תזכיר החלפת ריצוף. ערכתי מזכר על הפרת משמעת העבודה של העובד ונתתי אותו למנהל, אבל המנהל .... הרעיון של מזכר וסוגיו

מזכר מידע הוא מסמך שמטרתו לעודד אדם עליון לקבל החלטה. המחבר יכול לערוך זכרון דברים הן לפי בקשתו והן לפי הנחיית אדם עליון. שקול כיצד לכתוב מזכר

לתזכירים מספר חטיבות.

1. לפי תוכןדוחות מחולקים למידע אינפורמטיבי, דיווח ופרואקטיבי. מזכר מידע - מסמך הכולל מידע על הפרטים ודרכי העבודה. הערות מסוג זה נערכים מעת לעת. דוח הדיווח מודיע לראש על תוצאות העבודה שנעשתה, יישום ההנחיות. מזכר היוזמה דוחף את הממונה לקבל החלטה. בו יכול המחבר לציין את המלצותיו והצעותיו.
2. גם הדוחות מחולקים בהתאם לנמען שלהם:

• הערה פנימית- מסמך המופנה למנהל הארגון;
• הערה חיצוניתמופנה לאדם מחוץ למפעל.

מזכרים פנימיים נכתבים על דף נייר רגיל, חיצוני - על צורה מיוחדת של הארגון.

חיבור מזכר

אז, שקול את מבנה התזכיר, ללא קשר לסוגו. כל מזכר מורכב מ-3 חלקים.

1 חלק- כולל את הסיבות לכתיבת הדו"ח, עובדות ואירועים.

חלק 2- ניתוח המצב, אפשרויות לפתרון הבעיה.

חלק 3- הפעולות המתאימות ביותר, על פי המחבר, מוצעות, מסקנות.

אם אתה רוצה להרוויח כסף על השכרת שמלות מפוארות, הנה איך לעשות זאת בקלות וביעילות.

הכנת מזכר פנימי

בצע את השלבים הבאים כדי לעצב כראוי את הדוח הפנימי שלך.

1. למעלה, בפינה השמאלית, רשמו את שם מחלקת העבודה ממנה מגיע המידע.
2. בפינה הימנית העליונה, ציין את הנמען, תפקידו, שם משפחה, ראשי תיבות.
3. במרכז או ליד הגבול השמאלי של הגיליון, כתוב את שם המסמך באותיות גדולות.
4. בשורה הבאה, הזינו את התאריך והאינדקס של הדוח. כתוב את התאריך בספרות ערביות, למשל 31/07/13, היום שבו המסמך נערך ונחתם.
5. כתבו בקצרה את מהות המזכר.
6. לאחר מכן מגיע, ישירות, המידע עצמו, אותו יש להעביר למנהיג.
7. לסיכום, רשום את עמדתך, שם משפחה וראשי תיבות, חתימה (הכל בשורה אחת).

צורת תזכיר חיצוני

כפי שכבר צוין, טופס מיוחד משמש לעריכת דו"ח חיצוני. טופס הדיווח כולל:

• שם הארגון
• כותרת המסמך
• מספר מסמך ותאריך הנפקה
• עיר אוסף
• נמען (תפקיד, ראשי תיבות, שם משפחה)
• כותרת הטקסט (מתחיל במילים "לגבי...", "אודות...")
• הטקסט של הדו"ח
• עמדה, שם משפחה, ראשי תיבות, חתימת המהדר

דוגמה לתזכיר

שקול דוגמה של כתיבת מזכר לעובד באמצעות דוגמה של מזכר פנימי.

מזכר היעדרות (דוגמה)

תזכיר ההיעדרות משמש ליידע את המנהל על היעדרות העובד במקום העבודה. מכיל תמריץ להביא את הנעדר לאחריות משמעתית.

בנוסח הדוח על ההיעדרות מצוין תחילה עצם היעדרותו של עובד, לאחר מכן מוגשת בקשה לפתור בעיה זו. מבנה הדוח נשאר זהה.

מחלקה ראשית

מנהל Sladkoezhka LLC

מזכר לקרסנוב I.F.

אני מביא לידיעתך כי ביום 11.9.2012, עובדת בלוב ז.יו. נעדר מהעבודה מסיבה לא ברורה. אני מודיע לך שהעובד לא היה בעבודה 4 פעמים בחודשיים האחרונים.

אני מבקש מכם לפנות ל-Belov V.V. צעדים משמעתיים, שכן היעדרותו עלולה להפחית משמעותית את התפוקה של המפעל שלנו.

סגן מנהל (חתימה) גורשקוב יו.ג.

מזכר על הפרת משמעת

תזכיר המופנה לראש הפרת המשמעת כולל את שם העבריין, סוג ההפרה, מספר התנהגות בלתי הולמת כאמור ופתרונות אפשריים למצב.

ניהול, כלומר קבלת החלטות לגבי הקצאת משאבים, אפשרי רק על בסיס מידע אמין ובזמן. מידע זה חייב להיות נכון ולהגיע במהירות. בדיוק לשם כך משרת המסמך הרשמי שנקרא "תזכיר", עליו תלמדו בהמשך.

מה זה הפתק הזה?

מזכר הוא צורה פקידותית סטנדרטית להעברת מידע "מלמטה למעלה" - מעובדים בדרג נמוך להנהלה. תזכירים מתארים אירועים קריטיים, פעילויות מתמשכות והבריאות הכללית של המשרד. על סמך הדוחות יכול המנהל לבצע ניתוח מדויק יותר של מצב העניינים בארגון ולתת פקודות מתאימות.

יצירת דוח יכולה להיות רעיון הן של הכפוף עצמו והן של הניהול הישיר שלו. אם היוזמה מגיעה מההנהלה, אז לעתים קרובות הפקודה לבצע עבודה זו מובאת לכפוף בעל פה.

ישנם סוגים אחרים של הערות לתקשורת עסקית. אין לבלבל אותם עם דוח, אז שקול את הסוגים הפופולריים שלהם:

• תזכיר - משמש להעברת מידע בין מחלקות או עובדים שאינם כפופים ישירות אחד לשני. חלק מהבקשות לשיתוף פעולה או הודעות על אירועים מתמשכים בתוך הארגון עשויות להתבטא בצורה זו, ולכן טופס זה אינו יכול להיחשב כמזכר.
• , בו העובד נוהג להסביר להנהלה את מעשיו, לרוב אלו שהובילו לשיבוש בפעילות התקינה של הארגון. זה גם לא דו"ח.

למטה תוכלו לצפות בסרטון המסביר את ההבדל בין מזכרים לתזכירים:

יש לזכור כי התזכיר הינו מסמך משפטי רציני. ייתכן שתצטרכו להתייחס אליו בהליכים משפטיים בעתיד, לכן יש להקפיד על תוכנו.

סוגי תזכיר

ישנה חלוקה מותנית של דוחות לפי נושאים, שהכיוון המשוער שלה ברור מהכותרת:

• דיווח. לרוב משתמשים בדוחות כאלה. ההידור שלהם מוסדר מראש על ידי מבנה גבוה יותר כדי לשלוט בפרמטרים שזקוקים באופן קבוע לניטור פשוט אך רציף.
• יוזמה. הן מוגשות להנהלה באופן לא סדיר במקרים שלכפיפים יש הצעה לרציונליזציה או ייעול תהליכים בארגון.
• אִינפוֹרמָטִיבִי. הם נכתבו כדי להודיע ​​לממונים על כמה שינויים דרסטיים (לעתים קרובות שליליים) בעבודה המבוססת של מחלקה או חברה. במקרים כאלה, לרוב נדרשת תגובה מהירה של ההנהלה על מנת לא לספוג הפסדים או להחמיץ רווחים אפשריים.

ללא קשר לנושא, המסמך יכול להיות:

• פְּנִימִי. לפתרון בעיות המתעוררות בתוך המוסד, נעשה שימוש בדיווחים פנימיים. החלטות לאחר בחינתן מתקבלות על ידי עובדי הארגון עצמו.
• חיצוני. נערך דוח חיצוני עבור ארגון חיצוני המבקש להיות מעורב בתהליכים המתרחשים במוסד שלו.

כיצד נערכים תזכירים כאלה, נשקול עוד.

איך כותבים מזכר פנימי?

דוחות פנימיים נכתבים בדרך כלל על גיליונות נייר רגילים. אנו מפרטים את הרכיבים הנדרשים ומציינים את מיקומם המסורתי:

1. למי מיועד הדו"ח (שיצטרך לקבל החלטה) - בצד ימין למעלה, בפרשת הדאטיב.
2. מידע על מי שחיבר את המסמך עם ציון הכרחי של המחלקה (החטיבה). הוא מצוין גם בצד ימין, מתחת לחלק הקודם, במקרה של דטיב.
3. שם המסמך - "תזכיר" - במרכז הגיליון (נקודה, נקודתיים וסימני פיסוק אחרים אינם שמים אחרי השם). אם נושא הדוח הוא סטנדרטי (על היעדרות, על ההצעה, על בונוסים) - ניתן להוסיף אותו מיד מתחת לכותרת.
4. מספר רישום ותאריך (אם נדרש על ידי עבודה פנימית במשרד).
5. אפשר לציין את המניעים שגרמו לעריכת השטר.
6. מתוך הפסקה - אמירה, כלומר הצהרה על המצב שהתפתח בכל תהליך מנקודת מבטו של המשיב (עובדות, אירועים, נסיבות, כרונולוגיה, קשרים סיבתיים).
7. מהפסקה החדשה - אנליטיקה, כלומר תיאור מדויק של הבעיות שכבר קיימות או אפשריות בעתיד, כפי שהיא נראית לדובר (לעיתים ניתנות הזדמנויות פוטנציאליות שטרם מנוצלות, אך יכולות לשרת את היתרון של הארגון).
8. משורה חדשה - המלצות, כלומר דרכים לביטול בעיות או הצעות למזעור הפסדים אם אי אפשר להימנע מהשפעה השלילית של גורמים מסוימים (או הדרך הטובה ביותר לפתח משאבים לא מנוצלים).
9. תאריך, תאריך, נתונים אישיים של הדובר – חתימה, תפקיד, ראשי תיבות (שם מלא).

ניתן להוריד טופס מסמך ריק.

הצורות הפופולריות ביותר של מזכר כזה ייחשבו להלן.

על הפרת משמעת עבודה

מסמך כזה הוא חמור מאוד, כי על בסיסו הוא יכול להיות:

• הוציא (נזיפה);
• הורדת עובד בדרגה;
• ההליך לפיטורי עובד הושק במסגרת המאמר הרלוונטי של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית;
• משפט פתוח.

כמובן שמידע כזה הוא פנימי ולכן חדירתו אל מחוץ למוסד אינה רצויה.

הטקסט הראשי צריך לציין בצורה ברורה וספציפית במה העובד אשם. עדיף אפילו אם הסעיפים של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית והתקנות הפנימיות שהופרו על ידי העובד מצוטט ישירות.

הטקסט מכיל בדרך כלל אזכור שהעובד נתן הסבר להתנהגותו בהערת הסבר, תוך ציון המספר, התאריך ומזהים נוספים של מסמך זה. אם אין הסבר כזה, מצוין גם זה.

ניתן להוריד תזכיר פנימי לדוגמה לפיו העובד הפר משמעת עבודה בגלל שלא היה במקום העבודה.

על אי ביצוע תפקידים

ככלל, על אי ביצוע תפקידים רשמיים, יש להעניש את העובד בצורה של הבאת אחריות משמעתית. צורותיו יכולות להיות:

• אי תשלום פרמיה;
• בסדר גמור;
• לִנְזוֹף;
• הוֹרָדָה בְּדַרגָה.

מוצע להוריד תזכיר לדוגמה על אי מילוי חובות רשמיות.

זכותו של העובד לתבוע את המעביד אם הוא סבור שהעונש אינו הוגן או מוגזם, לפיכך בעת עריכת דו"ח יש צורך בדייקנות הניסוח ואימות הדרישות שהוצגו, למשל בהתייחס ללוח העבודה הפנימי. .

לגבי בונוסים

צורת דיווח זו משמשת במקרים בהם מוקצה לעובד בונוס. בטקסט הראשי חתום על איזו עבודה מוקצה הבונוס ובאיזה סכום. אתה יכול להוריד דוגמה של מסמך כזה.

איך כותבים דו"ח חיצוני?

מסמכים כאמור מנוסחים על גבי נייר מכתבים של החברה עם ציון חובה של פרטים ופרטי התקשרות של החברה. הסמל בטופס יעזור לנמען להבין במהירות עם מי יש לו עסק. כדי לאשר את מקוריות המסמך, יש להדביק חותם כחול של המיזם.

היות נייר עסקי יישלח לעולם החיצון, הדרישות למילויו הן כדלקמן:

1. שם הארגון הנמען. קיצורים והשמטות אסורים (מימין למעלה).
2. הפקיד שאליו נשלח המסמך (בדרך כלל "המנהל הכללי" או משהו דומה) - לפי החלק הקודם.
3. שם הארגון השולח, גם ללא קיצורים והשמטות (משמאל למעלה).
4. הכותרת הרשמית המלאה של המסמך (תזכיר על נסיעת עסקים של עובד, למשל) נמצאת במרכז המסמך.
5. מהות העניין, הנאמרת בצורה עסקית, היא תמציתית וברורה.
6. תפקיד, חתימה וראשי תיבות של ראש הארגון השולח (במרכז החלק התחתון).
7. מידע על המבצע - תפקיד, ראשי תיבות, מספר טלפון ליצירת קשר (במשרד) (מתחת לחלק הקודם).

הנה דוגמה של הערה כזו:

5 דרישות לטופס הדיווח

לתזכיר אין טופס חובה למהדרין, אולם הוא מסר פקידותי, ולכן הוא כתוב בפורמט לא פורמלי, הכולל את המרכיבים החובהיים הבאים:

1. יש לציין את המידע הנדרש בצורה ברורה.
2. שגיאות גסות והשמטה של ​​נתונים חשובים אינם מקובלים, אחרת הדוח עלול להפסל בעתיד.
3. הערכות רגשיות ויחס אישי למצב המתואר לרוב אינם רצויים, שכן אינם תורמים לקבלת החלטה מנהלית.
4. בעת תיאור הנסיבות, יש צורך לציין את כל הפרטים המהותיים של המצב. ניתן להשמיט פרטים קלים.
5. בסוף המסמך יש לקבוע את עמדת המהדר ושמו המלא.

למעלה התוודעתם לסוגי הדוחות השונים, אז עכשיו אתם מבינים הרבה יותר טוב איך לחבר אותם ומה צריך לרשום בהם. כדאי לדעת זאת במיוחד עבור עובדי מוסדות מדינה, שראשיהם מחויבים לכתוב תזכירים.

זרימת המסמכים של כל מיזם היא אוסף של מסמכים בעלי אופי שונה, שיטתי בצורה מסוימת. אחד המסמכים הוא מזכר.

מאפיינים כלליים ומטרת המסמך

מלכתחילה יש לציין כי מזכר הוא מסמך עסקי בעל אופי אינפורמטיבי ובו בזמן מייעץ. הוא מיועד להינתן לראש המיזם או למפקח המיידי. מסמך זה יכול להיכתב על ידי כל אחד משתי סיבות:

1. ביוזמת העובד.
2. לפי הוראת ההנהלה.

בכל מקרה, מאמר כזה מכיל מידע מפורט על נושא ספציפי ויחיד. למעשה, זוהי דעתו של העובד, המובעת בכתב. ישנם מקרים שבהם על מנת לקבל החלטה, מנהיג צריך לדעת את מחשבותיהם של פקודיו לגבי נסיבות המקרה. לאחר מכן העובד מחויב להשיב תשובה מנומקת, ולסיום להוסיף את דעתו האישית בצורת הצעות והמלצות ספציפיות. בהתאם לכך, הערה כזו הופכת לדעתו הפרטית של אדם מסוים.

אל תתבלבלו

לוקח על עצמך הכנת מסמך מסוים, אתה צריך לדעת בדיוק מה בדיוק צריך להיות מסופק. מינים מסוימים דומים מאוד זה לזה וניתן לבלבל אותם בקלות. לדוגמה, ישנם שלושה סוגים של הערות עסקיות: משרד, דו"ח והסבר. יחד עם זאת, ישנם שלושה הבדלים משמעותיים ביניהם המונעים מאדם בעל ידע לטעות זו. מסמכים אלה שונים:

1. על ידי הנמען, כלומר על ידי מי שאליו הם מיועדים. בניגוד להודעת שירות, הערת הסבר נכתבת על שם המפקח המיידי, ובנוסף ניתן לערוך תזכיר ישירות למנהל המיזם.

2. על הנושא והעומס הסמנטי של המידע המוצג. נושא ההסבר ברור ישירות מהכותרת. השירות הוא חלק מהתכתבות עסקית בין חטיבות מבניות של החברה. נושא הדוח יכול להיות שונה:

• דיווח תקופתי;
• מסירת מידע חד פעמית בנושא הריבית.

3. אם השירות וההסבר משמשים בתוך המיזם, אז התזכיר יכול להיות פנימי וחיצוני כאחד. במקרה הראשון היא מיועדת למנהל החברה, ובשנייה - לסמכות גבוהה יותר.

כאשר המסמך נעשה

התזכיר הוא אמצעי הכרחי. הוא נערך כאשר המצב הנוכחי יוצא משליטה ומאיים על המיזם בצרות קשות. במילים אחרות, מצב העניינים חייב להיות קריטי. בשלב זה מביא העובד את המידע לידיעת ההנהלה ומפרט את העובדות הידועות לו. זה עשוי להוות איום על הגשמת התוכנית או על הרווח הצפוי. המסמך נועד להסב את תשומת לב המנהיגים לבעיה שנוצרה ולנסות לתקן את המצב. כל מומחה בדרכו שלו מייצג את פתרון המצב. בדו"ח הוא מתאר בפירוט את גרסתו ומפרט את מחשבותיו בעניין זה. כדי להקל על תפיסת המידע, מסמך זה מורכב בצורה חופשית לחלוטין. סגנון זה מאפשר לכל עובד להביע את נקודת המבט שלו בנושא ספציפי ויחיד, מבלי לחשוש שאחרים יבינו אותו לא נכון.

סיבות להרכבת המסמך

ישנן מספר סיבות מדוע ניתן לערוך תזכיר. כמובן שניתן ליצור דוגמה או תבנית ייחודית לכל המקרים האפשריים. אבל כל אירוע מסוים דורש סגנון אישי של הצגה. הסיבות יכולות להיות שונות מאוד:

• איחור לעבודה;
• הֵעָדְרוּת;
• הפרת התחייבויות;
• סכסוך בין עובדים;
• הצהרה על תוצאות הביקורת;
• הבאת לידיעת מידע על השגיאה;
• האיום באי מילוי המשימה המתוכננת;
• מידע על התנהגות בלתי מקובלת של עובדים.

ישנן סיבות רבות וכל אחת מהן דורשת גישה אינדיבידואלית וחקירה ספציפית. לאחר שקיבל מידע ממקור ראשון, על הבוס לחקור אותו ביסודיות ולקבל החלטה מוסמכת. לעתים קרובות יש צורך בקבלת מידע נוסף ממשתתפים אחרים בבעיה. הם ייאלצו להגיש את הסבריהם להנהלה בנוגע לסוגיה שהועלתה.

אם מישהו שבר משהו

הפרות בתנאי הייצור אינן נדירות. בלעדיהם, זרימת העבודה והתקשורת בין אנשים בלתי אפשרית. מזכר ההפרה הנפוץ ביותר התנהגותו של עובד במקום העבודה היא תמיד מעורפלת. כל חריגה מהנורמה המקובלת בדרך כלל נתפסת כהפרה וגוררת ענישה הולמת. רק לראש המיזם יש זכות להטיל קנס, ולכן שאר העובדים, כולל הממונה הישיר, יכולים רק ליידע אותו על מה שקרה ולהציע גרסה משלהם להשפעה על הקולגה הרשלן. האלגוריתם להרכיב דוח כזה הוא כדלקמן.

1. שם השירות או המחלקה. מצוין בפינה השמאלית העליונה של הגיליון.
2. נמען (ראש החברה). מצוין בצד ימין למעלה.
3. כותרת המסמך. זה כתוב ממש מתחת באותיות גדולות מהקו האדום.
4. מספר מסמך.
5. מקום הידור.
6. כותרת.
7. טקסט המסמך: שם מלא ועמדת המפר, מועד ההפרה, סוג ההפרה, סיבת האירוע, הצעה לשחזור.
8. תפקיד, שם מלא וחתימת מי שהכין את המסמך.

אם עמית אשם

מזכר לעובד יכול להיערך על ידי הממונה הישיר או עמית. לעתים קרובות יותר, הסיבות להידור שלה הן שליליות: הפרה, התנהגות בלתי הולמת, התנהגות לא נכונה. במקרה זה, הפתק נועד להבטיח את מה שקרה ולעצור את החזרה על זה בעתיד. לאחר קבלת מסמך כזה, על המנהל להבין את המצב ולקבל החלטה. במקרה זה, תלוי בו אם יוטל על העובד עונש כלשהו או לא.

אם אירוע שלילי התרחש בפעם הראשונה, אז אתה יכול להגביל את עצמך לאזהרה ושיחה מגבשת. אם ההפרה עברה למערכת, אזי תבוא ענישה בהתאם לחקיקת העבודה. הראש מחויב להטיל אשרה בה תירשם ההחלטה. ניתן לערוך דוחות לעובדים ומסיבות אחרות. לדוגמה, לראש היחידה יש ​​זכות לערוך פתק המופנה למנהל כדי לתגמל את הכפוף על עבודה מצפונית או עבודה טובה. עקרון ההידור זהה, רק הטקסט חיובי.

האם קשה לכתוב דו"ח?

כתיבת מזכר זה לא קשה. דגימת כתיבה במידת הצורך תמיד אפשר לקחת מהמזכירה. מסמכים רבים כאלה עוברים בידיו. העיקר לציין בבירור את המהות של מה שקרה. לאחר קריאת מסמך כזה, למנהיג אמור להיות מושג ברור מה רצה המהדר של "ההודעה" הזו לומר. יש לתאר עובדות בסדר כרונולוגי, שלב אחר שלב, כך שתופיע תמונה בהירה ומובנת כמכלול.

כמו כן, יש לזכור כי לשימוש פנימי, הדוח מנוסח לרוב על גיליון רגיל בפורמט A4 (או A5). אם המידע מסופק לארגון גבוה יותר, יש להדפיס את הטקסט על נייר המכתבים של הארגון. מסמך כזה חייב להיות חתום על ידי המנהל ללא תקלות. כתוצאה מכך, הוא ייחתם על ידי שני נציגים מהמיזם: הראשון הוא המהדר, השני הוא המנהל. ניתן לאשר מידע על ידי מידע נוסף. בדרך כלל הם מסופקים עם המסמך הראשי כנספחים ממוספרים.

כדי לתקן את הדברים

כדי שהמידע יישמע צריך לדעת איך כותבים מזכר. מסמך כזה מורכב בדרך כלל משלושה חלקים עיקריים.

1. הסיבה לכתיבת הערה זו. כאן יש צורך לתאר בבירור את המצב ולפרט את כל העובדות הידועות.
2. דעתו של המהדר על המתרחש. יש צורך לנתח את המצב באופן מקיף ולהציע פתרון לבעיה.
3. מסקנה כללית ושלבים ספציפיים.

יש להציג מידע בקצרה וברורה ככל האפשר כדי שהמוען לא יאבד עשתונות בזמן הקריאה. אחרת, העובדות המוצגות עלולות להתפרש לא נכון, וההחלטה שהתקבלה לא תביא לתוצאות הרצויות. הטקסט לא צריך לבטא את ההשערות שלך או לעוות את המציאות. גישה זו מנוגדת לכללים. אם יתעורר צורך כזה, הנמען עצמו יתעניין בחוות דעתו של המהדר על מנת להבין מה קרה ולקבל החלטה סופית.

רצף

על דוגמה ניתן לשקול מקרה ספציפי של התעלמות. תזכיר לעובד נערך על ידי הממונה הישיר להגשה להנהלת המיזם. מלכתחילה ניתן לעובד זמן לתקן את החישובים השגויים שלו. אחרת, ראש השירות הרלוונטי, בנוכחות 3 עדים, כי עובד זה לא סיים את המשימה במסגרת הזמן המוצע. לאחר מכן על המפר לכתוב הסבר לאורך הטופס תוך ציון הסיבות.

העובד רשאי שלא. במקרה זה, הוא מאבד את ההזדמנות האחרונה להגנתו. הערת ההסבר מוגשת לעיון הראש. הוא מביע את החלטתו הסופית בצורה של החלטה. המידע נשלח למחלקת כוח אדם לצורך הכנת צו הבראה. דרגת הענישה נקבעת בהתאם לחוק. אם ההתנהגות הפסולה התבררה כחמורה למדי, ובנוסף, חוזרת על עצמה, אז התוצאה עלולה להיות פיטורים מהעבודה לפי המאמר הרלוונטי.

כמעט לכל עובד צריך להיות מזכר לדוגמא בהישג יד. זהו מסמך חשוב מאוד של תקשורת פנימית, שבלעדיו בלתי אפשרי תפקוד תקין של רוב המוסדות הגדולים.

הגדרת תזכיר

מזכר הוא מסמך שנועד להעביר מידע לאורך אנכי השירות מלמטה למעלה. הוא נועד ליידע את הממונה המיידי על העובדות והתקריות המתרחשות בתהליך ביצוע העבודה.

בנוסף ליידע בתזכיר, העובד שחיבר אותו מציע אמצעים שיש לנקוט לאחר ניתוח המצב.

כמעט כל מנהל מחלקה יודע לכתוב תזכיר. דוגמה ממנו נמצאת תמיד על שולחן העבודה. לדוח יש כמעט אותו מבנה, אבל מיקוד קצת שונה.

תזכירים נשלחים אופקית, מהראש לראש של אותה רמה. דוחות נכתבים מהכפוף לממונה המיידי בצורה אנכית.

נושאים של הערות

הסיבה לכתיבת מזכר יכולה להיות כל אירוע במיזם. כיום, למשל, מדגם של מזכר על גסות רוח של עובד לא כל כך נפוץ, אבל גם לפני 30-35 שנה זו הייתה תופעה רווחת.

כיום יש יותר דיווחים על אי מילוי חובות רשמיות, על איחור. הם יכולים גם להיערך כדי להשמיע את בקשתו של עובד מסוים או כל צוות היחידה.

כמו כן, עובדים כותבים דוחות המודיעים על יישום הנחיות שהתקבלו מרשויות גבוהות יותר, במיוחד אם הן ניתנו בכתב.

גם תאונות עבודה, מצבים בלתי צפויים או פעולות מתוכננות הופכות באופן קבוע לאירוע הסברתי על מנת לכתוב דו"ח. לכן, הנושא של מסמך זה הוא די נרחב ויכול לכסות לחלוטין את כל ההיבטים של תהליך הייצור, שעליהם יש לדווח לרשויות גבוהות יותר.

מיקוד הדו"ח

כל מיזם יודע שיש שני סוגים של תזכירים: פנימיים וחיצוניים. לרוב בשימוש פנימי. הם אינם חורגים מיחידה מבנית אחת ונשלחים מהעובד לממונה הישיר. כל מי שיש לו צורך כזה יכול לכתוב את זה. דוגמה לכך היא תזכיר אי מילוי תפקידים, אשר מדגם ממנו נמצא בכל מחלקת משאבי אנוש.

דוח חיצוני חורג מהיחידה המבנית ונשלח מטעם ראשה לממונה עליו. אם ניתן לשרטט את הפנימית על גיליון A4 רגיל, אז החיצוני נשלח רק על נייר מכתבים ומאושר על ידי חותמת, אם יש, ביחידה. אבל שני הסוגים הללו חייבים להיות ערוכים אך ורק בהתאם ל-GOST, אחרת לא ניתן לצרף אותם לתיעוד הכללי של הארגון.

דרישות

על פי GOST, כל מזכר לדוגמה חייב להכיל פרטים מסוימים, שבלעדיהם המסמך מפסיק להיות כזה.

הדוח מתחיל בפרטים המציינים את שם המיזם או היחידה המבנית שלו. יתרה מכך, כמו גם בהצהרה, ישנה מכסה המציינת את הנמען ואת מחבר ההערה. חשוב מאוד לציין את הכותרת המלאה של תפקידיהם. כותרת המסמך כתובה בשורה חדשה, ומיד מתחתיה כותרתו, שמתחילה במילים "לגבי..." או "בערך...". זה מכין מיד את הקורא לאיזה סוג מידע מוצג בגוף המסמך. החלק העיקרי מורכב משני חלקים מותנים. בראשון מצוינת כל מהות האירוע, ובשנייה מובאות המלצות או עריכת עתירה לנקיטת פעולה בהזדמנות האמורה. הדו"ח נסגר בתאריך ובחתימתו של המהדר עם התמליל שלו.

הזכאים לערוך דוחות

כל אחד במיזם צריך לדעת לכתוב נכון דו"ח על עובד או על עובדת אירוע. תלוי בכך אם זה יהיה כדין ואם כל הפעולות הבאות יחרגו מהחוק.

כל מי שיש לו צורך כזה יכול לערוך מסמך מהסוג הזה. העובדים מהרמה הנמוכה ביותר נוטים יותר להגיש הערות אינפורמטיביות על התקדמות משימות, נסיעות עסקים ובדיקות. לעתים רחוקות יותר, הם עורכים דיווחים על עמיתיהם על אי ביצוע העבודה.

אבל ראשי המחלקות מפקחים לעתים קרובות יותר על משמעת העבודה. הפרתו הופכת לעילה לקנסות כספיים. אבל למינוי שלהם יש צורך לספק טיעונים חזקים.

ככלל, לצד מזכר מוגש למנהל גם הערת הסבר המציינת סיבות טובות או לא מאוד טובות לאירוע. על סמך שני מסמכים אלו נערך צו המתאים למפעל.

עדות להצדקה לעונשים

בכל מחלקת כוח אדם, בכל מחלקת הנהלת חשבונות קיים מזכר לדוגמא. מסמך זה משמש אישור חזק לכך שפעולות מסוימות בוצעו באופן סביר.

במפעלים בבעלות המדינה, לעיתים קרובות מתרחשות בדיקות של שירותים מקרים שונים. כולם נועדו לאשר את הלגיטימיות של תזרים המזומנים של כספים תקציביים. צבירה בלתי מוצדקת של בונוסים או ניכויים מהשכר היא הפרה חמורה הגוררת עונשים.

אך קיומו של תזכיר, שעליו ננקטו פעולות משפטיות, משמשת הצדקה רצינית לעובדה זו או אחרת. זכרון דברים יכול להוות טיעון גם בהליכים בבית המשפט אם הוא נערך בהתאם לטופס ומאושר על ידי הנמען שקיבל והכיר את תוכנו.

שכיחות מזכרים

כך קרה מבחינה היסטורית שצורת התזכיר, שדגימה ממנו מובאת במאמר זה, לא השתרשה כלל בעסקים פרטיים. בחברות ובמפעלים בבעלות אנשים פרטיים נהוג יותר לפתור בעיות ייצור בעל פה או באמצעות הכנת הזמנות. זאת בשל העובדה שבעסקים יש הרבה פחות גופים חיצוניים השולטים בו, אליהם אין צורך לדווח על הלגיטימיות של פעולות מסוימות. אבל גם כאן יש מקום לדיווחים הנוגעים למחזור כספי, שכן בקרה של רשויות המס עדיין קיימת.

במוסדות ציבוריים, תזכירים הם תופעה שכיחה. הם מאפשרים לכל כפוף לשחק בו בטוח, ומעבירים, יחד עם המסמך, את האחריות לפתרון הבעיה לממונה עליו.

דוגמה לתזכיר לעובד

הדוח הפשוט ביותר נערך על אי מילוי חובות רשמיות או הפרת משמעת עבודה על ידי עובד.

מתחילים את המסמך בשם היחידה: "מחלקת מידע של המכון למחקר חקלאי". לאחר מכן, אנו כותבים כובע: "לראש מחלקת המידע, Ivanov I.I. מהמתכנת של הקטגוריה השלישית, Petrov P.P.."

בגוף הדו"ח אנו מציינים את מהות הפתק: "אני מביא לידיעתכם שהמתכנת הזוטר איבן איבנוביץ' סידורוב הגיע לעבודה באיחור של שעתיים בתאריך 06/02/2011 והיה במצב של שכרון חושים קיצוני. המפר לא מסר נימוקים תקפים וראיותיהם, אלא הגיב לבקשה בגסות גלויה כלפי. לאור תקינותן של הפרות מסוג זה של משמעת עבודה, אני מציע לנקוט באמצעי ענישה מתאימים בנזיפה ובהלנת שכר קנס השווה לשכרו למשך שעתיים, שבמהלכן לא היה סידורוב I.I.

הדו"ח נסגר בתאריך ובחתימה עם תמלול.

אם תלמדו בקפידה כל דוגמה מהדוח, יתברר שכולם מעוצבים בסגנון עסקי רשמי קפדני. אין טעם לסטות ממנו וללכת לפרטים עם תיאורם בסגנון דיבורי. ככל שהטקסט ברור ותמציתי יותר, כך הוא קרוב יותר לדיווח אמיתי.

הקפד לנתח את האירוע המתואר ולתת את המלצותיך בעניין זה. זה לא אומר שזה יקרה. לראש יש את הזכות להחליט בעצמו אילו סנקציות לנקוט, אך לעתים קרובות יותר הוא מסכים להצעות של מחבר הדו"ח, מכיוון שאין לו זמן להתעמק בכל הפרטים.

זכרו, מזכר הוא מסמך משפטי מן המניין, שעל האותנטיות שלו אתם ערבים לחתימתכם.

אם עובד לא נמצא במקומו תקופה ארוכה, הדבר נחשב לעבירת משמעת. בדרך כלל, על כך יכולה המינהל להחיל עונש - פיטורי עובד בגין היעדרות. אך לפני כן, חשוב מאוד לתעד כראוי היעדרות כזו, והשלב הראשון הוא עריכת מזכר על היעדרות העובד במקום העבודה.

זכרון דברים לעובד הוא מסמך שנערך עבור עובד עבריין על מנת להעביר להנהלה מידע על המעשה המשמעתי שלו.

יחד עם טופס זה, עורכים האחראים גם אקט על היעדרות העובד במקום העבודה, אשר רושם במדויק את זמן ההיעדרות, האמצעים שננקטו לקביעת מיקומו של העובד ומידע נוסף.

לאחר העברת שני המסמכים הללו למנהל, הוא יכול לבחון את נסיבות המקרה, ולקבל החלטה על סיום מוקדם עם העובד עקב היעדרות.

אבל צעד כזה מצריך ביצוע מלא ומדויק של כל המסמכים התומכים, ולכן עדיף לערוך דוח לא "מתעדכן", אלא מיד ברגע שהפרה זו מתגלה.

ראשית צריך לוודא שלא מדובר בהיעדרות כפויה, למשל, עקב מחלה. לכן יש לנסות תחילה ליצור קשר עם העובד ולברר את סיבת ההיעדרות. ואם לא ניתן היה ליצור קשר, או שהעובד אינו יכול להסביר בצורה מהימנה את הסיבה, המשך ל.

אין בחוק דרישה מחייבת לעריכת תזכיר. במצב זה, מדובר רק בעוד מסמך המאשר היעדרות, וגם מעביר מידע להנהלה. אם החברה קטנה, ייתכן שהיא לא תקום, מכיוון שלמנהל יש בדרך כלל הזדמנות לראות ולשלוט בפעילות העבודה של כל אחד מהכפופים לו.

מנגד, רצוי רישום במקרה בו העובד לא נמצא במקומו יותר מארבע שעות, ויש במינהל רצון לפטרו בשל הפרת משמעת עבודה.

הדוח יכול לכלול לא רק מידע על ההתנהלות הפסולה שביצע העובד, אלא גם להמליץ ​​להנהלה על מידת הענישה שלו. זה משנה בחברות גדולות, כשהמינהל אולי לא מכיר את כל העובדים במבט, או שהממונה הישיר רוצה להקל עליו בעונש. במצב זה, פתק יעזור להעריך נכון את המצב ולבחור עונש הולם.

תשומת הלב!מידע על ענישה אפשרית צריך להיות בעל אופי מייעץ בלעדי, שכן ההחלטה הסופית על פיטורים נמצאת בידי המנהל, והוא יכול לקבל החלטה מבלי להתחשב בדעותיהם של הכפופים לו.

החשיבות של עריכת הערה עולה אם בנוסף לאחריות המשמעתית, ההנהלה רוצה לערב את העובד גם בעניינים כספיים. הדוח ייכלל בחבילת המסמכים התומכים ויכול להכיל את כל המידע הדרוש.

בופרופי

חָשׁוּב!הדו"ח הוא מסמך הסברה, ולכן אין די בחיבורו כדי להצדיק פיטורים מחמת היעדרות כראוי. הטופס העיקרי שירשם היעדרות של עובד הוא.

מי צריך לכתוב דו"ח

החוק אינו קובע מי זכאי לערוך דוח על היעדרות של אחר. תיאורטית, כל אחד יכול לעשות את זה. אולם בפועל יש להקפיד על עקרון הכפיפות.

בעניין זה, נהוג לגבש תזכירים על ידי המפקח הישיר על הפורץ. הוא מכיר את הכפופים לו הכי טוב, והוא זה שצריך מלכתחילה לנסות לברר מדוע אחד העובדים לא הגיע לעבודה.

אם המנהל אינו פעיל, אז כל עובד אחר יכול לכתוב הערה. כך למשל, היעדר הפולש השפיע על תפקוד מחלקה אחרת (המכוונן לא יצא, ובשל כך נעצרה עבודת הסדנה או המכונה). במצב זה, הצד "הנפגע" יכול לפנות לראש בדיווח.

אם המפעל קטן, ואין חלוקה למחלקות, אזי קצין כוח אדם או מומחה אחראי לתחזוקה יכול לערוך דו"ח - הרי לפי אופי תפקידו עליו לרשום את הופעתו או היעדרותו של כל עובד. במסמכים הנערכים.

מזכר לדוגמא

כיצד לכתוב מזכר על היעדרות של עובד במקום העבודה

מסמך כזה נערך לרוב בצורה שרירותית, אך בהתאם לכללי עריכת מכתב עסקי. עליו להכיל מספר פרטים. ניתן למלא את הדוח ולהדפיס אותו במחשב, או לכתוב אותו בעט על פיסת נייר.

בראש הגיליון בצד ימין כתוב שם תפקיד המנהל, או מי שאליו נשלח התזכיר, שם החברה, שם מלא ושם מלא. כל המידע כתוב במקרה הדאטיב.

בשורה הבאה מתחת לכותרת, תוכל לשקף בקצרה את תוכן הדו"ח, למשל, "על היעדרות S.A. Ivanov מהעבודה".

לאחר מכן, אתה צריך לספר באופן נרטיבי על האירוע. זה צריך לכלול את התאריך והשעה שבהם התגלה שהעובד לא הופיע במקומו, משך ההיעדרות הכולל, שם המחלקה בה עבד, נתונים אישיים.

לאחר מכן, עליך לתאר את האמצעים שנקט מהדר הדוח כדי לגלות את מיקומו הנוכחי של העובד. לדוגמא, כאן ניתן לכתוב שבוצעו שיחות לטלפון סלולרי, לטלפון קווי, נשלחו מכתבים למייל וכו'.

לאחר מכן, עליך לתאר אילו תוצאות הושגו, האם ניתן היה לברר את הסיבות להיעדרות מהעבודה. כאן ניתן גם לתאר האם העובד הצליח להסביר את עצמו או סירב, אם יש לו מסמכים תומכים וכו'.

אם ניסיונות ההתקשרות לא הובילו לכלום, זה צריך לבוא לידי ביטוי גם בדוח. בהמשך, ניתן לתאר האם נגרם נזק כלשהו למפעל עקב היעדרותו ממקום העבודה. אם התשובה חיובית, ניתן לציין את היקף הנזק הזה.

יתר על כן, עורך הדו"ח יכול לייעץ אילו אמצעים יש לנקוט על המפר. זו יכולה להיות גם נזיפה וגם הדחה. רצוי לנמק מדוע מומלץ לעשות זאת. באותה פסקה, אתה יכול לציין מידע לגבי האם עובד זה היה מעורב בעונשים משמעתיים קודם לכן.

זה משלים את המסמך. אתה צריך לצעוד מעט אחורה, לשים את החתימה שלך ואת תאריך הקומפילציה.