Wikipedia andmetel:
Prikah- haldusõiguses juhtimisakt, juhi tahtejõuline võimukas ametlik korraldus, mis on antud tema ametivolituste piires ja mis on alluvatele täitmiseks kohustuslik.
Riigiettevõtetes reguleerivad dokumentatsiooni (sh personali- ja põhitegevuse korraldused) pidamise korrektsust järgmiste dokumentidega:
GOST R 7.0.8.-2013 "Kontoritöö ja arhiivindus"
- Vene Föderatsiooni riikliku standardi 03.03.2003 dekreet N 65-st "Vene Föderatsiooni riikliku standardi vastuvõtmise ja rakendamise kohta" (koos "GOST R 6.30-2003. Vene Föderatsiooni riiklik standard". Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentatsioonile"
- Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korraldus N 558 "Riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus koostatud standardsete juhtimisarhiividokumentide loetelu kinnitamise kohta, märkides ära perioodid. ladustamine"
- Vene Föderatsiooni riikliku statistikakomitee määrus 05.01.2004 N 1 "Tööjõu ja selle maksmise arvestuse esmase raamatupidamisdokumentatsiooni ühtsete vormide kinnitamise kohta"
Kommertsorganisatsioonides on asjad veidi lihtsamad. Vastavalt 06.12.2011 föderaalseadus nr 402-FZ “Raamatupidamise kohta” Alates 1. jaanuarist 2013 on igal ettevõttel õigus iseseisvalt välja töötada mis tahes dokumente. Samas pole üldse vahet, kas need on dokumentide ühtsete vormide albumisse kantud või mitte. Oluline tingimus on kohustuslike üksikasjade olemasolu, näiteks: dokumendi nimi, ettevõtte nimi, dokumendi tüüp, selle koostamise kuupäev, tehtud personalitoimingu kirjeldus, mis näitab väärtust (rahalised või looduslikud terminid). Samuti vastavalt artikli 2 lõige 2 Seaduse nr 402-FZ artikkel 9, vastutavad isikud, nende koht organisatsioonis, allkirjad, millele on lisatud initsiaalide ja perekonnanimede dekodeerimine, on tõrgeteta märgitud. Kui allkirja täpsustamine välja arvata, ei ole esmaste dokumentide menetlemise reeglid palju muutunud.
Igal ettevõttel on ettevõtte tegevusega seotud ja ametlikku registreerimist nõudvad korraldused. Tavaliselt juhib neid ettevõtte sekretär. Aga kui kontrollorganid meie juurde tulevad, siis nad nõuavad teatud korraldusi, mis on ettevõttes kohustuslikud. Ja siin peitub ettevõtte suur risk. Me kõik teame, et sageli annab juht korraldusi, mis on vastuolus kehtiva seadusandlusega.
Näiteks: mina olin juhina kohustatud graafiku alusel pühadel tööl käima ja seda ei makstud. Seda nimetati "vaatamiseks". Aga nagu me teame, tuleb nendel päevadel maksta topeltsuuruses, mida aga ei juhtunud. Olles sellist korraldust näinud, kontrollib tööinspektsiooni töötaja kindlasti raamatupidamisosakonnas nende päevade teket.
Lisaks allkirjastame juhatajaga korralduse personalitabeli jõustamiseks ja selle korralduse koopia peab jääma sekretärile (kui korraldused on sekretariaadis). Tegemist on isikuandmete seaduse otsese rikkumisega.
Tahaksin juhtida teie tähelepanu asjaolule, et korraldused kanname allkirja andmiseks peadirektorile (juhatajale) isiklikult(või personaliosakonna juhataja). Ärge kunagi jätke korraldustega kausta sekretariaati "allkirja andmiseks". Oodake alati, kuni juhataja dokumendid kinnitab ja neile isiklikult järele tulla.
Soovitan personaliosakonnas (personaliosakonnas) luua eraldi kaustad: personali tellimuste jaoks, puhkusetellimuste jaoks, töölähetuste tellimuste jaoks ja põhitegevuste tellimuste jaoks. Viimases kaustas on lihtsalt juhi korraldused töötajate kohta ja kohustuslikud korraldused.
Milliseid tellimuste kaustu me moodustame?
1. Tellimused personalile (personali kaupa):
- palkamise kohta
- üleviimine teisele tööle (kolimine)
- vallandamisel
2. Tellimused töölähetustele.
3. Jätke tellimusi
4. Korraldused seltsi põhitegevuse kohta
- distsiplinaarmeetmete kohta,
- kombineerimise kohta
- julgustamise kohta,
- palgatõusu kehtestamise kohta,
- töötaja isikuandmete muutmise kohta,
- auastmete, klassi määramisel,
- muutused töötingimustes,
- kohustuslikud tellimused.
Tellimused vormistatakse vastavalt ladustamistingimustele. Personalikorraldused (värbamine, üleviimine, vallandamine) säilitatakse ettevõttes 50 või 75 aastat vana, puhkuse- ja ärireiside tellimused - 5 aastat. Seejärel koostatakse akt ja korraldused hävitatakse.
Personalitellimusi, nagu varem ütlesime, saab läbi viia vabas vormis (arvestades nõutud üksikasju) või riikliku statistikakomitee poolt heaks kiidetud vormidega. Minu arvates on need tellimused üsna mugavad ega vaja muudatusi.
Põhjalikumalt käsitleksin põhitegevuse kohustuslikke tellimusi. Muide, neid tellimusi küsitakse igasuguste kontrollide ajal, seetõttu soovitan need avaldada ja teha koopia, panna eraldi kausta, et vajadusel mitte arhiivist nõuda.
Mis need tellimused on?
1. Korraldus kasutatud dokumentide vormide kinnitamise kohta. Selle tellimuse näidet saab vaadata allpool.
Isegi kui kasutate oma töös ühtseid dokumentide vorme, peate selle tellimuses parandama. Sellele tellimusele tuleb lisada kõikide kõnealuste vormide näidised. Või ettevõtte väljatöötatud vormide näidised. Muide, sama korraldusega saab kinnitada ka ettevõtte töölepingu vormi.
Meie tundides esitavad õpilased sageli küsimuse: olles tutvunud õppematerjaliga, mõistsid nad, et lepingut tuleb parandada. Kas töötajatega on võimalik uuesti lepinguid sõlmida?
Ei. Leping sõlmitakse üks kord. Vajalikud täiendused teeme täiendaval kokkuleppel, kuid äsja tööle võetud töötajatega on võimalik sõlmida uusi töölepingute vorme muudetud ja korraldusega kinnitatud kujul.
2. Kohaliku korra jõustumise korraldus.
See korraldus antakse välja ettevõtte asutamise esimesel päeval. Kuid endiselt on ettevõtteid, kus kohalikke eeskirju pole välja töötatud.
Seejärel on toimingute algoritm järgmine:
1.
Korraldus, et 2 kuu pärast (ja kui on ametiühinguettevõte, siis 3 kuu pärast) hakkavad kehtima järgmised Kohalikud eeskirjad:
- Sisemised tööeeskirjad
- Isikuandmete kaitse määrus
- töötasude ja lisatasude määrused.
Aktide loetelu saab jätkata, lisades vajadusel töölähetuse eeskirja (tõendamise eeskiri), s.o need, mis on vajalikud ettevõtte normaalseks toimimiseks.
2.
Selle korraldusega tutvustame kõiki ettevõtte töötajaid allkirja vastu ja anname võimaluse seadustega tutvuda.
3.
2 kuu pärast anname välja korralduse nende kohalike eeskirjade jõustumise kohta ja kogume uuesti allkirju, et tutvustada kõiki töötajaid selle korraldusega ja eraldi seadustega.
Kui nendes regulatiivdokumentides on vaja muudatusi teha, on kord sama. Ärge unustage, et kui seadused jõustusid korraldusega, tuleks muudatused sisse viia korraldusega, mitte korraldusega.
Nüüd on väikeettevõtetele antud õigus neid eeskirju mitte välja töötada, vaid lisada nende sisu töölepingusse. Aktidega on minu arvates mugavam töötada, sest ettevõtte number võib muutuda ja need tuleb ikka sisestada.
3. Personalitabeli jõustumise (kinnitamise) korraldus.
Siin on kõik lihtne. Tõenäoliselt olete selle tellimuse juba teinud. See on sisult väga lühike ja paljud algajad personaliohvitserid hakkavad "kindluse nimel" lisama klausleid eelmise personaliplaani tühistamise kohta, klauslit kehtivusaja kohta jne. Nagu oleme oma personalidokumentide haldamise tundides juba öelnud, ei ole tööandjal kohustust personaligraafikut teatud sagedusega tutvustada. Kinnitame vastavalt vajadusele. Korralduse lisa – Personal.
4. Puhkuste ajakava kinnitamise korraldus.
Tuletan meelde, et tellimus väljastatakse hiljemalt 2 nädalat enne uue kalendriaasta algust.
Kui töötajad võetakse ettevõttesse tööle pärast ajakava kinnitamist, siis saab perioodiliselt teha korraldusi puhkuse ajakava täienduse kinnitamiseks. See dokument on plaanilise iseloomuga, ei ole kohalikku reguleerimist reguleeriv seadus ning tööandjal ei ole kohustust töötajaid puhkuse ajakavaga tutvustada.
5. Korraldus raamatupidamise, tööraamatute pidamise ja väljastamise eest vastutava isiku määramise kohta.
Sageli eirab ettevõte seda korraldust ja vaikimisi vastutab tegevjuht. Ta allkirjastab ka tööraamatuid. Töötaja vallandamisel tehakse kanne tööraamatusse ja selle kinnitab korraldusega määratud vastutav isik. Kõige levinum viga selles järjekorras on see, et seal ei ole täpsustatud, kes neid ülesandeid täidab personalijuhi puudumisel kontoris.
6. Määrus töötajate isikuandmete töötlemise ja säilitamise eest vastutava isiku määramise kohta.
See korraldus on ettevõttes vajalik, kuna meie seadusandluse kohaselt peavad kõik töötajate isikuandmed olema rangelt arvestatud ja juhuslikud isikud neile ligi ei pääse.
Kas mäletate kuulsat filmi "Kohtumispaika ei saa muuta"? Žiglovi ja Šarapovi vahel tekkis imeline dialoog, kus Žiglov ütles, et kõik dokumendid on ta laual tagurpidi. Paraku ei tule kõik, kes meie personaliosakonda tulevad, äritegevusega. Mõned inimesed tulevad uudiseid otsima.
Kõik personali (personali) osakonna dokumendid on kinnistes kappides või seifides.
7.
Eelmisest tellimusest tuleneb järgmine kohustuslik Töökorralduse korraldus töötajate isikuandmete kaitseks.
Tundus, milleks anda eraldi korraldus, kui on juba selge, et dokumente ei saa laiali puistata? Küll aga puutusin oma praktikas kokku sellise juhtumiga, kui müügijuht kontoris ringi jalutades ja telefoniga vesteldes küsis sekretärilt mustandit, millele too tegi vajalikud märkmed. Seejärel suundus ta tegevjuhi kabinetti, kus jätkati tehingutingimuste arutamist ning ühel hetkel pöörati paber ümber. Tegemist oli tegevjuhi passi kahjustatud koopiaga. Nagu aru saate, on selline sekretäri hooletus lihtsalt vastuvõetamatu.
8. Määrus sõjaväelise arvestuse pidamise eest vastutava isiku määramise kohta.
Meie seaduse järgi oleme kohustatud pidama arvestust ajateenistuse eest vastutavate kodanike üle. See on suur ja tõsine töö. Raamatupidamist võib pidada üksikisik või see võib olla personaliosakonna töötaja, kellele need kohustused on usaldatud. Sellest ka vajadus tellimuse järele.
Vastavalt meie seadusandlusele tuleb registreerida kõik tellimused, mida säilitame. Registreerimispäeviku vorm võib olla meelevaldne. Kuid peate järgima kohustuslikke jaotisi, nimelt: järjekorras olev number, tellimuse enda number, avaldamise kuupäev, tellimuse lühinimi. Pakkuksin ka jaotise "Märkus". Et saaks selgeks, millisest inimesest jutt (kiirotsinguks). Kui teeme kontoritööd programmis (näiteks 1C), siis kõik tellimused (v.a põhitegevus) nummerdatakse automaatselt ja saate programmist välja printida Tellimuste logi.
Juhtub, et tulete uuele töökohale ja enne teid tegeleti aeg-ajalt personalidokumentide haldamisega ning saate pärimiskorraldusi numbritega 1,2,6,8,15 ja nii edasi. Puuduvad tellimused ja pole ka võimalust neid taastada. Kuidas olla?
Tellimuste registrisse kirjutame "Tellimused nr 3 kuni nr 5 puuduvad."
Aga mis siis, kui väljastati kaks sama numbriga korraldust? Võite lisada murdosa lisanumbriga, kuid need olukorrad tõmbavad kontrolliasutuste tähelepanu.
Milliseid põhitegevuse tellimusi me veel töö käigus väljastame?
- Kui töötajale määratakse täiendavad kohustused kutsealade ühendamiseks või teenindusalade laiendamiseks, on vaja registreerida, märkides ära selle vajaduse põhjused, töötaja nõusoleku ja täitmiseks vajalike juhtumite loetelu;
- Distsiplinaarkaristuse korraldus. Kõige tavalisem viga nendes korraldustes on töötajale määratud rahatrahv. See on seadusega rangelt keelatud. Kuidas seda õigesti korraldada? Tule - analüüsime üksikasjalikult;
- korraldused töötajatele lisatasude kogumise kohta;
- Tellimused töötamiseks nädalavahetustel ja pühadel ja nii edasi.
Töökaitset reguleerivate põhitegevuste jaoks on kohustuslikud korraldused, kuid see on eraldi artikli teema.
Üldreegel kõikide tellimuste puhul: ettevõtte sisedokumentidele pitserit ei panda!
Veel üks väga oluline punkt: korraldusele kirjutab alla juhataja või volikirjaga volitatud isik. Tellimustele faksiallkirja ei panda!
Lugesite artiklit ja saite aru, et ettevõttes pole tellimusi. Mida teha? Kas avaldada ja allkirjastada tagasiulatuvalt? Sellele küsimusele pole täpset vastust.
Ma ei vormistaks ettevõttele mingeid pabereid. Sa võid märkamata jätta väiksemaid (teie arvates) nüansse, mis võivad muutuda suurteks probleemideks. Usun, et dokumente on vaja koostada hetkest, mil avastad nende puudumise. Kontrollimise puhul ütlete, et tõepoolest, dokumendid oleks pidanud varem tehtud olema, aga parandasime ja tegime hiljem. See on palju parem kui nende puudumine, vastasel juhul kuvatakse kontrollimise ajal töötaja võltsallkiri.
Edu ja pidage meeles, et iga meister oli kunagi amatöör!
Käskkiri on organisatsiooni juhi või tema asetäitjate õigusakt, mis sisaldab kohustuslikke juhiseid alluvatele struktuuriüksustele, ametnikele ja lihttöölistele.
Tellimused jagunevad kolme rühma, millest igaühes on dokumendi väljastamise eesmärk:
1. Organisatsioonilised küsimused:
- ettevõtte, asutuse, organisatsiooni kui terviku või üksikute struktuuriüksuste loomine, likvideerimine või ümberkorraldamine;
- kollegiaalsete või nõuandeorganite (nõukogud, komisjonid jne) moodustamine;
- juhtimise organisatsioonilise struktuuri, personali ja nende kohandamise kinnitamine;
- organisatsiooni, ettevõtte, ettevõtte juhtimissüsteemi kõigi osade töö koordineerimine (ametnike omavaheline volituste piiritlemine, dokumentide allkirjastamise õiguse andmine jne);
- korralduslike ja metoodiliste dokumentide (määrused, põhikirjad, juhendid, määrused jne) kinnitamine ja rakendamine.
2. Põhilise tootmistegevuse järgi:
- organisatsiooni tegevuse rahastamise korra tagamine ja reguleerimine;
- materjalide, seadmete, ruumide tagamine organisatsiooni tõhusaks toimimiseks;
- teadus- ja tehnikapoliitika kujundamine ja rakendamine;
- kvaliteetsete toodete väljastamise tagamine;
- organisatsiooni töö kokkuvõtte tegemine, kontrollide, auditite tulemuste registreerimine;
- muude tööstusest ja organisatsiooni muust spetsiifikast tulenevate küsimuste lahendamine.
3. Vastavalt organisatsiooni personalile (kaadritele):
- personali valiku ja värbamise tagamine;
- tingimuste loomine personali väljaõppeks ja erialaseks edutamiseks;
- teisele tööle ülemineku registreerimine;
- lähetatud töötajate registreerimine;
- töötajate soodustuste registreerimine ja karistuste määramine;
- töötajate vabastamise (vallandamise) registreerimine;
- mitmete sotsiaalprobleemide lahendamine (garantiid rasedatele, lisapuhkus, töökaitse jne)
Tellimuse tekst peab olema kirjutatud korrektselt, koosnema lihtsatest lausetest, olema terminoloogiliselt täpne, kasutades ametlikule äristiilile omaseid "standardseid" fraase ja klišeesid. Vältige lühendeid, lühendeid, välja arvatud üldtunnustatud, ärge lisage mõttetuid juhiseid nagu "pange tähele", "tugevda kontrolli" jne.
Tekstis mainitud ametiasutuste ja haldusasutuste, organisatsioonide, ettevõtete ja struktuuriüksuste nimed tuleb kirjutada täielikult nende seaduslikult kehtestatud kirjaviisi järgi. Korduvad korraldused samas küsimuses on erandina lubatud koos vastavate korralduslike ja administratiivsete järeldustega.
Põhitegevuse korraldused väljastatakse spetsiaalsel tellimislehel või organisatsiooni üldisel kirjaplangil, kus on märgitud dokumendi liik - TELLIMUS.
Pärast teksti koostamist kooskõlastatakse korraldus ametnikega. Heakskiit on viisa vormis. Teda viseerivad: korralduse koostanud osakonnajuhataja, teiste huvitatud osakondade juhatajad, samuti õigusnõunik - vallandamise, üleviimise, karistuste määramise küsimustes; raamatupidaja - vallandamise, lähetusse saatmise, puhkuse andmise, puhkuselt kutsumise, lisatasude küsimustes; Ametiühingukomisjon - vallandamise, tänuavalduse väljakuulutamise, karistuste määramise küsimustes.
Viisad on kinnitatud korralduse eelnõu esimesse eksemplari. Hoolikalt kontrollitud (kontrollitakse digitaalseid andmeid, perekonnanimesid, osakondade nimesid) ja viseeritud esimene korralduse eksemplar, trükituna ühisele blanketile, allkirjastab juhataja või tema asetäitja. Korraldus jõustub selle allkirjastamise hetkest (kui tekstis ei ole märgitud teist jõustumise kuupäeva).
Kõik selles nimetatud isikud peavad olema tellimusega kurssi viidud. Korpusesse minevale eksemplarile, dokumendi alumisele veerisele või lehe tagaküljele või eraldi lehele kirjutab töötaja “tellimusega tuttav”, paneb oma allkirja ja tutvumise kuupäeva.
Igasugune haldustoiming algab korraldusega. Käskkiri on omamoodi haldusdokument, mis sarnaneb stardipüstoli lasuga. See avaldatakse eesmärgiga lahendada organisatsiooni või selle allüksuse juhtimis-, haldusülesandeid. Tellimus on standarddokument, seetõttu on sellel selgelt reguleeritud struktuur, registreerimisreeglid vastavalt standardile GOST R 6.30-2003.
Tellimused võivad puudutada organisatsiooni tegevust, suhteid tööjõus, dokumentatsiooniga töötamise korda, karistuste määramist, soodustusi. Tinglikult võib kõik tellimused jagada kahte rühma: kontoriprotsesside järgi (tegevuse põhiküsimused), personali järgi (personali küsimused). Olenevalt tellimuse eesmärgist on vastutus selle avaldamise eest pandud erinevatele esitajatele. Tellimuse koostamiseks vajate kehtestatud vormi asutuse spetsiaalset vormi. Vormil võib kasutada: Vene Föderatsiooni vappi (föderaaltasandi institutsioon), kaubamärki, embleemi. Tellimuse kohustuslikud andmed: organisatsiooni organisatsiooniline ja õiguslik vorm, selle täisnimi, registreerimisnumber - seerianumber, mille all tellimus registreeritakse registreerimispäevikus, avaldamise kuupäev - juhi allkirjastamise kuupäev.Saate alla laadida.
Vastavalt vormilehel ärikirjavahetuse reeglitele jäetakse veerised paremale - 10 mm, ülemine ja alumine 20 mm. Kui tellimuse tekst võtab enda alla mitu lehte, on need nummerdatud. Nummerdamine algab teisest lehelt. Numbrid asetatakse ülemise rea keskele. Dokumendi nimi - "TELLI" kirjutatakse täissuurtähtedega. Tellimuse tekstile eelneb pealkiri, see vastab lühidalt küsimusele “millest käsk käib?” See on kirjutatud ilma jutumärkideta. Tellimuse järgmine osa on selle asutamise avaldus. Siin on kirjas preambul ehk põhjus, mis korralduse andmise põhjustas, sellele eelnenud sündmused. Kõige sagedamini kõlab algus järgmiselt: "Kooskõlas ...", "Selleks, et ...", "Selleks ...", "Seoses ...". Selles osas on võimalik viidata korralduse aluseks olnud ametlikule dokumendile. Näiteks „Vastavalt Haridusministeeriumi 5. mai 2014. a korraldusele nr 711 „... dokumendi nimetus“. Preambula lõpus on sõna "Tellin:".
Saame alla laadida:
Tellimusesse ei kirjutata sõnu "Juhata tähelepanu ...". Tellimusega on kaasas meililist, milles on suvalises vormis ära toodud tellimuse olemus ja isikud, keda sellega tutvuda. Tellimus ei ole salajane dokument, mida tuleb hoida seifis. Organisatsiooni kontoritöös on inimesi, kelle ülesandeks on korraldusega pärast selle allkirjastamist edasi töötada. Postiloendit ei koostata, kui töötajad ei vaidle vastu vajadusele allkirjastada ilma formaalsusteta, et tellimusega tutvuti.- laadige alla siit.
Mõnikord tehakse taotlusi tellimuse peale. Seda tehakse siis, kui tellimusega on kaasas suur hulk teavet. Need võivad olla: personalitabelid, skeemid, graafikud, määrused, juhised. Iga taotlus on nummerdatud. Taotluse number on kirjutatud lehe ülemisse paremasse nurka. Näiteks - "Lisa nr 2".Originaaltellimusi säilitatakse viis aastat. Töölevõtmise ja vallandamise korraldused - 75 aastat. Kui organisatsioon likvideeritakse ja dokumentide säilitamise tähtaeg ei ole möödunud, kantakse need üle linnaarhiivi.
Juhtimisspetsialistid usuvad, et 75% ettevõtte efektiivsusest sõltub ametlikust asjaajamisest, st oskusest koostada pädevalt juhiseid, korraldusi ja kontrollida nende täitmist.
Selleks, et tellimus oleks tõhus, peab see sisaldama iga tellimuse punkti kohta vähemalt kolme põhielementi, nimelt: mida tuleb teha, kui kaua ja milline töötaja selle eest vastutab.
Enamik juhte nendest levinud tõdedest kinni ei pea, seetõttu puudub tellimustel sageli kas tähtaeg või täitja. Ühes reisifirmas pandi töötajatele ja klientidele ülevaatamiseks tellimus: "Klienditeeninduse parandamiseks tellime kõik etapid kvaliteetselt teostada." Teise välismaal viibinud ettevõtte juht otsustas tööl kehtestada lääne standarditele vastava riietumisstiili. Tema allkirjastatud korraldus kõlas nii: "Töökultuuri parandamiseks kohustan kõiki töötajaid järgima ettevõtte riietumisstiili." Kuid see juhi nõue jäi vastuseta. Esiteks ei selgitanud keegi töötajatele, mida juht peab "ettevõtte riietuskoodiks". Teiseks ei ole korralduses määratud sellele stiilile ülemineku aega ega vastutavat isikut, kes täitmist jälgib.
Tellimusi on kolme tüüpi:
- korraldus haldus- ja majandusküsimustes;
- põhitegevuse tellimus;
- personali korraldused.
Tellimus põhitegevuseks
Mõelge põhitegevuse tellimuse koostamise metoodikale.
Põhitegevuse korraldused on õigusnormatiivaktid, mis rakendavad objektide kontrollitavust ülalt alla, s.o juhtorganist juhitavale.
Tellimuse ettevalmistamine koosneb mitmest etapist:
- korralduse andmise algatamine;
- vajaliku teabe kogumine;
- dokumendi kavandi koostamine;
- kokkulepe;
- kujunduse õigsuse kontrollimine;
- allkirjastamine;
- käsu viimine täitjatele.
Haldusdokumentide menetlemist võib reguleerida organisatsiooni asjaajamisdokumentide koostamise ja jõustumise korra määrusega või vastava paragrahvi sisseviimisega organisatsiooni bürootöö juhendisse.
Korralduse tekst koosneb kahest omavahel seotud osast: väljaselgitav ja haldus. Kinnitavas osas on märgitud põhjused, mis olid korralduse andmise aluseks. Tavaliselt algab see osa järgmiste seatud fraasidega: "Et ...", "Tuginedes ...", "Seoses ...".
Kui korralduse andmise aluseks on mõni kõrgemalseisva organi normatiivakt, siis tuvastavas osas tuleb märkida akti liik, selle autor, täisnimi (pealkiri), number ja kuupäev, s.t antakse kõik otsinguandmed. . Kui selgitusi pole vaja anda, võib tuvastav osa puududa.
Haldusosa eraldab ütlevast osast tegusõna "Kästan", mis kirjutatakse suure algustähega uuelt realt, ilma lõigu ja jutumärkideta, tegusõna lõppu pannakse koolon. Haldusosa on jagatud lõigeteks ja alapunktideks, mis on nummerdatud araabia numbritega. Haldusosa igas lõikes on märgitud tegija, ettenähtud toiming ja täitmise tähtaeg. Täitjatena võivad tegutseda nii üksikametnikud kui ka organisatsioonid. Iga eseme esinejate arv ei ole piiratud. Esitaja on märgitud daatiivi käändes. Näiteks: "Tehaste direktoritele ...", "Personaliosakonna juhatajale Ivanov V.P ..." jne. Ettenähtud tegevust väljendatakse verbidega määramatus vormis "valmistama", "registreerima", " pakkuda", "kinnitada". Tähtaeg peab olema realistlik, vastama kavandatava töö mahule. Tavaliselt määratakse igale ülesandele eraldi tähtaeg. Tellimuste viimane kirje näitab isikut, kellele on usaldatud kontroll dokumendi täitmise üle (ametikoht ja täisnimi). Haldusdokumentidel võivad olla lisad, millele on viidatud haldusosa vastavates lõigetes. Atribuuti "taotlus" aga sel juhul ei kasutata, viited taotlustele on vastavates lõikudes sulgudes. Näiteks: "Kinnitada kontoritöö juhend" (lisa 1).
Avaldusele endale trükitakse esimese lehe paremasse ülanurka sõna "Avaldus" (kui avaldusi on mitu, on need nummerdatud) ja näidatakse, millisesse järjekorda või korralduse lõiku avaldus kuulub, näide:
Personalidokumentide haldamise sõnastik. Korraldus - käskude ühtsuse alusel tegutseva juhtorgani juhi poolt põhi- ja põhitegevuse tagamiseks antud õigusakt.
Tellimuse lisa - tellimuse põhiteksti täiendavad viitematerjalid, dokumentatsioon või muud laadi.
Kui korralduse lisaks on kinnitamisel olev dokument (eeskirjad, eeskirjad, juhendid jne), tehakse asjaajamisosa vastavasse punkti märge: "(lisatud)" ning dokumendi kinnitamise tempel kantakse. asetatud lisale paremas ülanurgas.
Tellimuse mustandites, millel on üks või mitu rakendust, peab põhiteksti ja kõik taotlused hõlmama üks lehekülgede lehekülg.
Korralduse eelnõude lisad peavad viseerima need koostanud täitja, struktuuriüksuste juhid. Tellimuse kavandile on lisatud meililist.
Tellimus väljastatakse A4 formaadis ühisel plangil. Edasi järgneb korralduse eelnõu väljatöötamisel kooskõlastamise ja allkirjastamise etapid. Kooskõlastamiseks koostatud tellimuste kavandid vormistatakse standardsetele paberilehtedele, millel on kõik vajalikud andmed ja märge paremal oleva dokumendi ülemisel väljal - "Projekt".
Projekt tuleb enne allkirjastamist kokku leppida kõigi huvitatud isikutega, samuti struktuuriüksuste ja ametnikega, keda see puudutab. Koordineerimine toimub vaatluse teel. Viisad või kinnitustempel kantakse reeglina projekti esimesele eksemplarile. Projektiga mittenõustumisel kirjutatakse põhjendatud järeldus. Enne allkirjastamist kontrollitakse projekti hoolikalt õigekirja- või stiilivigade suhtes. Korraldusele kirjutab alla ettevõtte juht või juhataja asetäitja.
Tellimusega tutvumiseks saab iga kauba kohta koostada tellimusest väljavõtteid.
Haldus- ja majandustegevuse korraldus vormistatakse samamoodi nagu põhitegevuse korraldus.
Tööraamatute korrektse ja õigeaegse pidamise peab korraldama tööandja ning vastutust tööraamatute pidamise, säilitamise, arvestuse ja väljastamise eest kannab tööandja korraldusega (juhisega) määratud erivolitatud isik. Sellise põhitegevuse korralduse väljastamine on kohustuslik, hoolimata asjaolust, et tööraamatutega töötamise kohustused sisalduvad alati tööraamatutega töötamise eest vastutavate töötajate ametijuhendites ja töölepingutes. Seoses personaliametnike perioodilise vahetumisega ja nende võimaliku ajutise puudumisega tundub ebasoovitav märkida tööraamatutega töötamise eest vastutava isiku määramise korralduse teksti praegu töötava töötaja nimi ja teie nimi. saab piirduda ametikoha nimetusega (kui sellele on määratud üks personaliüksus).
Tellimus personalile
Personalitellimused moodustavad omaette personalidokumentatsiooni rühma ja nõuavad koostamisel teatud reegleid, mis erinevad põhitegevuse tellimustest. Nad parandavad palkamist. töökohal ümberpaigutamine, töölt vabastamine, ametipalkade kehtestamine, puhkused, lähetused, nimevahetus, soodustused, karistused jne.
Praegu kehtivad enamiku personalitellimuste ühtsed vormid (Venemaa Riikliku Statistikakomitee määrus 05.01.2004 N 1). Neil on koostamise ja täitmise tunnused: neid korraldusi ei väljastata mitte mitme toimingu, vaid ühe jaoks, see tähendab, et korraldus antakse iseseisvalt töölevõtmiseks, iseseisvalt üleviimiseks, vallandamiseks, lähetamiseks. Iga tellimust saab väljastada mitte üksikule töötajale, vaid mitmele korraga, mis on suure hulga töötajate puhul väga mugav.
Ühtsete blankettide kasutuselevõtt on tekitanud erinevaid arvamusi: ühed arvavad, et sellised blanketid on personaliteenistuse jaoks mugavad ja vajalikud, teised aga, et uued vormid muudavad personaliarvestuse pidamise keerukamaks.
Siiski tuleb meeles pidada, et kaasaegsel personalidokumentatsioonil on selliseid puudusi nagu: osade dokumentide sobimatus elektrooniliseks töötlemiseks, põhjendamatult palju erinevaid vorme, mis koostavad sarnaseid ülesandeid personalijuhtimise korraldamiseks, ja puudujääke. ühtne regulatiivdokument personalidokumentatsiooni koostamiseks.
Personalidokumentatsiooni ühtsete vormide väljatöötajad taotlesid kahte eesmärki: ühtlustada ja ühtlustada traditsioonilist dokumentide kogumit, mis koostab mitmeid personalijuhtimise korraldamise ülesandeid, ning kohandada need dokumendid arvutitöötluseks.
Personali korralduste ühtsete vormide kasutuselevõtt võimaldas ühtlustada dokumendi teksti struktuuri ja vabastas personaliametnikud kahtlustest haldusosa kirjutamise ühe või teise variandi valimisel.
Tulenevalt asjaolust, et kõigi personalitellimuste jaoks ei ole välja töötatud ühtseid vorme, võtame arvesse personalitellimuste kujunduse üldisi jooni, mis ei sisaldu ühtsete vormide loendis.
Personali korralduste täitmisel puuduvad GOST-ilt selged juhised haldusdokumentatsiooni täitmiseks (GOST R 6.30-2003 "USD. USORD. Nõuded dokumentide täitmisele"), kuid selleks, et kehtestada ühtsus dokumentide koostamisel. seda tüüpi dokumentide puhul on vaja järgida mitmeid reegleid, mis on sätestatud konkreetses organisatsioonis dokumentidega töö korraldamise juhistes.
Personalitellimused väljastatakse A4-vormingus ja neil on järgmine detailide koostis:
- organisatsiooni nimi - dokumendi autor;
- dokumendi liigi nimetus - "Tellimus";
- kuupäev, number;
- avaldamiskoht, teksti pealkiri;
- tekst;
- allkiri;
- viisa kinnitamine;
- märge töötaja korraldusega tutvumise kohta;
- märge dokumendi täitmise ja selle suuna kohta juhtumis.
Tellimused nummerdatakse kalendriaasta jooksul. Number (indeks) kirjutatakse tähega "k", mis tähendab personali tellimust või l / s (personali tellimus), võimalikud on ka muud tähemärgid. Peaasi on meeles pidada, et erineva säilitusajaga tellimusi ei saa vormistada üheks korpuseks. Tavaliselt viseerib korraldused personalidirektori asetäitja, personaliosakonna töötaja, osakonnajuhataja, kuhu töötaja saadetakse, ning korraldused, millel on vastutusklausel, peab viseerima raamatupidaja. Personalidokumentatsiooni pidav töötaja peab iga töötajat korraldusega kurssi viima, mille järel töötaja kinnitab oma viisa, mis koosneb järgmistest elementidest: "Olen korraldusega tutvunud", allkiri, allkirja ärakiri ja tutvumise kuupäev.
Korraldused jõustuvad allakirjutamise hetkest, kuid mõnikord võib korralduse tekstis olla märgitud erinev jõustumise kuupäev. Näiteks korraldus allkirjastati 22. aprillil ja töötaja määrati ametikohale 27. aprillil.
Personalikorralduse tekstidele esitatakse erinõuded: sõnastus peab olema selge, täpne, kuna kajastab töötaja tööõigusi. Personali korraldus, erinevalt põhitegevuse korraldusest, ei tohi sisaldada märkivat osa ja käsklust "käsun" (see ei sisaldu personali korraldustes, erinevalt põhitegevuse korraldusest). Personali käskudes on käskivaks sõnaks sõnad: "Nõustun", "Tühista", "Määra", "Muuda", "Määra" jne.
Korralduse teksti saab väljakujunenud tavaga seoses koostada kahel viisil.
Esimene võimalus, kui haldusosa algab tavaliselt verbiga: "Muuda", "Määra", "Deklareeri" jne, trükitakse suurtähtedega ilma lõiguta uuelt realt pärast teksti pealkirja. Korralduste teksti pealkiri vastab küsimusele "mille kohta?": töölevõtmise kohta, vallandamise kohta, perekonnanime muutmise kohta, noomimise kohta, teisele tööle üleviimise kohta jne. Edasi uuelt realt, lõigust, kirjutatakse selle töötaja täielik perekonnanimi, eesnimi, isanimi, kellele korraldus on antud ja korralduse aluseks on.
Teatama:
Müügiosakonna vanemekspert Ivanova Irina Sergeevna sai noomituse
hooletu suhtumine ametikohustustesse, mille tagajärjeks on kahju
tehniline varustus.
Teises variandis kirjutatakse käsusõna tegevusega samale reale. Kaaluge korralduse koostamist töötaja isikuandmeid sisaldavate dokumentide muutmiseks seoses töötaja abiellumisega. Sellel korraldusel ei ole ühtset vormi ja see on koostatud vastavalt haldusdokumentide väljastamise reeglitele. Sellise korralduse tekst peab tingimata sisaldama teavet nii töötaja vanade kui ka uute andmete kohta, nende dokumentide üksikasjad, mille alusel tema kohta uus teave sisestatakse. Sellise korralduse soovitatav nimetus on "Töötaja isikuandmeid sisaldavate dokumentide muutmise korraldus".
Ei ole soovitatav kasutada tavalist sõnastust nagu "Alates sellisest ja sellisest kuupäevast arvestage Ivanova Lebedevaga seoses abielu registreerimisega ...", kuna see on kirjaoskamatu. Võiks ju arvata, et ilma tööandja korralduseta Ivanovit Lebedevaks ei peetaks? Teda peetakse Lebedevaks abielu registreerimistunnistuse, mitte tööandja korralduse alusel.
Vale on ka teine levinud sõnastus – "Tee muudatusi töötaja isikuandmetes." Töötaja isikuandmete muutmine on riigi eriorganite, mitte tööandja personaliosakonna pädevuses. Personaliteenistus teeb isikuandmeid sisaldavates dokumentides muudatusi ainult riigi eriorganite poolt väljastatud töötajate isikuandmete muutmise dokumentide alusel.
Tellimuse kuupäev on passi koopia kättesaamine personaliosakonna poolt.
Tellimuste registreerimine ja säilitamine
Isikuandmeid sisaldavate dokumentide muutmise korraldus registreeritakse vastavas tellimuste registris.
Isikuandmeid sisaldavate dokumentide muutmise korraldusega tutvutakse allkirja vastu kõigi huvitatud isikutega: töötajaga endaga, personaliteenistuse ja raamatupidamise osakonna vastavate töötajatega.
Sellise korralduse alusel tehakse muudatusi töötaja tööraamatus, töötaja isikukaardil, töötaja isiklikus kontos ja muudes personaliosakonna, raamatupidamise, turvateenistuse ja teiste struktuuriüksuste dokumentides.
Põhitegevuse tellimustel on "alaline" säilitusaeg. Haldus- ja majandusküsimuste korraldused - 5-aastane säilitusaeg.
Personali korraldusi töötajate vastuvõtmise, vallandamise ja liikumise kohta säilitatakse 75 aastat. Õppepuhkuse, töökohustuste, trahvide ja lühiajaliste Venemaa siseste lähetuste võimaldamise korralduste säilivusaeg on aga vastavalt artiklile 5 aastat. 6 organisatsiooni tegevuses tekkivate tüüpjuhtimisdokumentide loetelu, märkides ära säilitusperioodid. Korras olevad tellimused on järjestatud tellimuste järjekorranumbrite järgi.
Bibliograafia
1. Juhtimise dokumentaalse toe riiklik süsteem (GSDOU). Peaarhiiv. 1991. aasta.
3. Doronina L. A. Töövoo korraldus: Õppe- ja metoodiline käsiraamat. M.: GUU, 2005.
4. Organisatsiooni tegevuses tekkinud tüüpjuhtimisdokumentide loetelu, märkides ära säilitusperioodid. Moskva: Rosarhiv; VNIIDAD, 2002.
L. Doronina K. e. PhD, dotsent, Riikliku Juhtimisülikooli infohaldussüsteemide instituudi direktori asetäitja
Põhimõtteliselt ei tee vigu need spetsialistid, kes kirjaplangil tellimusi väljastavad (peal ilus “kork”, millel on logo, aadress, statistilised koodid, TIN, arvelduskonto jne), sest GOST on vaid juhend.
Näiteks pooldan kirjaplangi kasutamist ainult kirjade kirjutamiseks. Tellimustes (ükskõik millistes) ma sellist vormi ei kasuta.
Järgmised üksikasjad peavad olema OD järjekorras kohustuslikud:
- ettevõtte nimi (organisatsioonide täis- ja lühinimetus või ettevõtja täisnimi);
- avaldamise kuupäev (õige vorming on 8-kohaline, näiteks: 15.08.2016);
- registreerimisnumber (õige - sisestage ajakirjas registreerimisel käsitsi);
- koostamise koht (asula);
- tüüp (sõna "Tell") ja nimi (mille kohta);
- tellimuse põhisisu (kui tekst on suur, siis jagame selle lõikudeks);
- lisade loetelu (kui korraldusega kinnitatakse mõni kohalik akt, siis on käesolev LA korralduse manus);
- juhi (või üksikettevõtja) allkiri;
- viisade kinnitamine (vajadusel);
- täitmismärk (sel juhul pannakse dokument ja täitja allkiri).
Tellimuse nummerdamine OD järgi
Tellimustele määratakse registreerimisnumbrid, mis algavad igal kalendriaastal nr 1-st ja jätkavad numeratsiooni järjekorras kuni aasta lõpuni. Kontoritöös juhtus nii (ma ei tüüta teid ajalooga), et OD tellimuste numbritele täheindekseid ei lisata. Ja et neid mitte segamini ajada muud tüüpi tellimustega, lisatakse personalitellimustele ja AHD tellimustele kirjaindeksid.
Seni puudub kehtiv dokument, mis kehtestaks registreerimisnumbrite määramise kohustusliku korra. Iga ettevõte järgib oma reegleid. Ja kui registreerite OD tellimused "tähtedega" (näiteks nr 25-OD, 26-OD), siis pole see viga. Muide, tähestikuline indeks võib olla mis tahes teie jaoks mugav indeks.
Samuti märgin, et erineva säilitustähtajaga tellimused tuleb paigutada erinevatesse kaustadesse – “case”. Seetõttu ei tohiks te OA tellimusi ja AHD tellimusi koos salvestada ja registreerida, isegi kui teie ettevõte on väga väike ja tellimusi on väga vähe.
OD tellimuste säilitamine
Meie riigis kehtivad erireeglid, mis määravad kindlaks arhiivi kõigil tasanditel töötamise korra, alates väikese organisatsiooni arhiivist kuni Vene Föderatsiooni riikliku fondini:
Venemaa Kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015. aasta korraldus N 526 „Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise eeskirjade kinnitamise kohta riigiasutustes, kohalikes asutustes valitsused ja organisatsioonid” (registreeritud Venemaa justiitsministeeriumis 7. septembril 2015 N 38830).
Nagu me juba teame, peate OD jaoks tellimusi salvestama "pidevalt". Mida see tähendab? Kindlasti ei ole neil dokumentidel väärtust, et neid "igavesti" hoida. Säilitustähtaeg "alaliselt" tähendab, et neid tellimusi säilitatakse nii kaua, kuni organisatsioon ise eksisteerib, st neid ei saa ära visata kuni ettevõtte likvideerimiseni. Kui ettevõte reorganiseeritakse (mitte likvideeritakse), siis antakse dokumentide arhiiv üle õigusjärglase organisatsiooni hoiule.
Kuid isegi kui organisatsioon likvideeritakse, ei hävitata dokumente automaatselt. Esmalt valib vallaarhiiv välja dokumendid, mida tasub edasi hoida, ning ülejäänud dokumendid eraldatakse hävitamisele. Seda valikut nimetatakse "dokumentide väärtuse kontrollimiseks".
Vastutus ohutuse eest
Dokumentide säilitamise rikkumise eest on 2 artiklit. Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikkel 13.20 näeb ette lihtsalt naeruväärse trahvi - kuni 500 rubla. - dokumentide säilitamise reeglite rikkumise eest. Selle artikli alusel saab karistada organisatsiooni direktorit või üksikettevõtjat arhiividokumentide puudumise või nende ebaõige säilitamise eest. Kuid Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikkel 13.25 on juba tõsisem, trahv selle eest on alates 200 tuhandest rublast. kuni 300 tuhat rubla Seda artiklit kohaldatakse OÜ või aktsiaseltside suhtes, kui neil puuduvad seaduses sätestatud dokumendid põhitegevuse kohta.
Seega säilita tellimusi korrektselt ja nii kaua, kui vaja