Vastutava isiku korralduse korrektseks koostamiseks on vaja selgelt mõista, kes see töötaja on ja millised õigused tal on, peaksite võtma arvesse kõiki raha väljastamise üksikasju ja nende kohta aruande esitamist. kulutamist, tuleb tähelepanu pöörata ka raha kasutamise ajastusele.
Selliste töötajate hulka kuuluvad isikud, kes erinevate eesmärkide saavutamiseks on õigus saada raha asutuse kassast.
Need eesmärgid hõlmavad järgmist.
- Töölähetused - ülesande täitja ülalpidamiseks ja majutamiseks;
- Esinduskulud - lepingute sõlmimise, ettekannete tegemise eesmärgil;
- Kütuste ja määrdeainete ostmine organisatsiooni vajadusteks;
- Tegevus- ja ärikulud;
- ekspeditsioonid ja teised.
Samuti antakse raha ettevõtte filiaalidele, millel puudub autonoomne bilanss ja puudub oma raamatupidamisosakond.
Kuidas koostada vastutava isiku määramise korraldus?
Enne vajaliku summa väljastamist koostatakse korraldus, mille alusel raamatupidamine väljastab rahalised vahendid.
Avansiaruande koostab pärast ülesande täitmist töötaja ise, mistõttu on oluline, et vastutavate isikute ring oleks piiratud ja püsiv, kuna selle dokumentatsiooni täitmiseks on vaja vastavat kogemust.
Kes saab vastutada?
Aruandekohustuslaste ring määratakse eelnevalt juhataja korraldusega koos kohustusliku märguandega, millal ja kui pikaks ajaks on vaja neile raha väljastada. Vastutav isik võib olla iga ettevõtte töötaja või üksikisik pärast tsiviilõigusliku lepingu sõlmimist kahe poole vahel.
Tähtis: sellel isikul ei ole õigust saadud raha kolmandatele isikutele üle kanda ja ta on kohustatud teatage nende kasutamisest õigeaegselt:
- 3 päeva pärast nende kättesaamist;
- 3 päeva pärast tööreisilt saabumist;
- 10 päeva pärast tööreisilt saabumist;
- Tellimuses märgitud aja jooksul.
Vene Föderatsiooni õigusaktid kehtestavad selgelt aruandekohustuslike summade kasutamise reeglid - kuni töötaja ei ole teatanud varasemate summade kasutamisest, ei saa ta uut.
Üksikasjad ja näidistellimus
Vastutavate isikute määramise korraldus on normatiivdokument ning määrab lisaks nende isikute ringile välja väljastatavate vahendite suuruse ja nende eraldamise tähtajad.
Vastutavate isikute korraldus koosneb järgmistest punktidest:
Mütsis
- organisatsiooni andmed ja nimi;
- Dokumendi koostamise ja kinnitamise kuupäev;
- Sellele järgneb vastutavate isikute nimekiri, märkides ära initsiaalid ja ametikohad;
- Täpsed andmed kassas väljastatud summade ja nende kasutamise kohta, samuti aruannete esitamise ja saldo tagastamise tähtajad;
- Initsiaalid pea või volitatud isiku dekodeerimise ja allkirjaga;
- Raha väljastamise eest vastutava isiku initsiaalid ja allkiri.
Aruandesummade väljastamise korraldus koostatakse juhuks, kui ettevõtte ühele töötajale on vaja väljastada teatud rahasumma.
FAILID
Mis on aruandekohustuslikud summad
Mõiste "arvestuslik summa" hõlmab teatud rahasummat, mille organisatsiooni raamatupidamisosakond kannab juhtkonna korraldusel vastutavatele isikutele.
Raha saab eraldada erinevatel eesmärkidel:
- kontoritehnika ja kirjatarvete, majapidamistarvete ostmine
- bensiini maksmine
- reisikulud jne.
Kellele saab summasid väljastada?
Tavaliselt märgitakse vastavas järjekorras töötajate nimekiri, kellel on lubatud arveldussummasid väljastada. See võib olla raamatupidaja, autojuht, sekretär, varustusjuht ja teised töötajad, kelle tööülesannete hulka kuulub muuhulgas vajalike inventari ostmine, samuti need, kes reisivad regulaarselt töölähetustele.
Selleks, et ettevõtte töötaja saaks vajalikud rahalised vahendid, peab ta kirjutama spetsiaalse avalduse, milles on märgitud nõutav rahasumma, nende eesmärk ja kulutamise periood.
Tuleb märkida, et aruande alusel raha väljastamise üheks olulisemaks tingimuseks on võlgade puudumine eelmiste arvestuslike summade pealt.
Millise summa saab aruande alusel väljastada
Iga organisatsiooni juhtkond määrab iseseisvalt, kellele, kui palju ja milliste ülesannete jaoks raha eraldada.
Siiski tuleb meeles pidada, et maksimaalsel lubatud summal, mille võrra ühe juriidilise isiku esindaja saab arveldada teise juriidilise isiku töötajaga, on piirmäär - see on 100 tuhat rubla (see piirmäär võib aja jooksul muutuda).
Aruandlus kulutatud raha kohta
Pärast arvestuslike vahendite kulutamist peab kulude teinud isik aru andma raamatupidamisele.
Seda tuleb teha hiljemalt kolme päeva jooksul pärast raha kasutamise viimaseks päevaks märgitud päeva.
Selleks tuleb kuluaruandele lisada järgmised dokumendid:
- kviitungid;
- kauba- ja kassatšekid;
- reisipiletid;
- muud makse kinnitavad vormid.
Seejärel kontrollib raamatupidaja kõik dokumendid korralikult üle.
Kes tellimuse teeb
Organisatsioonide kõrgemad ametnikud on harva kaasatud iseseisvalt erinevate paberite koostamisse. Tavaliselt täidavad seda funktsiooni kas sekretärid, struktuuriüksuste juhid või juristid, olenevalt sellest, milline vorm tuleb moodustada.
Korraldus võlgnetavate summade kohta kirjutatakse tavaliselt raamatupidamisosakonna nõudmisel kas osakonnas endas või sekretariaadis.
Kes kirjutab alla aruandekohustuslike summade väljastamise korraldusele
Olenemata sellest, kes täpselt vormi koostamisega tegeleb, peab korralduse kindlasti allkirjastama ettevõtte direktor.
See on tingitud asjaolust, et kõik korraldused koostatakse alati tema (või ajutiselt oma tööülesandeid täitva töötaja) nimel.
Lisaks peavad kõik selles märgitud töötajad dokumendi alla kirjutama. Seega registreerivad nad, et on korraldusega tutvunud ja on valmis seda ellu viima.
Millele tellimuse koostamisel toetuda
Ettevõtte antud tellimused peavad alati millegi alusel põhinema. Seda mõistetakse kui alust ja õigustust, mis peab olema igas käsukorras.
Aluseks on võetud seaduseartikkel (ja selle konkreetsed lõiked), mis on otseselt seotud antud korraldusega või viide ettevõtte sisedokumendile (akt, teenus või märgukiri, mõni säte raamatupidamispoliitikas, jne.). Põhjendus on tellimuse loomise tegelik põhjus.
Dokumendi vorm
Siiani ei ole kommertsorganisatsioonides välja antud tellimustele ranged nõuded. See tähendab, et saate need kirjutada vabas vormis. Erandiks on need olukorrad, kui ettevõttel on oma väljatöötatud dokumendistandard – sellisel juhul tuleb direktori korraldus kirjutada selle liigi järgi.
Dokumendi vorming
Tellimuse tegemine on lubatud nii käsitsi kui ka trükitud kujul - see ei oma tähtsust selle staatuse seaduslikkuse rolli määramisel. Ainus asi, millele tasub keskenduda, on see, et elektrooniline ankeet tuleb välja printida - allkirjade kinnitamiseks, ilma milleta dokument ei muutu.
Kas pean registreerima korralduse arveldusväärsete summade väljastamiseks
Kõik ettevõtte antud korraldused tuleb registreerida spetsiaalses raamatupidamispäevikus, mida reeglina hoiab sekretär või muu selliste vormide registreerimise eest vastutav töötaja. See on vajalik selleks, et viidata tellimuse loomise faktile ja ka selleks, et tulevikus oleks dokument vajadusel hõlpsasti leitav. Ajakirjas piisab tellimuse nime, selle numbri ja koostamise kuupäeva märkimisest.
Säilitamise reeglid, tingimused
Kõik ettevõtte poolt väljastatud tellimused kuuluvad kohustuslikule ladustamisele. Selle perioodi kestus määratakse kas ettevõttes kehtestatud arvestuspoliitika reeglitega või Vene Föderatsiooni õigusaktidega.
Pärast selle tähtaja möödumist saab tellimuse kas arhiivi üle anda või hävitada (seadusandluses sätestatud korras).
Arvestuslike summade väljastamise korralduse näidis
Kui olete kõike eelnevat lugenud, siis seisate silmitsi ülesandega vormistada võlgnevuste väljastamise korraldus, millega te pole varem kokku puutunud. Allpool on näide dokumendist, mille alusel saate hõlpsasti vormistada oma tellimuse.
Vormi alguses kirjutage:
- ettevõtte nimi;
- tellimuse nimi;
- selle number, kuupäev, koostamise koht.
Pärast seda minge põhiplokki. Täpsustage siin:
- tellimuse loomise põhjendus ja põhjendus;
- kes vastutab aruandekohustuslike summade väljastamise eest;
- summade maksimaalne summa;
- periood, milleks neid saab väljastada;
- töötajad, kellel on õigus saada kassast vajalikke vahendeid;
- vastutab selle korralduse täitmise eest.
Kokkuvõtteks koguge kõigi dokumendis loetletud töötajate allkirjad.
Vastutava raha väljastamiseks peate koostama korralduse. Vaata, kuidas anda 2018. aastal korraldust avansisummade väljastamiseks, lae alla üksikasjalik näidis ja uuri, kuidas muidu saad avansisummade väljastamist väljastada, samuti kuidas väljastada raha väljastamist mitmele töötajale korraga.
Korraldus vastutavate isikute kohta 2018. aastal
Ettevõte saab 2017. aastal aruande alusel raha väljastada ühe kahest dokumendist:
- töötaja avaldus;
- Direktori korraldus (korraldus).
Tähtis! Ettevõte valib, millist dokumenti kasutada. Parem on see otsus fikseerida kohaliku aktiga. Võite peatuda mõlema dokumendi juures, kuid määratlege selgelt, millal ja milline neist on koostatud.
2018. aasta kontole raha väljastamise korralduse nõuded on järgmised:
Tellimuse võib väljastada ettevõtte kirjaplangil, kuid see on ainult ettevõtte äranägemisel. Seaduses sellist kohustust ei ole.
Tähtis! Väljastatud vahendite kohta peab töötaja aru andma 3 tööpäeva jooksul.
Vaata alamaruande raha väljastamise korralduse näidist (näidis 2018).
Arvestussummade väljastamise korraldus: näidis 2018 töölähetuse kohta
2018. aastal kontole raha väljastamiseks ei ole vaja eraldi dokumenti vormistada. Ettevõte saab töövoogu lihtsustada, sealhulgas muudes tellimustes teavet kontole raha väljastamise kohta. Näiteks saab reisitellimuses määrata alamaruande info, märkides selle reisiandmete järele.
Vaata altpoolt näidistellimust töölähetusse saatmiseks ja 2018. aasta aruandlusraha väljastamiseks.
Millal kasutada rakendust raha väljastamiseks alaaruandes
Ettevõttel endal on õigus otsustada, kas kasutada rakendust kontol oleva raha väljastamiseks või mitte. Rakendust on mugav kasutada juhtudel, kui on vaja väljastada teatud rahasumma kindlal eesmärgil, näiteks kontoritehnika ostmiseks.
Taotluse nõuded on samad, mis tellimusele:
- Tuleb märkida tasumisele kuuluv summa;
- Tuleb märkida periood, milleks raha väljastatakse;
- Ettevõtte juht peab dokumendi allkirjaga kinnitama.
Vaata allpool näidistaotlust raha väljastamiseks.
Vastutavate isikute korraldus: üks kõigile üksikisikutele
Ettevõttel on õigus anda 2018. aastal vastutavate isikute kohta korraldus, märkides sinna mitu töötajat korraga. Vene Föderatsiooni Keskpank viitas sellele õigusele esmakordselt oma 13. oktoobri 2017. aasta kirjas Vene Föderatsiooni Keskpanga kirjas nr 29-1-1-OE / 24158.
Kui ettevõte otsustab koostada sellise ühekordse korralduse vastutavatele isikutele, siis pidage meeles järgmisi kohustuslikke punkte:
- Märkige töötajate täisnimi, kellele raha väljastatakse;
- Väljastatud summa ja periood, milleks see raha välja antakse, tuleb iga töötaja kohta eraldi välja tuua.
Miks on seda vaja teha? Kassapidaja koostab iga töötaja kohta eraldi kassakulude orderi, seega peab ta vaatama, kui palju kellele väljastada.
Iga töötaja koostab avansiaruande iseseisvalt, seega tuleb korralduses määrata igale töötajale selge tähtaeg, et ei rikutaks 3-päevast tähtaega.
Vaata näidistellimust vastutavatele isikutele 2018. aastal.
Palgakaartidel arveldussummade väljastamise korraldus: näidis 2018.a
Kõigil ettevõtetel ei ole kassaaparaati ja see ei halda seda. Sel juhul saate töötajatele palgakaartide aruandena väljastada raha. Aga see punkt tuleb fikseerida ettevõtte kohalikus aktis, näiteks arvestuspoliitikas. Piisab, kui lisada lause "Ettevõte väljastab aruandekohustuslikud summad kas kassa kaudu või kannab need töötajate palgakaartidele"
Samas on samasugune korraldus koostada direktori viisaga töötajalt akti või avalduse vormistamiseks. Kui seda ei tehta, siis on oht, et maksuamet ja pank võivad otsustada, et need ei ole aruandekohustuslikud, vaid muud tulud, ning nõuda neilt üksikisiku tulumaksu.
Vaata altpoolt 2018. aasta palgakaartide aruandele raha väljastamise korralduse näidist.
Korraldada juhatajale aruanne
Peadirektorile raha väljastamiseks peab ta koostama avalduse (käsk ei sobi antud juhul).
Sel juhul erineb direktori avaldus tavalise töötaja avaldusest:
- Direktor koostab avalduse ettevõtte, mitte direktori nimele;
- Fraasi “palun väljasta” asemel tuleks märkida “väljastada on vaja”;
- Lõpus paneb direktor oma allkirja, mis võimaldab samal ajal aruande eest raha väljastada.
2018. aasta hüvitamiskirja mall
Kui töötaja kulutas oma raha ettevõtte eesmärkidel, siis peab ettevõte talle selle raha hüvitama. Sel juhul peab töötaja koostama akti, mis on aluseks töötaja kulude hüvitamisel. Samas ei ole enam vaja märkida, et need summad on aruandekohustuslikud, sest see raha väljastamine ei ole enam arveldusväärne.
Vaadake 2018. aasta töötajate hüvitamise taotluse näidist.
Vastutus korralduse või avalduse puudumise eest
Puudub otsene reegel, mille kohaselt saab ettevõtet aruannete väljastamise korralduse puudumise eest vastutusele võtta. Maksuamet võib proovida määrata 50 tuhande rubla trahvi. all Art. Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku punkt 15.1 sularahaga töötamise rikkumise eest.
Kohtu hinnangul on aga väljavõtte või korralduse puudumine sularaha väljastamise korra rikkumine, mitte sularahatehingute tegemise korra rikkumine. Ja rahatrahvi selle eest ei ole (vt nt Seitsmenda Arbitraažikohtu otsus 18.03.2014 nr A03-14372 / 2013).
Kuidas toimub sularaha väljamakse? Millises vormis peaksin raha väljastamist taotlema? Millises vormis raha väljastamise korraldus väljastada? Millistest tähtaegadest peate kinni pidama? Millised muudatused selles osas kehtivad alates 2018. aastast? Vaatame praegust raha väljastamise korda.
Kes saab raha anda äriliste vajaduste rahuldamiseks
Tööandjad on kohustatud korraldama ja hoidma sisekontrolli majanduselu asjaolude üle. Sellise nõude leiate 6. detsembri 2011. aasta föderaalseaduse nr 402-FZ "Raamatupidamise kohta" artikli 19 1. osast. Vastutavatele isikutele raha väljastamise jälgimise korra peaks määrama ettevõtte peadirektor. Ta võib anda korralduse isikute nimekirjaga, kellel on õigus raha saada. Siin on sellise korralduse näidis, mille kohaselt saab aruande alusel raha väljastada:
Kassadistsipliini järgimiseks loetakse töötajaks isikut, kellega on sõlmitud tööleping või tsiviilõiguslik leping (Venemaa Panga 11. märtsi 2014. a direktiivi nr 3210-U punktid 5 ja 6.3). Seetõttu saab aruande vastu raha väljastada, sealhulgas töövõtjale. Tal võib neid vaja minna näiteks materjalide ostmiseks tööde tegemiseks tsiviilõigusliku lepingu alusel. Sellise summa aruande all saab talle anda näiteks kassast.
Arvestusaluseid summasid saab kanda aruandekohustuslase pangakaardile, sh. töötasu (Rahandusministeeriumi kiri 25.08.2014 nr 03-11-11 / 42288).
Taotlus raha väljastamiseks: kas see on vajalik?
Viimasel ajal tuli töötajal aruande alusel sularaha saamiseks esitada avaldus sularaha väljastamiseks kontole raamatupidamisele või personaliosakonda. Sellise taotluse näidis näitab, et selles oli vaja märkida vajalik summa, samuti selgitada, mis otstarbeks see kulutatakse. Siin on näidis sellisest rahaliste vahendite aruande väljastamise taotlusest:
Alates 19. augustist 2017 on aga olukord muutunud. Muudatused on sätestatud Venemaa Keskpanga 19. juuni 2017 juhisega nr 4416-U. Alates märgitud kuupäevast on võimalik töötajale aruande eest raha väljastada ilma tema avalduseta. Raha väljastamiseks piisab raha väljastamise korraldusest, aruandest või muust ettevõtte haldusdokumendist. Samad reeglid aruande alusel raha väljastamisel kehtivad ka 2018. aastal.
Kuidas anda korraldus raha väljastamiseks: näide
Seega on 2018. aastal kontole raha väljastamine võimalik korralduse või muu haldusdokumendi alusel (Venemaa Panga 11. märtsi 2014. aasta juhiste nr 3210-U punkt 6.3). Samas ei ole piiranguid võlgnetavate summade suurusele ja raha väljastamise perioodile. Enne kui esitate korralduse aruande (näidise) jaoks raha väljastada:
Pealegi puuduvad erinõuded aruandekohustuslike summade väljastamise korralduse andmiseks. Meie arvates on otstarbekas fikseerida järjekorras: töötaja täisnimi, summa, eesmärgid ja väljastamise tingimused.
Pange tähele ka seda, et üldtellimust on võimalik väljastada mitmele summale. Näiteks kui sularaha väljastamine kontole on vajalik mitme töötaja jaoks, võib tellimus välja näha järgmine:
Alates 19. augustist 2017 on raha väljastamise aluseks konto - see on korraldus või muu haldusdokument. Samas ei keela keegi tööandjatel jätkuvalt vastu võtta töötajate avaldusi vajalike rahasummade väljastamiseks. Siiski pidage meeles, et assigneeringute väljastamise kord tuleks kindlaks määrata
seisukoht aruandekohustuslike vahendite väljastamise kohta. Näete aruandekohustuslike vahendite väljastamise sätte näidet.
Raha väljamaksmise tingimused
Millised on raha väljastamise tähtajad? Millal peavad töötajad esitama tööandjale kulutatud raha aruande? Sellele küsimusele tuleb vastust otsida peadirektori korralduses. Lõppude lõpuks on see periood märgitud.
Üldreeglina peab töötaja aruande alusel laekunud summade kohta aru andma hiljemalt kolm tööpäeva pärast nende summade väljastamise perioodi lõppu (Vene Föderatsiooni Keskpanga märtsikuu direktiivi punkt 6.3. 11, 2014 nr 3210-U). Aga mis siis, kui tagastamiskuupäeva pole määratud? Maksuameti hinnangul peab töötaja sellises olukorras esitama aruande samal päeval, kui ta selle kätte sai (Venemaa Föderaalse Maksuteenistuse kiri 24.01.2005 nr 04-1-02 / 704) .
Reisiaruanne
Reisikulude osas on määratletud eritingimused. Töötaja peab nende kohta aru andma kolme tööpäeva jooksul alates töölähetusest naasmise kuupäevast (määruse punkt 26, kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 13. oktoobri 2008. a määrusega nr 749).
Raha väljastamise protsess
Raha väljastamiseks peab tööandja toimima järgmiselt:
- väljastada kulude kassakäskkiri (RKO). Selle peab allkirjastama pearaamatupidaja või muu volitatud isik (käskkirja nr 3210-U punktid 4.2, 4.3, p 4).
- pärast seda, kui raamatupidaja on RKO-le oma allkirja andnud, annab kassapidaja talle kassast raha ja kirjutab alla RKO-le (käskkirja nr 3210-U p 6.2 p 6).
- väljastada raha väljastamist aruandekonteeringu alusel (rahavoogude kirje):
| Juhtmed | Operatsioon |
| D 71 - K 50 | Töötajale anti akti alusel raha |
Siin on rahaliste vahendite aruande väljastamise kassa näidis:
Aruande alusel väljastatud rahalt ei maksustata üksikisiku tulumaksu ega kindlustusmakseid.
Aruande alusel on võimalik väljastada sularaha, kui töötaja ei ole varem väljastatud vahenditelt võlga tagasi maksnud. Seda saad teha alates 19. augustist 2017. See aga ei tähenda, et töötajate kulutatud summa kohta ei oleks enam vaja kuluaruandeid koostada. Ka pärast 19. augustit 2017 (näiteks 2018. aastal) peab töötaja esitama raamatupidamisele aruandedokumendid kulutatud raha kohta.
Väärib märkimist, et raha väljastamine asutaja või juhataja kontole ei ole keelatud. Siiski tuleb mõista, et selles osas pole juhtide jaoks mingeid "indulgentse". Nii on näiteks asutaja, nagu iga teine töötaja, kohustatud tagastama saadud aruandekohustuslikud vahendid.
Arvestuslikud summad ei sisalda ainult sõidukulude ettemakseid, vaid ka raha väljastamist kirjatarvete ja majapidamistarvete, põhivara, kütuse ja määrdeainete, toidu- ja muude asutuse vajadusteks vajalike kulude ostmiseks.
See on võimalik ainult töötajatel, kellega on sõlmitud tööleping. Tsiviilõigusliku lepingu alusel töötavale töötajale raha väljastamist näiteks ehitusmaterjalide ostmiseks ei peeta veaks. Väikestes organisatsioonides on lubatud anda korraldus, mis määrab konkreetsed ametnikud ja nimed, kellel on lubatud ettemaksu aruande eest raha anda. Alt leiate 2019. aasta vastutavate isikute määramise korralduse näidise.
Eelarveasutus peaks kehtestama arvelduskohustuslastega limiidi ja raha väljastamise maksimumperioodi. Õigusaktid ei määra piiranguid tähtaegadele ja summadele, seetõttu määrab organisatsioon iseseisvalt avansiaruande alusel väljastatavate vahendite määra ja tingimused.
Ettemaksu aruande esitamise tähtaeg on juhendi nr 3210-U punktis 6.3 sätestatud hiljemalt kolm tööpäeva. Asutusel ei ole õigust pikemat perioodi kinnitada. Ja kui organisatsioonil pole korraldust arveldusväärsete summade aruande ajastamise kohta, peavad töötajad esitama aruande aruandeperioodi lõpus (periood, mille eest raha väljastati) või esimesel tööpäeval (alates tööreisilt naastes).
Kas on võimalik ilma peakäsuta
Venemaa Panga 11. märtsi 2014 määruse nr 3210-U muudatustega kaotati töötaja kohustuslik taotlus saada ja juhilt raha väljastada. Nüüd on võimalik aruande alusel raha väljastada kas ainult juhataja korralduse või töötaja avalduse alusel direktori otsusega.
Praktikas nõuab enamik raamatupidamis- ja personalispetsialiste jätkuvalt mõlemat dokumenti. Miks? Ühest tellimusest audiitorile ei piisa, kuna puudub summa arvestus ja põhjendus aruande jaoks. Inspektor nõuab kindlasti olemasolevate kulude põhjendamist. Ja vastupidi, direktori resolutsiooniga, kuid ilma ametliku korralduseta avaldust peavad paljud inspektorid ebapiisavaks.
Järelevalveasutustega seotud probleemide kõrvaldamiseks soovitab maksuamet säilitada väljaandmise andmisel vana korra: koostada nii avaldus kui ka korraldus.
Dokumendi koostamise reeglid
Ühtset vormi pole, kuid pöörake tähelepanu järgmistele reeglitele:
- Looge asutuse kirjaplangil dokument ühes eksemplaris. Kui sellist vormi ei ole, kajastage dokumendi päises riigiasutuse nimi (täielik), korralduse number, kuupäev ja nimetus.
- Uue aruandluskorralduse näidis tuleb registreerida tellimuste registris tavapärasel viisil.
- Uue tellimuse vormistamisel järgige rangelt kronoloogilist järjekorda, vastasel juhul kahtlustavad inspektorid võltsimist.
- Dokumendi kinnitamise õigus on ainult organisatsiooni juhil või tema asetäitjal või juhina tegutseval isikul.
- Lisage oma dokumenti kindlasti järgmised üksikasjad:
- Vastutav isik: perekonnanimi, eesnimi ja isanimi (kui on), ametikoht.
- Alamaruande summa: märkige summa nii sõnade kui numbritega, rublades ja kopikates.
- Eesmärk: pane kirja eraldatud raha konkreetne otstarve.
- Aruandluse tähtaeg: märkige tähtaeg (päev, kuu, aasta), milleni raha väljastati.
Ärge unustage määrata vastutavat isikut, näiteks pearaamatupidajat. Kui organisatsioonil raamatupidamist pole, tuleks selle korralduse täitmise kontroll usaldada juhile.