Kuidas oma päeva korraldada: tootlikkuse geeniuste tehnikad. Tööaja planeerimine

Ajaplaneerimine, tööaja planeerimine ehk tööaja planeerimine on äriinimese oluline oskus. Edu tajutakse kõige sagedamini kui kõrget tulemuslikkust ja oluliste eesmärkide saavutamist. Kuid ärge unustage: suure tuluga kulutatud aeg on veel üks edu võtmekriteerium.

Ajajuhtimise eesmärgid

Tööaja juhtimisega saab lahendada palju eesmärke ja eesmärke, kaasaegne elurütm paneb aega suhtuma suure tähelepanuga ning moekad ja edukad treenerid töötavad välja palju meetodeid, mis allutavad aja ärilisele elurütmile. Aga mis on üllatav: paljud aja alluvuse seadused avastati ja sõnastati 20. sajandi keskel, osad veelgi varem – sada või isegi rohkem aastat tagasi, kui äri alles hakkas ennast ja oma elurütmi maksma. elu hakkas just kiiremaks minema.

Parkinsoni seadus ütleb: "Töö täidab sellele määratud aja." See aforism on irooniline, kuid selle õigsust tõestab otsene elu. Jälgides ennast, oma lähedasi ning seejärel valitsusasutuste ja ametlike institutsioonide tööd, märkas inglise ajaloolane, et nii igapäevaelus kui ka avalikus elus on inimene valmis raiskama aega asjatutele tegudele.

Parkinsoni seaduse sõnastas ajaloolane Cyril Northcote Parkinson 1955. aastal Briti ajakirjas The Economist avaldatud artiklis.

Kui inimene ei piirdu ajaliste raamidega, saab ta seda tööd teha ikka ja jälle, midagi lõputult parandades, parandades, otsides vigu, justkui püüdes asja viia absoluutse täiuslikkuseni, tegutsedes mitte tulemuse järgi, vaid sukeldes protsess.

Selle seaduse järgimine ei ole aga dogma. Vastupidi, iga eduka inimese ülesanne on ületada selle reegli inerts, allutada see seadus oma plaanidele ja hoiakutele.

Ajaplaneerimise eesmärk on tööaja organiseerimine, prioriseerimine, aja kontrollimine ja ratsionaalne kulutamine.

Planeerimise põhimõtted

Planeerimine koosneb alati mitmest tasemest:

strateegiline globaalne (mitmeks aastaks planeerimine, see on supereesmärk või supereesmärgid, mille inimene endale seab)
strateegiline planeerimine aastaks või kuueks kuuks (need ühised ülesanded, mis viivad inimese aeglaselt, kuid kindlalt tema peamisele, peamisele eesmärgile lähemale)
taktikaline planeerimine kuuks ja nädalaks,
päeva taktikaline planeerimine.

Igal neist on erinevad nõuded, ka ajajuhtimise meetodid on märgatavalt erinevad. Need on väga individuaalsed ja on suures osas moodustatud isendi poolt iseseisvalt.

Eisenhoweri maatriks

Ka päeva planeerimine on loomulikult individuaalne, kuid antud juhul on ärivaldkonnas kogunenud palju ajaplaneerimise kogemust. Igapäevase ajaplaneerimise põhiprintsiip põhineb nn Eisenhoweri maatriksil.

Ameerika Ühendriikide president Dwight David Eisenhower töötas 36. kuupäeval välja prioriteetide maatriksi, et optimeerida oma kiiret tööaega. Ta mõistis: kõik asjad, mida inimene peab päevas tegema, võib tinglikult jagada olulisteks ja ebaolulisteks, kiireloomulisteks ja mitte kiireloomulisteks. Tulemuseks on järgmine nelja tsooniga ruut:

Kõige keerulisem on jaotada kõik kohustused ja mured nendesse 4 rühma: aru saada, millised asjad on tõeliselt olulised ja millised ebaolulised. Treenerite hinnangul on olulised asjad, mis viivad meid seatud eesmärgile lähemale ja on seotud aasta planeerimisega.

Esimene ruut peaks ideaalis vaba olema, sest kui see on hõivatud, siis seal on kirjas, et olulised asjad ei saanud õigeks ajaks valmis ja tuli ajahäda. Ebaolulised ja mittekiireloomulised asjad (reeglina on need suhtlusvõrgustikud, sihitud telefonivestlused, arvutimängud jne), ideaalis saate ka turvaliselt kõrvale pühkida ja keskenduda olulistele ja mittekiireloomulistele, hõivates võtmekoha tööpäevade ajakava. Kiireloomuliste ja ebaoluliste asjade puhul võite leida järelejäänud aja või delegeerida nende täitmise kolleegidele või alluvatele.

Pareto põhimõte

Teine oluline põhimõte kooskõlas Eisenhoweri maatriksiga ja sai oma nime sotsioloog Vilfredo Pareto järgi. Printsiibi teine nimetus on 20/80 printsiip, Pareto 19. sajandil. märkis: "20% pingutusest annab 80% tulemusest ja ülejäänud 80% pingutusest - ainult 20% tulemusest." Sellele on tõesti raske vaielda: enamik jõupingutusi ei anna soovitud tulemusi. Kuid selle fakti enesestmõistetav võtmine ja selle rakendamine mitte ainult tulemuste, vaid ka ajakulu suhtes osutub väga tõhusaks. Peamine on leida kirjast või ärivestlusest need 20% olulisest infost, mis toovad need 80% tulemusest. Päeva jooksul isoleerige asjade tsükli hulgas need 20% oma plaanidest, mille elluviimine toob 80% edu.

Pareto seaduse tagajärg: tavaliselt on liiga raske ja tüütu aru saada, mis toimub, ja sageli pole see vajalik – peate vaid teadma, kas teie idee töötab või mitte, ja muutma seda nii, et see toimiks, ja seejärel hooldama. olukord, kuni idee lakkab töötamast.

Teine ajaplaneerimise põhimõte põhineb inimese füsioloogial ja võtab arvesse selle biorütme. Päevasel ajal toimib inimkeha ebaühtlaselt, biorütmikõver näeb välja umbes selline:

Oma tööpäeva planeerimisel on oluline arvestada kõrge soorituse ajaga ning jätta kindlasti aega puhkamiseks ning lõõgastumiseks ja väljalülitumiseks, see võimaldab vabaneda päevase stressi negatiivsetest mõjudest.

Neljas põhimõte planeerimine võib tunduda vastupidine kõigele ülalkirjeldatule, kuid selle järgimine aitab kaasa pehme ja rahuliku aja möödumise tunde tekkimisele, tunde, et see on inimesele allutatud. Plaan ei saa inimese üle domineerida: planeerimise varieeruvus ja paindlikkus on võib-olla ajajuhtimise kõige olulisem säte. See põhimõte eeldab võimet muuta plaane õigel ajal, luua sündmuste vahel uusi seoseid. Praktikas tähendab see oluliste ja kiireloomuliste asjade fikseerimist põhilisteks, mis moodustavad päeva selgroo, nn puhvertsoonide jätmist võimalike muutuste, uute asjaolude, ettenägematute kiireloomuliste asjade jaoks.

Ühesõnaga ei saa tootlikkust ja hõivet segamini ajada, planeerimine võimaldab vältida ajapuuduse olukordi ja õigesti seada prioriteedid, millest alates tõuseb oluliselt tööpäeva produktiivsus.

10 reeglit tööaja planeerimiseks

Tegelikult võib reegleid olla nii palju, kui iga inimene saab allolevast loendist valida.

privaatsusreegel. Tööl on soovitav olla üksi: selleks sulgege uksed, määrake vastuvõtuvälised ajad, lülitage sisse automaatvastaja, paluge sekretärilt vaikust. Aja selliseks tööks võib määrata hommikul või tööpäeva lõpu poole, kui kontori töömeeleolu on langenud.
Tööploki reegel. Kogu töö kontoris võib tinglikult jagada plokkideks: telefonivestlused ja ärikirjavahetus, koosolekud ja kohtumised kolleegidega, paberimajandus ja töö paberitega. Sarnaste plokkidega töid tehes säästame vaeva, ei lülitu ühelt tegevuselt teisele.
Väikeste osade reegel on õiged viilud. Suurt, rasket ülesannet, strateegilist ülesannet ei saa ühe jõupingutusega teostada, seetõttu läheme igapäevaselt ja metoodiliselt suure projekti väikeseid osi täites taktikaliselt globaalset eesmärki.
Delegeerimise reegel. Võime delegeerida volitusi on samuti osa ajajuhtimisest.
Määruse reegel ja tähtaja reegel. Selge ajaraami seadmine ärikohtumiseks, kohtumiseks või intervjuuks ning ka töö tegemiseks raamid tähendab Parkinsoni seaduse tahtlikku ja produktiivset rikkumist, muutes temast oma kolleegi.

Voltaire: Aeg on üsna pikk selle jaoks, kes seda kasutab; kes töötab ja kes mõtleb, avardab oma piire.

Prioriteedi reegel. Järk-järgult saate uute juhtumite ja olukordade ilmnemisel arendada oskust määrata igaühele neist vaimselt Eisenhoweri maatriksist staatus: kiireloomuline - mittekiireloomuline, oluline - ebaoluline. Seejärel seatakse prioriteedid automaatselt ritta.
Kellaaja ja biorütmide arvestamise reegel. Tähtsad ja kiireloomulised asjad on parem planeerida hommikul. Nende rakendamine loob tööpäeva jooksul eduolukorra. Planeerimine on kõige parem teha õhtul: psühholoogide ja treenerite sõnul koostab alateadvus ise optimaalselt öö jooksul järgmise päeva ajakava.

Arvepidamise reegel: "Mõelge paberile." Salvestised on vajalikud: korrastavad meelt, moodustavad peas visuaalse pildi, aitavad end päeval kontrollida.
Tulemuse reegel. Kokkuvõte tööpäeva lõpus võib luua edutunde, produktiivsuse ning aidata kooskõlastada teie tegevusi ja plaane järgmisteks päevadeks.

Tööaja planeerimise meetodid

Peamisteks ajaplaneerimise meetoditeks on arvestuse pidamine, kalendrid, tööpäevakaardid. Sel juhul võetakse aluseks üks või mitu ajaplaneerimise põhimõtet: luuakse üldine skeem, mall, mida saab kohandada, mida konkreetne inimene kasutab oma igapäevaste rutiini ja rutiini jaoks.

Ühte autori meetodit kirjeldab Tracy Brian raamatus ja selle nimi on "Jäta vastik, söö konn!", See tähendab plaanide jagamist positiivse värviga, meeldivateks kohustusteks ja ebameeldivateks. Kui päevaplaane hoolikalt ja teadlikult analüüsida, siis kindlasti on asju, mida teha ei taha (neid võib tinglikult nimetada konnadeks või kärnkonnadeks). Eelkõige tuleb teha neid asju: loobuda vastikusest ja metafooriliselt "sööge see konn enne ära".

Brian Tracy: Lõpetuseks see tähelepanek: kui sa pead "sööma" elusat konna, siis ei tohiks istuda ja teda kaua vaadata. Professionaalsuse ja produktiivsuse kõrge taseme saavutamise viis seisneb stabiilse harjumuse omandamises lahendada hommikul kõige olulisemad ülesanded, raiskamata aega muudele probleemidele. Esmalt peate õppima, kuidas konn ära süüa, ilma esialgsetesse, sageli jõudeolevatesse arutluskäikudesse laskumata.

Lisaks sellele tehnikale veel üks nõuanne: et järelmaitse oleks veelgi meeldivam, võib pärast konna “süüa tegu-magustoitu”: tehke midagi meeldivat, armastatud, pakkudes töökohal naudingut ja rõõmu.

Huvitava tööpäeva planeerimise meetodi pakkusid välja Franklini koolkonna esindajad Alexander ja Dmitri Tsyglins:

Video päevakaardi tegemisest

Tuntud aforismi “Aeg on raha” autor Benjamin Franklin märkis ka järgmist: Rikkus sõltub peamiselt kahest asjast: töökusest ja mõõdukusest ehk teisisõnu ära raiska ei aega ega raha ning kasuta mõlemat parimal moel. võimalik viis.

Kaasaegne päeva planeerimise vorm on spetsiaalsed nutitelefonide ja pihuarvutite (korraldajad) programmid, mis põhinevad kalendri või arvutustabeli võimalustel, mis võimaldab kajastada kuupäeva, kellaaega, märkida iga sündmuse ajakava, jätta märkmeid ja kommentaare ning koostada ka mitte ainult päeva taktikalisi plaane, vaid ka näha strateegilist liikumist põhieesmärgi poole. Need on mobiilsed, mugavad ja mis kõige tähtsam, tõhusad tänapäevastes elutingimustes.

Näidisprogrammid

Kombineerides mitut tehnikat ning võttes arvesse võimalikult paljusid ajaplaneerimise põhimõtteid ja reegleid, saab koostada programmi malli.

Oluline on mõista peamist: ülesannete nimekiri ei ole plaan. Sellest saab plaan alles siis, kui see vastab Brian Tracy reeglile: "Planeerimine eelneb õigete asjade tegemisele ja halva ennetamisele."

Kui kulutada paar minutit, saab selgeks, milliseid asju saab plokkideks ühendada, millised on liiga globaalsed, kuid olulised ja mitte kiireloomulised (need, vastupidi, tuleks jagada "siledateks viiludeks"), milliseid asju saab pidada "konnadeks", millest saab meeldiv ja maitsev magustoit. Saate neid kujutada diagrammide või diagrammide kujul, saate neid värvida erinevates värvides.

Kui hakkate põhjalikult mõistma, millised tegurid mõjutavad inimese elu üldiselt, võite neid leida väga palju. Inimese mis tahes eluvaldkonnal ja igal tema tegevusvaldkonnal on loomulikult mitmeid neile omaseid iseärasusi ja mõnikord on see, mis kehtib ühe kohta, teise jaoks täiesti kohaldamatu. Kuid hoolimata sellest on mõned aluspõhimõtted, mis on tõhusad absoluutselt kõiges. Üks nendest põhimõtetest või täpsemalt seaduspärasustest, mida võib pidada edu tagajateks igas valdkonnas, on planeerimis- ja prioriteetide seadmise oskus. Miks see nii oluline on, saame teada esitletavast ajaplaneerimise koolitustunnist.

Pärast selle materjaliga tutvumist saate teada, mis on äriplaneerimine ja millised on selle omadused, miks on vajalik ja oluline koostada igapäevaselt tööde, isiklike ja majapidamistööde loendeid. Lisaks käsitleme mitmeid tõhusaid planeerimismeetodeid ja -põhimõtteid, millest mõned on mõeldud igaks päevaks ja mõned on paljulubavama fookusega - nädalaks, kuuks, aastaks ja isegi mitmeks aastaks. See meie veebikoolituse kursus on kasulik igas vanuses ja elukutsega inimestele ning saadud infot on võimalik juba esimesest päevast oma eesmärkide saavutamiseks rakendada.

Mis on planeerimine. Planeerimise tüübid. Prioriteetide seadmine

Planeerimisprotsess

Planeerimine on eesmärkide ja eesmärkide saavutamiseks vajalike ressursside optimaalse jaotamise protsess, samuti protsesside kogum, mis on seotud nende seadmise ja rakendamisega. Planeerimine on ajajuhtimise (ajajuhtimise) lahutamatu osa ja oskusliku rakendamisega suurendab oluliselt selle efektiivsust.

Kõige lihtsamas ja formaalsemas tõlgenduses iseloomustavad planeerimist järgmised sammud:

Eesmärkide (ülesannete) seadmise etapp
Plaani koostamise etapp kavandatud saavutamiseks
Variantide projekteerimise etapp
Vajalike ressursside ja nende allikate kindlakstegemise etapp
Juhtide määramise ja instruktaaži etapp
Planeerimise tulemuste füüsilisel kujul fikseerimise etapp (plaan, projekt, kaart jne)

Planeerimise tüübid

Planeerimine, nagu juba märgitud, on rakendatav absoluutselt igas eluvaldkonnas, kuid sõltuvalt sellest võivad sellel olla oma omadused, mis omakorda väljenduvad erinevates vormides ja sisus.

Planeerimise tüübid on erinevad:

Vajadusel

Direktiivplaneerimine – eeldab seatud ülesannete kohustuslikku täitmist, sellel on alati konkreetne adressaat ja seda iseloomustab suurenenud detailsus. Näitena võib nimetada riikliku/riikliku tähtsusega küsimuste lahendamise, ettevõtetes töötamise jms ülesannete püstitamist.
Indikatiivne planeerimine on vastupidine esimesele: see ei eelda kohustuslikku ja täpset täitmist, sellel on rohkem nõuandvat ja suunavat iseloomu. Seda tüüpi planeerimine on laialt levinud erinevate riikide makromajandusliku arengu süsteemis.

Eesmärkide saavutamise ajakava

Lühiajaline (jooksev) planeerimine – arvestatakse perioodiks kuni 1 aasta ja võib koosneda päeva, nädala, kuu, kvartali, kuue kuu plaanidest. Kõige tavalisem planeerimisviis. Seda kasutavad nii tavalised inimesed igapäevaelus kui ka erinevate organisatsioonide juhid.
Keskpika perioodi planeerimine – arvestatakse perioodiks 1 kuni 5 aastat. Selline planeerimisvorm on levinud valitsusasutuste, firmade ja ettevõtete tegevuses, kuid seda kasutavad sageli strateegiliselt mõtlevad inimesed. Mõnel juhul saab seda kombineerida jooksva planeerimisega, mis koos on jooksev planeerimine.
Pikaajaline (perspektiivne) planeerimine - arvutatakse reeglina mitmeks (5, 10, 20) aastaks ette. Enamasti kasutatakse seda tüüpi planeerimist suurettevõtetes sotsiaalse, majanduslike, teaduslike ja tehnoloogiliste jms ülesannete täitmiseks.

Strateegiline planeerimine on enamasti pikaajaline. Selle abil määratakse organisatsioonide tegevuse põhisuunad: tegevuste laiendamine, uute suundade loomine, töövoo stimuleerimine, turu ja selle segmentide uurimine, nõudluse, sihtrühma omaduste uurimine jne. Organisatsioonide tegevuses laialt levinud.
Taktikaline planeerimine - enamasti on see sama - pikaajaline. Selle põhieesmärk on luua vajalikud tingimused läbi strateegilise planeerimise rakendamise leitud võimaluste realiseerimiseks. Taktikalist planeerimist kasutatakse reeglina organisatsiooni majandusliku, sotsiaalse ja tootmisarengu planeerimisel. Organisatsioonide tegevuses laialt levinud.
Operatiivkalendriline planeerimine on strateegilise ja taktikalise planeerimise viimane etapp. Seda kasutatakse peamiselt seatud tulemuste saavutamise protsessi rakendamiseks. Selle abil täpsustatakse kõiki näitajaid, korraldatakse organisatsiooni tööd vahetult. Operatsiooni ajakava hõlmab ülesannete täitmise aja määramist, protsessi rakendamise ettevalmistamist, arvestuse pidamist, protsessi jälgimist ja analüüsimist. Organisatsioonide tegevuses laialt levinud.
Äriplaneerimine – aitab hinnata kavandatud tegevuste teostatavust, asjakohasust ja tulemuslikkust. Äriplaani koostamine toimub väga hoolikalt, võttes arvesse kõikvõimalikke näitajaid, võimalusi, ettepanekuid jne. See on levinud organisatsioonide tegevuses ja ärimeeste töös.

Lisaks käsitletavatele planeeringutüüpidele, mis arvestavad esmaseid aspekte, on ka sekundaarseid. Need omakorda erinevad:

Katvuse astme järgi

Üldplaneering – hõlmab kõiki konteksti üksikasju.
Osaline planeerimine – hõlmab mõningaid konteksti üksikasju.

Objektide planeerimisega

Sihtplaneerimine – hõlmab saavutamiseks vajalike eesmärkide määratlemist.
Fondide planeerimine - hõlmab tulemuse saavutamiseks vajalike vahendite (finants, informatsioon, personal, seadmed jne) planeerimist.
Programmide planeerimine – hõlmab tulemuse saavutamiseks vajalike programmide väljatöötamist.
Tegevuse planeerimine – hõlmab tulemuse saavutamiseks vajalike tegevuste kindlaksmääramist.

Sügavuse järgi

Koondplaneerimine - toimub, võttes arvesse ühiseid parameetreid.
Detailplaneering – võtab arvesse kõiki detaile ja omadusi.

Plaanide kooskõlastamine aja jooksul

Järjestikune planeerimine – eeldab pikka protsessi, mis koosneb mitmest väiksemast etapist.
Samaaegne planeerimine - tähendab ühekordset lühikest etappi.

Andmete muudatuste arvestamine

Jäik planeerimine - tähendab kindlaksmääratud parameetrite kohustuslikku järgimist.
Paindlik planeerimine - tähendab seatud parameetrite mittejärgimise võimalust ja uute tekkimist.

korras

Korrapärane planeerimine – hõlmab plaanide järjestikust täitmist üksteise järel.
Jooksev planeerimine – tähendab plaani pikendamist järgmiseks perioodiks pärast selle valmimist jooksval perioodil.
Erakorraline planeerimine – eeldab plaani elluviimist vastavalt vajadusele.

Prioriteetide seadmine

Prioriteetide seadmine on prioriteetide seadmise protsess – indikaator, mis näitab, et plaani ühe või teise punkti olulisus on ülejäänute ees. Prioriteedi seadmine on oluline põhjusel, et suure hulga erinevate nüansside ja tunnuste hulgas on nii neid, mis on kõige vähem olulised ja millel on minimaalne mõju eesmärgi saavutamise protsessile, kui ka neid, millel on selles protsessis domineeriv roll. . Prioriteedi seadmise võimet võib nimetada veel üheks iga planeerimisprotsessi tulemuslikkuse ja tulemuslikkuse näitajaks, sest. Küsimuses, kas eesmärk saavutatakse või mitte, on sageli määravaks planeeringu olulisemate punktide rõhutamine.

Nagu näha, iseloomustab planeerimist kui protsessi arvestatav hulk erinevaid nüansse. Kõiki tüüpe saab kasutada eraldi ja võib-olla koos teistega. Peamine asi valimisel on võtta arvesse kõiki oma tegevuse funktsioone. Kuid hoolimata sellest, kui palju planeerimistüüpe on olemas, kui palju me neid ka ei kaaluks, kui palju näiteid me ka ei tooks, pole sellel kõigel mingit väärtust, kui me ei mõista, miks me üldse midagi planeerima peame. selle eelised kuidas see meid elus aitab? Need on küsimused, millele püüame järgmises osas vastata.

Mida plaanitakse?

Arvestades, et meie koolitused on pühendatud isikliku tootlikkuse tõstmise meetoditele, käsitleme siin ja edaspidi õppetükis planeerimist, mis on seotud inimese, mitte organisatsioonide, ettevõtete, ettevõtete jms tegevusega.

Planeerimine on tegur, mis ei määra suuresti mitte ainult seda, kas inimene saavutab selle, mida ta soovib, vaid ka seda, mida ta üldiselt saavutab. Fakt on see, et planeerimisprotsess ise ei avalda ühtset ja kitsalt fokusseeritud mõju, vaid mõjutab kompleksselt, mõjutades paljusid inimese isiklikke näitajaid, tema tegevuse suunda ja eluviisi üldiselt. Allpool loetleme vaid mõned planeerimise positiivsed aspektid ja selle pakutavad eelised.

Eesmärgi täpsustamine

Niipea, kui inimene hakkab oma tegevusi planeerima, aktiveerub tema mõtlemine, aktiviseerub loovus ja suureneb ajutegevus. Sa võid midagi tahta ja “nagu” seda ette kujutada, samal ajal mõeldes, et tead täpselt, mida tahad. Kuid niipea, kui istud maha plaani koostama ja hakkad seda hoolikalt läbi mõtlema, hakkab sinu eesmärk muutuma abstraktsest konkreetseks. Järk-järgult hakkate seda üksikasjalikult ette kujutama, selle omadusi arvesse võtma, seda kuidagi muutma. On ütlus, mis ütleb, et laev, mis ei tea, kuhu ta läheb, ei jõua kunagi sihtkohta. Nii ka inimesega – kui ta ei tea, mida täpselt tahab, ei saavuta ta seda kunagi. Planeerimine võimaldab mõista ja realiseerida, mida sa tegelikult tahad ning leida konkreetse eesmärgi.

Selge tegevusplaan

Isegi teades, mida me tahame, ei pruugi me seda kunagi saavutada, kui me ei tea, mida selle saamiseks vajame. Meie eesmärgid võivad olla megaglobaalsed, head ja imelised, kuid need jäävad vaid pildiks sellest, mida me tahame saada ja mida teha. Seda olukorda korrigeeritakse planeerimise abil. Esiteks võimaldab see määrata konkreetsed sammud, mida on vaja soovitud tulemuse saavutamiseks teha. Teiseks aitab see määrata selleks vajalikud ressursid ja nende allikad. Kolmandaks annab see võimaluse määrata ajaline raamistik. Nii saad täpset plaani koostades teada, mida selle elluviimiseks tegema pead, keda või mida sellesse kaasata ja mis kõige tähtsam, millal sa seda teha tahad. Planeerimine kiirendab oluliselt eesmärgi saavutamise protsessi, sest. on praktiline tegevusjuhend.

Tegevus, mitte mõtted tegevusest

Kuni meil pole plaani, mida tahame ellu viia, mõtleme sellele teemale pidevalt. Mõtleme, kui väga me seda tahame, kui hea oleks, kui see meil oleks, mõtiskleme teemal, kuidas sellest praegu puudu on, võib-olla isegi kujutame end ette tegevuses. Kuid on üks AGA – peale mõtlemise ei tee me midagi muud. Ja see näitab, et suure tõenäosusega see kõik lõpeb. Oluline on mõista, et planeerimist alustades astute juba esimest ja suurimat sammu oma plaani elluviimise suunas. Ainuüksi see viib teid juba oluliselt edasi. Ja siis algab ahelreaktsioon: pärast plaani koostamist hakkate tegema konkreetseid toiminguid, esimesele punktile järgneb teine, teisele kolmas jne. Kui teil õnnestub sisendada endasse harjumus planeerida ka kõige väiksemaid asju, märkate kohe, kuidas teie soovid hakkavad reaalsuseks saama. Siin saab rakendada teist ütlust: "Lamava kivi all vesi ei voola." Liikuge surnud punktist välja – hakake tegutsema. Planeerimine loob eesmärgi saavutamiseks vajaliku energiapotentsiaali.

Manööverdamisvõime

Teadmata täpselt, mida tuleb etteantud tulemuste saavutamiseks teha, ei saa me oma tegevusi määrata ega koordineerida. Võime umbkaudu ette kujutada, mida tegema peame, kuid ilma plaanita tegutsedes riskime jõuda ummikusse või veelgi kaugemale eesmärgist eemalduda. Kui teil on plaan ja hakkate tegutsema, saate nii-öelda kogu protsessi võrgus hallata: nii ei lähe, proovige teisiti, üks asi ei tööta, mõelge, millega seda asendada koos. Selge plaani olemasolu võimaldab teil oma teel manöövreid teha, varieerides erinevaid meetodeid ja meetodeid. Selle tulemusena on teil terviklik plaan, mis võtab arvesse kõikvõimalikke nüansse ja sündmuste arendamise võimalusi. Planeerimisvõime on oskus olla paindlik ja valmis igaks olukorraks.

Kõrge edukuse määr

Ja võib-olla on planeerimise kõige olulisem eelis, kui mitte 100% garantii, kuid siiski suur õnnestumise tõenäosus. Kui palju me näeme inimesi, kes tahavad väga vähe, kuid ilma plaanita ei saavuta midagi! Ja vastupidiselt neile on olemas suur summa näiteid inimestest, kellel on fantastilised eesmärgid, mis tunduvad saavutamatud, hoolimata kõigest, mida nad saavutavad ja veelgi enam. Esimest eristab teisest planeerimis- ja prioriteetide seadmise oskus. Määratlege oma eesmärgid, alustage plaani koostamist – mõne aja pärast näete, et olete eesmärgini jõudnud ja tuhanded plaanita pealtnägijad on oma kohale jäänud. Planeerimine viib teid igas valdkonnas juhtpositsioonile!

Kindlasti on teile nüüd palju selgemaks saanud, miks peate kõik oma sammud planeerima ja läbi mõtlema. Planeerimisega tegelevad ärimehed ja ettevõtjad, suurkorporatsioonide juhid, loomeinimesed, kirjanikud, näitlejad ja show-äri staarid, üldiselt kõik need, keda tavaliselt kutsutakse edukateks inimesteks. Planeerimine on osa iga inimese elust ja tööst, kes soovib tõsta oma tootlikkust ja saavutada tõsiseid tulemusi. Just sel põhjusel on tänapäeval lisaks laua taha istumisele, pliiatsi ja paberitüki võtmisele ning millegi planeerimise alustamisele spetsiaalselt välja töötatud planeerimismeetodid, mis on oma tõhusust juba korduvalt tõestanud. Kõige populaarsematest neist anname järgmises osas lühikese ülevaate.

Planeerimismeetodid

ABC planeerimine

Selle meetodi eelduseks on kogemus, mis näitab selgelt, et oluliste ja ebaoluliste juhtumite suhe protsentides on alati ligikaudu sama. Kõik ülesanded, lähtudes nende tähtsusest seatud tulemuste saavutamisel, tuleks jaotada ABC-tähtede väärtuste abil. Siit järeldub, et esmalt tuleks sooritada kõige suurema tähtsuse ja tähendusega ülesanded (A) ja seejärel kõik teised (B, C). Selle tehnika abil peate oma aega planeerima, võttes arvesse ülesannete olulisust, mitte nende täitmiseks vajalikke jõupingutusi.

ABC tehnika põhineb kolmel põhireeglil:

A-kategooria - kõige olulisemad juhtumid. Need moodustavad umbes 15% kõigest, mida teete, kuid annavad umbes 65% tulemustest.
B-kategooria – olulised asjad. Need moodustavad umbes 20% kõigist teie juhtumitest ja toovad umbes 20% tulemustest.
C-kategooria – kõige vähem tähtsad asjad. Need moodustavad umbes 65% kõigest, mida teete, kuid annavad ka umbes 15% tulemustest.

Lisateavet selle tehnika kohta saate siit.

Eisenhoweri põhimõte

Selle tehnika pakkus omal ajal välja Ameerika kindral Dwight David Eisenhower. See on suurepärane lisamõõtja kõige olulisemate otsuste kiireks langetamiseks. See põhimõte eeldab prioriteetide seadmist tähtsuse ja kiireloomulisuse kriteeriumide alusel.

Kõik oma asjad peate jagama nelja põhikategooriasse ja tegema need prioriteetsuse järjekorras:

A-kategooria - kõige kiireloomulisemad ja olulisemad juhtumid.
B-kategooria – kiireloomulised, kuid mitte olulised juhtumid. Oluline on osata neid olulisuse kriteeriumi järgi eraldada esimesest kategooriast, vastasel juhul võid kulutada aega nende rakendamisele, jättes tõeliselt olulised asjad hilisemaks.
C-kategooria - mitte kiireloomulised, kuid olulised asjad. Siin peate võtma arvesse kiireloomulisuse tegurit: kuna need juhtumid ei ole kiireloomulised, on need sageli riiulitel, pärast mida muutuvad need kiireloomuliseks, mis pole eriti hea. Seetõttu ei tohiks nende rakendamist mingil juhul tähelepanuta jätta. Selliseid juhtumeid saab muuhulgas delegeerida – usaldada nende elluviimine kellelegi teisele.
D-kategooria – mittekiireloomulised ja ebaolulised asjad. Sageli on inimene selliste asjadega kõige rohkem mures ja veedab suurema osa ajast nende tegemisel. Õppige selle kategooria juhtumeid täpselt tuvastama. Need tuleb teha viimasena, kui eelmised on valmis.

Lisateavet Eisenhoweri meetodi kohta saate siit.

Pareto reegel

Seda reeglit nimetatakse mõnikord 80/20 põhimõtteks. Selle sõnastas Itaalia majandusteadlane Vilfredo Pareto. Selle põhieeldus on, et kõige väiksem osa tegevustest toob kaasa suurima osa tulemustest ja vastupidi.

Visuaalselt näeb see reegel välja järgmine:

20% tegevus = 80% tulemus
80% tegevustest = 20 tulemust
20% inimestest omab 80% kogu kapitalist
80% inimestest omab 20% kogu kapitalist
20% klientidest teenivad 80% tuludest
80% klientidest toovad 20% tuludest
Jne.

Rakendage seda reeglit oma igapäevastele tegevustele ja näete, et 80% sellest, mida te päevas teete, on vaid 20% soovitud tulemusest ja 20% hästi planeeritud tegevustest viivad teid teie hinnalisele eesmärgile 80% võrra lähemale. . Sellest lähtuvalt pidage meeles, et peate päeva alustama vaid mõne, kuid kõige raskema, olulisema ja kiireloomulisema asjaga ning alles pärast seda asuge ellu viima kergeid ja mitte vähem olulisi, kuid palju suuremas mahus esinevaid asju. . Pareto reeglit on väga mugav rakendada koos ABC-meetodi või Eisenhoweri põhimõttega.

80/20 põhimõtte kohta saate täpsemalt lugeda.

Ajastus

Mõiste "ajamõõtmine" viitab meetodile, mis on mõeldud kulunud aja uurimiseks. See viiakse läbi tehtud toimingute fikseerimise ja mõõtmise teel. Ajaarvestuse põhieesmärgid on aja raiskamine, ajaraiskajate väljaselgitamine, ajavarude leidmine ja ajataju arendamine.

Ajaarvestuse pidamine on üsna lihtne: eksperdid soovitavad salvestada kõik oma tegevused 5-minutilise täpsusega 2-3 nädala jooksul. Visuaalselt näeb see välja umbes selline:

8:00-8:30 - äratus, venitatud, pestud
8:30-9:00 - jõi teed, lülitas arvuti sisse, vaatas posti
9:00-9:30 - läks sotsiaalvõrgustikku
9:30 - 10:00 - vormistatud dokumendid tööks
Jne.

Kirjeid saab täiendada kommentaaride ja lisaparameetritega. Jälgida saab mitmel viisil:

Paberil - märkmikus, vihikus, vihikus
Vidina kasutamine – mobiiltelefon, e-raamat, tahvelarvuti
Helisalvesti kasutamine
Spetsiaalse tarkvara kasutamine arvutis
Internetis – spetsiaalsed Interneti-rakendused
Gantti diagramm (vt allpool)

Ajastuse abil saadud andmete põhjal saate tuvastada oma ajajaotuse olulised tunnused ja neid parandada. Lugege lähemalt ajastuse kohta.

Gantti diagramm

Ganti diagramm on Ameerika juhtimisspetsialisti Henry Ganti poolt välja töötatud tulpdiagrammi meetod. Seda kasutatakse erinevate projektide plaanide ja ajakavade illustreerimiseks. Diagramm koosneb tulpadest, mis on orienteeritud piki ajatelge ja igaüks neist kuvab eraldi ülesande, mis on osa projektist. Vertikaaltelg on ülesannete loend. Lisaks saab graafikule märkida erinevaid näitajaid - protsendid, osutid, ajatemplid jne.

Gantti diagrammi abil saate visuaalselt jälgida projekti edenemist ja tehtud toimingute tõhusust. Kuid igal juhul tuleb seda meetodit täiendada teistega, sest. diagramm ei ole kuupäevadega sünkroonitud, ei näita kulutatud ressursse ja tehtud toimingute olemust. Seda on kõige parem kasutada väikeste projektide jaoks. Diagramm ise on sageli lisandmoodulina lisatud erinevatesse projektihaldusrakendustesse.

SMART tehnoloogia

SMART eesmärgi seadmise tehnika on tunnistatud üheks parimaks maailmas. See pärineb NLP-st ja me arutasime seda üksikasjalikult ühes oma õppetükis. Siin anname selle tehnika lühikirjelduse.

Sõna "SMART" ise on viie sõna algustähtedest moodustatud lühend, mis määratleb eesmärkide kriteeriumid. Vaatleme neid veidi üksikasjalikumalt.

Konkreetne – eesmärk peab olema konkreetne, s.t. seda seadistades pead kindlasti selgelt ette kujutama tulemust, mida soovid saavutada. Näiteks "Ma tahan saada antropoloogia spetsialistiks."
Mõõdetav – eesmärk peab olema mõõdetav, s.t. peate soovitud tulemust esitama kvantitatiivselt. Näiteks "aastaks 2015 tahan teenida 50 tuhat rubla kuus."
Saavutatav – eesmärk peab olema saavutatav, s.t. tuleb arvestada oma isiksuse iseärasustega: võimed, eelsoodumus, andekus jne. Näiteks kui teil on probleeme matemaatikaga ja te ei saa sellest teadusest absoluutselt aru, on parem mitte seada endale eesmärgiks saada silmapaistvaks matemaatikuks.
Asjakohane – eesmärk peaks olema seotud teie muude ülesannetega. Näiteks peaks keskmise tähtajaga eesmärgi saavutamine hõlmama ka mitme lühiajalise eesmärgi saavutamist.
Ajaliselt piiratud – eesmärk peab olema ajaliselt määratletud ja sellel peab olema selgelt paika pandud ajaraam. Näiteks "Ma tahan kaalust alla võtta 95-80 kg kuue kuuga selliseks ja selliseks kuuks."

Koos võimaldab see määrata soovitud tulemuse saavutamiseks vajalikud toimingud, võtta arvesse maksimaalset arvu tegureid ja jälgida pidevalt oma edusamme. Loe lähemalt kirjutatud SMART-tehnika kohta.

Eesmärkide ja eesmärkide loend

Lihtsaim viis aega ja asju planeerida. See on vaid nimekiri asjadest, mida teha. Sellised loendid on väga mugavad, kuna need ei nõua täiendavaid ressursse, nagu arvuti, mobiilirakendused või keerukate skeemide kasutamine, kuid võimaldavad teil ka visuaalselt kuvada kõike, mida vajate selle protsessi tegemiseks ja juhtimiseks.

Eesmärkide ja ülesannete loendi koostamine on väga lihtne: saate lihtsalt paberile kirjutada kõik, mida peate tegema ja millal ning lõpetamisel lihtsalt läbi kriipsutada täidetud asjad. Ja saate seda veidi keerulisemaks muuta: koostage tabel, milles on veerud: "ülesanne", "prioriteet", "tähtaeg", "lõpetamismärk".

Kõiki neid tehnikaid saab kasutada eraldi või kombineerituna. Proovige kõiki võimalusi - kindlasti valite mõne aja pärast endale kõige mugavama ja sobivaima ning võib-olla isegi koostate nende põhjal mõne oma.

Et teil oleks lihtsam oma asjaajamisi ja aega planeerida, soovime tunni lõpetuseks tuua teie tähelepanu mõned väga tõhusad põhimõtted, mida saate oma töös kasutada. Igapäevane elu.

Planeerimise põhimõtted

Proovige kõiki käsitletud planeerimistehnikaid ja valige endale sobivaim. Kasutage seda iga päev ja igal juhul.
Ärge püüdke kõike meeles pidada – tehke märkmeid. Nagu öeldakse: "Kõige tuhmim pliiats on parem kui kõige teravam mälestus."
Kui teil on palju asju teha, ärge püüdke kõike teha. Võtke aega kõige olulisemate ja prioriteetsete väljaselgitamiseks ning jätkake nende elluviimist. Lõpeta ülejäänud osa hiljem.
Ühe nädala lõpus koosta järgmiseks tegevusplaan. Tehke sama iga päeva lõpus.
Harjutage endaga kaasas kandma märkmikku ja pliiatsit või diktofoni, et salvestada huvitavaid mõtteid, mis teile tulevad.
Alustage "edupäevikut", kuhu jäädvustate iga päev kõik oma õnnestumised, ükskõik kui väikesed. See hoiab sind pidevalt motiveeritud ja tuletab meelde, et oled õigel teel.
Õppige ei ütlema. See oskus säästab teid aja raiskamisest, tarbetute eesmärkide poole püüdlemisest ja mittevajalike inimestega suhtlemisest.
Mõtle alati enne, kui midagi teed. Kaaluge kõiki plusse ja miinuseid. Püüdke mitte teha tormakaid tegusid ja tegusid.
Alati, kui olete millegi pooleli, pidage meeles ennast, olge teadlik sellest, mida te praegusel hetkel teete. Kui tunnete, et te ei liigu edasi, lõpetage see tegevus.
Vaadake ennast kriitilise pilguga: tehke kindlaks oma halvad harjumused, mis on aeganõudvad, asjad, mida teile meeldib teha, kuid mis ei vii teid eesmärgi poole. Seejärel asendage need harjumused ja teod järk-järgult ja ükshaaval uute - tõhusate - vastu.
Määrake oma peamised prioriteedid elus ja elage nende järgi. Nii saate alati keskenduda peamisele ega raisa aega.
Ärge tehke tarbetuid mittevajalikke toiminguid, ärge ajage teiste inimeste asju. Edasi tuleb liikuda iseseisvalt, kuid ära lase end kasutada tööriistana teiste inimeste eesmärkide saavutamiseks, kui sa ise seda ei naudi.
Pühendage regulaarselt ja süstemaatiliselt aega enesetäiendamiseks: raamatute lugemiseks, õpetlike ja motiveerivate videote vaatamiseks, oskuste harjutamiseks jne.
Ärge lõpetage sellega - kui olete saavutanud ühe eesmärgi, seadke teine, tõsisem. Nii saate alati olla heas vormis, teil on stiimul ja motivatsioon.

Kõigi ülaltoodud soovituste rakendamine võimaldab teil olla edukas mis tahes valdkonnas ja saavutada oma eesmärgid võimalikult lühikese ajaga. Kõige olulisem on pidev töö iseendaga ja omandatud oskuste praktikas rakendamine. Selleks, et kõik sellest õppetunnist õpitu hakkaks vilja kandma, pead juba täna hakkama oma tulevasi tegevusi planeerima. Alustage mis tahes viisil, harjutage, lihvige uut oskust ja muutke see harjumuseks. Loomulikult on võimatu kõike meie elus ette planeerida, kuid palju on võimalik.

Täiendavaid huvitavaid planeerimise ja tõhususega seotud materjale leiate meie 4brain ressursist:

Pange oma teadmised proovile

Kui soovite oma teadmisi selle tunni teemal proovile panna, võite sooritada lühikese testi, mis koosneb mitmest küsimusest. Iga küsimuse puhul saab õige olla ainult 1 variant. Pärast ühe valiku valimist liigub süsteem automaatselt järgmise küsimuse juurde. Saadud punkte mõjutavad sinu vastuste õigsus ja läbimiseks kulunud aeg. Pange tähele, et küsimused on iga kord erinevad ja valikuid segatakse.

Kes meist poleks mõelnud, mis on suurim väärtus? Üsna sageli lähevad arvamused selles küsimuses lahku. Mõned usuvad, et teave, teised - aeg. Hoolimata sellest, et kaasaegses ühiskonnas on piisavalt võimalusi aja kokkuhoiuks, jääb millegipärast lihtsalt väheks. Ja kohe tulevad pähe mõtted: “Miks teeb tehnoloogiline progress julma nalja?”, “Kuidas jõuda aega kõike ja isegi hästi teha?”, “Kuidas jagada ja planeerida oma päeva, et ennast vähemalt osaliselt maha laadida? ”. Kõik on väga lihtne. Peate lihtsalt õppima, kuidas aega õigesti planeerida.

Reeglid, mida järgida, kui soovid olla edukas

Selleks, et kõike teha ja aega puhata, peaksite:

töötada välja konkreetne plaan;
seada prioriteediks väikeste oluliste asjadega tegelemine, jätmata neid hilisemaks;
ära raiska tööaega mittevajalike asjade peale;
analüüsida igapäevaselt täidetud ülesandeid;
õigesti prioritiseerima vastavalt tähtsusele;
korda hoidma;
arendada tahtejõudu uute harjumuste järgimiseks.

Kuidas õppida oma päeva planeerima: pea aja planeerimise etapid

Tundub, et tööaja jaotamine on õige, igapäevaste tööde järjestuse kindlaksmääramine pole keeruline, kuid kõik ei saa sellega hakkama. Kui pähe tulevad mõtted, kuidas teha olulisi asju õigel ajal ja mitte väsida, on oluline õppida õigesti aega planeerima ja jaotama. Olulist rolli mängib siin korralikult koostatud päevakava.

Ärge unustage sellist olulist tegurit nagu piiratud aeg. Aega ei saa peatada, muuta, tagasi anda, mis tähendab, et sama kehtib ka töö, asjade ja meie elu kohta laiemalt.

Tööaja planeerimisel on järgmised etapid:

distsipliini arendamine (oma päeva kontrollima õppimine on eduka juhi jaoks oluline ülesanne);
juhtumite tähtsuse astme määramine (päevas on lubatud planeerida mitte rohkem kui 3 kiireloomulist juhtumit);
juhtumite ratsionaalne jaotamine olulisteks, kiireloomulisteks, kergeteks, lihtsateks, ebaolulisteks;
tööde teostamise etapiviisilise plaani koostamine;
vabanemine lihtsatest, väikestest, kergetest asjadest, mille valmimine võtab vähem kui 10 minutit (järgmiste päevade mahalaadimine);
juhi keeldumine tegevustest, mis "varastavad" aega (telesaadete vaatamine, palju tunde suhtlusvõrgustikes, kohtumised sõpradega);
iga asja määratlus majas ja töökohal;
töörämpsust vabanemine (10 minutist päevas piisab dokumentide sorteerimiseks ja ebavajaliku äraviskamiseks);
vaba aja veetmiseks mõeldud hobide valik.

Selleks, et mitte kaotada sõpru ja säästa aega õigesti, peate järgima reeglit: külastage sotsiaalvõrgustike lehti 2 korda nädalas, eraldage nädalavahetused sõpradega kohtumiseks, planeerige isiklikud kohtumised ette, vähendage "tühjade" telefonivestluste aega. kuni 15 minutit päevas.

Kuidas koostada tööplaani

Viljakas planeerimine on võimalik, kui järgite oma töös järgmist järjestust:

Määrata eesmärgid ja eesmärgid, mille alusel tööplaan välja töötada. See võib olla lühiajaline (nädal) või pikaajaline (kuu, kvartal, aasta).

Tähelepanu: edukas juht ei tohiks plaanist sammugi kõrvale kalduda. Saate selles teha kohandusi, näiteks vahetada asju, tähtsate kohtumiste päevi, planeerida sündmusi mõneks muuks ajaks, kuid te ei saa neid mingil juhul radikaalselt muuta.

Määrake ülesanded ja määrake nende täitmise tähtajad. Oluline on ennekõike õppida tegema asju, mille ajaline raamistik on piiratud ja mis nõuavad palju pingutust. Seejärel saab planeerida keskmise tähtajaga ülesandeid ja töid, mis nõuavad standardfunktsioonide rakendamist. Viimane asi, mida teha, on vähem oluline töö.

Täitmise eelõhtul tekkinud kiireloomuliste asjade kohustuslik märkimine päevikusse või kalendrisse (võimaldab juhil olla aega kõike õigeaegselt teha, ilma olulisi punkte vahele jätmata).

Kõigi juhtumite analüüs, ülesannete loetelu vähendamine (võimaluse piires).

Oma päeva mahalaadimiseks on oluline:

Järgige juhtumite täitmise piirangut: mitte rohkem kui 3 kiireloomulist, kokku mitte rohkem kui 10 juhtumit päevas.
Planeerimisel järgige keerukate ülesannete täitmist soodsamal ajal, eelistatavalt hommikul, kergete - töövahetuse lõpus.
Ärge tehke järgmist tööd ilma eelnevat lõpetamata (oluline on planeerida ülesanded etappide kaupa, olles eelnevalt kokkulepitud).
Ärge jätke asju pooleli, ärge kandke neid järgmisele tööpäevale.
Kui on veel täitmata ülesandeid, on soovitatav teha nende kohta märge oluliste juhtumite kalendrisse, kuhu need eraldi ära märkida. Juhul, kui sama ülesanne "elab" stabiilselt päevikus mitu päeva järjest, tasub kaaluda, kuidas sellest keelduda või lihtsalt teisele seda täitjale üle anda.

Ratsionaalse planeerimise saladused

Päeva õige planeerimine võimaldab:

tööplaani hindamine, ülesannete korrigeerimine, päevakava koostamine;
kontroll juhtumite täitmise üle, mitme ülesande samaaegse täitmise välistamine (vastasel juhul on töös madala jõudluse oht);
alustatud juhtumite lõpetamine;
takistuste kõrvaldamine, mis takistavad juhil antud ülesannete täitmist, hajutavad tähelepanu, mõjutavad plaane;
töö vaheldumine puhkusega;
ajaplaneerimise analüüs;
nende jõudluse pidev parandamine.

Juhataja aja säästmise saladused

Oluline on kombineerida sarnaseid ülesandeid, näiteks kombineerida läbirääkimisi, sõeluda kirjavahetust, vastata meilidele.
Sama oluline on rahuliku keskkonna loomine. See on vajalik selleks, et miski ei segaks tähelepanu töölt.
Tööaja piiramine väldib ärikohtumiste ebaproduktiivseid tulemusi.
Prioriteedi seadmise oskus on asjaajamise ratsionaalsuse ja järjepidevuse oluline näitaja, mis mõjutab eesmärkide saavutamist.
Erakordselt oluliste ülesannete täitmine võimaldab juhil saavutada oma töös kõrgeid tulemusi.
Märkimisväärne osa ajast aitab säästa tööülesannete jaotust töötajate vahel.
Sama oluline on töö järkjärgulisus. Eesmärgi poole liikumine on palju lihtsam, kui ronida trepist, alustades väikestest asjadest ja jõudes kõrgustesse.
Oluliste asjade päeviku pidamine aitab kõrvaldada ühe ülesande kattumist teisega, juhtumite kuhjumist kuu lõpus.
Tähtsad otsused on kõige parem teha hommikul. Nii saad luua õnnestumise tunde terveks tööpäevaks.
Plaanide, ajakavade koostamisel on oluline arvestada tegeliku töövõime tasemega, sest just tema mõjutab töö lõpptulemust.

Kui teil pole piisavalt aega teha kõike, mida soovite teha, on tänapäeva maailmas tavaline probleem. Õige tööpäeva planeerimine säästab teile tohutult palju väärtuslikke tunde. Ja täna saate sellel teemal mõned olulised näpunäited.

Alustuseks tõstame esile tööpäeva planeerimise - seda on vaja teha. Võta seda enesestmõistetavana. Järgmiseks peate jagama oma päeva 3 rühma ja igaühe jaoks anname teile oma reeglid. Siin on kõik lihtne:

Tööpäeva algus.
Keset päeva.
Tööpäeva lõpetamine.

Reeglid päeva alustamiseks

Hommik on hetk, mil olete pärast magamist energiat täis. See sõltub teie hommikusest seisundist, kui produktiivne päev tuleb. Nii et võtke esimene ports nõu.

positiivne suhtumine

Ütlematagi selge, et kui oled hommikul heas tujus, siis läheb asi lihtsamaks, äriprobleemide lahendamine muutub lihtsamaks ja need võtavad vähem aega.

Seetõttu leidke igal hommikul midagi, mis laeb teid positiivsega: meeldivad mälestused, ootus peagi teha seda, mida armastate. Harjutage igal hommikul endalt järgmisi küsimusi esitama:

Kuidas saab tänane päev mind eesmärgi saavutamisele lähemale tuua?

Mida saan teha, et tänasest päevast maksimumi võtta?

Mida saan täna teha oma elustiili (tervise) toetamiseks?

See protseduur ei võta teil rohkem kui 2 minutit ja selle igapäevase toimimise mõju võib ületada kõik ootused.

Õige algus

Järgmine hetk on õige algus teie tööpäevale. Kust peaks alustama? Rahulikust hommikusöögist ja samamoodi töökohale.

Kas teil pole aega pikaks ja rikkalikuks hommikusöögiks? On lihtne lahendus: mine varakult magama. Vastasel juhul võite oma päeva kohe alguses ära rikkuda – kontrollitud!

Töö algus

Alustage oma tööpäeva kohe samal ajal. See reegel aitab teil saada veelgi distsiplineeritumaks inimeseks.

Kui see muutub harjumuseks, märkate boonusena oma jõudude mobilisatsiooni suurenemist.

Plaanide kontrollimine

Kui plaanisid tänast tööpäeva eile, siis vaja hommikul kontrollida. See võtab 10 minutit, kuid võib säästa kuni 2 tundi!

Samuti on parem teha planeerimine ise, võttes arvesse 60% teie ajast ja ülejäänud 40% jätta vääramatu jõu ja ootamatute või kiireloomuliste ülesannete jaoks.

Ära "kiiku"

Ärge alustage päeva kõige produktiivsemat osa paljude korduvate tervituste või väärtusetute uudiste arutamisega. Alustage oma kavandatud eesmärkide elluviimist kohe!

Kõik "sotsiaalsed" asjaajamised saab ajastada hilisemaks ajaks. See sobib suurepäraselt pärastlõunaks.

Esimesed asjad kõigepealt!

Alusta oma päeva otsusega võtmeülesanded. Kõik muu jääb ootama ega kao kuhugi. Eriti teie postkast J

Sekretär on teie assistent

Kindlasti hoia sekretäri oma plaanidega kursis, sest ta on sinu assistent ja partner. Las teil on selleks vaid 2 minutit – tehke seda.

See samm säästab teie aega ja suurendab tõhusust. Hea sekretär võtab teid maha ja vajadusel meenutada olulist kohtumist. Ta peaks olema kursis kõigi teie asjadega.

Reeglid keset päeva

Keset päeva- see on periood, mil töö on täies hoos, olete põhiülesannetega lõpetanud või jätkate nende täitmist. Selle päeva osa jaoks oleme teile koostanud 11 nõuannet.

Tellimus lauale

Jätke lauale ainult need paberid, mis aitavad teil praegust probleemi lahendada. Eemaldage ülejäänud. Laual ei tohiks olla rohkem kui kuus dokumenti.

Määrake tähtajad

Kui olete alluv, proovige selles veenduda saaksite installida või määrata teile määratud ülesannete täitmise tähtajad. Kui olete juht, siis vähendage oma alluvate ülesannete täitmise aega kolmandiku võrra.

Tagasiside

Kui otsustate ootamatult osaleda mõnel teie jaoks ebaolulisel koosolekul, siis olge selleks valmis teile antakse selle kohta täiendavaid juhiseid. Kui teid poleks seal olnud, poleks te lisaülesandeid saanud ...

kiireloomulised ülesanded

Alati ja igal juhul tekib olukord, mis on kiireloomuline ja köidab teie tähelepanu. See põhjustab praeguste ülesannete täitmisel stagnatsiooni.

Kas tasub end segada ja sellistesse olukordadesse süveneda, on teie enda otsustada. Kuid alati tehke otsus prioriteetidest lähtuvalt: mida on tähtsam teha - päevakajalised või "kiireloomulised"? Delegeerige sellised äkilised ülesanded igal võimalusel.

impulsiivsed tegevused

Praeguste ülesannete (eriti kõige olulisemate) täitmisel võib ootamatult tekkida soov helistada või teha mõni muu planeerimata impulsiivne tegevus.

Võtke aega impulsi järgimiseks – mõelge, kas tasub end segada, kui oluline see on?

Paus

Alati tööpäeva jooksul plaani pause. Kui kaua need peaksid olema, on teie otsustada. Kõige tähtsam selles äris on regulaarsus.

Rühmitage oma rutiin

Saate ühendada kõik väikesed rutiinsed ülesanded sarnaste omaduste järgi osadeks, plokkideks. Ja siis teostage need sellistes plokkides. Näiteks 6 plokki, igaüks 10 minutit – telefonikõned. Siin on oluline lühendada iga ploki täitmisaega nii palju kui võimalik.

Juhtumite lõpetamine

Viige see, mida alustate, viimasesse etappi. Püüdke mitte lasta end pika ülesande lahendamisel sageli häirida. Kuna pärast peate naasma teostuse juurde ja tegema osa tööst uuesti, raiskades aega. Taastage vähemalt täitmise kiirus.

haara hetkest kinni

Kui teil äkki on "sunnitud vaba aeg" siis mõelge, kuidas seda ratsionaalselt kasutada. Näiteks kui istud peakoka ootesaalis ja ootad oma korda.

sinu tund

Tööpäeva planeerides kindlasti planeeri endale tund aega. Sel hetkel peaks teie sekretär kõigile vastama, et teid ei ole, või lihtsalt kontori kinni panema, et keegi teid ei segaks.

Pühendage see tund nende ülesannete lahendamisele, mis pole kiireloomulised, kuid olulised. Samuti, kui keegi teie tähelepanu ei sega, võite meenutada sarnaseid ülesandeid, mis saginas lihtsalt ununesid.

Leppimine ja kontroll

Ärge jätke aega perioodiliseks oma plaanide kooskõlastamine ja nende elluviimise kontroll. Oleme juba öelnud, et see toiming säästab rohkem aega, kui kulutate sellele. Lisaks saab planeerimisel midagi muuta näiteks muutunud prioriteetide tõttu.

Päeva lõpetamise reeglid

Ärge laske end segada sagedast kellaaja kontrollimisest ja oodake tööpäeva lõppu. See ajavahemik on samuti oluline, nagu eelmisedki. Võtke teadmiseks järgmised 3 nõuannet.

Lõpeta see, mis tegemata

On rühm juhtumeid, mis ei ole kiireloomulised, kuid need on vajalikud. Et need ei koguneks, muutudes ummistuseks, tehke neid päeva lõpus, kui kõige olulisemad eesmärgid on saavutatud. Sel perioodil on aeg lõpetada oma kirjavahetus, dikteerida sekretärile korraldusi ajakirjandusele jne.

Päeva analüüs

Analüüsige päevaplaanist lähtuvalt, millega jõudsite täna korda saata, milline on teie efektiivsus, kui sageli oli teie tähelepanu põhiülesannetelt kõrvale juhitud ja kuidas seda edaspidi võimalusel vältida? See on juhtumite eduka täitmise üks olulisi elemente - kontroll ja analüüs.

Plaan homseks

Kuluta 15-20 minutit homse tööpäeva planeerimisele. Parem on seda teha eelmisel päeval.. Kuid ärge unustage ka hommikul kontrollida.

Olen oma tööpraktikas korduvalt kokku puutunud juhtidega, kellel on üks oluline võime. See on võime teha päeva jooksul palju asju õigesti prioriseerides ja ilma stressita. Sellist inimest ei saa lihtsalt tegudega üle koormata. Olenemata sellest, kui palju projekte parasjagu ellu viiakse, seab ta kiiresti, rahulikult ja korrektselt ülesanded prioriteediks, rühmitab ja hakkab neid ükshaaval täitma. Mõtlesin sellele päris palju, rääkisin kolleegidega ja sain aru, et enamasti pole see võime kaasasündinud, vaid omandatud.

Kui ma käisin keskkoolis, andis mu armastatud onu mulle head nõu: „Jälgi, mida sa päeva jooksul teed, ja tee lõpus kokkuvõte.” Onu töötas Rahvusvahelises Tööorganisatsioonis ja teadis, millest räägib. Olen endiselt tänulik talle tema nõuannete eest ja iseendale, et seda nõu järgisin. Kooli lõpetades oli mul selge ajakava, enamus minu ülesandeid ja ülesandeid igaks päevaks olid ette planeeritud ja see ei tekitanud minus mingit protesti ega ebamugavust.

Hiljem pidasin seda reeglit elu lõpuni kinni. Plaanid ja ülesanded muutusid ning harjumus päeva jooksul mitmeid erinevaid asju teha kasvas ainult tugevamaks ning koos sellega ka minu töö efektiivsus ja tulemuslikkus. Lõppude lõpuks, kui järele mõelda, siis suur väsimus, apaatia, madal tootlikkus on suures osas tingitud meie nägemusest endast, oma tööst ja lõpuks ka planeerimis- ja prioriseerimisharjumuse puudumisest. Tõenäoliselt ei ole mõnele kitsa profiiliga loovtöötajale ja spetsialistile see märkimisväärne puudus, kuid ilma tegevuste planeerimise, prioriteetide seadmise ja grupeerimise oskuseta hea juht ei toimi.

Nii et kui te pole harjunud koolis või kolledžis asju planeerima, on kõige parem seda teha niipea kui võimalik. Esiteks uuri, mida sa tegelikult päeva jooksul teed. Lihtsalt kirjuta iga poole tunni järel üles, millele oled selle aja pühendanud. Kui vaatate oma iganädalasi märkmeid üle, üllatate, kui palju aega raisatakse ebaolulistele, kattuvatele või lihtsalt ebaolulistele tegevustele ja ülesannetele. Järelikult on järgmine samm kõik mittevajalikud ära visata. Selle järgimine võtab samuti kaua aega, mõnest harjumusest või rituaalist on väga raske vabaneda. Kolmas samm on rühmitada põhiülesanded ja tööliigid ning käsitleda neid järjestikku, mitte suvalises järjekorras. See suurendab oluliselt teie keskendumisvõimet. Esmapilgul on see väga lihtne, mitte keerulisem kui hommikuste harjutuste tegemine. Kuid mitte kõik ei tegele laadimisega.

Mis puutub oma päeva planeerimisse, siis ka praegu pühendan sellele palju aega (kuigi mu abilised teevad palju ettevalmistus- ja organiseerimistööd). Ehk kirjutan hiljem postituse isikliku abistaja rollist juhi töös. Õige ajaplaneerimise alus on. Minu jaoks on see strateegia, suhted võtmeklientide ja partneritega, suurimad tehingud, meeskond, kohtumised ja töötajate motiveerimine. Kui probleem ilmneb ühes neist suundadest, siis see on minu probleem, mille pean esmalt lahendama.

Teine oluline punkt on planeerimata tegevuste olemasolu ajateljel. Neid tuleb alati ette ja oluline on lõtvumine, sest pole midagi hullemat kui see, kui üks kohtumine hiilib teise või peate midagi kiirustades ette võtma.

Ärge unustage, et kõik inimesed on erinevad, mis tähendab, et planeerimine peaks olema individuaalne. Ma koostasin oma optimaalse ajakava juba ammu. Tavaliselt kinnitan kell 9 koos meeskonnaga ajakava ja vaatan läbi juhendid, mis kirjeldavad täna toimuvaid kohtumisi. Omaette teema on lühikirjelduste koostamine: need kirjeldavad selgelt eesmärke, eesmärke, osalejaid. See säästab ka minu aega. Pärast umbes kümmet kohtumist lähen koju ja veedan perega aega, käin regulaarselt joogas või fitnessis. Ja lähemal õhtul töötan endiselt elektrooniliselt. See rutiin võimaldab mul mitte enam tööliikide vahel lülituda ja soovitud režiimi sisenemine on lihtsam. Et aga üles ehitada ja sellest kinni pidada, oli mul vaja hakata koolist aega planeerima.