איך לכתוב מכתב רשמי. תכונות של התכונה "נמען". תרבות הדיבור הכתוב: מאפיינים כלליים

מכתב עסקיהוא כלי התכתבות עסקית הממלא תפקיד חשוב בסיום או שמירה על יחסים מועילים וידידותיים עם שותפים, ספקים, לקוחות, עובדים. מכתב עסקי כתוב היטב מאפשר ליצור תדמית חיובית של הארגון. האתר שלנו מכיל דוגמאות של כתיבה ועיצוב סוגים שונים של מכתבים עסקיים.

דוגמאות למכתבים עסקיים

מכתב תודה

מכתב תודה הוא מכתב עסקי המכיל מילות תודה מסיבה כלשהי: על עבודה מקצועית, שירותים איכותיים וכו'. מכתב תודה יכול להיות מופנה לארגון בכללותו או לאדם ספציפי. זה יכול להיות מכתב תגובה למכתב יוזמה: מכתב ברכה, מכתב הזמנה או מכתב יוזמה שנכתב ביוזמת המהדר. איך לכתוב מכתב תודה מכתב תודה

מכתב תודה למורה

מכתב תודה לגננת הינו מכתב עסקי המביע תודה לגננת על עבודתה המאומצת בגידול ילדים מטעם מנהלת המוסד לגיל הרך או הורי הילדים. איך כותבים מכתב תודה לגננת מכתב תודה לגננת זהה לצורת מכתב עסקי רגיל והוא מורכב מהמרכיבים המבניים הבאים: כותרת מסמך. מכיל את התפקיד, שם המשפחה וראשי התיבות של המחנך ב ...

מכתב תודה לרופא

מכתב תודה לרופא הוא מכתב עסקי המביע תודה לרופא על הסיוע שניתן בהחלמה. מכתב תודה נכתב בשם המטופל או קרובי משפחתו של המטופל. איך כותבים מכתב תודה לרופא מכתב תודה לרופא זהה לצורת מכתב עסקי: ראש המכתב הוא השם המלא של הרופא או הרופא הראשי של מוסד הבריאות במקרה דטיב (נכתב לפי הצורך). ערעור - שם הרופא שאליו זה בא לידי ביטוי ...

מכתב תודה על שיתוף הפעולה

מכתב תודה על שיתוף הפעולה הינו מכתב עסקי המביע תודה בשם ראש הארגון לשותפו על אספקה איכותית ובזמן של סחורה, עבודה שבוצעה, שירותים שניתנו. איך כותבים מכתב תודה על שיתוף הפעולה במכתב תודה על שיתוף הפעולה יש את אותם הפרטים כמו מכתב עסקי: כותרת מכתב. כתובים תפקיד, שם משפחה וראשי תיבות של עובד הארגון, אליו מופנים דברי תודה על...

מכתב תודה מהארגון

מכתב תודה מארגון הוא מכתב עסקי המביע הכרת תודה על המשא ומתן המוצלח, הפגישה והזמן, האירוח במהלך נסיעת עסקים וכו'. איך כותבים מכתב תודה לארגון במכתב תודה מחברה יש את הפרטים של מכתב עסקי: כותרת מסמך - שם מלא של פקיד בארגון שאליו מובעת הכרת תודה. ערעור - שמו המלא של פקיד הארגון אליו מופנות דברי התודה....

מכתב תודה להורים

מכתב תודה להורים הינו מכתב עסקי המביע תודה להורים לבוגרי בית ספר או גן על חינוך טוב של ילדיהם, השתתפות פעילה בחיי קבוצה, כיתה ומוסד חינוכי, עזרה לבית ספר, גן. , וכו. מכתב תודה נערך בשם המנהל, מחנכת הכיתה, המחנך או המורה הראשי. איך כותבים מכתב תודה להורים מכתב תודה להורים לבוגרים מורכב מהמבנה הבא ...

מכתב תודה לעובד

מכתב תודה לעובד הינו מכתב עסקי המביע תודה לעובד על עבודתו, תרומתו לפיתוח החברה, יחס מצפוני לעבודה וכו'. מכתב תודה נערך בשם ראש הארגון לכבוד אירוע משמעותי כלשהו: יום נישואין, חג מקצועי וכו'. איך כותבים מכתב תודה לעובד מכתב תודה לעובד הוא בעל צורה ומבנה זהה למכתב עסקי רגיל: כותרת מסמך. בְּ...

מכתב תודה לתלמיד

מכתב תודה לתלמיד או סטודנט הוא מכתב עסקי המביע תודה לתלמיד על הצלחה בלימודים, על פעילות חברתית פעילה, השתתפות בחיי ספורט וכו'. מכתב תודה נערך מטעם מנהל בית הספר, רקטור האוניברסיטה. איך כותבים מכתב תודה לתלמיד, סטודנט הכרת תודה לתלמיד, סטודנט נכתב בכל צורה. נוסח מכתב התודה מכיל מילות תודה לתלמיד, תלמיד. להלן, מתחת לטקסט של המכתב, ...

מכתב תודה למורה

מכתב תודה למורה הינו מכתב עסקי המביע תודה למורה, מחנכת הכיתה על עבודת גידול וחינוך ילדים מטעם מנהל מוסד חינוכי או הורי ילדי תלמידים. איך כותבים מכתב תודה למורה במכתב תודה למורה יש את הפרטים של מכתב עסקי: כותרת המסמך - היא מציינת את שם המורה שאליו נשלחות דברי התודה. מרכיב מבני אופציונלי של מכתב תודה...

סוגי מכתבים עסקיים

כתב ערבות

כתב ערבות הינו מכתב עסקי שאינו מסחרי המכיל אישור (ערבות) על ביצוע פעולות מסוימות או עמידה בתנאים מסוימים: תנאי ועובדת התשלום עבור המוצרים שהתקבלו, העבודה שבוצעה או השירותים שניתנו, אבטחת איכות, וכו ' במילים אחרות, כתב ערבות הוא דרך להבטיח את מילוי התחייבות על ידי צד לעסקה. ניתן לערוך כתב ערבות בתגובה לכתב תביעה. איך כותבים כתב ערבות טופס ערבות...

כתב ערבות למתן כתובת חוקית

כתב ערבות על מתן כתובת חוקית הוא מכתב עסקי המכיל אישור לעובדת כריתת הסכם שכירות עם חברה קיימת או על כוונתו של בעל חצרים שאינם למגורים לשכור אותו לאחר רישום המדינה של א. ישות משפטית חדשה. במילים אחרות, היא מבטיחה את הזכות לערוך הסכם שכירות בעתיד. מכתב זה מוגש לרשות הרישום והוא נערך לבקשת השוכר. איך כותבים כתב ערבות עבור...

כתב ערבות לעבודה

כתב ערבות לעבודה הינו מכתב עסקי המכיל ערובה לכריתת חוזה עבודה בין המעסיק לעובד. לרוב, יש צורך לספק אותו ל-FMS כאשר עובד עובר למדינה אחרת. איך כותבים כתב ערבות לעבודה טופס כתב ערבות לעבודה מכיל את הפרטים הבאים: מספר ותאריך המסמך; מקבל המכתב - שם הארגון ושם המלא של הפקיד שאליו הוא ממוען, או הטקסט: ...

מכתב ערבות לתשלום

מכתב הבטחת תשלום הינו מכתב עסקי המאשר את תנאי ועובדת התשלום עבור מוצרים שהתקבלו, שירותים שניתנו או עבודה שבוצעה. כתב ערבות לתשלום יכול להיות מענה לכתב תביעה. איך כותבים כתב ערבות לתשלום חוב טופס כתב ערבות מכיל את הפרטים הבאים: מספר ותאריך המסמך; מקבל המכתב - שם הארגון ושמו המלא של הפקיד שאליו הוא ממוען; כותרת המסמך -...

ניסוח מכתב עסקי

לפני כתיבת מכתב עסקי, חשבו מהי התוצאה הסופית שאתם רוצים להשיג: הגדלת מכירות, זירוז תהליך התשלום, הצע שיתוף פעולה, הגשת טענות, ברכות, הזמנת ועוד. בהתאם לכך, חבר מכתב עסקי, תוך ניסיון להדגיש את מטרתך ככל האפשר.

עיצוב מכתב עסקי

רישום מכתב עסקי מתבצע על גבי נייר המכתבים של החברה, שעליו יש לציין את שם הארגון, כתובת מיקום, מספרי יצירת קשר, אולי דואר אלקטרוני, אתר אינטרנט, לוגו.

יש להדפיס מכתב עסקי באמצעות שוליים: השוליים השמאליים חייבים להיות לפחות 3 ס"מ (להגשת מסמכים), מימין - לפחות 1.5 ס"מ.

כותרת מכתב עסקי צריכה להכיל את שם החברה הנמענת, תוך ציון השם המלא ותפקידו של הנמען (בפינה הימנית העליונה).

בפינה השמאלית העליונה מתחת לכותרת מכתב עסקי מצוין תאריך הכתיבה ומספר הרישום (יוצא). אם המכתב העסקי הוא מכתב תשובה, אזי יש צורך לציין לאיזה מסמך מכתב זה מגיב.

לפי הצורך, לאחר התאריך והמספר של המסמך, מצוין כותרתו.

מכתב עסקי צריך להכיל פנייה לנמען המכתב.

בסוף המכתב העסקי יש להופיע חתימת השולח (שם מלא, תפקיד, חתימה).

עבור התכתבות עסקית רשמית, טיימס ניו רומן משמש בדרך כלל עם גודל גופן של 12 נקודות ומרווח בודד.

מכתבים עסקיים נערכים כאשר מתקשרים עם שותפים כמעט בכל הזדמנות. דוגמאות וכללים מוכנים להרכבת מסמכים כאלה ניתן למצוא במאמר.

ניתן להגדיר מכתב עסקי כמסמך הנשלח בשם החברה כולה לחברה אחרת, יזם בודד או אדם פרטי (למשל משקיע). למעשה, כל התכתבות של החברה היא מכתבים עסקיים. המטרה שלהם שונה מאוד:

לגבי שיתוף פעולה.
שיתוף פעולה, משא ומתן.
תזכורת לצורך במילוי התחייבויות על פי החוזה.
הבהרת עמדתו, תגובה למכתב שנשלח בעבר ועוד רבים אחרים.

המסמך מנוסח לרוב על נייר המכתבים של החברה, מותר לשלוח אותו בדואר רגיל או במייל. עם זאת, במידה ולשותף יש חשיבות מיוחדת, עדיף להדפיס אותו על נייר איכותי ועבה ולמסור אותו באופן אישי או באמצעות שליח. מבנה המכתב דומה למסמך עסקי טיפוסי - ניתן לייצג אותו באופן סכמטי.

למה לשים לב בעת הידור

אין כללים ספציפיים ודוגמאות של מכתבים כאלה, ולכן המבנה, הנפח והעיצוב שלהם תלויים במידה רבה במקרה הספציפי. לדוגמה, מכתב התראה יהיה תמציתי למדי (3-4 פסקאות), בעוד שהמלצת עובדים או הצעה עסקית עשויה להימשך יותר מעמוד אחד.

עם זאת, ישנם כמה כללים כלליים שעליכם לשים לב אליהם בעת הידור הנייר:

למסמך עצמו אין כל תוקף משפטי, אולם הוא ערוך בהתאם לכל כללי הרישום. המבנה שלו, סגנון ההצגה שלו חייבים לעמוד בעקרונות המקובלים של ניהול מסמכים מודרני.
הצעות בנויות באופן הגיוני, ברצף ברור. אין תפניות מקושטות, מורכבות, אמוציונליות, ועוד יותר דיבוריות. הטון הוא ניטרלי.
המצגת מתנהלת תמיד רק מאדם 1 - או ביחיד, אם הטקסט נכתב ישירות מהראש, או ברבים, אם הוא נערך מטעם החברה כולה.
המטרה הספציפית של החיבור והפעולות הצפויות של הנמען נאמרות (שליחת תגובה, שקלה מועמדות של עובד, הסכמה למשא ומתן, שליחת מסמך וכו').
העיתון משקף לא את האינטרסים האישיים של ראש או עובדים אחרים, אלא את מטרות החברה כצוות. אם אתם צריכים ליצור קשר אישי, רצוי לעשות זאת אחרת ולא למצב את עצמכם כנציגי החברה.

5 שגיאות כתיב מובילות

ניתן לחלק שגיאות ל-2 קבוצות גדולות - חלקן קשורות לכתיבה כמו לטקסט (הפרה של לוגיקה, אוצר מילים ונורמות שפה אחרות), אחרות - עם הפרה של נימוס עסקי תקין:

איות, שגיאות פיסוק אסורות - יש לבדוק את הטקסט של המכתב לפחות 1-2 פעמים לפני השליחה.
הפרה של סגנון ההצגה העסקי, נוכחות של ביטויים רגשיים, נימוס מוגזם או להיפך, הקפדה.
נימה שלילית – גם איומים חייבים להיכתב ללא מילים מיותרות – למשל: "אנו שומרים לעצמנו את הזכות לפנות לבית המשפט תוך 30 יום מהיום שקיבלת מכתב זה".
נפח גדול מדי או להיפך, נפח קטן מדי. בדרך כלל הטקסט כולו יכול להכיל 1-2 עמודים. עם זאת, זה לא אומר שאתה לא צריך להביא את כל המידע החשוב לבן הזוג שלך. ניתן להעביר נתונים נפחיים, דיאגרמות, צורות של מסמכים ליישומים.
מניעת זכות הבחירה מבן השיח. לדוגמה, אל תכתוב: "נא לשקול ולאשר את הגרסה הסופית של החוזה."

ביטויי דפוס אופייניים

השימוש בביטויים סטנדרטיים האופייניים לדיבור עסקי בטקסט הוא תופעה נורמלית לחלוטין ואף רצויה. להלן רשימה של הקלישאות הנפוצות ביותר בשימוש במצבים שונים.

מַצָב	מִשׁפָּט
הודעה	ליידע/להביא לידיעתך/להודיע/להודיע
הסבר של סיבה	על בסיס / בהתאם / בקשר עם / למטרות / מהסיבה / לתמיכה ב / לפי
בַּקָשָׁה	נא לנקוט בפעולה / נא להודיע, לכוון, לעשות, לאשר ...
האישור	אשר / הבטח / קבל את התנאים שלך / אל תתנגד ל...
משפט	המלץ / הצע / הזמן / שאל
	אנחנו מבטיחים
סֵרוּב	אנו נאלצים לסרב מסיבה כלשהי / אנו דוחים את הצעתך עקב ...
סיכום	אנו מבקשים ברצינות / אנו מקווים לשיתוף פעולה, הבנה, סיוע / אנו מבקשים מכם לתרץ, לכוון, לעשות ...

על היזם לנהל התכתבות פעילה הן עם פקידים (לדוגמה, נציגי גופים ממלכתיים) והן עם "חצי רשמיים" - שותפים, קבלנים, מומחים המעורבים בהזמנה עצמאית וכן הלאה. מיומנות התקשורת הכתובה מתפתחת די מהר, אבל בהתחלה אתה יכול לעשות הרבה טעויות ולא לעשות את הרושם הכי נעים על הנמענים שלך. במאמר זה נדבר על התכונות של כתיבת מכתבים עסקיים רגילים (על נייר) והודעות אלקטרוניות.

נייר מכתבים ופריסה

הקפד להשתמש בנייר מכתבים של החברה שלך. זה תמיד עושה רושם ומגביר את נאמנותם של "בני השיח". יש לקבוע את סוג הטפסים, הנורמות למילוים ומרכיבי העיצוב בהזמנה לארגון (או הנחיות לעבודה משרדית). דרישות בסיסיות לטפסי מכתב עסקי ניתן למצוא ב-GOST 2003 "דרישות לניירת".

רצוי "לסחוט" מידע בסיסי על החברה לטופס:

שם (ושם מקוצר);
כתובות בפועל ודואר;
כתובת דוא"ל;
מספרי טלפון ליצירת קשר;
כתובת אתר.

זו אינה רשימה של נתוני חובה, אלא רק רשימה אינדיקטיבית. אתה יכול להוסיף או להסיר כרצונך.

הדרישות הכלליות לכתיבת מכתב הן כדלקמן:

שקע מינימלי - 10 מ"מ מימין ו-20 מ"מ משמאל, למעלה ולמטה;
אם האות כתובה על שני גיליונות או יותר, כל אחד מהם חייב להיות ממוספר באמצע מלמעלה;
כל בקשה ממוספרת בנפרד;
המספר היוצא של המכתב מצוין בפינה השמאלית העליונה (אל תשכח לתקן אותו ביומן רישום המסמכים);
בפינה הימנית העליונה מצוין שם הארגון, עמדת הנמען ושם משפחתו עם ראשי תיבות;
בפינה השמאלית התחתונה - המיקום שלך, שם משפחה עם ראשי תיבות וחתימה;
הקפידו לרשום בתחתית את תאריך כתיבת המכתב.

עם זאת, GOST 2003 מאפשר שימוש בטפסים לא רק עם זוויתי, אלא גם עם סידור אורכי של פרטים (כאשר הם מצוינים במרכז). פריסה זוויתית נראית מוכרת יותר וקלה יותר לקריאה, ולכן עדיף לבחור באפשרות זו.

כללים כלליים לכתיבה

מבנה הטקסט הקלאסי של מכתב עסקי כולל שלושה אלמנטים:

חלק מבוא (ציון קצר של הסיבות שבגללן נכתב המכתב, מטרתו);
תוכן (תיאור המצב, הצעת פתרונות, הצגת מסקנות והמלצות);
חלק מסכם (סיכום קצר עם אינדיקציה ברורה למה אתה מצפה מהמוען).

אתה תמיד צריך להבין את המטרה של כתיבת מכתב. רוצים להציע שיתוף פעולה? להגיש תביעה? להזמין למצגת או לאירוע אחר? כתבו רק על כך ואל תסיחו את דעתם מוויכוחים והנחות ממושכות שאינן רלוונטיות למקרה.

לכל מכתב עסקי צריך להיות מטרה אחת ספציפית. אם אתה נוגע בכמה נושאים בו, הם צריכים להיות קשורים זה לזה. אם אתה צריך לפנות לאותו ארגון בכמה נושאים שונים, עדיף לכתוב מכתב נפרד לכל אחד מהם.

שפת כתיבה

סגנון ההתכתבות העסקית הוא עסק רשמי "קל משקל". אפשר וצריך לתקן ביטויים, להשתמש בכמה קלישאות וקלישאות, אבל לא מומלץ להביא את כל זה לבירוקרטיה יבשה. שפה "חיה" תמיד נתפסת בקלות ובחיוב. כמובן שדיבור עסקי בכתב חייב לעמוד בסטנדרטים של נימוס (עליהם יידונו להלן), אך יש לציין את מהות הנושא בצורה ברורה ותמציתית.

כמה עצות מעשיות:

השתמש במילים פשוטות: מונחים "חכמים" נתפסים בצורה גרועה ולעתים קרובות גורמים לגירוי אצל אדם שנאלץ לקרוא ולפענח אותם;
להשתמש בפעלים לעתים קרובות יותר ובשמות תואר לעתים רחוקות יותר;
אל תפיץ את מחשבותיך לאורך העץ - רק פרטים ורק במסגרת נושא נתון, ללא פרטים רבים ופרטים חסרי משמעות;
הימנעו מהצהרות ארוכות, במידת האפשר, אל תשתמשו בחלקים ובחלקים;
כתוב במפורש: "על זה", "הם/הוא/היא" אינם מקובלים;
להימנע מחוסר עקביות לוגית וממעברים פתאומיים מבלוק סמנטי אחד לאחר;
בדוק את כל מה שנכתב באוזן: שגיאות דיבור מתרחשות כמעט בכל טקסט לא ערוך.

אחד הכללים העיקריים לכתיבת מכתבים עסקיים אומר: המסר חייב להיות קרוא וכתוב ומאומת סגנונית.

תכונות של פנייה לנמען

ככלל, הנמען פונה פעם אחת, בתחילת המכתב. ניתן לעשות זאת בשלוש דרכים.

אם אתה פונה לאדם בפעם הראשונה (או אם נוצר קשר רשמי גרידא בינך לבין הנמען), עליך להשתמש בכתובת המעידה על מרחק מסוים. דוגמה: "מר איבנוב היקר!".
אם אתה פונה לאדם שעמו יצרת איתו קשר עסקי מזמן, עדיף לקרוא לו בשמו הפרטי ובמשפחתו. דוגמה: "יקטרינה לאונידובנה היקרה!".
כאשר פונים באופן קולקטיבי, השתמשו בביטוי הסטנדרטי "אדונים יקרים!".

בחלק האחרון, אתה צריך להשתמש במה שנקרא ביטוי הסגירה. יש כאן אפשרויות נוספות:

"בכבוד", "בברכה";
"איחולים לבביים";
"בתקווה להמשך שיתוף פעולה";
"אנחנו תמיד שמחים לשרת אותך";
וכו '

במילה אחת, בחירת הביטוי האחרון היא עניין של טעם.

אתיקה של כתיבה עסקית

אפילו הזלזול המצועף במכתב עסקי אינו נעלם מעיניו. כמובן שבמקרה זה לא תוכל יותר לסמוך על גישה חיובית או לפחות אפילו כלפי עצמך. המסקנה ברורה: אל תיכנע לרגשות ותשמור על עצמך בפנים גם אם המוען באמת מכעיס אותך. שימו לב תמיד לטון ההודעה.

יש לשים לב במיוחד למכתב המכיל את הסירוב. זה מאוד לא חכם להתחיל הודעה כזו ב"לא" קטגורי בצורה כזו או אחרת - זה ייצור את התחושה אצל האדם שהוא פשוט נשלח. נסו לספק תחילה הסברים משכנעים (לא מחושבים). לאחר שתיאר בקצרה את הסיבות לסירוב, יש לעבור בצורה חלקה לאמירתו. במקרה זה, ניתן להשתמש בביטויים הבאים:

"למרבה הצער, איננו רואים הזדמנות להיעתר לבקשתך";
"לא ניתן להיעתר לבקשתך מהסיבות הבאות...";
"מצטער מאוד, אבל אנחנו חייבים לדחות את הצעתך."

באופן אידיאלי, עוד לפני הצדקת הסירוב - ממש בתחילת המכתב - כדאי לחזור בקצרה על בקשת הנמען. הוא יבין שקראת בעיון את בקשתו או הצעתו, ובוודאי יעריך זאת. אולי בעתיד תעבדו שוב ביחד - למה לשדר מיד את השלילי ולהפחיד את האדם בחומרה מוגזמת?

לעולם אל תלך לקיצוניות השנייה. חנופה והבטחות רבות לנטייה כנה הם סימנים ברורים לחוסר כנות. חוסר כנות תמיד גורם לדחייה.

חיבור מיילים

הודעות על הנייר כבר מתיישנות. כמובן, התכתבות "נייר" לעולם לא תיעלם לחלוטין, אבל בעוד כמה שנים מכתבים שנכתבו על טפסים קלאסיים יהפכו לדבר נדיר. המשא ומתן מתנהל יותר ויותר באופן אלקטרוני. היזם המודרני שולח כיום הרבה יותר מכתבים בדואר אלקטרוני מאשר בדואר רגיל.

מכתבים עסקיים הנשלחים בדואר אלקטרוני פועלים לפי אותם כללים כלליים. דרישות לשפה, סגנון וטון, הקפדה על כללי התנהגות – כל מרכיבי החובה הללו אינם משתנים. עם זאת, להודעות אלקטרוניות יש תכונות ספציפיות משלהן.

ודא שהכניסה שלך נראית מוצקה או לפחות מספקת. [מוגן באימייל]- טוב, [מוגן באימייל]- גרוע.
חשוב מאוד למלא תמיד את השדה "נושא". זה תלוי בשורה זו אם אדם יפתח את ההודעה הנכנסת. אם אתם כותבים לאדם שאתם לא מכירים, כדאי לנסות ולהמציא כותרת מעניינת. אבל אל תגזימו - נושאים ברוח "דחוף!!! הצעה ייחודית, פתוחה עכשיו!" לגרום רק לרצון ללחוץ במהירות על סמל הסל בחלק העליון. הכותרת צריכה להיות מורכבת מ-3-5 מילים ולשקף את תוכן ההודעה.
אם אינך מכיר את הנמען, תאר בקצרה מי אתה, כיצד למדת עליו. ללא הקדמה נדרשת זו, ההודעה עלולה להיחשב בטעות כדואר זבל ולהימחק מיד.
אל תבטל ציטוט בהגדרות - תן להתכתבות הקודמת להופיע למטה, מתחת לחתוך.
קריאה מהמסך היא תענוג מפוקפק. ניתן לאסוף מכתב נייר, ורק מסיבה זו מתייחסים אליו ברצינות רבה יותר ברמה לא מודעת מאשר אלקטרונית. קחו זאת בחשבון.
ככל שהודעת האימייל קצרה יותר, כך היא תענה מהר יותר.
השתמש רק בגופנים סטנדרטיים.
אל תנצל לרעה את בחירת הטקסט - אתה יכול להחיל "מודגש" על הנקודות החשובות ביותר, אך שימוש בצבעים שונים אינו מקובל.
בלי "כובעים". לעולם לא. אפילו בכתוביות. כך גם לגבי סימני פיסוק כפולים.
הפרד טקסט לפסקאות עם מרווח ביניהן (פשוט השאר שורה ריקה).
אתה יכול לצרף תמונות או קבצי טקסט למייל. חומרים והסברים נוספים, הערות, תיאורים מפורטים - כל זה צריך להיות בקבצים המצורפים, אך לא בגוף המכתב.
בהתכתבות עסקית עם אנשים שיצרת איתם יחסי אמון (אנחנו מדברים על שותפים מהימנים, צדדים נגדיים אמינים), אתה יכול מדי פעם להשתמש באמוטיקונים. זה "יחיה" את התקשורת - סמיילים על המסך (אפילו בהודעה עסקית) נתפסים בצורה חיובית למדי. כמובן שלא ניתן להשתמש בהם באותיות "נייר".
הקפד לחתום. במיילים הוא מורכב בדרך כלל מ-3-6 שורות וכולל את השם הפרטי והמשפחה של השולח, תפקיד, שם החברה, כתובת האתר ומספר הטלפון ליצירת קשר.

דוגמה לחתימה:

בכנות,

איבן איבנוב

[מוגן באימייל]

http://site.com.

הנה מכתב עסקי לדוגמה עבורך.

סיכום

למרות שזה די פשוט, דוגמאות למכתבים עסקיים כתובים היטב אינן כה רבות. יזמים מתבלבלים באופן קבוע בעיצוב, משתמשים בכתובות לא ממש נכונות ושוכחים מניואנסים חשובים.

אנו מפרטים את התכונות העיקריות הגלומות במסרים עסקיים טובים:

אוֹבּיֶקטִיבִיוּת;
קיצור (רצוי שהמכתב לא ייקח יותר מעמוד אחד);
טון נייטרלי של מצגת;
חוסר הנמקה, נרטיב, פירוט מוגזם;
היעדר הערכות רגשיות;
קשר הגיוני ברור בין חלקי הטקסט לביטויים בודדים.

זהו סוג של צ'ק-ליסט שתוכלו לבדוק בהתחלה. לאחר מאות הודעות עסקיות כתובות ונשלחות, הצורך בכך ייעלם. אל תתעלם מהכללים לעיל וזכרו: המיומנות ה"שאובה" של התכתבות עסקית מגדילה משמעותית את המוניטין שלך ובהתאם, את תדמית החברה.

כיום, כמעט כולם משתמשים באינטרנט באופן פעיל. אבל התכתבות עסקית לא הפסיקה להיות רלוונטית וחשובה. זה פשוט הועבר לכלי תקשורת אחרים. כיצד לחבר ולעצב מכתב עסקי, יספר הפרסום.

מה יכולה להכיל הודעה עסקית?

קודם כל, התכתבות עסקית מספקת הזדמנות להחליף כל דעה או הצעה עם עובדים ושותפים עסקיים. המכתב יכול להכיל בקשות, טענות ומחשבות אחרות למניעת אי הבנות בין חברות. באופן כללי, התכתבות עסקית היא סוג של התכתבות רשמית.

הבדלים ממכתבים אחרים

ניתן לסכם את ההבדלים העיקריים כדלקמן.

סגנון מצגת.
נוכחות של כפיפות.
אוצר מילים ללא ביטוי חזק של רגשות.
ככלל, המכתב אינו לוקח יותר מעמוד אחד.
הפונט בכל הטקסט זהה (לא קטן ולא גדול).
בדרך כלל הוא מנוסח על נייר המכתבים הרשמי של הארגון.

סוגי מכתבים עסקיים

מכתבים לתשובה:

בַּקָשָׁה.
לַעֲתוֹר.
דְרִישָׁה.
משפט.
עִרעוּר.

מכתבים שאינם דורשים תגובה:

מידע.
מודיע.
מתלווה.
אַחֲרָיוּת.
אַזהָרָה.
תִזכּוֹרֶת.

מכתבים מסחריים. הם נחוצים בדרך כלל במהלך תקופת החוזה או לכריתת הסכם:

בַּקָשָׁה.
תגובה לבקשה.
תִזכּוֹרֶת.
תְבִיעָה.
הַצָעָה. זוהי הצעה לכריתת חוזה או עסקה.
אזהרה על הצורך במילוי התחייבויות, סיום הסכמים וכדומה.

מכתבים לא מסחריים:

הַזמָנָה.
מידע על משהו.
הבעת הכרת תודה.
המלצות.
בַּקָשָׁה.
הוראות.
מכתב העברתו.
הבעת תנחומים.
ברכות על כל אירוע.
כתב ערבות.
אישור על קבלת סחורה, מתן שירותים וכדומה.

סיווג מכתבים עסקיים לפי מבנה:

הידור על פי תבנית קפדנית.
כתוב בצורה חופשית.

סוגים בהתאם לנמען:

נוֹרמָלִי. נשלח לנמען אחד.
קולקטיבי. נשלח לאדם אחד, אך ממספר אנשים.
עָגוֹל. נשלח למספר נמענים.

צורת המכתב היא כדלקמן:

נשלח במעטפות דואר רגילות.
נמסר באופן אישי.
נשלח כפקס.
נשלח במייל.

כפי שניתן לראות, ניתן למסגר מסר עסקי בדרכים שונות ועם כוונות שונות. אך ראוי לציין שבמקרים מסוימים, מסיבות אתיות, יש לכתוב אותו בכתב, ולא להקליד במחשב. זה חל על ברכות ותנחומים.

חלקים ממכתב

מכתב עסקי טוב מחולק תמיד למספר חלקים. זהו המבוא, העיקרי והאחרון. והם קשורים זה לזה באופן הגיוני.

ככלל, חלק המבוא מכיל מידע על הנסיבות שהובילו לכתיבת המכתב. הטקסט העיקרי הוא התוכן עצמו, מהות המסר. בחלק האחרון הם מסכמים את התוצאות שיכולות להביע סירוב, הסכמה, בקשה וכדומה.

עקרונות כתיבה

כל הודעה עסקית צריכה להיכתב כך.

ללא משוא פנים.
ממוען (כלומר, מיועד לאדם ספציפי).
התווכח.
באופן אמין.
הכי שלם.
כל המידע בטקסט חייב להיות עדכני בזמן הכתיבה.

תכונות סגנוניות

הכללים לכתיבת מכתב עסקי קובעים כי יש צורך להקפיד על סגנון קפדני. יש צורך להשתמש רק באותם אמצעי דיבור האופייניים למסמכים רשמיים. כלומר, סגנון עסקי רשמי יתאים. השפה חייבת לכלול את התכונות הבאות.

רשמיות.
דיוק המידע הנמסר.
אוֹבּיֶקטִיבִיוּת.
מובנה.
אינפורמטיבי אך תמציתי.

יש לציין את מהות העניין במשפטים קצרים פשוטים, בדגש על פעלים. אין צורך להעמיס על הטקסט בשמות תואר, השתמש במונחים מעט ידועים ומתמחים ביותר שאולי הנמען לא מבין. זה רק יגרום לשלילה ודחייה. עדיף לנסות להסביר במילים פשוטות ומובנות, יותר עובדות ופרטים. סגנון עסקי אינו מאפשר נוכחות של טקסטים לא אינפורמטיביים ו"מימיים".

אין לסכם את החלק האחרון בסיבובי דיבור מיותרים וארוכים. כמו כן, הצעות לא הגיוניות ולא עקביות לא יעבדו. לכן, ביטויים ערכיים וביטויים משתפים אינם נכללים בצורה הטובה ביותר. כל פסקה צריכה להכיל רק רעיון אחד ספציפי. לאחר השלמת הטקסט, עדיף לבדוק אם יש שגיאות מספר פעמים על ידי קריאת האות בקול.

דרישות טופס

על פי כללי מכתב עסקי עדיף לערוך אותו על נייר המכתבים של החברה. יש לו את הדרישות העיקריות הבאות.

באמצע הטופס, עליך להכניס את הסמל של הפדרציה הרוסית אם המיזם הוא בבעלות המדינה.
יש להניח את המכתב על גיליון בפורמט A4.
בצד שמאל, השאר את השדה ריק (לפחות 3 סנטימטרים). זה הכרחי כי לאחר זמן מה החומרים יתוייקו עם שאר המסמכים.
הגופן האופטימלי ביותר הוא ה-"Times New Roman" הסטנדרטי, גודל 12 ומרווח שורות 1.5-2. זה מובן בצורה הטובה ביותר בעת קריאה.
בכותרת המכתב יש לציין את שם הארגון, כתובתו בפועל וחוקית, מספר טלפון ודואר אלקטרוני.

מאפייני עיצוב

אם העיצוב של מכתב עסקי לקח כמה עמודים, אז אתה צריך למספר, החל מהשני. מומלץ להשתמש בספרות ערביות לשם כך. אין צורך לשים נקודות ליד המספרים.

יש לחלק את המכתב לפסקאות ובמידת הצורך לכותרות משנה. הטקסט לא צריך להיראות כמו זרם מתמשך, מכיוון שהוא ייתפס בצורה גרועה. הפסקאות יראו היכן מסתיימות ומתחילות מחשבות אחרות.

חשוב לציין כי שגיאות הקלדה, מחיקות וכל תיקונים אינם מקובלים בהתכתבות עסקית. הם יעידו על האנאלפביתיות ועל קלות הדעת של היריב.

פרטים משומשים

המכתב מכיל בדרך כלל את המידע הבא.

השם המלא של החברה, לא רק הקיצור.
מספר טלפון, מספר פקס, חשבון בנק ודואר אלקטרוני.
נִמעָן. יתרה מזאת, יש להשתמש בשם החברה במקרה הדאטיב. אם אתה צריך לציין את שם המשפחה ואת התפקיד, מומלץ להשתמש באות התאריך. אם למקבל יש תואר או תואר אקדמי, יש לציין זאת לפני שמו של האדם.

חשוב לציין שכל תכונה צריכה להיכתב באות גדולה ועל שורה חדשה.

הפניות במכתב עסקי

תקשורת רשמית צריכה להיות תמיד בנימה ניטרלית. פנייה לנמען צריכה להיות בעלת אותו טופס. ביטויים כמו "צהריים טובים" יהיו בלתי הולמים. אם אתה רוצה להגיד שלום, עדיף להשתמש ב"שלום" הרשמי. אבל האפשרות המוסמכת ביותר נחשבת לערעור בשם ובפטרונות. ואין זה משנה כמה זמן נמשכת ההיכרות עם המוען. במכתב, אינך יכול להשתמש בצורה הקצרה של השם (לדוגמה, Petya, Anya וכן הלאה).

כדי לשמור על ריחוק בין-אישי, להראות כבוד לאדם מבוגר בגילו ומעלה בתפקיד, הפנייה ל"אליך" תעזור. עם זאת, ראוי לציין כי בחלק מהחברות, להיפך, נהוג להשתמש ב"אתה" בעת תקשורת, אפילו במכתב.

ראוי לציין שלא ניתן להשתמש בתואר "אדוני היקר" ללא ציון שמו של אדם זה לאחר מכן. יש להימנע גם מהקיצורים "מר", "גברת". אם אתה צריך לפנות לקבוצת אנשים, אז מותר לא לציין שמות. אז אתה יכול לכתוב בקצרה: "אדונים יקרים!" לפי הכללים, לאחר פנייה בשם, תמיד כדאי לשים סימן קריאה. לדוגמה, ביטוי דומה במכתב עסקי ייראה כך: "אלכסנדר סרגייביץ' היקר!"

בחלק האחרון, אתה יכול להשתמש באפשרויות שונות. "באיחולים", "בכבוד", "בתקווה לשיתוף פעולה" וכן הלאה. כאן, פניות צריכות להיות רשמיות אך ידידותיות.

ביצוע החלק האחרון

כמו כן, חשוב מאוד לסיים את המכתב בצורה נכונה. בחלק האחרון, אתה צריך לסכם את מה שנאמר קודם. עם זאת, אל תמתח את המסקנות עבור 10 משפטים. יש לזכור כי תמציתיות וקיצור מוערכים בסגנון עסקי. עדיף להגביל את עצמך לביטויים פשוטים. לדוגמה, יינתנו מספר קונסטרוקציות שמתאימות בחלק האחרון של התכתבות עסקית. יש למלא מכתבים עסקיים בצורה נכונה ומנומסת ככל האפשר.

תודה על העזרה או תשומת הלב שלך. "תן לי להודות לך על..." "תודה!"
הבטחת הנמען במשהו. "נשמח לעבוד איתך."
הבעת תקווה לעתיד. "אנו מקווים לשמוע ממך בהקדם האפשרי."
בקשה למשהו. "נהיה אסירי תודה אם תדווחו על התוצאות".
מתנצל על אי הנוחות שנגרמה. "אנו מתנצלים על העיכוב בתשלום".

איך להיפרד מהמוען

למרות העובדה שההתכתבות היא עסקית, במכתב עסקי ניתן להיפרד בדרכים שונות. כדי לעשות זאת, השתמש במה שנקרא ביטויי הסיום.

האפשרויות הבאות הן דוגמאות:

שלך בקרב לב.
בכנות.
איחולים לבביים.
אני מאחל לך הצלחה בעבודתך.
אנו מקווים להמשיך בשיתוף הפעולה.
שמחנו לעמוד לשירותכם.

יכול להיות שיש אפשרויות אחרות. כאן בחירת הביטוי האחרון היא עניין של טעם בלבד.

הַחתָמָה

בתחתית הגיליון, על השולח לשים את חתימתו. אבל חשוב ביותר לעשות זאת נכון כדי שהמסמך יקבל מראה רשמי.

יש צורך לציין את המיקום, ראשי התיבות, שם המשפחה וההיפך כדי לשים חתימה. בנוסף, תוכל לציין פרטים ליצירת קשר (כתובת דוא"ל אישית או מספר טלפון). זה יוכיח לנמען נכונות לתקשר ולשתף פעולה.

תכונות כשל

חשוב גם לדעת איך לכתוב מכתב עסקי אם צריך לסרב למשהו. אחרי הכל, אפילו שלילי או סירוב מצועפים לא יישארו מעיניהם ויגררו תוצאות לא נעימות. לאחר מכן, לא ניתן יהיה לסמוך על יחס חיובי או לפחות ניטרלי כלפי עצמו. כשאתה כותב מכתב, אתה לא צריך להיכנע לרגשות. עדיף לשמור על עצמך בגבולות, גם אם המוען מאוד מעצבן. תמיד יש לקרוא מחדש את מכתבי הדחייה מספר פעמים, תוך שימת לב מיוחדת לטון ההודעה.

המסר לא צריך להתחיל ב"לא" קטגורי, בכל צורה שהוא בא לידי ביטוי. אחרת, הנמען יתרשם שהוא לא מעניין ולא משנה. ראשית, עדיף לפרוס הסברים משכנעים לא מומצאים. כאשר מפורטות בקצרה הסיבות לסירוב, תוכל לעבור בצורה חלקה לאמירת העובדה. יחד עם זאת, על פי הנימוס של מכתב עסקי, מומלץ להשתמש בסוג הניסוח הבא.

לצערנו, איננו יכולים למלא את בקשתך.
אנו מצטערים בכנות, אך עלינו לסרב להצעתך.
אנו מצטערים מאוד, אך איננו יכולים להיענות לבקשתך מהסיבות הבאות.

באופן אידיאלי, בתחילת המכתב, עליך לציין בקצרה את בקשת הנמען. אז הוא יבין שהם באמת הכירו את הצעתו, ובטוח הוא יעריך אותה.

תכונות של כתיבת דואר אלקטרוני

כיום, אנשים מתעניינים יותר ויותר כיצד נכתב מכתב עסקי אם צריך לשלוח אותו בדואר אלקטרוני. על התכתבות כזו חלים כל אותם כללים שהוזכרו קודם לכן. עם זאת, להודעות עסקיות אלקטרוניות יש מאפיינים משלהן.

הכניסה חייבת להיות יציבה ומספקת. לדוגמה, [מוגן באימייל]היא אופציה גרועה [מוגן באימייל]- טוב.

את השדה "נושא" חשוב תמיד למלא. זה יבהיר על מה ההודעה תהיה. אם המכתב מיועד לאדם זר, אז הכותרת צריכה להיות מעניינת. אבל חשוב לא להגזים. נושאים כמו "הצעה ייחודית כרגע", "דחוף" רק יגרמו לדחייה. הכותרת צריכה להיות מורכבת מ-3-5 מילים, תוך שהיא מכניסה אליהן את מהות המסר.

אם ההתכתבות מתנהלת עם אדם זר, אז קודם כל צריך לספר לו איך למדת עליו ומה החברה עושה. ללא הקדמה כזו, ההודעה עלולה להיחשב כספאם ולהימחק מיד.

נקודות חשובות בטקסט מודגשות בצורה מודגשת. במקרה זה, זה לא מקובל להשתמש בצבעים שונים.

אין להשתמש בכוונות בדואר אלקטרוני עסקי. אפילו כותרות משנה וכותרת הנושא לא אמורות להיות אותיות גדולות מוצקות. כך גם לגבי סימני פיסוק כפולים.

עדיף לחלק את הטקסט לפסקאות, ולהשאיר ביניהן שורה ריקה.

ככל שההודעה קצרה יותר, כך הם יגיבו לה מהר יותר.

יש צורך בחתימה. לרוב הוא מורכב ממספר שורות במיילים, כולל שם ותפקיד השולח, שם החברה, מספר הטלפון וכתובת האתר.

ניתן לצרף למכתב קבצי טקסט ותמונות. זה מאוד נוח, כי חומרים נוספים, הערות, הסברים ותיאורים מפורטים מסיטים את הדעת מהמהות. לכן עדיף למקם אותם לא בטקסט של המכתב, אלא בקבצים מצורפים.

אם התכתבות עסקית נמשכת כבר זמן רב ונוצרה מערכת יחסי אמון חמה, אז השימוש באמוטיקונים מותר במייל. הם יעזרו "להחיות" מעט ולנטרל את התקשורת. אבל אסור להתעלל בהם, ובמכתבי נייר הם בדרך כלל לא מקובלים.

הנחיות לכתיבת מכתב

כתיבת מכתב עסקי ניתן לחלק למספר שלבים.

1. ראשית עליך לציין את הנמען. לשם כך, בפינה הימנית העליונה של הטופס, עליך לכתוב את ראשי התיבות, שם המשפחה והמיקום של הנמען. אם הנמען הוא ארגון, יש לציין את כתובתו החוקית.

2. פנייה לנמען. זה צריך להיות ממוקם נמוך יותר באמצע הטופס. כבר נאמר באילו ביטויים ניתן להשתמש. בדרך כלל הערעור נראה כך: "איגור פטרוביץ' היקר!"

3. הצהרת מטרה. להלן, בשורה חדשה, עליך לכתוב את המחשבות העיקריות, את כל העניין, תוך ציון הנימוקים לערעור. אם אנחנו מדבריםלגבי כמה בעיות, כדאי להציע אפשרויות לפתור אותן. אם זו הצעה לשיתוף פעולה, אז אתה צריך להסביר איך זה יקרה. אם המכתב משקף תלונה, אז כדאי לבקש פעולה ספציפית. במילה אחת, הנמען מהטקסט חייב להבין מה בדיוק הם רוצים ממנו.

4. חלק אחרון. ולבסוף, משורה חדשה, אתה צריך להכניס את הביטוי הסופי ואת החתימה.

מכתב תודה

דוגמה זו מראה כיצד מכתב תודה יכול להיראות. עם זאת, יש פגם אחד בדוגמה זו. במקום השורה "לחברת הדגל", ניתן היה להכניס ביטוי ברכה ושמות מי שאליהם מיועד המכתב.

חקירה

זהו מכתב בקשה עסקי לדוגמה. אין בו חסרונות. כל הכללים לכתיבת מכתב רשמי התקיימו. מהטקסט מתברר איזו בעיה נוצרה ומה צריך לעשות כדי לפתור אותה. ההודעה מכילה גם את כל פרטי ההתקשרות, הודעת קבלת פנים, ביטוי סיום וחתימה.

אז, הפרסום הדגים כיצד לכתוב מכתבים המיועדים לשותפים עסקיים. זה צריך להיעשות בצורה נכונה ומוכשרת כדי לא לאבד פנים. אחרי הכל, עתיד החברה תלוי בכך. כמו כן, חשוב להגיב להודעה עסקית בזמן. ניתן לעשות זאת תוך שלושה עד שבעה ימים מרגע קבלת המכתב.

"הדבר הקשה ביותר לאדם הוא מה שלא ניתן לו."
מ' ז'בנצקי

ככל הנראה, כל אחד לפחות פעם אחת בחייו נאלץ להתמודד עם העובדה שהיה צורך דחוף לכתוב מכתב עסקי לראש חברה מסחרית, שותף, פקיד, או במקרה הרע, למשרד השיכון. אבל אם אתה מחשיב את עצמך כאיש עסקים, אפילו מתחיל, או עומד לפתוח עסק משלך, אפילו בעתיד הרחוק, עליך ללמוד כיצד לכתוב מכתבים עסקיים בצורה מוכשרת.

אז מה ההבדל בין מכתב פשוט למכתב עסקי?

קודם כל, היעדר מרכיבים רגשיים, ודומיננטיות של ההיגיון ופרגמטיהצהרה רציונלית של בקשתך או הצעתך. איש עסקים, בעל חברה או ראש מיזם גדול, ואפילו לא גדול במיוחד, בניגוד לסתם "צרכן", לא סביר שיתעניין במכתב הרגשי ומעורר ההשראה שלך אליו עם בקשה על שיתוף פעולה,מתן סיוע או יצירת קשרי ידידות אחרים.

קודם כל, עליכם להבין שכתיבת מכתב עסקי היא הדרך בה אתם כותבים אותו לעניין! רבים יגידו כעת לעצמם מהו "משחק מילים", ברור שמכתב עסקים שונה מהשאר בהבנה ברורה: "למי", "למה" ו"למה". קראתי הרבה מכתבים והצעות, ולמרבה הצער, בחלק מהמכתבים הכוונה כל הזמן חמקה, ובסוף המכתב לא היה ברור כלל מה המחבר רוצה לשאול או להציע.

לכן, כדי שהמשמעות והרעיון של המכתב לא "יתפשטו דרך העץ", עליך לענות בעצמך על השאלות הבאות:

למי אתה כותב מכתב, טעית עם הנמען?
למה אתה כותב מכתב, מה אתה רוצה להציע או לשאול? האם הטיעונים שלך ברורים, סגנון ההצגה והאם הם משכנעיםהטיעונים שלך לנמען? ואיזו תועלת הוא יקבל משיתוף פעולהאיתך?
למה אתה עושה את זה? איזו תוצאה אתה רוצה לקבל? אילו פעולות נוספות אתה מתכוון "לעורר" את הנמען?

עבור מכתבים עסקיים פותח GOST R 6.30-2003 המקביל, המתאר את הדרישות הבסיסיות לתוכן ולביצוע של מסמכים. ביתר פירוט, אתה יכול להכיר את GOST זה על ידי רכישתו בחנות ספרים לעסקים, ולהשתמש בו מאוחר יותר בניירת שלך.

אבל, אני רוצה להקדיש תשומת לב מיוחדת לכמה נקודות חשובות:

כותרת מכתב עסקי צריכה להכיל פנייה לנמען. הוא מונפק מעט מתחת למספר הרישום: בפינה הימנית העליונה מצוינים התפקיד והשם המלא. נִמעָן. להלן תוכל לציין את נושא המכתב. אפילו נמוך יותר, במרכז, נערך ערעור. בערעור יש להביע כבוד תוך שימוש במילים מקובלות: "יקירי", "מר", "גברתי" (אסור לקיצורים). הכובע מודגש בדרך כלל בהדגשה.

לדוגמה:

רפ. מס' 01 מיום 20/04/2012

על Vh. מס' 01 - רי"ק מיום 01/01/1930

מְנַהֵל

LLC "קרניים ופרסות"

בנדר או.אי.

"על קבוצה של קרניים פגומות,

נמסר בתאריך 01.01.1930"

אוסטפ איברהימוביץ' היקר,

מבוא. בהקדמה יש להגדיר בקצרה את מהות המכתב. אתה יכול להתחיל באופן מסורתי: "אני מביא לידיעתך ...", "אני שואל אותך ...", "נכון להיום ..." וכו'. - אם המכתב כתוב בגוף ראשון.

אם הערעור מגיע מישות משפטית, הקריינות מגיעה מאדם שלישי (לדוגמה, "המפעל שלנו מציע ...").

יתרה מכך, הן במבוא והן בטקסט הבא של האות, יש לכתוב באות גדולה את הכינוי אתה וכל צורותיו (אתה, אתה, שלך).

בסיום המכתב מסכמים את התוצאות של הנכתב, לעתים קרובות נכתבת בקשה או הצעה. לדוגמה: "בהתחשב באמור לעיל, אני מבקש ממך...".
הטקסט העיקרי של מכתב עסקי מסתיים באופן מסורתי במשפט: "בכבוד, ..." - אם מיועדת כתובת ניטרלית. אם אתה מכיר אישית את הנמען, אז אתה יכול לסיים את המכתב במשפט - "בברכה, ...".

לדוגמה:

שלך בקרב לב,

המיליונר המחתרתי (חתימה) א.י. קוריקו

תפקיד, שם מלא (מודפסים שם פרטי ופטרון, ואחר כך שם המשפחה), החתימה מונחת ביד.

המכתב העסקי מסתיים במידע על השולח, שאמור להכיל את שמו המלא. (רצוי בתפקיד מלא) ומספר טלפון ליצירת קשר. זה הכרחי אם יש ליצור קשר עם הנמען או נציגו לקבלת מידע נוסף. ניתן גם לציין את האחראי (שם מלא), ומספר הטלפון שלו ליצירת קשר. אגב, אל תשכחו לציין את אזור החיוג יחד עם מספר הטלפון. אל תאלץ את הנמען להשקיע זמן בחיפוש מידע זה.

אני גם רוצה להסב את תשומת לבכם לכמה נקודות הקשורות להצגת המכתב עצמו. פעם השתמשתי באפשרויות שונות להצגת המכתב, עד לפני השימוש NLP, אבל כל זה היה מועיל מעשי, שכן סגנון הכתיבה העסקית עצמו הוא מאוד שמרני, ומכתבים ש אינו תואםבסגנון זה, הם פשוט לא חרגו מ"פיקוח המכס", המיוצג על ידי מזכיר החברה. לכן, סירבתי מניסוייםוהחל לכתוב, כמתחייב מהסגנון העסקי.

זכור, המכתב שלך צריך להכיל שלושה חלקים עיקריים, אלה הם מבוא, נימוק ומסקנה. מחברי המכתב רבים נכנסים מיד לעניינים, מבלי להכניס את בן השיח למהלך העניין הזה. כמובן שאם המכתב ארוך מספיק, איש העסקים עשוי לקרוא את ההקדמה ואולי לא, אבל יקפוץ ישר לעניין. אבל הוא יכול לחזור גם לתחילת המכתב אם ה"מהות" הזו מעניינת אותו. לסיכום, אתה צריך לכתוב מה אתה רוצה לקבל. לא אמורים להיות פירושים כפולים במכתב, רק מחשבה אחת ברורה דרך כל המכתב שלך. כדי לעשות זאת, יהיה נחמד להיזכר באריסטו, ש-300 שנה לפני תקופתנו, שקל את ההיגיון של הצעות וניסח חוקים לוגיים על פיה:

חוק הזהות - יש להשתמש במושג באותה משמעות במהלך החשיבה;
חוק הסתירה - "אל תסתור את עצמך";
חוק האמצע המודרים - "א" או "לא-א" נכון, אין שלישי.

על פי כללי הכתיבה, החלק העיקרי של מכתב עסקי צריך לחשוף באופן הגיוני את תוכן הבקשה או ההצעה, מה שהופך אותו מובן לנמען. כל הפסקאות הקודמות צריכות לזרום באופן הגיוני אל הבאות. ספק עובדות ונתונים ספציפיים לפי הצורך. ואל תשכח ש"קיצור היא אחותו של טאלנט". זכור שטקסט ארוך מדי עלול "לעייף" את הנמען, הוא עלול לדחות את המכתב שלך, ולא לגלות מה הטעם בהצעה הייחודית שלך.

ורק לאחר שתחשבו שהמכתב שלכם סוף סוף נכתב, הקפידו לבדוק את האיות שלו וסימני פיסוקשגיאות. בדוק שוב את הרצף ההגיוני שלו ואת יכולת הקריאה של הטקסט כולו (עדיף לקרוא אותו בקול רם).

אם אתה מבלי משים או ממהר עושה שגיאות כתיב, אז זה יהיה מבוכה. איך אפשר "לעשות עסקים" עם חברה שמפיצה הודעות שגיאה? היזהר!

לסיכום, אני רוצה לומר שגם את המכתב שלך יקבל קודם כל "בגדים", יש לשים לב במיוחד לאיכות הנייר עליו מודפסת המכתב, לעיצוב, האם האות תאבד צורה במהלך ההובלה, אם הם רוצים לקחת את זה ביד. אם הכל בסדר בהקשר זה, אז מכתב עסקי מסודר, עקבי לוגית, חושפני, כתוב היטב, יטה את הנמען לחיוביהחלטה לטובתך. לכתוב מכתבים!