בזרימת עבודה עסקית, פורמט מכתב הבקשה משמש לעתים קרובות מאוד כאשר יש צורך לקבל את הסכמת הצד השני או שירות מסוים ממנו. דוגמאות מוכנות ודוגמאות למצבים שונים, כמו גם את הכללים לכתיבת מכתבים כאלה, תמצאו במאמר זה.

המסורת והכללים לכתיבת מכתב בקשה התפתחו אך ורק בניהול מסמכים מעשי - כלומר. ברמת החקיקה, לא אושרו טפסים או הנחיות. עם זאת, באופן כללי, יש לעקוב אחר המבנה הבא:

1. כרגיל, ממלאים תחילה את ה"כותרת" המציינת את שמו המלא של הארגון השולח עם פרטי ההתקשרות המתאימים וכן את שם עובד ספציפי (בדרך כלל מנהל החברה) ושם המקבל אִרגוּן.
2. לאחר מכן, הטקסט עצמו, המורכב מתיאור המצב ומהרציונל לבקשה. הטקסט צריך להיות קצר ככל האפשר - בדרך כלל מספיקות 1-2 פסקאות. חשוב לציין באופן ספציפי וחד משמעי את בקשתך כדי שבן השיח יבין היטב את מהות פנייתך.
3. לאחר מכן חתימה, תמלול החתימה ותאריך ההידור.

לפיכך, הוא מנוסח על פי הגרסה הסטנדרטית עבור מסמכים כאלה - הטופס ניתן להלן.

המדגם המוגמר יכול לשמש כדוגמה לכך.

הערה. ההחלטה לציין או לא לציין את שם המסמך (כלומר לכתוב באמצע "מכתב בקשה") מתקבלת על ידי השולח עצמו. ככלל, הדבר נחוץ במקרים בהם ראוי להדגיש את מהות המסמך ואת המטרה שחברה אחת מנסה להשיג מאחרת.

היות ובמקרה זה מדובר בעובדה שחברה אחת סומכת על שירות כלשהו או אפילו זיכיון מהשותף שלה, כמובן שכתיבת מכתב, יש להתייחס ברצינות רבה לעיצוב שלו, ואפילו לשלוח אותו. כל פרט יכול לעשות רושם, אז עדיף לקחת בחשבון אפילו את הניואנסים חסרי החשיבות במבט ראשון:

1. קודם כל, עדיף לשלוח אותו באמצעות דואר פיזי - הדואר הרוסי הרגיל או אפילו עדיף ארגון פרטי שמעביר התכתבות מדלת לדלת והרבה יותר מהר. הודעה בצורה אלקטרונית, או אפילו יותר מועברת בפקס, נתפסת לעתים קרובות יותר באופן לא אישי כספאם.
2. בנוסף, הדרך הפיזית בהנפקת המסמך (כלומר כפריט דואר רגיל) מאפשרת לך ליצור רושם חיובי עקב נייר יקר יותר, מעטפה, בול ואמצעי רישום נוספים.
3. כדי לכתוב את הטקסט, תמיד נבחר נייר מכתבים - זה מאפשר לך לתת לבקשה יותר פורמליות.
4. בטקסט עדיף להימנע מבירוקרטיות ברורות - כלומר. להגדיר מילים וביטויים הנפוצים בסביבה העסקית. הם ממש "מייבשים" את הסיפור ועושים רושם שלילי בדרך כלל. קל להחליף אותם באפשרויות מקוריות יותר - לדוגמה, "אנא שקול" עד "אני מקווה להבנתך ולעזרתך בפתרון בעיה זו".
5. לבסוף, כדאי לדבוק במסורות של התכתבות עסקית בכלל, כלומר. הטקסט כתוב בעיקר בסגנון עסקי רשמי. סטיות ליריות, מבנים תחביריים מורכבים מדי, ביטויים כפולים (במשמעותם) לא צריכים להיות. יש להקפיד להקל מאוד על בן השיח לקלוט את המסר – הן מבחינה הבנה והן מבחינה פסיכולוגית.

עֵצָה. אם אפשר לכתוב את הטקסט ביד, עדיף להשתמש בשיטה זו. מכתב בכתב יד מאפשר לך להבדיל אותו מהרקע של כל האחרים. עם זאת, עדיף להפקיד את הכתיבה למומחה שמכיר את טכניקות הקליגרפיה.

זנים

בהתאם למצב הספציפי, ישנם סוגים שונים של אותיות. רוב הבקשות קשורות לנושאים כספיים כמו הנחה, הפחתה בתשלום עבור שירות או דחייה. חלק קטן יותר ממכתבי הבקשה מוקדש לסיוע בפתרון כל נושא אחר. המקרים הנפוצים ביותר ודוגמאות מוכנות של מכתבים נדונים להלן.

לגבי הקצאת הכספים

לבקש כסף, אפילו למטרות צדקה, זו בקשה די רצינית. לכן, בעת עריכתו, חשוב לתאר את המצב באופן ספציפי ככל האפשר ויתרה מכך, לציין בבירור לשם מה בדיוק נדרש הכסף, ומאיזו סיבה לא ניתן לקחת אותו ממקור אחר.

בעת הידור, אתה יכול לקחת מדגם כזה כבסיס.

מהארגון הלא ממשלתי "קשת בענן"

חבר האסיפה המחוקקת

סנט פטרבורג מילושניקוב I.N.

איליה ניקולאביץ' היקר! ברוכים הבאים למנהלת העמותה רדוגה". הארגון שלנו נוסד בשנת 2012 ולאורך כל השנים הללו נותן סיוע כלכלי ללא הרף לילדים הסובלים מצורות חריפות של לוקמיה. הכיוון העיקרי של פעילותנו הוא רכישת תרופות מתאימות וביצוע פעולות מורכבות.

כל השנים הללו, מקור המימון העיקרי לפעילותנו היה הארגון LLC "...". אולם באפריל של שנת 2017 הנוכחית, היקף המימון ירד בחדות, וכרגע איננו יכולים לבצע פעולות צדקה באותו היקף.

על פי הנתונים שלנו, התקציב השנתי של הקרן, בהתחשב בתרומות פרטיות, צריך להיות 10 מיליון רובל. לפיכך, בשל הפסקת המימון, יש צורך לכסות את ההפרש בסכום של 8 מיליון רובל. מדי שנה. אנו מצפים לשיתוף הפעולה שלכם, מכיוון שלא ניתן למצוא ספונסרים כרגע.

בכבוד רב, Svetozarov V.K.

לגבי משלוח סחורה

כאן חשוב להפגין עניין ורצון לשתף פעולה. לכן, עליך למצוא את המילים הנכונות כדי שבן השיח יהיה חדור אמון ויקבל החלטה הולמת. כבסיס, אתה יכול לקחת מדגם כזה.

המנהל הכללי של LLC "..."

Nekrasov N.K.

מאת מנהל החברה LLC "..."

אליזרובה V.M.

שלום רב, ניקולאי קונסטנטינוביץ'! בתערוכה החקלאית האזורית, שנערכה בחודש מאי השנה, התעניינה חברתנו בדוגמאות המכונות והציוד שהוצעו על ידכם.

ברצוננו להתחיל איתך שיתוף פעולה עם אספקת אצווה נסיון של סחורה (הרשימה המלאה מצורפת כמסמך נפרד למכתב זה). אנו מבטיחים תשלומים בזמן עבור סחורות ושירותים. אנו מצפים לשיתוף פעולה ארוך ומועיל הדדי.

פרטי ההתקשרות שלנו:

בכבוד רב, אליזרוב V.M.

לגבי ההנחה

נכון לעכשיו, זהו סוג נפוץ למדי, שכן התנאים הכלכליים הידרדרו במובנים רבים. כפי שמראה הניסיון, לשכנע את הצד שכנגד לספק הנחה טובה במיוחד במקרים כאלה:

• אם החברות משתפות פעולה במשך זמן רב, למשל, יותר משנה;
• אם נרכשת כמות גדולה של סחורה בבת אחת.

למנכ"ל

Avantage LLC Filippov G.V.

מהמנהל של Veres LLC

אלכסנדרובה ק.נ.

שלום, גנאדי ויקטורוביץ'. אנו שמחים לציין את העובדה שהחברות שלנו משתפות פעולה כבר יותר משנתיים. אנו מביעים את תודתנו לך על האיכות הגבוהה והעקבית של השירותים שלך, כמו גם על הסיוע שלך בפתרון מספר בעיות עדכניות.

אנו מאמינים שזה לא סוד עבורכם שבמהלך השנה האחרונה המצב הכלכלי בנישת השוק שלנו הידרדר משמעותית. לצערנו, כרגע אנו חווים חוסר הכנסה מסוים, הקשור לירידה ברווח הרבעוני.

בהקשר לנסיבות אלו, אנו מקווים להבנתך ולהסכמתך במתן הנחה של 10% על השירותים שיינתנו בשנה הקלנדרית הבאה 2018. כמובן שצעד כזה הוא זמני, ואנו מחויבים לשיתוף פעולה מלא בתנאים מועילים הדדיים במקרה שהמצב הכלכלי יתייצב.

בברכה, אלכסנדרוב ק.נ.

לגבי הפחתת שכר דירה

במקרה זה, הרציונל לבקשתך במכתב יהיה בערך זהה לזה שנדון בדוגמה הקודמת.

למנכ"ל

Avantage LLC Filippov G.V.

מהמנהל של Veres LLC

אלכסנדרובה ק.נ.

שלום, גנאדי ויקטורוביץ'. בשנת הכספים שהסתיימה ב-2016 ספגה חברתנו הפסדים שעלו על הציפיות ב-10%. אנו נאלצים לציין שהחברה שלנו נפגעה מהמשבר הפיננסי. זה מתורגם לירידה בתזרים הלקוחות ב-15-20% מהבעלים.

בהקשר זה, אנו מקווים להסכמתך למתן 10% הנחה על שכר הדירה. ברצוני להסב את תשומת לבכם לעובדה שאנו שוכרים די גדולים ויחד עם זאת, במהלך כל תקופת שיתוף הפעולה של חמש שנים, לא איפשרנו ולו עיכוב בתשלום, וכן מילאנו את כל תנאים אחרים של החוזה. אנו יוצאים מהעובדה שצעד זה הוא זמני, ולכן אנו מוכנים להמשיך ולשלם את האגרה במלואה ברגע שמצב השוק יתייצב.

בברכה, אלכסנדרוב ק.נ.

לגבי תשלום דחוי

במקרה זה, חשוב להכיר בכך שבאמת לא ביצעת את התשלום בזמן ולהסביר בפירוט את הסיבה. כמובן שצריך לציין במדויק את תנאי ההחזר של כל הסכום.

מנהל LLC "Gruzodar"

Vakulov N.Yu.

ממנהל פרבוליה LLC

אקסקובה T.G.

שלום, ניקולאי יוריביץ' היקר. בספטמבר 2017, לא ביצענו תשלום נוסף עבור השירותים שלך בסכום של 100,000 רובל. הודענו לך רשמית על חוסר האפשרות לבצע תשלום חודש מראש. כרגע אנו מסבירים שהחברה מצאה כספים לתשלום. אנו מבקשים מכם לספק תוכנית תשלומים לחודשיים: אוקטובר ונובמבר (50,000 רובל כל אחד).

אנו לא נרתעים מההתחייבויות הפיננסיות והחובות שלנו ומפנים את תשומת לבכם לכך שבמשך כל 3 שנות שיתוף הפעולה שלנו מעולם לא הפרנו את החוזה. אנו מקווים להבנתך ומצפים להמשך שיתוף פעולה מועיל הדדי.

בברכה, אקסאקוב ט.ג.

נא לשלם עבור חברה אחרת

בקשות כאלה עשויות להתעורר במקרים בהם חברה אחת מתחייבת למלא את התחייבויותיה הכספיות של חברה אחרת בתנאים מסוימים. כדוגמה, אתה יכול להשתמש בתבנית זו.

IP Blagodarov A.K.

מ-IP Inina A.A.

שלום, אנטולי קונסטנטינוביץ' היקר. כפי שאתה יודע, יש לך חוב אלי בסכום של 100,000 רובל. במהלך שנת הכספים החולפת היה לי גם חוב ל-3 חברות בסך 50,000 רובל. אני מציע שתשלם את חובי במלואו. אני מצידי ערב למתן תשלומים על כל יתרת חובך לתקופה של 6 חודשים.

בברכה, אינין א.א.

לגבי סיוע בפתרון הבעיה

לבסוף, אם אתה צריך לפתור בעיה מסוימת, אתה יכול לכתוב את הטקסט הבא:

IP Nikanorov V.R.

מהמנהל של Good Solutions LLC

עבדולובה V.N.

ולדימיר רומנוביץ' היקר, אני ראש ארגון צדקה שמארגן חגי ראש השנה לילדים ממשפחות מעוטות יכולת. כפי שלמדנו ממקורות פתוחים, אתה מוכר מוצרי ממתקים. אנו מבקשים מכם לארגן אספקת מתנות לשנה החדשה בכמות של 1000 יחידות ל-20 אירועים.

אנו מצידנו מתחייבים להביע לך תודה בכתב ובעל פה ולהשאיר משוב חיובי בכל הארגונים, לפי רצונך.

בכבוד רב, עבדולובה V.M.

כל ארגון, בין אם זה מפעל בבעלות המדינה, חנות קטנה או חברת אחזקות ענקית, צריך במוקדם או במאוחר להיכנס להתכתבות. כדי לעשות זאת, עליך להיות מסוגל לכתוב, לעצב ולשלוח מכתב עסקי בצורה נכונה. במאמר זה ננתח את סוגי המכתבים העסקיים ונדבר כיצד לנסח את הפרטים העיקריים של מסמך זה.

ראשית, הבה נגדיר אילו סוגי מכתבים עסקיים קיימים. ואכן, בהתאם לכך, גם הכללים לכתיבת מכתבים שונים: מה לכתוב, איך לכתוב, למי לכתוב וכו'.

אתה יכול לרשום כמה עשרות סוגים של מכתבים עסקיים, אבל הנפוצים ביותר הם:

• דואר מידע;
• מכתב העברתו;
• כתב ערבות;
• מכתב תודה;
• מחמאה;
• תְבִיעָה;
• הצעה (לא מסחרית);
• הַצָעָה;
• הַזמָנָה;
• ברכה;
• הִתנַצְלוּת;
• הוֹדָעָה;
• הַצהָרָה;
• האישור;
• אַזהָרָה;
• הוֹדָעָה;
• תִזכּוֹרֶת;
• המלצה;
• סֵרוּב;
• להזמין;
• בַּקָשָׁה;
• התייחסות;
• בַּקָשָׁה;
• הצעת עבודה.

ישנה קטגוריה נפרדת נוספת של מכתבים - אלו מכתבי בית משפט. לא נתחשב בהם, שכן רק עורכי דין עוסקים במכתבים כאלה, והם יודעים הרבה על כתיבתם. כל שאר הארגון צריכים לדעת, במיוחד אלה שעובדים עם הדואר: אם אתה מקבל מכתב כזה (הוא מסומן "שיפוטי"), שמרו גם את המעטפה וגם את המכתב.

מכתב עסקי: מבנה

מכתב עסקי, בין היתר, שונה ממכתב רגיל בכך שיש לו מבנה ברור, המורכב מהחלקים הבאים:

1. יַעַד.
2. נושא המכתב.
3. כותרת או כותרת.
4. חלק מבוא.
5. חלק ראשי.
6. חלק אחרון.
7. יישום (אם יש).
8. חֲתִימָה.
9. מוציא להורג.

זהו הפורמט הנפוץ ביותר למכתבים עסקיים, אך כמובן שחלק מהנקודות כפופות לשינויים.

יַעַד

זה האחד שאליו אנחנו כותבים מכתב. כאן תוכל לציין את שם החברה, המנהיג שלה, או הפקיד איתו אתה מתכתב כעת. במקרה בו נשלח מכתב עסקי לראשונה לארגון, הנמען הוא המנכ"ל. ניתן לשלוח מכתב גם לאדם רגיל - אדם פרטי. יכולים להיות מספר נמענים, אבל עדיף לא לשים יותר מחמישה. במקרה זה, יהיה נכון יותר לעשות זאת.

בהתאם למי אנו שולחים את המכתב, אנו מסדרים את הפרטים בדרכים שונות, אם הנמען הוא ראש המיזם, ראשית יש לציין את תפקידו, ולאחריו את שם המיזם וראשי תיבות עם שם משפחה, וכל האמור לעיל צריך להיות במקרה דטיב.

למנכ"ל

Energotras LLC

אוֹ. זצובלין

אם המכתב ממוען לאדם מסוים במפעל, עליך לכתוב תחילה את שם הארגון במקרה הנקוב, ולאחר מכן את עמדת האדם, ראשי התיבות ושם המשפחה, אך כבר בתאריך:

CJSC Butil-Express

מנהל ייצור

ר.נ. טבורטקין

אם המכתב יישלח ללא נמען ספציפי לארגון, יש לציין את שם הארגון במקרה הנקוב:

JSC "Mystic Pro"

אם מכתב עסקי מיועד לאדם פרטי, אז קודם כל נכתוב את שם המשפחה במקרה הדאטיב, לאחר מכן את ראשי התיבות, ובשורות הבאות - כתובת הדואר שאליה יישלח המכתב. אם כתובת הדואר אינה ידועה והמסמך מתוכנן להישלח בדרך אחרת, נשאיר רק את שם המשפחה וראשי התיבות:

קומרובה S.V.

רחוב. פולבאיה, בת 5, דירה. 457,

מוסקבה, 123456

אין צורך לשים נקודה בסוף או לשנות את הגופן, הוא חייב להיות זהה לטקסט של האות. הטקסט של התכונה "נמען" מיושר לימין.

נושא המכתב

זהו תקציר המכתב. אתה צריך לכתוב את זה מעל הטקסט הראשי.

ישנם כמה מסמכים בהם אין צורך לציין את נושא המכתב, דהיינו: הודעה, תלונה, תביעה, ברכות, כתב ערבות או אזהרה. בכל המסמכים הללו יש למקם את סוג המכתב בכותרת, החריג היחיד הוא ברכות.

טקסט הנושא לא יעלה על 50 תווים, הוא צריך להיות קצר מאוד, אך יחד עם זאת ברור לכתוב על מה המסמך הזה. לעתים קרובות, ניתן לבטא את הנושא ב-2-3 מילים, למשל, "בקשה למידע" או להתחיל עם מילת היחס "אודות" ולכתוב במילת היחס.

גופן הנושא יכול להיות קטן בנקודה אחת מגופן הטקסט הראשי, אך לא יותר, וזה לא נדרש. יש להשאיר יישור.

לדוגמה:

על הרמוניזציה של נוהל פעולות ארגונים במצבי חירום

בקשת מידע

כותרת או כתובת לנמען

הכותרת או הערעור כתובים במרכז, שורה ריקה אחת מנושא המכתב.

זו יכולה להיות הכותרת של המכתב, שלמעשה מחליפה את הנושא. על פי רוב, זה חל על תלונות, תביעות, כתבי ערבות, הצהרות, אזהרות או הודעות. זה יכול להיות גם פנייה אישית לנמען המכתב.

אם אתה כותב כותרת, עדיף להקליד אותה באותיות גדולות ולשים אותה במרכז. אין צורך להדגיש את הכותרת בצורה של הגדלת גופן, היא צריכה להיות זהה לחלוטין לגוף הטקסט. מותר לעשות את הגופן מודגש:

הוֹדָעָה

תְבִיעָה

באשר לערעורים, עליך להתחיל במילה "יקירי(ים)", ולאחר מכן את השם והפטרונות של הנמען:

גלינה ויקטורובנה היקרה!

יבגני בוריסוביץ' היקר!

אם השם והפטרונות של אדם אינם ידועים, הם אינם מוחלפים בראשי תיבות, אלא כתובים כך:

מר פטרוב היקר!

גב' ליסיצינה היקרה!

אם המכתב העסקי מגיע לארגון, לא שם המשפחה ולא השם והפטרון של ראשו אינם ידועים לך, כתוב באופן ניטרלי "עמיתים יקרים" או "רבותי יקרים". אל תשכח לשים סימן קריאה בסוף, אבל רק אחד, אתה לא צריך לשים אותם שלוש או יותר פעמים, להראות את הכבוד שלך, זה ייראה ילדותי לחלוטין.

טקסט המכתב

נוסח המכתב מחולק לשלושה חלקים: מבוא, גוף ומסקנה. זה לא חייב להיות שלוש פסקאות, אולי יותר. כל חלק בטקסט עובר בצורה חלקה אחד לשני. אם לארגון שלכם אין גופן תאגידי לכתיבת גוף המכתב, עדיף לבחור בגופן Arial או TimesNewRoman, בחרו או בגודל 12 או 14 נקודות. כדאי להתחיל לכתוב מהקו האדום, מוצדק. צריך להצדיק את הטקסט. זה יכול להיות מורכב ממשפטים פשוטים או מורכבים, ולכל אחד מהם חייב להיות רעיון כלשהו, ​​לא להיות ריק. סגנון הדיבור העסקי אינו סובל שום "מים". כל פסקה מתחילה בקו אדום.

מבוא

המבוא יכול להצביע על מכתב הנמען שהגיע קודם לכן, אליו אתה כותב תגובה, או לציין שסיכמת בעבר עם הנמען שתשלח מכתב. אם נכתב לאדם מכתב בפעם הראשונה ולא היו הסכמות, ניתן לדלג על ההקדמה.

המבוא הוא משפט אחד או אפילו חלק ממנו.

לדוגמה:

לשופט שלך. מס' 175-8/3-15 מיום 25/05/2015 אנו מודיעים לך את הדברים הבאים

על פי ההסכם שלנו…

חלק ראשי

זה חלק מהמכתב, שבו כתוב על העיקר, כלומר על מהות הבעיה. באופן קונבנציונלי, ניתן לחלק אותו לשני חלקים: "הצדקה" ו"בקשה". הנימוק מציין את הסיבה לכתיבת המכתב, ב"בקשה" מצוין מה אתה רוצה להשיג ממקבל המכתב.

יש לכתוב "בקשה" מפסקה חדשה ומקו אדום.

לדוגמה:

אנו שולחים אליך לשיקול דעת חבילת מסמכים על תחזוקת ה-TC "Kometa" והשטח הסמוך לו לחודש יוני 2015.

אנו מבקשים מכם לעיין במסמכים, לחתום עליהם, לאשר את החתימות בחותמות ולשלוח סט מסמכים אחד לכתובת של Cleaning Systems LLC.

סיכום

המכתב חייב להסתיים בנוסחת נימוס שזורמת בצורה חלקה לחתימה, למשל:

בכנות,

בהכרת תודה עמוקה

איחולים לבביים

נוכחות או היעדרו של ביטוי אחרון תלוי במידת הקירבה שלך לנמען, ובתרבות הארגונית של המחבר ובתוכן המכתב. אם ניקח, למשל, ארגונים דתיים, אז הם מסיימים את המכתבים שלהם בביטויים די נפחיים ואמוציונליים. אבל אם תכתוב "בכבוד" בתביעה, זה לא ייראה מתאים. לכן, כדאי לשקול אם ביטוי כזה נחוץ.

בהתאם לסיטואציה, לסוג ולטקסט של המכתב, הביטוי הסופי יהיה או לא. מכיוון שביטוי זה יגרום לחתימה, עליך לשים פסיק, לא נקודה. חריג הוא אם מחבר המכתב הצליח לסדר את הנוסחה הסופית בצורה של משפט קצר אך מלא. לאחר מכן שמים נקודה או סימן קריאה בסוף.

אתה לא צריך לשנות את הגופן, זה צריך להיות זהה לגוף האות. נוסחת הנימוס כתובה מהקו האדום. עליך לסטות מהחלק העיקרי או מרשימת היישומים ב-2-3 שורות, גם מיושרות ברוחב.

חֲתִימָה

הקו האדום לא נמתח כאן. העמדה כתובה בצד שמאל. אם הוא ארוך מדי, עדיף לחלק אותו לשתי שורות. ראשי התיבות ושם המשפחה ממוקמים בצד ימין, מיושרים לאורך הקצה. כתוצאה מכך, בין התפקיד לשם המלא נקבל מקום פנוי לחתימה.

לדוגמה:

האדריכל הראשי של OAO Stroy-City A.D. סמינטים

ראש מחלקת לקוחות

תמיכת LLC "Telecontact" A.V. גברילנקו

יישום

בקשה יכולה להיות מסמכים עצמאיים לחלוטין, נושאים מידע מסוים הדרוש בעבודה. הקפידו לציין את כל המצורפים למכתב זה, למספר אותם, לציין את מספר העמודים והעותקים.

אם למכתב עסקי יש קבצים מצורפים, הם נכתבים אחרי הטקסט הראשי של המכתב, דרך שורה ריקה אחת של השורה. המילה "יישום" או "יישומים" מסומנת מהקו האדום, ולאחר מכן אתה צריך לשים נקודתיים. אם יש יותר מיישום אחד, כל אחד מהם כתוב בשורה חדשה וממוספר. באפליקציה, השם קודם, ואז מספר הגיליונות, עותקים. שום דבר לא משתנה בעיצוב הטקסט, הגופן, הגודל והיישור נשארים זהים.

לדוגמה:

נספח: בקשה להשתתפות בפסטיבל לגיליון 1. ב-2 עותקים.

יישומים:

1. קנה מידה וקריטריונים להערכת קבצי קול עבור 3 ליטר. בעותק 1.
2. תוכנית להכשרה "ניהול מצבי קונפליקט" ל-2 גיליונות. ב-2 עותקים.

מוציא להורג

על אף העובדה שכל מכתב עסקי חתום על ידי ראש החברה או בעלי תפקידים המוסמכים על ידו, ההתכתבות עצמה מתבצעת על ידי עובד מן השורה, דהיינו. מוציא להורג. שמו ופרטי ההתקשרות שלו מצוינים בחלק זה.

מידע על האמן נמצא תמיד בתחתית המכתב, בשורות האחרונות. השם המלא, שם המשפחה ושם המשפחה של העובד כתוב, עם שורה חדשה מספר הטלפון שלו ליצירת קשר, ואף נמוך יותר - כתובת המייל. אנחנו משאירים את הגופן אותו הדבר.

לדוגמה:

עריכה: אנטון סולומונוביץ' לפריקוב

כשהמכתב מוכן לחלוטין, הדפיסו אותו על נייר מכתבים ורשמו, ולאחר מכן תוכלו לשלוח אותו.

(התכתבות אלקטרונית)

מכתב הצעת שיתוף פעולה

נושא: הצעה לשיתוף פעולה.
נתונים: 20.05.0216
מ: [מוגן באימייל]
ל: [מוגן באימייל]

יו"ר הדירקטוריון
איגוד יצרני מוצרי אלכוהול
דוברוב ד.ע.

דמיטרי יבגנייביץ' היקר!

איגוד המפיקים של מוצרי אלכוהול (SPAP) הוא האגודה המובילה של מנהיגים בתעשיית האלכוהול המקומית. העבודה הפעילה שמבצע הארגון שלך ביחס ליצירת שוק תרבותי למשקאות אלכוהוליים ואלכוהוליים בפדרציה הרוסית היא עניין של כבוד.

אין ספק שדאגה לאיכות ובטיחות המוצרים היא אחת המשימות העדיפות של SPAP, ומשתתפיה הינם יצרנים מצפוניים שמקדישים תשומת לב רבה להיבטים אלו.

AIG הוא אחד ממוסדות הביטוח הגדולים בעולם. החברה הבינלאומית פועלת בשוק הביטוח כבר 90 שנה ויש לה משרדים ב-160 מדינות. החטיבה הרוסית של החברה פועלת כבר יותר מ-15 שנה.

שיתוף פעולה עם יצרני מזון ומשקאות הוא בראש סדר העדיפויות של החברה שלנו. בהנחיית ניסיון בינלאומי רב שנים של AIG ברוסיה, פותחה תוכנית ביטוח ייחודית למפעלים בתעשיית האלכוהול (ביטוח אחריות למוצרים והחזרת מוצרים מהשוק).

אנו מאמינים כי תוכנית זו היא בעלת עניין פוטנציאלי למשתתפי ה-SPAP, מאז מוצר כמו אלכוהול דורש התייחסות מיוחדת לאיכות חומרי הגלם, האריזה והבטיחות לצרכן.

בהתבסס על האמור לעיל, אנו פונים אליכם בהצעה לדון בפוטנציאל לשיתוף פעולה בתחום זה.

נהיה אסירי תודה על הערכתך המקצועית לגבי שיתוף פעולה כזה ונבקש ממך לקבוע את ההליך להמשך האינטראקציה בין החברות שלנו. אנו מוכנים לשקול כל אחת מההצעות שלך לגבי הפורמט של עבודה משותפת.

בכנות,

אנדרייב פאבל

סגן נשיא AIG
טל': 8-495-ххх-хх-хх
8-915-xxx-xxx-xx
[מוגן באימייל]

מכתב הזמנה

נושא: הזמנה לסמינר
נתונים: 25/06/2016
מאת: אנה סימונובה
אל: xxx-xxx-xxx

שותפים מכובדים,

17 במרץ 2016אנו מזמינים אותך להצטרף לסמינר בנושא בניית תכניות ביטוח בינלאומיות, שיתקיים במיוחד עבור שותפים על ידי AIG מארק גולדנברג- יועץ אזורי לתוכניות ביטוח בינלאומיות AIG.

מארק מגיע לרוסיה במיוחד לסדרת אירועי הדרכה, שכן יש לו את הניסיון הרב ביותר בביטוח חברות רב לאומיות.

לאור הניסיון הנוכחי בהצעת תוכניות בינלאומיות ללקוחות רוסים עם נוכחות בינלאומית, אני בטוח שסמינר זה יהיה מעניין מאוד ויענה על שאלות רבות בתחום זה.

מצורפת ההזמנה ותכנית הסמינר.

אני מבקש ממך להפנות הזמנה זו לעמיתים שיתעניינו בנושא זה.

הרישום מתבצע באמצעות מענה למכתב זה. ההשתתפות ללא תשלום, מספר המקומות מוגבל.

כתובת הסמינר: רוסיה, 125315, מוסקבה, פרוספקט לנינגרדסקי, 72, בניין 2, קומה 3

נשמח לראותכם!

בכנות,

אנה סימונובה

ראש תכניות הכשרה
AIG
טל': 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[מוגן באימייל]

מכתב בקשה לתיאום פגישה

נושא: ארגון פגישה עם אלנה פירסובה
נתונים: 25/06/2016
מאת: איליה צ'רקסוב
אל: איבנובה גלינה

גלינה ניקולייבנה היקרה!

אם ההצעה שלך תקפה, בשבוע הבא (מ-06 ביוני עד 10 ביוני) אוכל לנסוע בכל זמן שנוח לאלנה פטרובנה.

אהיה אסיר תודה לך אם תודיע לי על החלטתה של גברת פירסובה.

בכנות,

ואדים טטרנקו

מנהל חברת AIG

[מוגן באימייל]

מכתב בקשה ליצירת קשר

נושא: מספר הטלפון של אלנה פירסובה
נתונים: 25/06/2016
מאת: איליה צ'רקסוב
אל: איבנובה גלינה

גלינה ניקולייבנה היקרה!

שוב תודה על הפגישה והדיון הבונה.

אודה לך מאוד אם תשלח אותו לכתובת שצוינה או תודיע בטלפון.

תודה מראש!

בכנות,

ואדים טטרנקו

מנהל חברת AIG
טל': 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[מוגן באימייל]

מכתב תגובה למכתב אגרסיבי של לקוח

מכתב לקוח אגרסיבי:

נושא : אתה לגמרי מטורף!
נתונים: 20.02.2016
מאת: פטרוב אנדריי
ל: [מוגן באימייל]

איך אני מחזיר את הכסף ששילמתי עבור השירות הארור שלך. אני מעדיף לבזבז את זה על משהו אחר מאשר מערכת הפורנוגרפיה שלך. השתמש בservis.tutu.net המזוין שלך.

אנדריי פטרוב

מענה למייל אגרסיבי של לקוח

נושא : על החזרת הכסף ופתרון הנושא! נתונים: 20.02.2016 מ: [מוגן באימייל] אל: פטרוב אנדריי	אלגוריתם עבודה עם מכתב סירוב
שלום אנדריי!
אם אני מבין אותך נכון, אתה לא מרוצה מעבודת השירות שלנו וברצונך להחזיר את הכסף בחזרה.	2. בירור עם הנמען על הבנתנו את הבקשה / התביעה / השאלה. הדבר נחוץ במיוחד אם מכתבו של הנמען כאוטי, קשה להבין ממנו את מהות הבעיה.
אני אגיד לך איך אפשר לעשות את זה. לפי סעיף 2.4. של ההסכם, אם אינך מתכוון להשתמש בשירות שלנו בעתיד, נוכל להחזיר לך כסף מזומן. לשם כך, אנא שלח לי בקשה רשמית (מצורף טופס). לאחר שנקבל אותו, נתחיל בתהליך ההחזרה. באופן כללי, זה יימשך לא יותר משלושה ימים. אם משהו מהתשובה שלי דורש הסבר נוסף, אנא כתבו או התקשרו - אני בהחלט אענה לכם.	3. ליידע בצורה ברורה ומלאה את הנמען של מידע בנושא המעניין אותו.
אנדריי, אני, כמוך, לא מרגיש בנוח עם המצב, וכתוצאה מכך אתה מוכן להפסיק את האינטראקציה איתנו. אני חושב שגם אנחנו וגם אתם במקרה הזה הם המפסידים: אנחנו מאבדים את הלקוח, ולכם את ההזדמנות להשתמש בשירות שלנו (אני מבטיח לכם, השירות די נוח ויעיל!). אם אתם מוכנים להקדיש זמן להתמודדות עם המצב, כתבו לי מה קרה כדי שתדרשו החזר. אנו נבין את הסיבות ונעזור לך להפוך את השימוש בשירותים שלנו לנוח ויעיל ככל האפשר עבורך.	4. הערות והיבט רגשי.
נ.ב. הבקשה היחידה: בואו נתקשר במסגרת אוצר המילים הנורמטיבי.	5. הבע את עמדתך כלפי השימוש של הנמען בסגנון כתיבה שגוי באמצעות כתב כתיבה.
בכנות, אלנה איבשצ'נקו מנהל שירות לקוחות CJSC "סטנדרט שירות" טל': 8-999-111-22-33

קלישאה להבעת בקשה לא להשתמש בניבולי פה בהתכתבות:
אנא נסה לא להשתמש בשפה לא הולמת. זה לא תורם לפתרון בונה של הנושא.
אנו מודיעים לך שאנו שומרים לעצמנו את הזכות לא להגיב למכתבים המכילים שפה גסה או גסה המופנית לחברה או לאנשיה.

מכתב דחייה

מכתב לקוח

יום טוב, אנדריי!

אני מגיש בקשה רשמית אליך.

חברתנו עוסקת באספקת ציוד תעשייתי, כמו גם חלקי חילוף למפעלי תעשיית המזון. מאז 2010 אנחנו הלקוחות הקבועים שלך.

אנו מודים לך מראש על ההבנה והתמיכה!

בכנות,

מנהל שיווק

CJSC "פישפרום"

רומן פטרנקו

טל': 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[מוגן באימייל]

דוגמה 1.מכתב דחייה לבקשת לקוח

	אלגוריתם עבודה עם מכתב סירוב
רומן פטרוביץ' היקר!	1. קריאה בשם היא סימן לתשומת לב לבן השיח. עוזר למנוע חוסר פנים.
ברצוננו להביע את תודתנו הכנה על שיתוף הפעולה הארוך עם החברה שלנו.	2. תודה על שיתוף הפעולה עם החברה (או רק על המכתב).
כרגע ההנחה של החברה שלך היא 10%. במהלך 12 החודשים האחרונים, המשרד שלך הזמין שירותים עבור …. רובל. סף ההנחה הבא הוא …. רובל. זה יתחיל בהנחה של 15%. בהגעה לסף זה, ההנחה שלך תגדל אוטומטית.	3. ציין את הסיבות הספציפיות שאינן מאפשרות לך להיענות לבקשה (השתמש בהיסטוריית הנושא, מספרים, מועדים, נהלים).
אם תחליט להשתמש בשירות התשלומים הנדחים, אנא צור קשר עם אירינה מיכאילובה (טל': 495-777-89-21; [מוגן באימייל] ).	4. הביעו הבנה שנושא הבקשה באמת חשוב. 5. הצע פתרון חלופי במידת האפשר.
	6. הביעו את תקוותכם להמשך שותפויות.
בכנות, אנדריי איבנוב

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

דוגמה 2

נושא: הפסקת שיתוף הפעולה
נתונים: 20.03.2016
מ: [מוגן באימייל]
אל: פטרנקו איבן

איוון ניקולאביץ' היקר!

שמחנו לשתף פעולה עם החברה שלך במשך 7 שנים. תמיד היינו מרוצים מרמת השירות הטובה ואיכות המוצר. עם זאת, במהלך השנה האחרונה אירעו מספר אירועים, כגון: הפרה קבועה של מועדי אספקה, איכות סחורה לא מספקת, יחס לא נכון של עובדי החברה שלך למצבים אלו. כתוצאה מכל זה, האינטראקציה שלנו הגיעה למבוי סתום.

בהקשר זה, אנו, לצערנו, נאלצים להפסיק את שיתוף הפעולה איתך לאחר תום ההתקשרות. תודה על שנות השירות.

בכנות,

מְנַהֵל
פסולת נייר LLC

מלאכוב גנאדי ויקטורוביץ'
טל': 8-945-ххх-хх-хх
[מוגן באימייל]

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

דוגמה 3

נושא: סירוב לשלם פיצויים
נתונים: 20.06.2015
מאת: aig.ru
אל: יוג'ין קניש

יוג'ין היקר!

תודה על שיתוף הפעולה הארוך עם החברה שלנו!

לצערנו, אנו נאלצים לסרב לשלם לך את הפיצוי הנדרש בסכום של... רובל.

נכון לעכשיו, לחברה נוהל אחר לקבלת החלטות על פיצויי ביטוח, עליו התבשרת שוב ושוב.
(עיין בקובץ המצורף לעותק של הודעה זו.)

כמו כן, התביעות מס' 4-6 שצוינו על ידך בכתב התביעה אינן תביעות ביטוח, שכן הופרו סעיפים 12.1-12.2 להסכם.

אנו מבינים היטב את מצבך, ובמקרה שתרצה להימנע מתקדימים כאלה בעתיד, אנו מציעים לערוך הסכם נוסף עם החברה שלנו המאפשר לך לפצות על הפסדים הקשורים לסיכונים עסקיים, כמו שלך. (ראה הסכם נוסף בנספח)

אנו מקווים להבנתכם ולהמשך שיתוף הפעולה!

בכנות,

מנהל AIG

טוצ'קוב ולדימיר
טל': 8-495-ххх-хх-хх
8-903-xxx-xxx-xx
[מוגן באימייל]

מכתב תגובה לתלונה תקפה

נושא: תגובה לתביעה.
נתונים: 05/12/2016
מ: [מוגן באימייל]
אל: אנה קולסניקובה

אנה היקרה!

בשם כל הצוות של המפעל שלנו, אני רוצה להביע את חרטתי הכנה ולהתנצל על המצב הנוכחי.

המפעל שלנו עובד ביציבות ובאיכות גבוהה בשוק של תפירה ותיקון בגדים מזה שנים רבות.

מצבך מתייחס למקרים נדירים, אשר אשמתם היא מה שנקרא הגורם האנושי.

ערכנו חקירה, והאחראים להפרת מועדים וגסות רוח נענשו. על פי הוראת המפעל מיום 13.4.2016 מס' 78/2, ננזפה מנהל המשמרת וולקובה V.V, החותך א.פ. גוסב הועבר כחייט לצוות תפירת בגדי גברים.

הממשל נקט באמצעים דחופים כדי למלא את הוראתך. הוא יהיה מוכן 15.05.2016. בכל זמן שנוח לך, השליח יעביר אותו לכתובת שציינת.

האמן לי, אנחנו מרגישים לא בנוח עם המצב הנוכחי כמוך!

איך כותבים מכתב עסקי שלא יאבד ב"זבל המידע" ויקרא? כללים, המלצות, דוגמאות

המילה היא כלי עסקי במחיר סביר. בעולם העסקים אי אפשר למצוא אדם שלא ישתמש במילה בעבודתו.

עסקים מודרניים הופכים בהדרגה לעסק התכתבות. בעזרת מכתבים - אלקטרוניים או מסורתיים - יש תקשורת עם לקוחות, שותפים עסקיים, מעסיקים. המכתב מציב את הכותב כאיש מקצוע או כאדם שלא כדאי להמשיך איתו קשר.

בעל מקצוע חייב להיות מסוגל לכתוב

• ברור
• ביעילות
• ברצינות
• מעניין

ואף פעם לא מאוחר מדי ללמוד. אנחנו מתחילים עם היסודות: אנחנו מבינים את ההבדל בין כתיבה עסקית לכתיבה רגילה.

במה שונה מכתב עסקי ממכתב רגיל? הפרטים של מכתב עסקי

מכתב הוא טקסט קצר בן עמוד אחד או שניים, שמטרתו להעביר מידע לנמען על משהו.

אופי המידע והיחסים בין השולח למקבל המכתב מחלקים את ההתכתבות ל

• עסקים (רשמי)
• אישי (לא רשמי)

מכתב עסקי מאופיין ב:

• תַמצִיתִיוּת
• דיוק
• הגיון והיגיון
• אִינפוֹרמָטִיבִי
• ניטרליות הערכתית ורגשית
• תְקִינָה:
• נעשה שימוש בטפסים רשמיים
• תנועות דיבור יציבות, מונחים פקידותיים מיוחדים וקונסטרוקציות משמשים
• מספר נושאים - 1-2
• מיקוד
• כפיפות מוגדרת בבירור (במידת הצורך)

מהם סוגי המכתבים העסקיים?

סוג המכתב העסקי קובע

1. מטרת כתיבתו

למטרות פרסומיות

• אתה רוצה לסיים עסקה ולהציע את התנאים הספציפיים שלה - כתוב מכתב הצעה (הצעה) עבור הנמען

• אם לא החלטת על תנאי העסקה המקובלים עליך, שלח מכתב בקשה
• האם ברצונך ליידע את הנמען שלך על הפרת ההתחייבויות על פי החוזה מצידו? כתבו מכתב תלונה

מטרות לא מסחריות

• הודו במכתב תודה
• אשר את התחייבויותיך במכתב ערבות, ואת הסכמתך במכתב אישור
• כתוב מכתבי מידע אם אתה חושב שהמידע שלך יעניין את הנמען
• תזכור על הסכמים חשובים, התחייבויות, קנסות עם מכתבי תזכורת
• לברך במכתבי ברכה, לשאול במכתבי בקשה, לנחם במכתבי אבל
• אם אתה צריך לשלוח מסמכים חשובים או חפצי ערך, הקפד לכתוב מכתב נלווה למשלוח שלך

2. נמען

אם אתה פונה מכתב למספר נמענים בו זמנית, אז אתה מחבר מכתב חוזר

המכתב שלך יכול לגעת במספר נושאים בו זמנית, מה שהופך אותו אוטומטית לרב פנים

4. מבנה

אותיות מוסדרות כרוכות בהרכבת חלק הטקסט של המכתב לפי דפוס מסוים, בעוד שלאותיות לא מוסדרות יש צורת הצגה חופשית

5. צורת עזיבה

• במעטפה
• אֶלֶקטרוֹנִי
• באמצעות פקס

מבנה מכתב עסקי: מבוא, גוף, סיום

המבנה של מכתב עסקי סטנדרטי דורש התייחסות מדוקדקת יותר.

מכתב מעוצב היטב חייב לעקוב אחר הדפוס הבא:

בואו נסתכל מקרוב על כמה נקודות של התוכנית:

1. כותרת

ככלל, מדובר בתמצית נושא המכתב.

חשוב: חבר את הכותרת בצורה נכונה אם אתה רוצה שהנמען יקרא את המכתב שלך.

היעדר כותרות בהתכתבות עסקית אופייני למתחילים שאין להם כישורי התכתבות עסקית בסיסיים.

2. טיפול

• בעל הצורה המסורתית "יקירי"
• באותיות רישיות באמצע השורה

חשוב: השימוש בקיצורים במחזור אסור!

3. הקדמה

• מציג לנמען את הרעיון המרכזי של המכתב
• מכין את הנמען לתפיסה הנכונה של המידע הבא הכלול במכתב

4. הגוף המרכזי של הטקסט מצדיק את רעיון המפתח הנאמר בפתיח

החלק הזה של המכתב

• אתה מציין בבירור את מהות ההצעה/ערעור
• לתת טיעונים: עובדות, נתונים, פרטים נוספים על נושא המכתב. חוות דעת מומחה, ניסיון חיובי/שלילי משלו

למען נוחות ההצדקה, ניתן להשתמש בתכנית הבאה:

חשוב: הפסקה האחרונה צריכה להכיל ביטוי המציין שלב ספציפי או תוצאה צפויה ולעודד את הנמען לנקוט בפעולה.

5. לסיכום:

6. בחלון "חתימה" יש לציין מידע על הנמען:

• הגדרת תפקיד

איך לא לטעות בבחירת סגנון כתיבה?

בהתכתבות עסקית צריך כל הזמן לעשות בחירות לגבי סגנון הכתיבה וטון התקשורת עם המוען. כמה יבש, רשמי, רשמי או להיפך, תוסס, חם, אנושי, צריך להיות המסר שלך?

• סגנון אישי בהתכתבות עסקית מדגיש את התכונות האישיות של מי שכתב את המכתב.
• כאשר משתמשים בסגנון פורמלי, מובאות עובדות ומסקנות מתאימות על סמך אותן.
• סגנון אישי כרוך בתקשורת בין כותב המכתב לנמען בשוויון.
• הסגנון הצורני מפגין כפיפות ועוצמה ברורה שקורא המכתב צריך להתחשב בהן.

על מנת לבחור את סגנון התקשורת הנכון במכתב עסקי, שקול:

• באילו קטגוריות משקל אתה והנמען שלך
• אתה רוצה לנהל משא ומתן בצורה טובה או להפעיל לחץ מעמדת כוח

איך להיצמד לסגנון הנבחר?

סגנון אישי

• נוכחות של כינויים אישיים: אני, אנחנו, אתה
  לדוגמא: אני מתנצל בפניכם ומקווה באמת ובתמים שטעויות כאלה לא יחזרו.
• פניות ובקשות ישירות
  לדוגמא: נא לא להשאיר חפצים אישיים ללא השגחה.
• שימוש בביטויים מעריכים רגשיים: נוער כוכבים, כישלון מחריש אוזניים

סגנון רשמי

• החלפת כינויים אישיים בשמות עצם מופשטים
  לדוגמא: הנהלת הקולנוע מתנצלת בכנות על השינוי בלוח הקרנות הערב
• החלפת פניות ובקשות אישיות בהצהרות
  לדוגמא: נא לא להשאיר חפצים אישיים ללא השגחה
• שימוש בקלריקליזם קונבנציונלי: אני מביא לידיעתך, בשל העובדה ש

הסגנון הפורמלי אינו מתאים באופן קטגורי אם אתה כותב מכתב תודה או מכתב תנחומים, כלומר אותם מכתבים עסקיים שבהם אתה צריך להביע רגשות. במצב בו אתם כותבים מכתב בקשה או מכתב הצעה, עדיף גם להקפיד על סגנון אישי.

מהו מכתב תביעה וכיצד כותבים אותו? במה זה שונה מסוגים אחרים של אותיות?

חשוב: בעת חיבור מכתב, מקד את תשומת הלב של הנמען בדיוק לאילו פעולות אתה מצפה ממנו. כמו כן, ציין את מסגרת הזמן הספציפית ליישום המשימות שהגדרת.

תבנית מכתב תלונה תעזור לך לכתוב אותה בצורה נכונה:

מהו מכתב תגובה וכיצד כותבים אותו?

ישנם שני סוגים של מכתבי עצות:

• מכתב דחייה
• מכתב תגובה חיובית

לחיבור שני סוגי האותיות יש שני כללים כלליים (בתנאי שמכתב היוזמה נכתב בצורה נכונה):
1. אוצר המילים ודפוסי הדיבור של מכתב היוזמה נשמרים במכתב התגובה
2. הטקסט של מכתב התגובה לא צריך להכיל מידע על

• תאריך כתיבת מכתב הפתיחה
• מספר הרישום שלו

דוגמה למכתב דחייה ידידותי ונכון מוצגת להלן:

עם זאת, ויתור לא תמיד חייב להיות עדין. יש מצבים שבהם יש צורך בסגנון תקשורת קשוח וקפדני. להלן תבנית מכתב דחייה לכל אירוע, מקשה ועד רך:

מכתב מידע: ההבדל בין מכתבי תגובה ומכתבי תלונה

מכתב המידע הוא רב תכליתי:

• מודיע (לדוגמה, על שינויים במחירים במחירונים)
• מודיע (על בחירתם מחדש של חברי הדירקטוריון)
• מודיע (על משלוח הסחורה)
• מצהיר (כוונות)
• מאשר (קבלת סחורה)
• מזכיר (על מילוי ההתחייבויות שנטלו על עצמם על פי החוזה)
• מפרסם ומודיע (על החברה בכלל, על סחורות/שירותים בפרט)

אולי הנושא הדוחק ביותר כיום הוא השאלה איך כותבים מכתב פרסום והסברה.

1. חוסר מבנה
2. נוכחות של סלנג או אוצר מילים לא פורמלי בטקסט של המכתב
3. עיצוב מרושל
4. שפע של שגיאות כתיב, תחביריות, סגנוניות
5. היעדר עובדות מהימנות, מידע אובייקטיבי במכתב
6. הפרה של כללי נימוס יסודיים (במיוחד במכתבי תלונה)
7. שימוש במשפטים מסורבלים ובלתי מובנים בטקסט
8. חוסר היגיון בהצגת החומר
9. היעדר תמלול קיצורים
10. טשטוש כללי של הטקסט במקרה של הידור חסר מטרה שלו

מה עוד אתה צריך לדעת על מכתבים עסקיים?

1. עבור התכתבות עסקית מודרנית, נעשה שימוש בשיטת מבנה הבלוק של הרכב הטקסט.
שיטה זו חוסכת זמן ושומרת על הסגנון הכללי של כל התיעוד העסקי. מאפיין אופייני לשיטה הוא סימני פיסוק פתוחים או היעדר נקודות/פסיקים (לדוגמה, בעת יצירת רשימות)

2. ניתן להשתמש בגופן sans-serif (לדוגמה, Arial) לכותרת המכתב. גופן כזה נתפס באופן לא מודע כיציב ומוצק.

3. טקסט גוף צריך להשתמש בגופני סריף (Times News Roman). סריפים מקלים על העיניים לנוע מאות לאות, מה שהופך את הקריאה למהירה יותר

חשוב: יש אותיות שתמיד נכתבות ביד!
אלו מכתבי ברכות, מכתבי תנחומים, מכתבי תודה

כמות גדולה של מידע שימושי לגבי ניסוח טקסטים למכתבים עסקיים ניתן למצוא בסרטון של סשה קרפינה.

סרטון: איך לכתוב מכתבי כיסוי וקורות חיים

סרטון: "לומדים ממספרי סיפורים". סודות מכירת טקסטים

אנשים רבים מודאגים לגבי איך לכתוב מכתב ערעור. התבנית, למעשה, כמעט זהה בכל המקרים. רבים שולחים מסמך זה לארגונים, חברות, רשויות ומקומות אחרים כדי לפתור בעיות מסוימות. עליו לערוך הן אזרחים מן השורה והן על ידי יזמים פרטיים שונים. ובכן, בואו נעשה סדר בהכל.

דבר ראשון שצריך לדעת

אז לפני כן, אתה צריך להבין על בסיס מה המסמך הזה מורכב. ובכן, כאשר כותבים מאמר כזה, יש להקפיד על כל הכללים.הדבר הראשון שצריך ללמוד הוא השימוש בסגנון רשמי של הצגה. חשוב לחשוב על התוכן מראש, לחבר אותו בצורה משכנעת, ברורה, הגיונית ומובן. הוא טקסט, שמהותו נאמרת בקצרה ובאופן מיטבי. האורך המרבי של מסמך הוא עמוד אחד. המשימה העיקרית של אדם היא למשוך את תשומת הלב של הנמען ולהתעניין בבעיה שלו. יש צורך שהנמען יקבל החלטה מיד לאחר קריאת ההודעה. מכתב הערעור צריך להיות בעל משקל רב. המדגם הוא טקסט שעמדת המחבר בו באה לידי ביטוי בבירור, הנטען על ידי יותר מעובדה אחת וראיה אחת. יש צורך לציין בעקביות את השאלות והבקשות שלך. לא כדאי לאחד הכל ביחד. וכמובן, בסופו של דבר, יש להדגיש עד כמה המסר הזה חשוב.

מִבְנֶה

גם להיבט הזה יש חשיבות רבה. ההרכב חשוב בעת כתיבת מכתב ערעור. המדגם הוא סטנדרטי. בפינה השמאלית העליונה, רשום את תאריך הערעור. מימין - ציינו היכן ולמי תרצו לפנות את המכתב. זה יכול להיות שם של חברה, מוסד, סוכנות ממשלתית, שם מלא של אדם פרטי וכו'. כתוב את הפרטים שלך למטה: שם מלא, כתובת, מספר טלפון, דואר אלקטרוני - כמה שיותר מידע, יותר טוב. רצוי להקליד טקסט במחשב, ואם הוחלט לכתוב ביד, יש להקפיד על כתב יד קריא.

מכתב ערעור: תוכן לדוגמה

באמצע הגיליון, עליך לכתוב את הטקסט ישירות. באיזה טיפול לבחור? בהחלט רשמי, לבחור אחד מהבאים: נערץ, חבר וכו'. יש צורך לצרף שם משפחה למילה עם שם ופטרונימי. אם אדם תופס תפקיד מסוים או בעל דרגה, יש לציין זאת. כדי להדגיש את חשיבות הבקשה, כדאי לשים בסוף ולאחר מכן לכתוב את כתב הערעור עצמו. מדגם, ככזה, קיים, אבל לכל מקרה יש משלו. ובכן, באופן כללי, יש אפשרות אוניברסלית. קודם כל מצוינים הנימוקים שהם המניע לערעור, לאחר מכן מהות הבעיה ולאחר מכן מציינים את מטרת המכתב. צריכים להיות כמה שיותר פרטים. הם יסייעו לשכנע את הנמען במילוי הבקשה. וחוץ מזה, חשוב לציין את סיבת הערעור. זה יכול להיות כלל, חוק, מערכת כללים, תקנה או מעשה חקיקה.

ניסוח

אנשים רבים מתקשים לנסח את רצונם או בקשתם. ובכן, יש כאן כמה כללים. ראשית, יש להימנע מדרישות. עדיף להשתמש יותר בשכנוע. על הנמען להבין שמועיל לו למלא את הבקשה. אתה יכול לרמוז לו על העניין שלו במקרה הזה. על הערעור להסתיים בנימה אופטימית, מעודדת לפעולה, אך בצורה נכונה ככל האפשר. עדיף להראות שלתשובה יש משמעות רבה והוא להוט לקבל אותה בהקדם האפשרי. וכמובן, הכל חייב להיות חתום. לאחר מכן, אתה יכול לשלוח. נותר רק לחכות לתשובה.