консульские — от иностранцев в русские архивы, от россиян — в зарубежные).
Составляем запрос
- Пишем на имя директора архива.
- Указываем сведенья о себе или организации, от имени которой запрос создается.
- Указываем обратный адрес и контактный телефон. Иначе куда вам будут отвечать?
- В свободной форме четко и лаконично сформулируем вопрос. Чем более конкретно вы определите суть задачи, тем больше шансов будет получить именно ту информацию, на которую вы рассчитываете. Да и ответ получите скорее.
- Для того чтобы ускорить работу сотрудников архива и получить нужные сведенья, указываем как можно более точное время и место. На какой территории проживали люди или происходили события, которые вас интересуют? В какое время это было?
Теперь нужно определиться с тем, куда ваш запрос направить.
- Если нужно узнать дату рождения, смерти или заключения брака – обращаемся в ЗАГС района . Но только при условии, что не прошло более 75 лет.
- Если нужно установить точную дату, с момента которой прошло больше, чем 75 лет - запрос отправляем в государственный областной архив .
- Если хотите узнать о работе родственника, достижениях, наградах, заслугах, обращайтесь в архив организации , где он состоял. Если ваш родственник был военным, обращайтесь в Российский государственный военный архив, если моряком - в Центральный военно-морской архив.
Почему нет ответа
Если не ответили в течение 3 месяцев, возможно, вы использовали слишком размытые формулировки, и работники архива просто никак не могут закончить работу, передавая ваш запрос из отдела в отдел. Или он просто потерялся. В любом случае можно направить запрос повторно.
Особенности сотрудничество с архивами
Сделать запрос в архив будет полезно не только тогда, когда вы ищите родственников. Это пригодится, если вы пишете диплом, докторскую диссертацию или любую другую научную работу . Чтобы получить доступ к историческим документам, в вашем научном учреждении нужно предоставить в архив «Отношение», где будет отмечена организация, которая направила вас в архив, и тема запроса.
Обращаетесь по личной инициативе - спросят только паспорт . Бланк заявления, которое нужно заполнить, получите на месте.
Некоторые услуги можно получить только за плату , например, сканирование, ксерокопия, распечатка. За срочность подготовки документов тоже иногда приходится доплачивать.
Собирая информацию о событиях и людях прошлого, мы иногда сталкиваемся с трудностями. Но чем сложнее путь нами пройден, тем большее удовлетворение мы получим от результата.
Если Вам понравилась статья, поделитесь информацией с друзьями:
9 комментариев в “Как составить запрос в архив? ”
- Инга
Несмотря на то, что я уже неоднократно отправляла запросы в архиве было интересно почитать. Кстати, в С-Петербурге мне приходили ответы на запросы через 6-8 месяцев после отправки. Так что ответов можно ждать очень долго.
Лена, а у вас есть опыт отправления запросов в другие страны, которые раньше были нашими республиками? Прибалтика, Белорусь, Украина, Молдавия и т.д.? Ведь наш народ так колесил по стране, что очень часто надо обращаться в бывшие братские республики. Я отправляла запрос в Беларусь — никто не ответил...=((
- admin
автор поста
Здравствуйте, Инга! Вы правы, иногда ответы на запросы можно ждать и больше 6 месяцев. Лучше отправлять заказным письмом, так хоть будете уверенны, что запрос архивом получен. Нашей почтой у меня письмо только туда как-то 3 мес шло. Опыта запросов в другие страны пока не было, сейчас готовлю запрос в Государственный архив Черниговской области Украины (как оказалось мои предки переселились на Дальний Восток с Черниговской губернии в конце 19 века), обязательно расскажу на блоге, что из этого получится. Архивам также был посвящен последний номер нашего журнала.
- Наталья Мельникова
Спасибо за информацию! Как раз на днях задумалась о происхождении своей фамилии и своих предках! Ваш блог оказался очень кстати!
- Юльчатка
Ни разу ещё не обращалась в архивы, но желание возникает всё чаще, ведь слишком много «белых пятен» в истории нашей семьи. Спасибо за советы))
- Виктория
Лена, здравствуйте!
Подскажите, как написать тот же генеалогический запрос — какова структура его написания, какие сведения необходимо там указать о себе и о родных, чтобы запрос не проигнорировали? Живу в Украине, а большинство корней — в России (Новгородская, Тверская области).
Мысль о том, чтобы составить такой запрос, уже давно есть, а как это на практике осуществить (тем более другое государство — могут быть другие требования) — не знаю.
Буду благодарна, если хотя бы подскажите, где эту информацию можно найти.
С искренними пожеланиями всех благ Вам и Вашему роду!
- Мария
Здравствуйте! Можете ли вы мне помочь? Я просто не знаю к кому обратиться. Дело в том, что у меня был прадед по линии матери. По рассказам моего деда, которого уже нет в живых, его отец (мой прадед) был родом из Москвы, по крайней мере жил там до революции, его родители владели обувной фабрикой, а сам он служил в царской армии, имел награды, но вот где служил, кем, мы не знаем. После революции уехал в Сибирь, скрывался там, там же женился на простой женщине, работал простым сапожником, и там же скончался. Так вот, у меня вопрос, могу ли я что то узнать о нем через архив, но я почти ничего не знаю конкретно, ни его дату рождения, только приблизительно, ни точное место рождения, только Москва, не знаю ничего про его родителей, только имя его отца и то, что у них была обувная фабрика. Еще знаю год рождения родной сестры прадеда, а больше ничего и не знаю. Ну еще предположительно, что он участвовал в первой мировой, и служил тогда в Забайкальском крае, городе Верхнеудинске, сейчас переименован в Улан-Удэ, там похоже и остался, когда произошла революция. Так вот, скажите, пожалуйста, можно ли на основании этих данных, не зная точных дат, обратиться в архив? Будут ли они искать? или этого недостаточно? Хотелось бы узнать когда и где родился прадед, и если возможно, то и его родители. Узнать, где они жили, и хоть что то о них. И куда в таком случае мне лучше обратиться, в какой архив написать, я живу не в Москве. Потребуют ли они доказательство, что я являюсь родственницей, я могу предъявить только свидетельство о рождении моего деда, других документов нет. Извините если много написала. Спасибо.
- Елена
Здравствуйте, Инга. Вы не подскажите, если я не знаю, где родилась моя бабушка, только знаю где и когда умерла, куда я могу сделать запрос, чтобы узнать ее родителей, подняв метрическую запись, наверно. Про сестру дедушки и ее мужа знаю все, и что был ребенок, который сейчас живет в Таллине, но его имени и даты рождения не знаю, только фамилию Ренвальд, как найти? Что можно попробовать в моих безнадежных ситуациях?