מכתב עסקי הוא הנציג הרשמי שלך. בנוסף לתוכן, חשוב מאוד לעצב נכון מכתב עסקי, כידוע "נפגשים לפי בגדים". שקול את ההליך לכתיבת מכתב עסקי.

טופס

מכתב עסקי חייב להיות על נייר המכתבים הרשמי של הארגון. כותרות הטופס צריכות להכיל את המידע הבא:

• שם הארגון;
• כתובת פיזית של הארגון;
• טלפון ופקס;
• אתר אינטרנט ואימייל.

כמו כן, ניתן לשקף את פרטי הארגון והלוגו שלו בטופס.

הנוכחות של כל המידע הזה מאפשרת לנמען לברר במהירות את השולח ולשלוח מכתב תשובה לכתובת הנכונה.

שדות

מכתב עסקי חייב להיות בשוליים: משמאל – כשלושה סנטימטרים, מימין – כחצי סנטימטר. אנו ממליצים לך להשתמש בצורות הסטנדרטיות של Microsoft Word. השדות נחוצים להערות אפשריות שהנמען ייקח, כמו גם להגשת מכתב בתיקיית ארכיון.

מספר רישום

מספר הרישום של המכתב, הכולל את תאריך חתימת המכתב על ידי המנהל, נחוץ לנוחיותכם. למשל, החלטת לשלוח מכתב לארגון אחר ולא הקבעת לו תאריך ומספר. ואם החברה הזו תקבל כמה אלפי מכתבים ביום, איך תעקוב אחר גורל ההודעה שלך? חפש בדרך כלל לפי תאריך ומספר. זה נכון במיוחד לגבי מוסדות ממשלתיים. מכתב תגובה, בנוסף למספר היוצא שלו, חייב להכיל גם מידע על מספר המכתב הנכנס אליו הוא מענה. מספר הרישום ממוקם בפינה השמאלית העליונה של המכתב. מטבע הדברים, בכל ארגון יש לרשום במדויק מכתבים נכנסים ויוצאים.

דוגמא:

רפ. מס' 546 מיום 28/07/2008 בקלט. מס' 321 מיום 25/07/2008

כותרת מכתבים

כותרת המכתב, המכילה פנייה לנמען, ממוקמת ממש מתחת למספר הרישום ומנוסחת בדרך כלל באופן הבא: תפקידו ושמו המלא של הנמען כתובים בפינה הימנית העליונה של המכתב. ערעור ישיר מנוסח במרכז המכתב ומסתיים בסימן קריאה. הכותרת עשויה להיות מודגשת.

דוגמא:

למנכ"ל
שחר LLC
מילוסלבסקי פ.נ.

פאבל ניקולאביץ' היקר!

גוֹפָן

גופן המכתב משפיע באופן מהותי על תפיסתו על ידי הנמען. הגופן לא צריך להיות קטן מדי או גדול מדי. יחד עם זאת, זה צריך להיות זהה לאורך כל המכתב. הנוהג המקובל הוא להשתמש ב-Times New Roman של 12 נקודות עם מרווח שורות בודד. אבל אם אתם יודעים שלנמען יש ראייה לקויה, שימו לב - הגדילו את הפונט של האות.

ניתן לגשת בצורה יצירתית יותר לבחירת הגופן להתכתבות עסקית אישית (הזמנות, ברכות, תנחומים וכו').

מספור גיליון

מספור גיליונות חשוב במיוחד עבור אותיות גדולות מ-2 עמודים, ובמיוחד עבור אלו המכילות קבצים מצורפים. בעת מספור גיליונות בעורך הטקסט של Microsoft Word, אנו ממליצים להשתמש ב"כותרות עליונות ותחתונות" - "הוסף טקסט אוטומטי" - "עמוד. לא מהכל." הדבר יאפשר לנמען להעריך נכונה את נפח המכתב הכולל ולא לבלבל את רצף דפיו.

המספור נמצא בפינה הימנית התחתונה של הגיליון.

מידע על האמן

מידע על הקבלן חייב להיות כלול בכל המכתבים העסקיים החתומים על ידי בכירי החברה וראשי מחלקות. זה יאפשר לנמען למצוא במהירות מומחה ספציפי שאחראי על פתרון הבעיה בחברה השולחת.

מידע על המבצע צריך להכיל את שמו המלא (רצוי במלואו, אחרת יהיה קשה לצד שכנגד להתחיל שיחת טלפון, שאולי תידרש לבירור מידע נוסף) ומספר טלפון ליצירת קשר - עבודה או נייד. כמו כן, רצוי לספק כתובת מייל.

מידע על המבצע כתוב ממש בסוף המכתב לאחר החתימה. גודל הגופן שלו צריך להיות קטן ביחידה אחת או שתיים מהגופן של גוף הטקסט של המכתב.

יישומים

אם המכתב מכיל קבצים מצורפים, אז הם מנוסחים על גיליונות נפרדים. במקרה זה, מספור הגיליונות יכול להיות משותף לכל המסמך או נפרד למכתב הראשי ולכל בקשה. מידע על קבצים מצורפים צריך להיות כלול בגוף המכתב הראשי לפני החתימה.

דוגמא:

למכתב זה מצורפים 2 מסמכים על 3 גיליונות:
1. תעודת קבלה לעבודה שבוצעה בשני עותקים;
2. חשבוניות.

בכבוד רב, Vasilyeva N.K., רואה חשבון ראשי של מפעל הרהיטים "בולשביצ'קה"

מכתב עסקי הוא מסמך המהווה חלק בלתי נפרד מהתקשורת העסקית. לרוב, הוא מועבר בדואר ומשמש כדרך מיוחדת להחלפת מידע.

מושגי יסוד

יש צורך בהתכתבות עסקית כדי לפתור בעיות כלכליות או ייצור שונות. בעזרתה, ארגונים וארגונים מתקשרים עם הסביבה החיצונית: שותפים, לקוחות או סוכנויות ממשלתיות. בדרך כלל, מכתב עסקי משמש לכך.

כך נקרא בדרך כלל מסמך כתוב, שיכול להיות:

• תגובה להודעות או בקשות שהתקבלו בעבר;
• נייר נלווה שנשלח לנמען יחד עם מסמכים או חומרים אחרים;
• מכתב יוזמה, במקרה שבו דרך תקשורת אחרת בלתי אפשרית.

לכל אחת מהאפשרויות הללו יש מאפיינים משלה. עם זאת, ישנם כללים כלליים שעל פיהם נערך בדרך כלל כל מכתב רשמי. זה מובן, מכיוון שדווקא בהתכתבויות עסקיות, למשל, מתחילה לרוב הסיום של רוב העסקאות. ומסמך מבוצע כהלכה יכול ליצור רושם חיובי עבור הנמען לגבי שותף פוטנציאלי עתידי.

סוגי מכתבים עסקיים

בהתאם למידע שמכיל המכתב הרשמי, זה יכול להיות:

1. מתלווה. במקרה שבו הוא מכיל הודעה שיש חבילת אפליקציה עבורו.
2. פלצני. כלומר, היא מבטאת חוסר שביעות רצון ממצב מסוים (טענה).
3. מְאַלֵף. הטקסט מספק הדרכה ספציפית.
4. אַחֲרָיוּת. השולח מאשר את מילוי ההתחייבויות המפורטות במסמך בעתיד.
5. מידע. המכתב מכיל מידע שעשוי לעניין את הנמען.
6. פִּרסוּם. מידע מסופק כדי למשוך שיתוף פעולה.
7. מכתב התראה. מידע על קיום אירועים ציבוריים.
8. מכתב אישור. קבלת מסמכים או חומרים מסוימים.
9. מכתב בקשה. הטקסט מכיל פנייה לעודד את הנמען לנקוט בפעולה.
10. מכתב-הודעה. בו מספק השולח מידע ספציפי בעל אינטרס הדדי לצדדים.

מטרת מסמכים אלה היא לשמור על קשרים בין ארגונים או יחידות מבניות שלהם.

ניסוח מכתב תביעה

בענייני שיתוף פעולה נוצרים לעיתים מצבים כאשר אחד הצדדים, מסיבה זו או אחרת, אינו עומד בהתחייבויותיו. במקרה זה, השותף שולח תחילה מכתב לצד שכנגד. בו הוא מפרט, ככלל, את הצעותיו לביטול הפגיעה בזכויותיו המשפטיות. זה המכתב הרשמי. ניתן להרכיב דוגמה של מסמך כזה באופן שרירותי. לשם כך, יש לקחת בחשבון את הנקודות הבאות:

1. צריך להיות רשמי ועסקי עם מסגרת שותפות.
2. מהות התביעה חייבת להתבטא בצורה ברורה מאוד.
3. בעת הצגת מידע, עליך לפעול בצורה משכנעת עם עובדות ספציפיות.

מכתב התביעה חייב להכיל:

• פרטי השולח (שם, כתובת חזרה ומספרי טלפון);
• מידע מלא על הנמען;
• תיאור הנסיבות שבהן התרחש מצב הסכסוך;
• התייחסות לנורמות משפטיות שהצד שכנגד הפר מצדו;
• דרישות ספציפיות לביטול ההפרה עם ציון המועדים לביצועם;
• השלכות שעלולות להתרחש אם הצד שכנגד מתחמק מביצוען.

יש לשים לב במיוחד לאופן הרכבת המכתב הרשמי. הדגימה חייבת להיות מתוכננת כך שהפולש לא יתפוס אותה כאיום. יש לזכור שזו רק תזכורת עם הדרישה לעמידה בחוק.

כללי עיצוב

יש להקדיש תשומת לב מיוחדת לעיצוב המכתבים הרשמיים. נכון, החוק אינו קובע זאת כללים וכללים נוקשים.

למרות זאת, בעת עריכת מסמכים כאלה, יש לקחת בחשבון את נקודות החובה הבאות:

1. כל מכתב עסקי חייב להיות כתוב על נייר מכתבים. הוא פותח מראש על ידי מומחי ניהול משרדים ומאושר לפי הוראת ראש המיזם.

2. על המסמך להכיל פרטים מסוימים:

2.1. מידע על הנמען והשולח.

2.2. מספר ותאריך יוצא של מכתב זה. זה נדרש לרישום.

2.4. כותרת.

2.5. מידע על נוכחותם של יישומים כלשהם, תוך ציון שמותיהם ומספריהם.

2.6. מידע על מי שחתום על מסמך זה (תפקיד ושם מלא).

3. המכתב צריך להתייחס לנושא אחד בלבד. נוכחותם של מספר נושאים תקשה על בחירת אמן.

4. יש לציין מידע בקצרה ככל האפשר, אך ברורה. רצוי שהטקסט לא יכלול יותר משני עמודים.

5. ציינו נכון את פרטי הנמען. במקרה של ארגון, יש לעקוב אחר הרצף הבא:

5.1. שם החברה (במקרה הנקוב).

5.2. יחידה מבנית (במידת הצורך).

5.3. עמדת הנמען (במקרה הדאטיב).

5.4. ראשי התיבות שלו.

5.5. כתובת הדואר של החברה.

6. אם יש כמה נמענים, אז הראשון מצוין הראשון, ולאחר מכן כל האחרים.

אם אתה לוקח בחשבון את כל הנקודות הללו, עיצוב המכתבים הרשמיים, באופן עקרוני, לא יהיה קשה.

סדר מצגת

על מנת שהמסמך יהיה ערוך נכון, יש צורך לקחת בחשבון רצף מסוים של הצגת מידע בו. לדוגמה, אתה יכול לשקול את האפשרות כיצד לכתוב מכתב שירות-תגובה. ראשית עליך לזכור כי על פי כללי הנימוס, עליך להגיב למידע תוך יום מרגע קבלתו. אם אנחנו מדברים על מייל, אז הזמן האופטימלי יהיה לא יותר משעתיים. במקרה בו לא ניתן להקפיד על כלל כזה, עדיף לשלוח הודעה מתאימה לבן הזוג.

המכתב עצמו, למעשה, יהיה מורכב משני חלקים:

1. אֲקָדֵמַאִי. השולח מפרט את הנושא, הסיבה והסיבות לכתיבתו. כאן ניתן להתייחס לתקנון המשמש על פי חוק בסיס למתן מענה. בנוסף, כדאי לשים לב לכמה נקודות לגבי המצב הנדון. הם יעזרו לחשוף את מהות הנושא.
2. רָאשִׁי. חלק זה מכוון להבהרה ושכנוע. הטקסט צריך להיות ברור, תמציתי ותמציתי, והעובדות המוצגות צריכות להיות מאומתות ואובייקטיביות. במידת הצורך, ניתן לאשר אותם עם מספרים אמיתיים.

טקסט זה מלווה בדרך כלל ברשימה של קבצים מצורפים. המסמך מסתיים בחתימת השולח. בנוסף, צריך לדעת לכתוב מכתב עסקי כדי לא לפגוע בנמען. ראשית, מומלץ להתחיל לפנות אליו בביטוי "יקירי". שנית, אתה יכול להשתמש בטקסט ביטויים אדוורבליים כגון "למדתי בקפידה את ההצעות שלך" או "בדקתי בקפידה את ההערות שלך". שמירה כזו על נימוס רק תועיל לשני הצדדים.

תהליך

עריכת מכתבים רשמיים היא באחריותם של פקידים, מזכירות או עובדים אחרים המוטלים עליהם תפקידים אלה. בהגיעם לעבודה, עליהם לדבוק ברצף מסוים בפעולותיהם. תהליך ההרכבה של מסמך כזה עובר בדרך כלל את השלבים הבאים:

1. לימוד מדוקדק של נסיבות הנושא. יש צורך לשלוט במצב באופן מלא כדי להעריך נכון את הדרכים האפשריות לפתור אותו.
2. ניסוח מכתב. כאן יש צורך לקחת בחשבון את כל הדרישות לעיל.
3. תיאום הטקסט המוכן. לפעמים צריך לערוך אותו תוך התחשבות בהערות המנהל. הוא יכול לעשות כמה הבהרות או הבהרות בנושא.
4. אישור המנהל שלו.
5. גימור וחתימה על המסמך.
6. רישום מכתבים.
7. שליחת דואר לנמען.

רק לאחר שעבר את כל השלבים הללו, המכתב, שהגיע לנמען, יוכל למלא את המשימה שהוטלה עליו.

תקנה מחייבת

להוצאת מכתב שירות יש לקחת בחשבון שהעמוד הראשון שלו חייב להיות מודפס בטופס מיוחד. לשאר, אתה יכול להשתמש בגיליונות A4 ריקים רגילים. כאן אתה צריך לזכור שלשדה הטקסט עצמו יש גבולות משלו: העליון והתחתון הם 2 ס"מ, השמאלי הוא 3.5 ס"מ, הימני הוא 1 סנטימטר. אתה לא צריך לשבור את הגדלים הסטנדרטיים כדי להתאים מידע על גיליון אחד. עדיף להקפיד על כל הכללים ופשוט להוסיף עמוד נוסף.

עליך גם להקליד טקסט לפי כל הכללים:

1. השתמש בגופן הסטנדרטי של Times New Roman להדפסה. עדיף לא להשתמש באפשרויות אחרות.

2. גדלי גופנים מוסדרים גם:

• לטקסט הראשי - 14;
• סידור עמודים וסימן ביצוע - 12.

3. הצבת פרטים מתבצעת גם בהתאם לכללים:

• מרווח בין שורות - 1;
• יישור טקסט מתבצע "ברוחב";
• העברות ממוקמות באופן אוטומטי;
• המרחק ממספר הרישום לכותרת הוא 2 מרווחי שורות, וממנו לטקסט הראשי - 3.

עמידה בכללים אלו היא חובה לעיצוב נכון של אותיות למטרה המתאימה.

מיקום האביזרים

כדי להרכיב נכון מכתב עסקי סטנדרטי, עליך לדעת בבירור היכן יש למצוא את פרטיו ומרכיביו. התשובות לשאלות אלה כלולות ב- GOST R 6.30-2003. הוא מתאר בפירוט את הצורה של מכתב עסקי. למעשה, מדובר בדגימה שבה מצויים מכלול כל פרטי המסמך בצורה מסוימת. זה נחוץ על מנת:

1. איחוד תהליך הנפקת מכתבים רשמיים (עסקיים).
2. להיות מסוגל להכין טפסים סטנדרטיים באופן מרכזי מראש, תוך צמצום הצורך לבצע חלק מהעבודה באופן ידני.
3. להקל ולצמצם את זמן החיפוש החזותי אחר מידע.
4. להרחיב את אפשרויות עיבוד המכתבים בעזרת מחשב וציוד אחר.

אז, עבור מכתב עסקי רגיל, נעשה שימוש ב-30 פרטים סטנדרטיים, הממוקמים באחד עשר אזורי חובה:

• סמלים וסמלים;
• מְחַבֵּר;
• נתונים ראשוניים;
• כותרת;
• קביעות;
• נִמעָן;
• החלטות;
• טֶקסט;
• חתימות ויישומים;
• אישורים והבטחות;
• סימנים.

הצבת מידע במגזרים מסוימים מאפשרת למומחים לנווט טוב יותר במסמך, ומשתמשים רגילים מקלים על תהליך הקומפילציה שלו.

דרישות ראשוניות

חלק מהמנהלים מאמינים בטעות שהתכתבות עסקית יכולה להתנהל באופן שרירותי, ללא שמירה על כללים וכללים. אבל המומחים שאחראים לכך צריכים לדעת את הדרישות הבסיסיות למכתבים רשמיים:

1. נוכחות של נייר מכתבים מיוחד (חברה).
2. שימוש נכון ומיקום אבזרים.
3. הטקסט צריך להיות קריא וערוך היטב. כדי לציין את מהות הנושא, עדיף לתת עדיפות למשפטים נפוצים פשוטים. יש צורך להסביר בקצרה כדי שכל מילה תישא מקסימום מידע.
4. בהתאם לסוג, יש לעצב את המסמך בהתאם. המכתב עשוי להכיל גם כמה היבטים. במקרה זה, בעת הצגת יש צורך לנסות לשלב אותם.
5. השתמש נכון בנורמות שנקבעו להקלדה.
6. השתדלו לא להיות קטגוריים בתוכן המכתב. הנמען עשוי להתייחס לביטויים אלה כאיומים. בעת בניית משפטים, עדיף להשתמש במילות מבוא כמו "כנראה", "כידוע", "אפשר" ו"כמו שצריך".

מילוי דרישות אלו בפועל מסייע לניהול נכון של זרימת העבודה בארגון.

מסמך עסקי- האמצעי העיקרי לביצוע פעולות ניהול, תיקון והעברת מידע. בעזרת המסמך מתבצע תיאום הפעילות העסקית ונצבר גם מידע. בארגון גדול בדרך כלל נערכים הנחיות, המעידות מי כותב מסמכים באופן רשמי, מי מדווח למי ובאילו מקרים, מי מעביר מידע למי וכו'. אחת הדרכים החשובות ביותר לפורמליזציה של העברת המידע הן טפסים סטנדרטיים (טפסים). היתרון בטופס הוא שמי שממלא אותו לא צריך לחשוב מתי, איך ואיזה מידע נדרש לדווח במקרה זה; זה חוסך הרבה זמן.

שיעור ההתכתבויות בחיי העסקים גבוה מאוד.

ערוך נכון עומד בדרישות הבאות:

• מהימנות ואובייקטיביות של מצגת;
• שלמות המידע;
• קוצר המצגת (מכתב עסקי לא צריך לקחת יותר מעמוד);
• חוסר הנמקה ונרטיב;
• טון נייטרלי של הצגה, אך יחד עם זאת נדיבות, חוסר גסות ואירוניה, יומרנות, נימוס כוזב;
• שימוש באמצעים של הערכה לוגית, ולא אקספרסיבית רגשית של המצב והעובדות.

ישנם מספר סוגים של מכתבים עסקיים. לכן, מכתבים המכילים אזהרה, תזכורת, הזמנה, אישור, סירוב, מכתבי כיסוי, ערבות, מידע, מכתבי התראה והזמנה אינם דורשים תגובה בכתב הכרחית. יש לכתוב את התשובה למכתב עם בקשה, ערעור, הצעה, בקשה, דרישה.

אתיקה של כתיבה עסקית

חוסר הכבוד של כותב המכתב העסקי, גם אם הוא מצועף, מורגש תמיד על ידי הנמען, מה שיוצר יחס שלילי מתמשך כלפי המכתב ומחברו, למרות שיטות השכנוע ללא דופי לכאורה של המסר.

במיוחד בזהירות אתה צריך לגשת למכתב המכיל את הסירוב. אי אפשר להתחיל מכתב כזה בהצהרת סירוב. הצעד הראשון הוא לספק הסברים משכנעים. השתמש בנוסחאות הבאות: "לא ניתן להיעתר לבקשתך מהסיבות הבאות..."; "לצערי, לא ניתן להיענות לבקשתך..."; "אנו מצטערים מאוד, אך איננו יכולים לספק את בקשתך...", וכו'. מקומה של נוסחה זו הוא בפסקה האחרונה של המכתב. יחד עם זאת יש לזכור את הכלל: "בגיבוש סירוב יש להיזהר מאובדן חבר או לקוח".

להלן תוכנית משוערת למכתב תגובה המכיל סירוב לבקשה או דחייה של הצעה:

• חזרה על הבקשה - על הנמען להיות בטוח שמכתבו נקרא בקפידה ותמצית בקשתו מובנת במדויק;
• סיבות מדוע לא ניתן להיעתר לבקשה או מדוע לא ניתן לקבל את ההצעה - הכנה רציונלית ופסיכולוגית של הנמען לסירוב לאחר מכן;
• הצהרת סירוב או דחייה של ההצעה - נוסחת הסירוב.

שפת כתיבה עסקית

אקדמאי ד.ס. ליכצ'וב, אנין מבריק של השפה הרוסית, כתב בתזכיר לעמיתיו הצעירים "על השפה הטובה של עבודה מדעית": "שפה טובה לא מורגשת על ידי הקורא. הקורא צריך לשים לב רק למחשבה, אך לא לשפה שבה מובעת המחשבה.

יכולות כתיבה בטוחות אפשריות עם ניסיון רב שנים. בהתחלה, מומלץ להשתמש בעצות מעשיות של מומחים:

• יש לבחור מילים פשוטות, אך אסור לרושש את השפה;
• השתמש ביותר פעלים מאשר שמות תואר: כך הטקסט יתברר כדינמי ויחד עם זאת לא פומפוזי;
• אל תתחיל מרחוק, אל תחרוג מהנושא, אל תתאר פרטים רבים;
• הימנע מהצהרות ארוכות: הן לא משכנעות, אז כדאי לקצר, להשתמש במינימום סעיפים כפופים;
• המעבר מביטוי אחד למשנהו צריך להיות הגיוני וטבעי, "בלי לשים לב";
• לבדוק כל ביטוי כתוב באוזן;
• השתמש במינימום כינויים שגורמים לך לחשוב למה הם מתייחסים, לאיזו מילה הם "החליפו" (כתוב ספציפית, ולא "על זה", "זה", "היא / זה / הם" וכו').

מכתב עסקי צריך להיות יודע קרוא וכתוב ומאומת סגנונית.

עיצוב מכתב עסקי

מכתב רשמי נכתב תמיד על נייר המכתבים של הארגון.

בפינה השמאלית העליונה של המכתב היוצא (כלומר נשלח מהארגון) מצוין המספר היוצא שנרשם ביומן רישום המסמכים של הארגון. התאריך שבו נכתב המכתב נדרש. בפינה הימנית העליונה מופיעים שם הארגון (במקרה הנומינלי), עמדת הנמען ושם משפחתו. בפינה השמאלית התחתונה ממוקמים המיקום, שם המשפחה והחתימה של הראש, ו-2 ס"מ מתחת - שם המשפחה של מבצע המכתב (ללא ראשי תיבות) ומספר הטלפון שלו.

מהותית וחזותית, תוכן המכתב מורכב מגושי חטא: על נוסחת המכתב - מהי מהות הבקשה; o ביסוס הבקשה; לגבי מידע תומך.

במכתב התגובה הקפידו להתייחס מנומס למכתבו האחרון. אם מכתב זה פותח התכתבות עם שותף זר, עליך להציג את הארגון, לתאר את מטרתו ויעדיו בתחום הפעילות הבינלאומית. חלק זה של המכתב קצר ביותר, כי המידע הבסיסי על הארגון צריך להינתן בחוברת המצורפת למכתב (הקישור אליו חובה במכתב). יש לסיים מכתב כזה בהכרת תודה על שיתוף פעולה ו/או הבעת תקווה לכזה בעתיד. הנוסחה המוכחת היא "בברכה (שמך)".

שפה כתובה טובה דורשת אוצר מילים גדול ויכולת לחבר ביניהם, דבר המצריך קריאה שיטתית וקפדנית של סיפורת וספרות מדעית. ללא הזנה מתמדת עם ידע הומניטרי, מנהיג מן המניין לא יתקיים. זו מסקנתו של מומחית הניהול הבולט לי איאקוקה: "כעבור שנים, כשהילדים שלי שאלו מה ללמוד, העצה הקבועה שלי הייתה שהם צריכים לקבל השכלה טובה באמנויות החופשיות... העיקר הוא להניח א בסיס איתן של ידע בתחומי ספרות, לשלוט היטב בדיבור בעל פה ובכתב.

(תכתובת אלקטרונית)

מכתב הצעת שיתוף פעולה

נושא: הצעה לשיתוף פעולה.
נתונים: 20.05.0216
מ: [מוגן באימייל]
ל: [מוגן באימייל]

יו"ר הדירקטוריון
איגוד יצרני מוצרי אלכוהול
דוברוב ד.ע.

דמיטרי יבגנייביץ' היקר!

איגוד המפיקים של מוצרי אלכוהול (SPAP) הוא האגודה המובילה של מנהיגים בתעשיית האלכוהול המקומית. העבודה הפעילה שביצע הארגון שלך ביחס ליצירת שוק מתורבת למשקאות אלכוהוליים ואלכוהוליים בפדרציה הרוסית מעוררת השראה.

ללא ספק, דאגה לאיכות ולבטיחות של מוצרים מיוצרים היא אחת המשימות העדיפות של SPAP, ומשתתפיה הם יצרנים מצפוניים שמקדישים תשומת לב רבה להיבטים אלו.

AIG הוא אחד ממוסדות הביטוח הגדולים בעולם. החברה הבינלאומית פועלת בשוק הביטוח כבר 90 שנה ויש לה משרדים ב-160 מדינות. החטיבה הרוסית של החברה פועלת כבר יותר מ-15 שנה.

שיתוף פעולה עם יצרני מזון ומשקאות הוא בראש סדר העדיפויות של החברה שלנו. בהנחיית הניסיון הבינלאומי רב השנים של AIG ברוסיה, פותחה תוכנית ביטוח ייחודית למפעלים בתעשיית האלכוהול (ביטוח אחריות למוצרים והחזרת מוצרים מהשוק).

אנו מאמינים כי תוכנית זו היא בעלת עניין פוטנציאלי למשתתפי ה-SPAP, מאז מוצר כמו אלכוהול דורש התייחסות מיוחדת לאיכות חומרי הגלם, האריזה והבטיחות לצרכן.

בהתבסס על האמור לעיל, אנו פונים אליכם בהצעה לדון בפוטנציאל לשיתוף פעולה בתחום זה.

נהיה אסירי תודה על הערכתך המקצועית לגבי שיתוף פעולה כזה ונבקש ממך לקבוע את ההליך להמשך האינטראקציה בין החברות שלנו. אנו מוכנים לשקול כל אחת מההצעות שלך לגבי הפורמט של עבודה משותפת.

בכנות,

אנדרייב פאבל

סגן נשיא AIG
טל': 8-495-ххх-хх-хх
8-915-xxx-xxx-xx
[מוגן באימייל]

מכתב הזמנה

נושא: הזמנה לסמינר
נתונים: 25/06/2016
מאת: אנה סימונובה
אל: xxx-xxx-xxx

שותפים מכובדים,

17 במרץ 2016אנו מזמינים אותך להצטרף לסמינר בנושא בניית תכניות ביטוח בינלאומיות, שיתקיים במיוחד עבור שותפים על ידי AIG מארק גולדנברג- יועץ אזורי לתוכניות ביטוח בינלאומיות AIG.

מארק מגיע לרוסיה במיוחד לסדרת אירועי הדרכה, שכן יש לו את הניסיון הרב ביותר בביטוח חברות רב לאומיות.

בהתחשב בניסיון הנוכחי בתחום של הצעת תוכניות בינלאומיות ללקוחות רוסים עם נוכחות בינלאומית, אני בטוח שסמינר זה יהיה מעניין מאוד ויענה על שאלות רבות בתחום זה.

מצורפת ההזמנה ותכנית הסמינר.

אני מבקש ממך להפנות הזמנה זו לעמיתים שיתעניינו בנושא זה.

הרישום מתבצע באמצעות מענה למכתב זה. ההשתתפות ללא תשלום, מספר המקומות מוגבל.

כתובת הסמינר: רוסיה, 125315, מוסקבה, פרוספקט לנינגרדסקי, 72, בניין 2, קומה 3

נשמח לראותכם!

בכנות,

אנה סימונובה

ראש תכניות הכשרה
AIG
טל': 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[מוגן באימייל]

מכתב בקשה לתיאום פגישה

נושא: ארגון פגישה עם אלנה פירסובה
נתונים: 25/06/2016
מאת: איליה צ'רקסוב
אל: איבנובה גלינה

גלינה ניקולייבנה היקרה!

אם ההצעה שלך תקפה, בשבוע הבא (מ-06 ביוני עד 10 ביוני) אוכל לנסוע בכל זמן שנוח לאלנה פטרובנה.

אהיה אסיר תודה לך אם תודיע לי על החלטתה של גברת פירסובה.

בכנות,

ואדים טטרנקו

מנהל חברת AIG

[מוגן באימייל]

מכתב בקשה ליצירת קשר

נושא: מספר הטלפון של אלנה פירסובה
נתונים: 25/06/2016
מאת: איליה צ'רקסוב
אל: איבנובה גלינה

גלינה ניקולייבנה היקרה!

שוב תודה על הפגישה והדיון הבונה.

אודה לך מאוד אם תשלח אותו לכתובת שצוינה או תודיע בטלפון.

תודה מראש!

בכנות,

ואדים טטרנקו

מנהל חברת AIG
טל': 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[מוגן באימייל]

מכתב תגובה למכתב אגרסיבי של לקוח

מכתב לקוח אגרסיבי:

נושא : אתה לגמרי מטורף!
נתונים: 20.02.2016
מאת: פטרוב אנדריי
ל: [מוגן באימייל]

איך אני מחזיר את הכסף ששילמתי עבור השירות הארור שלך. אני מעדיף לבזבז את זה על משהו אחר מאשר מערכת הפורנוגרפיה שלך. השתמש בservis.tutu.net המזוין שלך.

אנדריי פטרוב

מענה למייל אגרסיבי של לקוח

נושא : על החזרת הכסף ופתרון הנושא! נתונים: 20.02.2016 מ: [מוגן באימייל] אל: פטרוב אנדריי	אלגוריתם עבודה עם מכתב סירוב
שלום אנדריי!
אם אני מבין אותך נכון, אתה לא מרוצה מעבודת השירות שלנו וברצונך להחזיר את הכסף בחזרה.	2. בירור עם הנמען על הבנתנו את הבקשה / התביעה / השאלה. הדבר נחוץ במיוחד אם מכתבו של הנמען כאוטי, קשה להבין ממנו את מהות הבעיה.
אני אגיד לך איך אפשר לעשות את זה. לפי סעיף 2.4. בהסכם, אם אינך מתכוון להשתמש בשירות שלנו בעתיד, נוכל להחזיר לך את הכסף. לשם כך, אנא שלח לי בקשה רשמית (מצורף טופס). לאחר שנקבל אותו, נתחיל בתהליך ההחזרה. באופן כללי, זה יימשך לא יותר משלושה ימים. אם משהו מהתשובה שלי דורש הסבר נוסף, אנא כתבו או התקשרו - אני בהחלט אענה לכם.	3. ליידע בצורה ברורה ומלאה את הנמען של מידע בנושא המעניין אותו.
אנדריי, אני, כמוך, לא מרגיש בנוח עם המצב, וכתוצאה מכך אתה מוכן להפסיק את האינטראקציה איתנו. אני חושב שגם אנחנו וגם אתם במקרה הזה הם המפסידים: אנחנו מאבדים את הלקוח, ולכם את ההזדמנות להשתמש בשירות שלנו (אני מבטיח לכם, השירות די נוח ויעיל!). אם אתם מוכנים להקדיש זמן להתמודדות עם המצב, כתבו לי מה קרה כדי שתדרשו החזר. אנו נבין את הסיבות ונעזור לך להפוך את השימוש בשירותינו לנוח ויעיל ככל האפשר עבורך.	4. הערות והיבט רגשי.
נ.ב. הבקשה היחידה: בואו נתקשר במסגרת אוצר המילים הנורמטיבי.	5. הבע את עמדתך כלפי השימוש של הנמען בסגנון כתיבה שגוי באמצעות כתב כתיבה.
בכנות, אלנה איבשצ'נקו מנהל שירות לקוחות CJSC "סטנדרט שירות" טל': 8-999-111-22-33

קלישאה להבעת בקשה לא להשתמש בניבולי פה בהתכתבות:
אנא נסה לא להשתמש בשפה לא הולמת. זה לא תורם לפתרון בונה של הנושא.
אנו מודיעים לך שאנו שומרים לעצמנו את הזכות לא להגיב למכתבים המכילים שפה גסה או גסה המופנית לחברה או לאנשיה.

מכתב דחייה

מכתב לקוח

יום טוב, אנדריי!

אני מגיש בקשה רשמית אליך.

חברתנו עוסקת באספקת ציוד תעשייתי, כמו גם חלקי חילוף למפעלי תעשיית המזון. מאז 2010 אנחנו הלקוחות הקבועים שלך.

אנו מודים לך מראש על ההבנה והתמיכה!

בכנות,

מנהל שיווק

CJSC "פישפרום"

רומן פטרנקו

טל': 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[מוגן באימייל]

דוגמה 1.מכתב דחייה לבקשת לקוח

	אלגוריתם עבודה עם מכתב סירוב
רומן פטרוביץ' היקר!	1. קריאה בשם היא סימן לתשומת לב לבן השיח. עוזר למנוע חוסר פנים.
ברצוננו להביע את תודתנו הכנה על שיתוף הפעולה הארוך עם החברה שלנו.	2. תודה על שיתוף הפעולה עם החברה (או רק על המכתב).
כרגע ההנחה של החברה שלך היא 10%. במהלך 12 החודשים האחרונים, המשרד שלך הזמין שירותים עבור …. רובל. סף ההנחה הבא הוא …. רובל. זה יתחיל בהנחה של 15%. בהגעה לסף זה, ההנחה שלך תגדל אוטומטית.	3. ציין את הסיבות הספציפיות שאינן מאפשרות לך להיענות לבקשה (השתמש בהיסטוריית הנושא, מספרים, מועדים, נהלים).
אם תחליט להשתמש בשירות התשלומים הנדחים, אנא צור קשר עם אירינה מיכאילובה (טל': 495-777-89-21; [מוגן באימייל] ).	4. הביעו הבנה שנושא הבקשה באמת חשוב. 5. הצע פתרון חלופי במידת האפשר.
	6. הביעו את תקוותכם להמשך שותפויות.
בכנות, אנדריי איבנוב

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

דוגמה 2

נושא: הפסקת שיתוף הפעולה
נתונים: 20.03.2016
מ: [מוגן באימייל]
אל: פטרנקו איבן

איוון ניקולאביץ' היקר!

שמחנו לשתף פעולה עם החברה שלך במשך 7 שנים. תמיד היינו מרוצים מרמת השירות הטובה ואיכות המוצר. עם זאת, במהלך השנה האחרונה התרחשו מספר מקרים כגון: הפרה קבועה של מועדי אספקה, איכות סחורה לא מספקת, יחס לא נכון של עובדי החברה שלך למצבים אלו. כתוצאה מכל זה, האינטראקציה שלנו הגיעה למבוי סתום.

בהקשר זה, אנו, לצערנו, נאלצים להפסיק את שיתוף הפעולה איתך לאחר תום ההתקשרות. תודה על שנות השירות.

בכנות,

מְנַהֵל
פסולת נייר LLC

מלאכוב גנאדי ויקטורוביץ'
טל': 8-945-ххх-хх-хх
[מוגן באימייל]

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

דוגמה 3

נושא: סירוב לשלם פיצויים
נתונים: 20.06.2015
מאת: aig.ru
אל: יוג'ין קניש

יוג'ין היקר!

תודה על שיתוף הפעולה הארוך עם החברה שלנו!

לצערנו, אנו נאלצים לסרב לשלם לך את הפיצוי הנדרש בסכום של... רובל.

נכון לעכשיו, לחברה הליך שונה לקבלת החלטות על פיצויי ביטוח, עליו התבשרת שוב ושוב.
(עיין בקובץ המצורף לעותק של הודעה זו.)

כמו כן, התביעות מס' 4-6 שצוינו על ידך בכתב התביעה אינן תביעות ביטוח, שכן הופרו סעיפים 12.1-12.2 להסכם.

אנו מבינים היטב את מצבך, ובמקרה שתרצה להימנע מתקדימים כאלה בעתיד, אנו מציעים לערוך הסכם נוסף עם החברה שלנו המאפשר לך לפצות על הפסדים הקשורים לסיכונים עסקיים, כמו שלך. (ראה הסכם נוסף בנספח)

אנו מקווים להבנתכם ולהמשך שיתוף הפעולה!

בכנות,

מנהל AIG

טוצ'קוב ולדימיר
טל': 8-495-ххх-хх-хх
8-903-xxx-xxx-xx
[מוגן באימייל]

מכתב תגובה לתלונה תקפה

נושא: תגובה לתביעה.
נתונים: 05/12/2016
מ: [מוגן באימייל]
אל: אנה קולסניקובה

אנה היקרה!

בשם כל הצוות של המפעל שלנו, אני רוצה להביע את חרטתי הכנה ולהתנצל על המצב הנוכחי.

המפעל שלנו עובד ביציבות ובאיכות גבוהה בשוק של תפירה ותיקון בגדים מזה שנים רבות.

מצבך מתייחס למקרים נדירים, אשר אשמתם היא מה שנקרא הגורם האנושי.

ערכנו חקירה, והאחראים להפרת מועדים וגסות רוח נענשו. על פי הוראת המפעל מיום 13.4.2016 מס' 78/2, ננזפה מנהל המשמרת וולקובה V.V, החותך א.פ. גוסב הועבר כחייט לצוות תפירת בגדי גברים.

הממשל נקט באמצעים דחופים כדי למלא את הוראתך. הוא יהיה מוכן 15.05.2016. בכל זמן שנוח לך, השליח יעביר אותו לכתובת שציינת.

האמן לי, אנחנו מרגישים לא בנוח עם המצב הנוכחי כמוך!

בעשורים האחרונים הוא הפך לחלק בלתי נפרד בכל תחום עסקי. בנוסף לעריכת חוזים, מעשים ונספחים אליהם, מומחי מסמכים מעורבים בהכנת ערעורים ומכתבים מסוגים שונים. במישור החקיקתי, עקרונות עיצובם והתבנית הכללית כמובן אינם מוגדרים. במצב כזה נשאלת השאלה: "איך נכון לערוך מסמך זה או אחר משפטי חלש, אבל עסקי?". התשובה לכך פשוטה ביותר ומסתכמת בהרכבת ניירות כאלה על פי סטנדרטים מקובלים בעבודה משרדית.

היום המשאב שלנו החליט לשקול את העקרונות של כתיבת מכתב רשמי ואת התכונות של מסמך זה. מידע על הנושא המסוכם ועל התבנית של המאמר עצמו ניתן למצוא להלן.

רשמי או הוא אחד מסוגי המסמכים הבסיסיים בתחום העבודה המשרדית של עסקים מודרניים. זוהי דרך אוניברסלית להעברת מידע, המיושמת בצורה הפשוטה ביותר, אך בהתאם לכל הכללים והנורמות של קשרים עסקיים.

מטבע הדברים, המידע המוצג במכתבים רשמיים אינו משעשע. ניירות כאלה יכולים להיות הזמנות, בחלקן פרסומות, מידע ואחרות, אבל בשום אופן לא משעשע.

ישנם הבדלים רבים בין מכתב רשמי למכתב רגיל. העיקרי שבהם הוא המטרה. בעוד שלמסמך עסקי תמיד יש את המטרה המדויקת של שליחה או שידור לנמען, הרי שמכתבים רגילים משמשים לרוב ל"תקשורת לשם תקשורת". בנוסף, הודעות עסקיות:

• אינם אנונימיים - תמיד יש להם מידע על השולח והנמען
• נכתבים מטעם אדם ספציפי או ארגון, עמותה המיוצגת על ידו
• (אם לשולח יש חותם)
• מורכב על פי כללים מקובלים בעבודה משרדית
• לא יכול להיות משעשע כפי שהוזכר קודם לכן

הבדל אופציונלי, אך גם נפוץ, בין מכתב רשמי להודעה רגילה הוא חיבור המכתב הראשון על נייר מכתבים. גישה זו מעניקה לערעור את רמת המוצקות הגבוהה ביותר ובדרך כלל מעידה על מעמדה העסקי.

כמה מילים על הפרטים והתוכן הכללי של המסמך

מכתבים רשמיים נערכים מסיבות שונות, וכתוצאה מכך התוכן של אלה משתנה באופן טבעי. למרות זאת, לא ניתן לקחת מבנה משותף מהמסרים העסקיים. היא זו המוגדרת בתחום העבודה המשרדית כנכונה, אינה נתונה למחלוקת ומהווה את הדרישות הבסיסיות למסמכים הרלוונטיים. פרטים אופייניים של מכתב רשמי כוללים:

• שם מלא של החברה השולחת או שם מלא של אזרח מסוים
• מידע על, מחסום ו-OKUD (עבור ארגונים)
• כתובת וכל אנשי הקשר האפשריים של השולח
• מידע דומה על הנמען
• מהות המסר
• תאריך ההרכבה שלו
• ודפוס (עבור ארגונים)

חָשׁוּב! סוג המסמכים העסקיים שאנו שוקלים כיום הוא אחד הבודדים שאינם דורשים כותרת. היעדרו של האחרון אינו בשום אופן טעות, אלא שמירה על סטנדרטים בסיסיים של עבודה משרדית.

את המכתב עצמו רצוי לערוך על נייר מכתבים, כמובן אם שולחו הוא חברה מסוימת. עבור סוכנויות ממשלתיות, לטפסים כאלה יש תמונה של מעיל נשק, עבור ארגונים מסחריים - הסמל שלהם.

1. ברור ומובן לנמען.
2. בלי שימוש בניבולי פה, שלא לדבר על עלבונות וגסויות.
3. מסודר, תמציתי וחכם.

באופן עקרוני, מומחי מסמכים אינם מטילים דרישות אחרות על מכתבים רשמיים. מספיק ציות לנורמות, הכללים והתוכן הכללי של המסמך.

אתה יכול להוריד את תבנית המכתב הרשמית לארגון למטה:

סוגי מכתבים רשמיים

מכתב רשמי הוא קבוצה נרחבת למדי של עיתונים עסקיים. בין הנפוצים שבהם הם:

• המשקף את רצונו של השולח לעשות משהו לטובת הנמען
• מכתבי בקשה
• בקשות
• הזמנות לאירועים
• הזמנות לשיתוף פעולה
• ניירות שמזכירים לנמען משהו
• הצעות מסחריות
• דרישות
• הוראות
• מכתבי פרסום והסברה

לפי השם של כל סוג של מכתב רשמי, ניתן להבין את מטרתו הכללית ואת מטרת שליחת ההודעה. כפי שמראה בפועל, העברת פניות מסוגים שונים בסביבה העסקית מתבצעת ממגוון סיבות, ורשימת סוגיהן המצוינת לעיל רחוקה מלהיות סופית.

תכונות עיצוב והעברת ההודעה לנמען

בסוף המאמר של היום, בואו נשים לב להעברת מכתבים רשמיים לפדרציה הרוסית. קודם כל, יש לציין את הניואנס העיקרי של קשרים עסקיים מוצלחים - זוהי גישה מוכשרת לניהולם. במקרה של ביצוע המסמכים הרלוונטיים, אנו מדברים עליהם:

• דיוק
• עמידה מלאה בתקנות העסק
• תכליתיות (מכתב רשמי שנשלח למישהו בצורת דואר זבל יערער באופן משמעותי את סמכות השולח)

בנוסף, רצוי לגשת באחריות רבה להכנת ההודעה. הטקסט שלה צריך להיות קרוא וכתוב, תמציתי ומובן. השימוש במבנים ומונחים מילוליים מורכבים אינו רצוי. הטון הכללי של הערעור צריך להישמר בגבולות. איפוק מתקבל בברכה, אבל היכרות לעולם לא.

לגבי העברת מכתבים עסקיים, לשולח אין הגבלות כאן. ניתן להעביר הודעה לנמען:

• דרך האינטרנט באופן אלקטרוני
• באמצעות דואר
• באמצעות שליח או אפילו באופן אישי

העברת מכתבים רשמיים הוא תחום עצום. כל השולחים יוכלו לבחור הודעה נוחה.

בכך מסתיימים ההוראות החשובות ביותר בנושא מאמר זה. אנו מקווים שהמידע שסופק עזר לכל הקוראים להבין את המהות של מכתבים רשמיים בפדרציה הרוסית ואת הכללים לביצועם.

כתוב את שאלתך בטופס למטה